Materi Kuliah KSI

TEORI DAN FUNGSI MANAJEMEN

“Teori manajemen adalah merupakan sebuah kumpulan ide-ide yang

ditetapkan aturan umum tentang bagaimana mengelola sebuah bisnis atau
organisasi.”
‘ Manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-
tindakan: perencanaan, pengorganisasian, penggiatan dan pengawasan, yang
dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah
didtetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber
lainnya (George R.Terry)’
“ Manajemen adalah suatu tim yang disusun dalam organisasi untuk menjadi
pengendali organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan dan sasaran yang hendak
dicapai oleh organisasi. Manajemen didalam organisasi biasanya dibagi ke
dalam 3 tingkatan (manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah,
manajemen tingkat bawah). Pembagian kedalam 3 tingkatan tersebut
disebabkan oleh adanya 3 macam tujuan atau sasaran (visi/misi, efektivitas
dan efisiensi) yang hendak dicapai oleh organisasi.”
Pada dasarnya fungsi utama manajemen adalah:
1. Planning (Perencanaan)
Fungsi planning adalah aktivitas untuk menyusun, berencana apa yang menjadi
obyek perusahaan serta bagaimana langkah untuk meraih obyek tersebut.
Perencanaan dilaksanakan terhadap awal pembentukan perusahaan.
Perencanaan mutlak dilaksanakan untuk memilih obyek perusahaan. Karena
adanya objek yang jelas, maka aktivitas perusahaan juga tidak dapat meningkat.
Aktivitas fungsi perencanaan adalah:
a. Menetapkan visi misi perusahaan/organisasi.
b. Setelah obyek ditetapkan, langkah sesudah itu memilih langkah yang
ditempuh untuk meraih obyek tersebut.
c. Setelah cara-caranya direncanakan, kemudian menyusun dan memilih
sumber daya apa saja yang dibutuhkan untuk melaksanakan konsep tersebut.
d. Menetapkan standard kesuksesan.
Supaya membuahkan rencana yang baik dan efisien pastinya harus tersedia
syarat yang harus dipenuhi, yaitu:
a. Tujuannya harus tertentu dan jelas (tidak bertele-tele)
b. Singkat, padat, mengerti dan sederhana
c. Berisi analisa terhadap pekerjaan yang harus dilaksanakan
d. Tanggung jawab dengan obyek harus seimbang dan seirama terhadap tiap-
tiap bagiannya.
e. Mempunyai kesan bahwa sumber daya yang dibutuhkan itu tersedia dan siap
untuk digunakan.
 Selanjutnya manfaat membuat perencanaan, yaitu:
a. Mensinkronkan antar unit devisi terhadap pelaksanaan serta
mengorganisasikan ke arah obyek yang sama.
b. Dapat meminimalisir kesalahan yang bisa saja dapat dilakukan.
c. Pengawasan lebih mudah dilakukan.
d. Mempunyai basic penilaian, apakah yang dilaksanakan itu telah meraih
obyek apa belum.

2. Organizing (Mengorganisasi)
Fungsi organizing adalah fungsi yang mengatur segala sumberdaya yang
tersedia guna meraih obyek perusahaan yang telah ditetapkan. Dalam proses
pengorganisasian pastinya tersedia mempunyai hal yang harus dilakukan, yaitu:
a. Mengalokasikan sumberdaya yang tersedia dan menyusunnya menurut
tugasnya masing-masing serta menentukan prosedur yang harus
dilaksanakan.
b. Menetapkan dengan mengerti garis struktur organisasi/perusahaan serta
mengerti hak dan kewajibannya dengan jelas.
c. Merekrut karyawan baru dengan standard yang telah ditentukan.
d. Penempatan tenaga kerja dalam posisi yang tepat dan pas untuk
memaksimalkan potensi yang telah ada.
Unsur-unsur di dalam organizing perusahaan adalah:
a. Sekelompok orang yang dapat diarahkan untuk saling bekerjasama.
b. Melakukan aktivitas/kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya.
c. Segala aktivitas yang dilaksanakan guna meraih obyek yang telah
ditentukan.
Adapun fungsi dilaksanakan organizing di dalam perusahaan adalah:
a. Pembagian tugas orang/devisi lebih efektif.
b. Menciptakan spesialisasi saat mengerjakan tugas/pekerjaan
c. Setiap orang/anggota dalam perusahaan tidak bingung, dikarenakan job
descripsinya tidak jelas.
Selanjutnya fungsi organizing, adalah:
a. Pendelegasian wewenang berasal dari atas ke bawah lebih mudah.
b. Pembangian tugas yang jelas, sehingga tidak terjadi miss communication
saat pekerjaan dimulai.
c. Memiliki manager yang mumpuni di tiap-tiap unit, sehingga mampu bekerja
semaksimal mungkin.
d. Pencapaian obyek perusahaan makin mudah dan teratur.

3. Staffing (Penempatan)
Staffing artinya adalah menempatkan orang di area yang tepat. Fungsinya
adalah:
a. Perencanaan sumber daya manusia yang ada.
b. Jika kurang, adakan rekruitmen tenaga kerja.
c. Melakukan seleksi bagi mereka yang mendaftar.
 d. Pengenalan mengenai perusahaan dan melaksanakan orientasi.
e. Pelaksanaan kerja
f. Evaluasi terhadap kinerja.
g. Pemberian reward.
h. Pemberian pengembangan karir.

4. Coordinating (Mengkoordinasi)
Coordinating adalah fungsi yag memiliki tujuan untuk meningkatkan
keefekvitasan serta efisiensi kerja yang optimal. Aktivitas yang dilaksanakan
terhadap fungsi Coordinating adalah:
a. Menerapkan dan mengimplementasikan proses kepemimpinan,
pembimbingan serta stimulan kepada para pekerja sehingga mampu bekerja
dengan nyaman dan maksimal, sehingga mampu meraih obyek yang
ditetapkan oleh perusahaan.
b. Memberikan tugas beserta penjelasannya secara teratur yang terkait dengan
pekerjaan.
c. Menjelaskan mengenai seluruh kebijakan yang telah berlaku dan ditetapkan.

5. Controlling (Mengontrol)
Fungsi controlling ini adalah bertugas menilai apakah pekerjaan yang
dilaksanakan oleh SDM yang tersedia telah meraih obyek atau belum. Adapun
aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dalam fungsi ini adalah:
a. Melakukan evaluasi secara mendalam, apakah pekerjaan yang dilaksanakan
itu telah meraih obyek apa belum. Caranya dengan memilih
indikator/standard tertentu yang telah disepakati.
b. Jika tersedia penyimpangan, penurunan kualitas maka segera laksanakan
koreksi, perbaikan atau klasifikasi guna menjaga keyakinan konsumen.
c. Jika tersedia persoalan maka berikan alternatif solusi yang mampu diambil,
guna meraih obyek yang telah ditetapkan.
Aspek-aspek yang harus dilaksanakan sehingga fungsi controlling mampu
terjadi dengan baik dan efektif, adalah:
a. Routing (jalur), yaitu pimpinan harus bisa memutuskan jalur atau langkah
safe dan efisien sehingga meminimalisir kesalahan.
b. Schedulling (penjadualan), yaitu pimpinan harus bisa memutuskan deadline
yang masuk akal, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu
terbebani dikarenakan deadline yang tidak masuk akal.
c. Dispatching (perintah untuk pelaksanaan), adalah pengawasan berwujud
perintah berasal dari atasan untuk pelasanaan suatu pekerjaan dengan
obyek sehingga mampu diselesaikan tepat waktu.
d. Follow up (tindak lanjut), jika pemimpin mendapatkan kesalahan yang terjadi
semestinya mencari solusi atas persoalan tersebut. Pemimpin harus mampu
memberi tambahan solusi kongkrit kepada bawahan dan mampu memberi
tambahan saran dan tindak lanjut atas gangguan yang ditemui.
Manajemen dibagi menjadi 3 tingkatan sesuai dengan tujuan/sasarannya, yaitu:
1. Manajemen tingkat atas
Tujuan manajemen tingkat atas adalah pencapaian visi dan misi organisasi.
Setiap organisasi mempunyai visi dan misi. Contoh sebuah perusahaan
pabrik sepatu. Misalnya perusahaan tersebut mempunyai visi menjadi
perusahaan sepatu yang produknya disukai masyarakat, mampu meraih
profit yang baik serta memiliki kemampuan yang memadai untuk
menyejahterakan karyawan. Lalu misinya adalah membuat sepatu
berkualitas baik dengan harga murah. Visi dan misi itulah yang harus
dicapai oleh manajemen tingkat atas. Manajemen tingkat atas menghadapi
masalah-masalah yang sifatnya tak terstruktur. Pada contoh di atas, direksi
perusahaan sepatu tersebut akan menghadapi masalah-masalah antara
lain: daya beli masyarakat, perusahaan pesaing, perusahaan pemasok,
selera masyarakat dan sebagainya. Tentu saja pada tingkatan ini
keputusan yang diambil oleh tim manajemen mempunyai sifat strategis,
berdampak secara jangka panjang atas perusahaan. Sehubungan dengan
hal itu, maka manajemen tingkat atas harus mampu melakukan evaluasi
lingkungan luar organisasi. Lingkungan luar organisasi selalu berubah-ubah
misal, perubahan kesempatan pasar, perubahan teknologi dan sebagainya.
Perubahan ini harus ditanggapi secara cerdik dalam bentuk perubahan
strategi demi tetap tercapainya visi misi organisasi.
2. Manajemen tingkat menengah
Tujuan manajemen tingkat menengah adalah efektivitas. Setiap organisasi
harus efektif. Artinya, setiap organisasi harus mencapai tujuan yang telah
ditetapkan oleh manajemen puncak organisasi. Efektif artinya mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen tingkat menegah bertugas untuk
membawa dan mengendalikan organisasi menuju sasaran yang sudah
ditetapkan. Dalam proses pengendalian ini, terdapat tahapan perencanaan,
penganggaran, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan.
3. Manajemen tingkat bawah
Sasaran manajemen tingkat bawah adalah efisiensi. Setiap organisasi
harus bekerja dengan efisien. Efisien artinya bahwa setiap penggunaan
sumber daya milik organisasi dimanfaatkan secara tepat sehingga
menghasilkan hasil yang maksimal. Manajemen tingkat bawah menghadapi
masalah-masalah yang bersifat terstruktur. Hampir semua masalah yang
dihadapi sudah mempunyai pola tetap untuk diatasi. Jadi, pada dasarnya
ada 3 tim manajemen. Pertama adalah tim manajemen tingkat atas yang
terdiri dari Direktur dan Wakil Direktur yang bertugas mencapai visi/misi
organisasi. Kedua adalah manajemen tingkat menengah yang terdiri dari
manajer dan asisten manajer yang bertugas mencapai efektivitas
organisasi. Ketiga adalah manajemen tingkat bawah terdiri dari Supervisor
dan tim yang bertugas mencapai efisiensi organisasi. Ketiga tim tersebut
saling membutuhkan dan saling melengkapi.
 KONSEP PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi pertama yang fundamental dalam proses

manajemen. Lancarnya implementasi fungsi-fungsi lainnya banyak
bergantung pada perencanaan. Perencanaan bukan saja diperlukan untuk
memulai pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Seperti
pengorganisasian, pengawasan, dan lain-lain. Perencanaan meliputi tindakan
memilih dan menghubungkan fakta-fakta serta membuat dan menggunakan
asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal
memvisualisasikan dan merumuskan aktivitas-aktivitas yang diusulkan yang
dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang terintegrasi yang bertujuan untuk

memaksimumkan efektivitas keseluruhan usaha sebagai suatu sistem sesuai
dengan tujuan. Fungsi perencanaan antara lain:
- Untuk menetapkan arah dan strategi
- Untuk menentukan titik awal kegiatan
- Untuk membimbing
- Untuk memperoleh ukuran yang dapat dipergunakan pengawasan
- Untuk mencegah dan mengurangi pemborosan waktu dan faktor produksi
- Untuk meningkatkan koordinasi
- Untuk memudahkan penyesuaian kepada situasi yang berubah

‘INFORMASI DAN PROSES

PERENCANAAN MANAJEMEN
A. Informasi pada tahap-tahap manajemen
Setiap tahap manajemen memerlukan informasi yang berbeda, yang
pada gilirannya dapat berbeda pula dalam teknik atau cara
penyampaiannya. Ada 3 jenis informasi pada tahap-tahap manajemen,
adalah:
1. Informasi untuk perencanaan.
Informasi yang diperuntukkan perencanaan dibutuhkan para manajer
untuk mengetahui:
a. Sumber (resources) yang diperlukan bagi pelaksanaan yang
meliputi dana, tenaga, alat dan keahlian dari para pelaksana.
b. Fasilitas untuk menggunakan sumber tersebut di atas.
c. Nilai atau ukuran dari masing-masig sumber untuk menyelesaikan
suatu aktivitas, misalnya jam kerja secara perorangan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan.
d. Ramalan terhadap hasil dari penggunaan sumber.
e. Motivasi para pekerja yang akan melaksanakan rencana yang
sedang dipersiapkan.
2. Informasi untuk penggiatan (aktuating)
Informasi untuk tahap penggiatan sebagai pelaksanaan rencana
berbeda dalam jenis dan sifatnya dibandingkan dengan informasi
untuk perencanaan. Titik berat informasi untuk tahap penggiatan ini
terletak pada:
 a. Kecermatan dari isi pesan yang dikandung (accuracy).
b. Ketepatan waktu dalam penerimaan dan penyampaian (timelines).
3. Informasi untuk pengawasan.
Para manajer menghendaki suatu sistem informasi pada tahap
pengawsan yang mencakup tata cara yang dapat:
a. Mencatat dan menunjukkan hal-hal yang sedang berlangsung
menurut jadual pelaksanaan.
b. Mencatat bagaimana jadual pelaksanaan itu diimplementasikan.
c. Melaporkan, jika jadual atau implementasinya menyimpang dari
rencana yang ditetapkan pada tahap perencanaan, sehingga
dapat dilakukan tindakan-tindakan korektif.
B. Proses Perencanaan Manajemen
Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan
dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana
meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan,
tindaakan yang diambil dan jadual yang diikuti.
Proses perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan
pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan
oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat mempertimbangkan kondisi dan
aspek penting dalam perencanaan adalah menetapkan keputusan.
Proses perencanaan terdiri dari:
1. Menentukan tujuan perencanaan.
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan.
3. Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang.
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan.
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya.
Ada 4 tahap perencanaan, yaitu:
1. Menetapkan tujuan.
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan
atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.
2. Merumuskan keadaan saat ini.
Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama data statistik bila
didapatkan melalui komunikasi dan organisasi.

3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan.

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan
perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam
mencapai tujuan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai
tujuan.
Pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk tujuan, penilaian
alternatif dan pemilihan alternatif terbaik diantara berbagai alternatif
yang ada.
Alasan-alasan perlunya perencanaan, yaitu:
1. Protective benefits.
Yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pembuatan.
2. Positive benefits.
Meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Adapun manfaat yang dirasakan oleh perencanaan yang baik, yaitu:
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan
lingkungan.
2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah
utama.
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran
operasional sudah jelas.
4. Membantu penempatan tanggung jawab yang lebih cepat.
5. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
6. Menghemat waktu usaha dan dana.
Ada 2 tipe rencana, yaitu:
1. Proses perencanaan strategis:
a. Penentuan misi dan tujuan.
b. Pengembangan profil perusahaan.
c. Analisa lingkungan eksternal
d. Analisa internal perusahaan.
e. Identifikasi kesempatan dan ancaman.
f. Pembuatan keputusan strategis.
g. Pengembangan strategis perusahaan
h. Implementasi strategis.
2. Perencanaan operasional:
a. Pembuatan produk atau jasa yang baru.
b. Pembutan standar operasional baru.
c. Pemakaian ide bisnis yang baru.