PERENCANAAN

Pengertian Perencanaan.
Fungsi manajemen dalam memilih dan menerapkan
sasaran-sasaran kebijaksanaan-kebijaksanaan dan cara-
cara untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Guna Perencanaan.
Untuk dapat membawa perusahaan ( organisasi ) dari
keadaan yang sekarang dan kemana seharusnya dia
berada dimasa yang akan datang dalam kondisi yang
lebih baik.
Ada 4 Tahap dalam Perencanaan.

1. Menetapkan tujuan/perangkat tujuan.

Perencanaan dimulai dengan keputusan2 tentang
keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok
kerja.
2 Merumuskan keadaan saat ini.
Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari
tujuan yang hendak dicapai.
3. Mengindentifikasi pendukung dan penghambat tujuan.
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan
dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur
kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.
4. Kembangkan rangkaian tindakan untuk mencapai
satu tujuan.
Tahap terakhir dalam proses perencanaan yang
meliputi pengembangan berbagai artenatif kegiatan untuk
pencapaian tujuan.

Tipe Rencana.
Dua tipe utama rencana
1. Rencana-rencana Strategik ( Strategik Plans ).
Rencana ini dirancang untuk tujuan-tujuan organisasi yang
lebih luas.
2. Rencana Operasional ( Operational Plans ).
Rencana untuk dapat memberikan rincian tentang rencana
strategik yang akan dicapai.
Dua Jenis Utama Rencana Operasionl.
1. Rencana sekali pakai.
Merupakan arah tindakan terinci yang mungkin tidak akan
terulang dalam bentuk yang sama dimasa yang akan
datang.

Rencana sekali pakai terdiri dari :

a. Program, suatu program yg meliputi serangkaian kegiatan yang
relatif luas.
b. Proyek, rencana sekali pakai yg lebih sempit dan merupakan
bagian terpisah dari program.
c. Anggaran, laporan sumber daya keuangan yg disusun untuk
kegiatan2 tertentu dalam jangka waktu tertentu juga.
2. Rencana Tetap.
Rencana yg telah dilakukan untuk menangani situasi
yang berulangkali terjadi dan dapat dengan mudah
diantisipasi.
Rencana Tetap terdiri dari :
a. Kebijaksanaan,
Pedoman umum untuk pembuatan keputusan.
b. Prosedur Standart,
Kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang
lebih terperinci atau sering disebut Standart Operating
Procedure (SOP).
 c. Peraturan,
Pernyataan bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh
dilakukan dalam situasi tertentu.
Penilaian Perencanaan.
Beberapa kriteria dapat dipergunakan untuk menilai
efektifitas perencanaan, yaitu mencakup :
a. Kegunaan.
Perencanaan harus fleksibel, stabil, berkesinambungan
dan sederhana.
b. Ketepatan dan obyektifitas.
Perencanaan harus dapat di evaluasi didasarkan atas
informasi yang tepat.
c. Ruang lingkup.
Perencanaan harus memperhatikan prinsip
kelengkapan, kepaduan, dan konsistensi
d. Efektifitas biaya.
Perencanaan dalam hal ini menyangkut waktu, usaha
dan aliran emosional.
e. Akuntabilitas.
Perencanaan disini menyangkut tanggungjawab
pelaksanaan perencanaan dan tanggungjawab atas
implementasi perencanaan.
 f. Ketepatan waktu.
Perencanaan harus fleksibel dan dapat mengikuti
perubahan dengan cepat.
Perencanaan Strategi.
Proses perencanaan jangka panjang yang formal untuk
menentukan dan mencapai tujuan perusahaan atau organisasi.
Ciri - ciri Perencanaan Strategi :
a. Perencanaan strategis menjawab pertanyaan dasar.
b. Perencanaan strategis memberikan kerangka kerja untuk
perencanaan yang lebih rinci dan untuk keputusan harian.
c. Perencanaan strategis melibatkan kurun waktu yang lebih lama
dari pada jenis perencanaan lainnya.
d. Perencanaan Strategis membantu memfokuskan energi dan
sumberdaya perusahaan pada kegiatan dengan prioritas yang
utama.
e. Perencanaan strategis merupakan kegiatan tingkat puncak dalam
arti bahwa manajemen harus secara efektif terlibat.

Tiga Tingkat Strategi.

1. Strategi Tingkat Koorporasi (Coorporate Level Stategi)
2. Strategi Unit Bisnis ( Bisnis Unit Strategi )
3. Strategi Tingkat Fungsional.
Langkah - langkah dalam Perencanaan Strategi :

1. Perumusan tujuan
2. Pengindentifikasian strategi dan tujuan berjalan
3. Analisa lingkungan
4. Analisa sumberdaya
5. Pengindentifikasian peluang dan ancaman strategis
6. Penentuan sampai sejauh mana perubahan strategi di
butuhkan
7. Pengambilan keputusan strategi
8. Implementasi strategis
9. Pengukuran dan pengendalian pengukuran.
Penetapan Tujuan Organisasi.
Tujuan adalah hasil akhir , titik akhir atau segala
sesuatu yang akan dicapai.
Misi dan Tujuan Organisasi.
Misi ----> merupakan perwujudan dasar filsafat para
pembuat keputusan strategik perusahaan,
Mencerminkan konsep diri perusahaan, serta
menunjukkan bidang-bidang produk atau jasa-jasa
pokok dan kebutuhan-kebutuhan langganan utama
yang akan dipuaskan perusahaan.
 Tipe Organisasi

Piramida Mendatar (flat)

ciri-ciri :
a. Jumlah satuan organisasi tidak banyak
sehingga tingkat-tingkat hirarki kewenangan
sedikit.

b. Jumlah pekerja (bawahan) yang harus

dikendalikan cukup banyak.

c. Format jabatan untuk tingkat pimpinan

sedikit karena jumlah pimpinan relatif kecil.
Piramida Terbalik.
Organisasi piramida terbalik ialah jumlah jabatan
pimpinan lebih besar dari pada jumlah pekerja.
Organisasi ini hanya cocok untuk organisasi -
organisasi yang pengangkatan pegawainya
berdasarkan atas jabatan fungsional seperti
organisasi-organisasi / lembaga - lembaga
penelitian, lembaga - lembaga pendidikan.
Tipe Kerucut.
ciri-ciri organisasi dari tipe kerucut :

a. Jumlah satuan organisasi banyak sehingga tingkat-

tingkat hirarki/kewenangan banyak.

b. Rentang kendali sempit.

c. Pelimpahan wewenang dan tanggungjawab dapat

dilakukan sampai kepada pejabat/pimpinan yang
bawah/rendah.

d. Jarak antara pimpinan tingkat atas dengan pimpinan

tingkat bawah terlalu jauh.

e. Jumlah informasi jabatan cukup besar.

 Bentuk Organisasi
Bentuk-bentuk organisasi :
1. Organisasi Staff.
Orang khusus yang ditunjuk atau diangkat untuk memberikan
layanan dan nasehat kepada manajer (pimpinan) dalam suatu
organisasi.
2. Organisasi Lini.
Orang yang ditujuk oleh seorang pimpinan untuk menjabat
suatu jabatan tapi orang itu bisa dari bawahan biasa maupun
dari seorang ahli/staf.
3. Organisasi Fungsional.
Organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan macam-macam
fungsi yang dilaksanakan.
4.Organisasi Fungsional & Lini.
Dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada
kepala bagian dibawahnya yg mempunyai keahlian tertentu serta
sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang
koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.
5.Organisasi Fungsional & Staf.
Merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan
bentuk organisasi lini dan staf.
6.Organisasi Lini & Staff.
Dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dan
sepenuhnya dari pucuk pimpinan kepada kepala bagian
dibawahnya serta masing pejabat manajer ditempatkan satu atau
lebih pejabat staf yang mempunyai wewenang memerintah tetapi
hanya sebagai penasihat.
Struktur atau Skema Organisasi.

Struktur / bagan organisasi memperlihatkan

satuan-satuan organisasi, hubungan-hubungan &
saluran wewenang & tanggung jawab yang ada
dalam organisasi.
Pengertian bentuk organisasi sering disamakan
dengan tipe organisasi, padahal keduanya
berbeda. Menurut tipenya organisasi dibedakan
menjadi dua macam, yaitu organisasi dengan tipe
piramid dan organisasi dengan tipe kerucut.,
sedangkan Bentuk organisasi memandang dari
segi tata hubungan, wewenang (authority), dan
tanggung jawab (Responsbility), yang ada dalam
suatu organisasi.
Tujuan Organisasi Menurut ( ETZIONI ) ---->
Suatu pernyataan tentang keadaan yang
diinginkan dimana organisasi bermaksud
untuk merealisasikan dan sebagai pernyataan
tentang keadaan diwaktu yang akan
datang dimana organisasi sebagai kolektifitas
mencoba untuk menimbulkannya.
Jadi unsur penting tujuan :
1. Hasil akhir yang diinginkan di waktu
mendatang .
2. Usaha-usaha atau kegiatan-kegiatan
sekarang di arahkan.
Fungsi Tujuan Organisasi.
1. Pedoman bagi kegiatan,
Menggambarkan hasil akhir diwaktu yang akan
datang.
2. Sumber legitimasi,
Merupakan sumber legitimasi bagi suatu organisasi
melalui pembenaran kegiatan-kegiatan.
3. Standar pelaksanaan,
Menyatakan secara jelas dan dipahami, hal ini akan
memberikan standar langsung bagi penilaian
pelaksanaan kegiatan organisasi.
4. Sumber motivasi,
Berfungsi sebagai sumber motivasi dan identifikasi
karyawan yang lebih baik.

5. Dasar rasional pengorganisasian,

Tujuan organisasi dan struktur organisasi berinteraksi
dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk
mencapai tujuan.
Proses Penetapan tujuan

1. Barang dan jasa yg diproduksi organisasi diharapkan

dapat memberikan manfaat.
2. Barang dan jasa yg di produksi dapat memuaskan
kebutuhan konsumen.
3. Teknologi yg digunakan akan menghasilkan barang
dan jasa dengan biaya dan kualitas yg bersaing.
4. Kerja keras dan dukungan sumber daya dapat
meningkatkan pertumbuhan dan laba.
5. Pelayanan manajemen akan memberikan kesan publik
yang baik.
6. Perusahaan mempunyai konsep diri yg dapat di
komunikasikan dan ditularkan kepada karyawan.
Manajement By Objectives ( MBO )
MBO : Suatu proses manajemen yang
berpedoman kepada seperangkat prosedur yang
formal/agak formal yg dimulai dengan
menetapkan sasaran dan dilanjutkan sampai
peninjauan kembali hasil pelaksanaannya
 Kunci MBO : Merupakan proses partisipasi
atau peran serta yg secara aktif melibatkan para
manajer dan anggota staf pada setiap tingkat
organisasi.

Tiga Konsep Kunci MBO :

1. Penetapan sasaran ( Goal Setting )
2. Umpan balik unjuk kerja ( Feedback and
Performance )
3. Peserta.
Unsur-unsur MBO yang efektif
1. Kesepakatan pada program.
2. Penetapan sasaran tingkat puncak.
3. Tujuan-tujuan perseorangan.
4. Partisipasi.
5. Otonomi dalam penetapan rencana.
6. Peninjauan kembali prestasi.
Kekuatan MBO
1. Memberikan kesempatan kepada para individu
untuk mengetahui apa yang diharapkan dari
mereka.
2. Membantu dalam perencanaan dengan
membuat para menajer menetapkan sasaran dan
waktu yang ditargetkan.
3. Meningkatkan komunikasi antara para manajer
dan bawahan.
4. Membuat para manajer lebih menyadari
tentang sasaran organisasi.
5. Membuat proses manajemen lebih wajar dengan
memusatkan pada pencapaian sasaran, dan
memberikan kesempatan pada bawahan untuk
mengetahui sebaik mana mereka bekerja dalam
kaitannya dengan sasaran organisasi.
Kelemahan MBO
1. Gaya dan dukungan manajemen.
2. Penyesuaian dan perubahan.
3. Ketrampilan-ketrampilan atara pribadi.
4. Deskripsi jabatan.
5. Penetapan dan pengkordinasian tujuan.
6. Penguasaan metode pencapaian tujuan.
7. Konflik antara kretifitas dan MBO.
Membuat agar MBO EFEKTIF
1. Membidik dan Melatih Manajer,
Manajer harus memahaminya dan mempunyai ketrampilan yg sesuai.
2. Merumuskan tujuan secara jelas,
Manajer dan bawahan hrs dipuaskan bahwa tujuan adalah realistik
dan mudah dipahami, serta akan digunakan utk mengevaluasi
prestasi.
3. Menunjukan komitmen Manajemen puncak secara
kontinyu,
Penerimaan dan antusiasme karyawan terhdp program MBO mungkin
hilang dengan cepat kecuali manajemen melakukan usaha bersama
menjaga sistem tetap hidup dan berfungsi sepenuhnya.
4. Membuat umpan balik efektif,
Tergantung pada para partispasi yg mengetahui posisi
merka dalam hubungannya dengan tujuan-tujuan.
5. Mendorong Partisipasi,
Manajer harus menyadari bahwa partisipasi bawahan
dalam penepatan tujuan bersama dapat mengandung
implikasi pengalokasian kembali kekuasaan.