KOORDINASI

DAN
WEWENANG
Indi Ramadhani, M.M.
 KOORDINASI

Proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan

kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang
terpisah (departemen atau bidang-bidang
fungsional) suatu organisasi untuk mencapai
tujuan organisasi secara efisien.
 Masalah Koordinasi

1. Adanya perbedaan dalam orientasi terhadap sasaran/

tujuan tertentu.
2. Adanya perbedaan dalam orientasi waktu.
3. Adanya perbedaan dalam orientasi antar pribadi
4. Adanya perbedaan dalam formalitas struktur organisasi
5. Adanya perbedaan jarak geografis.
6. Adanya perbedaan antar manusia karena faktor social,
budaya, pandangan hidup serta latar
belakang pendidikan.
7. Adanya perbedaan dalam ambisi.
 PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI
KOORDINASI YANG EFEKTIF

1. Teknik-Teknik Dasar Manajemen

2. Meningkatkan koordinasi potensial
bila tiap bagian saling tergantung
satu dengan lainnya serta lebih
luas dalam ukuran dan fungsi.
3. Mengurangi kebutuhan akan
koordinasi
 1. Teknik-Teknik Dasar Manajemen

1. Hirarki manajemen terdiri atas rantai perintah, aliran informasi

dan kerja, wewenang formar, hubungan tanggung jawab dan
akuntabilitas yang jelas sehingga menimbulkan integritas bila
diformulasikan dengan jelas serta dilaksanakan dengan
arahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur, merupakan keputusan-keputusan yang
dibuat untuk mengatur kejadian-kejadian rutin.
3. Penerapan rencana dan penetapan tujuan dilakukan untuk
mengkoordinasikan melalui pengarahan dalam mencapai
sasaran yang sama untuk tiap satuan organisasi
2. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian
saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas
dalam ukuran dan fungsi.

a. Investasi dalam sistem informasi vertical penyaluran data-

data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini
bisa di dalam atau di luar lantai perintah.
b. Menciptalkan hubungan lateral (horizontal), dengan
membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat
pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa
hubungan lateral:
 Hubungan langsung
 Hubungan kelompok langsung
 Hubungan silang
 3. Mengurangi kebutuhan
akan koordinasi

1. Penciptaan sumberdaya tambahan yang

memberikan kelonggaran bagi satuan kerja,
misalnya penambahan tenaga kerja, bahan
dasar dan pembantu, modal, pengurangan
tugas dan masalah-masalah yang timbul
sekarang.
2. Penciptaan tugas – tugas yang dapat berdiri
sendiri, dengan cara mengubah karakter
satuan organisasi.
 Mekanisme Pengkoordinasian Dasar

1. Hirarki manajerial → Rantai perintah, aliran informasi dan kerja,

wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas
yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara
jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat
2. Aturan dan Prosedur → keputusan-keputusan manajerial yang
dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat
juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
3. Rencana dan penetapan tujuan → Pengembangannya dapat
digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh
satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini
diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses
seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan satuan-satuan organisasi.
 Meningkatkan Koordinasi Potensial

1. Sistem informasi vertical.

2. Hubungan-hubungan lateral (harizontal) , Melalui
pemotongan rantai perintah, hubungan-
hubungan lateral membiarkan informasi
dipertukarkan dan keputusan dibuat pada
tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan
ada beberapa hubungan lateral.
 1. Sistem informasi vertical

peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-

tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di
luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah
dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran,
keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk
meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan,
koordinasi, dan pengawasan.
 2. Hubungan-hubungan lateral
(horizontal)
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi
dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang
dibutuhkan ada beberapa hubungan laterial, yaitu:
1. Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan
efisiensi kerja.
2. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga
mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
3. Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan
pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk
masalah-masalah khusus
4. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau
proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan
tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
5. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui
perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya.
Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara
efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
6. Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan
penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
 PENGARUH, KEKUASAAN, KEWENANGAN

 Pengaruh → Tingkah laku / sikap yang disebabkan secara langsung atau

tidak langsung dari tindakan atau keteladanan orang atau kelompok orang.
 Kekuasaan → Kemampuan untuk memberi pengaruh sehingga membawa
perubahan tingkah laku atau sikap individu lainnya.
 Kewenangan → Jenis kekuasaan yang didasarkan atas legalitas / formalitas
yang diakui secara sah yang timbul dari organisasi formal.
Kewenangan formal akan menimbulkan hak untuk malaksanakan
kekuasaan dan pengaruh dalam bentuk perintah.
 SUMBER KEWENANGAN:

1. Pandangan klasik = Kewenangan yang bersumber

dari atas ke bawah (yang mempengaruhi). Misal:
MPR → Pemerintah →Peraturan; Pemilik perusahaan
→ Komisaris → Direksi
2. Pandangan penerimaan = kewenangan yang bisa
timbul dari bawah ke atas (yang dipengaruhi )
Chester I Barnard yang mendukung pandangan
penerimaan berpendapat seorang yang mau
menerima kewenangan perintah jika mempunyai
syarat–syarat:
1. Yang diperintah memahami perintah tersebut.
2. Yang diperintah percaya bahwa perintahnya sesuai dengan
tujuan organisasi
3. Yang diperintah yakin bahwa perintah tersebut tidak
bertentangan dengan kepentingan pribadinya.
4. Yang diperintah mampu secara mental dan phisik untuk
mengikutinya
5. Perintah tersebut berada pada batas – batas yang normal.
 SUMBER KEKUASAAN MENURUT JOHN
FRENCH DAN BERTRAND RAVEN:

1. Kekuasaan balas jasa (Reward power) → kewenangan yang bisa

timbul dari bawah ke atas (yang dipengaruhi )
2. Kekuasaan paksa (coercive power) → Kekuasaan ini didasarkan
kepada kemampuan pemberi perintah untuk menghukum
penerima perintah jika tidak melaksanakan perintah.
3. Kekuasaan sah (legitimate Power) → Kekuasaan ini timbul jika
penerima perintah mengakui hak pemberi perintah untuk
memberikan perintah dan kewajiban penerima perintah untuk
melaksanakan perintah.
4. Kekuasaan teladan (Referent power) → Kekuasaan ini didasarkan
atas keinginan penerima perintah untuk meniru pemberi perintah
5. Kekuasaan ahli (expert power) →Kekuasaan ini didasarkan atas
keyakinan penerima perintah akan keahlian pemberi perintah.
Struktur Organisasi

1. Struktur organisasi Fungsional

2. Struktur Organisasi Garis/ Lini
3. Struktur Organisasi Garis dan Staff
 1. Organisasi fungsional

Menghimpun semua orang yang terlibat dalam suatu aktivitas

atau beberapa aktivitas yang berkaitan dalam suatu departemen.
Organisasi yang dibagi menurut fungsi dapat memiliki
departemen – departemen pemasaran, produksi dan lain – lain
dan bentuk organisasi ini banyak dilakukan/ digunakan oleh
perusahaan – perusahaan kecil yang menawarkan beberapa jenis
produk tertentu, karena dapat meningkatkan efisiensi
penggunaan sumber daya dalam organisasi fungsional setiap
manajer harus tahu dalam satu jenis keterampilan tertentu saja
 Organisai fungsional

Direktur

Perdagangan teknik perencanaan kepegawaian

Proyek A Proyek B Proyek C

GAMBAR ORGANISASI FUNGSIONAL

Kebaikan & Kelemahan Struktur
Organisasi Fungsional :

 KEBAIKAN:  KELEMAHAN:
1. Cocok bagi lingkungan 1. Dalam organisasi yang
yang stabil besar tanggapan lebih
2. Menunjang lambat diterima
pengembangan 2. Tidak merangsang inovasi,
keahlian perspektifnya sempit
3. Terbukanya 3. Tidak menunjang
kesempatan bagi para pengembangan manajer
spesialis umum
4. Koordinasi minimal 4. Dapat minimbulkan konplik
mengenai prioritas produk.
2. Organisasi Garis

Ciri – cirinya organisasi masih kecil,

jumlah karyawan sedikit
spesialisasi belum begitu tinggi,
pimpinan dan karyawan saling
mengenal.
 ORGANISASI GARIS

direktur

PRODUKSI KEUANGAN PERDAGANGAN

1 2 3 4 5 6 7 8

GAMBAR Organisasi Garis

Kebaikan & Kelemahan
Organisasi Garis :

 Kebaikan:  Kelemahan:
1. Kesatuan komando terjamin 1. Seluruh organisasi tergantung
dengan baik pada satu orang
2. Proses pengambilan 2. Pimpinan ada kecenderungan
keputusan cepat otoriter
3. Solidaritas antar karyawan 3. Kurangnya kesempatan pada
tinggi karyawan untuk berkembang.
3. Struktur organisasi garis dan staff

Pada umumnya digunakan oleh organisasi yang

besar, daerah kerjanya luas, tugasnya beraneka
ragam, rumit serta karyawannya banyak. Dalam
organisasi garis dan staff terdapat beberapa
orang staff yang ahli dalam bidang tertentu dan
tugasnya member nasehat dan saran pada
bidangnya kepada pejabat pimpinan didalam
organisasi tersebut.
Organisasi garis dan staff

Direktur

Penasehat Penasehat
produksi umum

produksi Perdagangan keuangan kepegawaian

Gambar Struktur Organisasi garis dan staff

Kebaikan & Kelemahan Struktur
Organisasi Garis Dan Staff :

 Kebaikan:  Kelemahan
1. Dapat digunakan dalam 1. Solidaritas antar karyawan
organisasi besar kurang baik
2. Pengambilan keputusan 2. Sulitnya koordinasi
relative lebih cepat karena
adanya staff ahli
 KEWENANGAN GARIS/ LINI

Wewenang garis/ lini bagian dari organisasi

yang secara langsung bertanggung jawab
atas tercapainya tujuan dan diwujudkan
sebagai jalur perintah yang dimulai direksi
dan turun melalui berbagai tingkatan/
jenjang sampai suatu titik dimana kegiatan
organisasi dilaksanakan.
 STAFF
Merupakan individu / kelompok dalam
organisasi yang berfungsi utamanya
memberikan saran dan pelayanan pada fungsi
garis.
JENIS – JENIS STAFF

1. STAFF PRIBADI
a. Asisten garis → Membantu manajer dalam segala tugasnya dengan
memberi saran dan bantuan serta dapat bertindak atas nama manajer
yang bersangkutan (wakil dari manajer) asisten ini memiliki kewenangan
atas karyawan. Dan jika manajer berhalangan dapat mengambil alih
posisi manajer untuk sementara.
b. Assisten staff → Tidak memiliki kewenangan atas karyawan karena
fungsinya lebih terbatas dari asisten garis. Tugasnya: Menyusun jadwal;
Menyusun teks pidato
c. Assisten umum → Kelompok assisten staff yang membantu pada tingkat
manajemen atas dan berfungsi sebagai konsultan dalam bidang – bidang
khusus.
2. STAFF FUNGSIONAL → Jenis staff yang mempunyai kewenangan formalitas
pejabat garis. Misal: kepala personalia > kewenangan mencari tenaga kerja,
melakukan testing, menegakan disiplin.
3. STAFF KHUSUS → Hanya melaksanakan satu jenis tugas keahlian tetapi
melayani seluruh atau berbagai bagian dan individu. Misal: ahli hukum.
 KONFLIK LINI DAN STAFF DALAM
SEBUAH ORGANISASI

1. Menurut Pandangan Lini

Para anggota Lini sering memandang para anggota
staff sering melangkahi wewenang. Staff tidak
memberikan nasehat yang bermanfaat. Staff
sering menumpang keberhasilan Lini.
2. Menurut Pandangan Staff
Lini kurang memanfaatkan staff.
Lini menolak gagasan-gagasan baru dari
anggota staff.
Lini memberi wewenang terlalu kecil kepada
staff
 DELEGASI
Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
kepada orang lain untuk melaksanakan
tugas, atau kegiatan tertentu.

Unsur-unsur pendelegasian:
1.Tanggung jawab (Responsibility)
2.Wewenang (Otoritas)
3.Pertanggungjawaban (Accountability)
 Prinsip – prinsip dalam
pendelegasian wewenang

1. Prinsip scalar → dalam proses ini pendelegasian wewenang harus

ditentukan dengan jelas jalur wewenang yang berjalan setingkat
demi setingkat dari tingkat atas sampai tingkat bawah organisasi
untuk mengetahui:
• Kepada siapa atasan harus memberikan delegasi
• Dari siapa bawahan menerima delegasi
• Kepada siapa bawahan bertanggung jawab
2. Prinsip delegasi penuh → semua tugas organisasi harus dibagi
antar anggota tugas yang dilakukan sendiri harus didelegasikan
kepada bawahan. Dalam delegasi penuh harus dihindari:
• Gap = Tugas yang tidak ada penanggung jawabnya
• Overlap = Tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan
kepada lebih dari seorang individu.
• Split = Tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan
kepada lebih dari satu unit organisasi
Manfaat pendelegasian wewenang

 Makin banyak tugas yang didelegasikan oleh

manajer maka makin banyak tanggung jawab
yang dapat diterima dari manajer diatasnya.
 Delegasi wewenang akan menghasilkan keputusan
yang lebih baik karena manajer tingkat bawah
lebih dekat dengan masalh – masalah yang
membutuhkan keputusan.
 Delegasi wewenang akan memaksa bawahan
untuk mempunyai tanggung jawab, membuat
keputusan dan miningkatkan kepercayaan diri.
 Keengganan dalam
pendelegasian wewenang

I. Keengganan untuk memberikan delegasi dari pihak atasan :

 Perasaan ketidak pastian
Karena manajer bertanggungjawab akan tugas –tugasnya dan juga
bawahannya, maka untuk memastikan pelaksanaan dan keberhasilan
tersebut manajer lebih baik melaksanakan tugasnya sendiri dari pada
dilaksanakan oleh bawahan dengan resiko kegagalan.
 Ketidak mampuan
Manajer tidak mampu mengatur tugasnya sehingga tidak bisa
merencanakan tugas apa yang harus didelegasikan dan kepada siapa serta
tidak mampu membuat system pengawasan untuk memonitor pelaksanaan
tugas bawahannya.
 Kurang kepercayaan
Manajer meragukan kemampuan bawahannya dalam melaksanakan tugas,
 Keengganan untuk menerima
delegasi dari pihak bawahan

A. Perasaan ketidak pastian bawahan takut

mengalami kegagalan, takut hukuman
sehingga menghindari tanggung jawab.
B. Kurangnya Incentive
Penerimaan delegasi akan menambah
tugas dan tanggung jawab sehingga
tanpa balas jasa yang cukup bawahan
akan menolak menerima delegasi.
Mengatasi hambatan dalam delegasi wewenang
dikemukakan oleh Louis Allen yang
mengemukakan 6 prinsip yang membantu
manajer dalam melaksanakan delegasi:

1. Tetapkan tujuan
2. Tegaskan tanggungjawab dan wewenang
3. Berikan motivasi
4. Meminta laporan pelaksanaan
5. Berikan pendidikan dan latihan
6. Buat system pengawasan.