PERTEMUAN 2

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
PERENCANAAN
 Kegiatan menetapkan, merumuskan tujuan dan
mengatur pendaya-gunaan manusia, material,
metode dan waktu secara efektif dalam rangkaian
pencapaian tujuan.

 Tahap-Tahap Perencanaan :
1. Menyadari posisi organisasi
2. Menentukan tujuan dan sasaran
3. Mempertimbangkan alternatif-alternatif yang ada
4. Melakukan identifikasi tindakan-tindakan alternatif
5. Melakukan pengambilan keputusan
6.Merumuskan rencana-rencana turunan dan
anggaran
Tujuan Perencanaan
 Untuk mengantifikasi dan merekam perubahan (a
way to anticipate and offset change).
 Untuk memberikan pengarahan (direction) kepada
administrator maupun non-administrator.
 Untuk menghindari atau setidaknya memperkecil
tumpang-tindih dan pemborosan (wasteful)
pelaksanaan aktivitas.
 Untuk menetapkan tujuan dan standar yang akan
digunakan untuk memudahkan pengawasan.
Jenis-jenis perencanaan dan rencana

 Dari segi waktu :

1. Perencanaan jangka panjang Bersifat umum, dan
belum terperinci, rentang waktu 10 sd 30 tahun.
2. Perencanaan jangka menengah, rentang waktru 5
sd 10 tahun.
3. Perencanaan jangka pendek, rentang waktu 1 sd 5
tahun.
 Dari Segi Sifat :
1. Perencanaan kuantitatif, semua target dan sasaran
dinyatakan dengan angka-angka.
2. Perencanaan kualitatif perencanaaan yang ingin
dicapai dinyatakan secara kualitas
 Dari segi luas wilayah :
1. Perencanaan local, bersifat terbatas serta disusun dan
ditetapkan oleh lembaga yang ada di daerah.
2. Perencanaan regional, perencanaan yang ditetapkan di tingkat
propinsi.
3. Perencanaan nasional, perencanaan negara sebagai dasar dar
perencanaan local dan regional
4. Perencanaan internasional, perencanaan beberapa negara
melewati batas negara dilaksanakan melalui negara-negara
tersebut.

 Dari segi luas jangkauan :

1. Perencanaan makro, bersifat universal, menyeluruh dan
meluas.
2. Perencanaan mikro, ditetapkan dan di susun berdasarkan
kondisi dan situasi tertentu
 Dari segi prioritas pembuatnya :
1. Perencanaan sentralisasi, ditentukan oleh
pemerintah pusat pada suatu negara.
2. Perencanaan desentralisasi, disusun oleh masing-
masing wilayah.
3. Perencanaan dekonsentrasi, gabungan antara
sentralisasi dengan desentralisasi
 Dari segi obyek :
1. Perencanaan rutin, di susun untuk jangka waktu
tertentu dan dilakukan setiap tahun.
2. Perencanaan eksendental, disusun sesuai dengan
kebutuhan mendesak pada saat tertentu
 Dari segi proses :
1. Perencanaan filosofikal, bersifat umum,
hanya berupa konsep dari nilai yang bersifat
ideal serta masih memerlukan penafsiran
dalam bentuk program.
2. Perencanaan programial, berupa penjabaran
dari perencanaan filosofikal.
3. Perencanaan operasional jelas dan dapat
dilakukan
FUNGSI PERENCANAAN
 Menentukan titik tolak dan tujuan usaha.
 Memberikan pedoman, pegangan dan arah.
Mencegah pemborosan waktu, tenaga dan
material.
 Memudahkan pengawasan.
 Kemampuan evaluasi yang teratur. Sebagai
alat koordinasi.
Latar belakang perencanaan
 Policy top management : puncak pimpinan yang mengeluarkan
kebijakan diadakannya perencanaan karena memang
merekalah sebagai pemegang policy.
 Hasil pengawasan : berdasarkan hasil pengawasan
terkumpullah sejumlah data dan fakta yang dibuat dalam satu
perencanaan baru yang memperbaiki atau merombak yang
pernah dilaksanakan.
 Inisiatif dari dalam : planning juga dapat lahir akibat adanya
saran- saran dari pihak luar yang mungkin secara langsung
atau tidak langsung, yang mempunyai kepentingan dengan
organisasi.
 Kebutuhan masa depan : suatu perencanaan dibuat sebagai
persiapan masa depan ataupun menghadapi rintangan dan
hambatan yang sewaktu-waktu bisa terjadi.
Bentuk-bentuk rencana
 Rencana strategik : Perencanaan jangka
panjang yang sudah diformalkan, digunakan
untuk merumuskan tujuan organisasi serta
cara menghadapinya.
 Rencana operasional : Rencana sekali pakai
(single use plan) disusun untuk mencapai
tujuan tertentu dan dibubarkan segera
setelah tujuan ini tercapai. Rencana
permanen (standing plans)
 Misi : Usaha mendasar membedakan suatu
organisasi dengan organisasi lain dan
mengidentifikasikan lingkup operasi pada
produk dan pasar.
 Tujuan : Keadaan ingin dicapai organisasi di
waktu yang akan datang melalui kegiatan
organisasi.
Management By Objective
 Management by Objectives Penetapan prosedur-
formal yang dimulai dengan penetapan tujuan,
dilanjutkan serangkaian kegiatan sampai peninjauan
kembali pelaksanaan kegiatan.
 Sistem MBO formal
1. Komitmen pada program
2. Penetapan tujuan manajemen puncak
3. Tujuan-tujuan perseorangan
4. Partisipasi
5. Otonomi dalam implementasi rencana
6. Peninjauan kembali prestasi
PENGORGANISASIAN
 keseluruhan proses dari orang, alat, tugas,
wewenang, dan tanggung jawab sebagai suatu
institusi yang dapat digerakkan secara utuh dan bulat
untuk mencapai tujuan
 Fungsi Pengorganisasian
1. proses strategi dan taktik dalam perencanaan
2. didesain dalam sebuah struktur organisasi yang
tepat dan tangguh
3. sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif,
4. dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam
organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien
guna pencapaian tujuan organisasi
Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian

 Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan

menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang
diperlukan
 Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan
adanya garis kewenangan dan tanggungjawab
 Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan
pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja
 Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada
posisi yang paling tepat
BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

 Organisasi Lini
 Organisasi Lini dan Staf
 Organisasi Fungsional
 Organisasi Lini :
suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan
wewenang langsung secara vertikal dan
sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap
bawahannya
Organisasi ini diciptakan oleh Henry Fayol
Keuntungan organisasi Lini
 Orang-orang yang mempunyai kekuasaan
bertanggung-jawab dan terbuka.
 Proses pengambilan keputusan berjalan
dengan tepat.
 Disiplin kerja yang mudah dikontrol
 Tingginya solidaritas diantara anggota
 Adanya kesempatan yang luas bagi para
anggota untuk dapat mengembangkan
bakatnya.
Kerugian organisasi Lini
 Tujuan organisasi sama, atau tujuan dari
pihak-pihak tertentu saja.
 Pimpinan organisasi terkadang berbuat
semaunya.
 Kelangsungan hidup organisasi sangat
ditentukan oleh seseorang.
 Kurang didalam pengembangan aktifitas
pada setiap anggota.
Organisasi Lini dan Staf
Kombinasi dari organisasi lini dan organisasi
fungsional.
 Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini
berlangsung secara vertikal dari seorang
atasan pimpinan hingga pimpinan
dibawahnya.
 Untuk membantu kelancaran dalam
mengelola organisasi tersebut seorang
pimpinan mendapat bantuan dari para staf
dibawahnya
 Tugas para staf disini adalah untuk
membantu memberikan pemikiran nasehat
atau saran-saran, data, informasi dan
pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan
pertimbangan untuk menetapkan suatu
keputusan atau kebijaksanaan.
 Pada struktur organisasi ini Hubungan antara
atasan dengan bawahan tidak secara
langsung.
Keuntungan organisasi Lini dan Staf

 Adanya pembagian tugas yang jelas antara

kelompok lini dan kelompok staff.
 Adanya pengembangan spesialisasi untuk
para anggota.
 Koordinasi didalam setiap bagian dapat
diterapkan dengan mudah.
Keburukan organisasi Lini dan Staf
 Adanya kemungkinan pimpinan staf
melampaui batas kewenangannya.
 Para pemimpin baik lini maupun staff sering
mengabaikan nasehat dan gagasan yang
ada.
 Pemimpin dan karyawan yang kebanyakan
tidak saling mengenal.
Organisasi Fungsional
 suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan
pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat
yang memimpin satuan di bawahnya dalam
satuan bidang pekerjaan tertentu.
 Organisasi ini diciptakan oleh F.W.Taylor
 Struktur ini berawal dari konsep adanya
pimpinan yang tidak mempunyai bawahan
yang jelas dan setiap atasan mempunyai
wewenang memberi perintah kepada setiap
bawahan, sepanjang ada hubunganya
dengan fungsi atasan tersebut.
Keuntungan organisasi fungsional
 Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan
fisik,
 Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik.
Solidaritas antar anggota yang tinggi.
 Moral serta disiplin kinerja yang tinggi.
 Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik.

Keburukan organisasi fungsional

 Inisiatif perseorangan sangat dibatasi.
 Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena
terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang
tertentu.
Prinsip Organisasi
 Kejelasan tujuan yang ingin di capai
 Penerimaan & pemahaman 7an organisasi
 Kesatuan arah
 Pembagian tugas
 Adanya pendelegasian wewenang
 Adanya rentang pengawasan Kesatuan
perintah