MAKALAH

TENTANG
MENYUSUN ORGANISASI FORMAL
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Pengorganisasian adalah suatu proses untuk merancang struktur formal,
mengelompokkan dan mengatur, serta membagi tugas atau pekerjaan diantara para anggota
organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Manusia merupakan unsur
terpenting dalam pengorganisasian karena manusia terdapat di dalam tugas-tugas yang saling
berhubungan.
Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan
mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan
pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi atau orang-orang yang menunjukkan
kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur
ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau
desentralisasi dalam pembuatan keputusan atau besaran satuan kerja.
Pengorganisasian dalam konteks perubahan sosial menjadi titik strategis yang harus
menjadi perhatian dengan seksama. Keberhasilan mencapai titik perubahan akan sangat
ditentukan oleh pengorganisasian. Tanpa suatu pengorganisasian yang kuat, memadai dan
sistematis maka perubahan social hanya akan bergantung pada niat baik kekuasaan, pasar politik
atau situasi lain yang tidak pasti. Satu-satunya faktor yang menentukan bahwa sebuah gerakan
akan tetap berjalan pada relnya dan dapat mencapai tujuannya adalah pengorganisasian yang
dipandu oleh kepemimpinan dan garis politik yang memihak kepada rakyat.

1.2 TUJUAN PEMBAHASAN MAKALAH

1. Mengetahui langkah-langkah dalam proses membangun organisasi formal;
2. Mengetahui apa yang dimaksud dengan departementasi;
3. Mengetahui perlunya pendelegasian wewenang dalam pelaksanaan organisasi;
4. Mengetahui apa saja yang boleh dan tidak boleh didelegasikan;
5. Mengetahui hambatan-hambatan dalam pendelegasian;
6. Mengetahui bagaimana mempersempit dan memperluas rentangan pengendalian;
7. Mengetahui pentingnya koordinasi dalam organisasi.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 LANDASAN TEORI

Penyusunan organisasi adalah suatu proses untuk menciptakan struktur kerangka

organisasi yang menunjukkan segenap tugas dan kedudukan masing-masing peserta secara jelas
baik batas-batas dan tugas dan tanggung jawabnya maupun hubungan-hubungannya satu sama
lain dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

Struktur yang disusun secara jelas dan tegas ini disebut organisasi formal.berikut ini akan
dibahas proses penyusunan organisasi yang terdiri dari tiga langkah pokok tersebut, yaitu :

1. Pembentukan departemen atau unit (bagian) organisasi.

2. Pendelegasian wewenang.

3. Penentuan rentangan pengendalian atau pengawasan dan koordinasi.

2.2 ANALISA

A. DEPARTEMENTASI

1. Proses Departementasi

Yaitu proses membagi-bagi tugas diantara orang yang akan bekerja sama untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Proses ini terdiri dari dua langkah :

a. Membagi-bagi atau memecah kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut sampai terurai
menjadi kegiatan-kegiatan yang khusus. Kegiatan khusus yang searah jalannya ini
dikelompokkan ke dalam satu bagian kesatuan atau disebut “unit” tugas. Setelah itu barulah
ditunjukkan individu-individu yang akan menunaikan setiap unit tugas tersebut.

b. Setelah proses pertama selesai maka proses yang kedua ialah menetapkan atau menjelaskan
hubungan antara petugas dengan petugas di dalam organisasi.

2. Pola Departementasi

Dalam membentuk departementasi, seorang perencana organisasi dapat memakai pola-pola yang
telah dikembangkan orang untuk keperluan ini. Pola-pola ini menurut William H. Newman
adalah sebagai berikut :

a. Pengelompokan berdasarkan hasil yang dikeluarkan atau jasa yang diberikan.

Pengelompokan berdasarkan jasa yang diberikan umpamanya di rumah sakit kita kenal
bagian penyakit dalam, bagian paru-paru, bagian THT, bagian syaraf, bagian jantung dll.
Manfaat yang diperoleh dengan menerapkan pola tersebut diatas antara lain ialah
peningkatan spesialisasi dimana petugas yang bekerja dibagiannya masing-masing akan
bertambah keahliannya di bidang tersebut.
 b. Pengelompokan berdasarkan tempat atau lokasi

Pola ini biasanya dipakai oleh suatu organisasi yang mempunyai cabang-cabang yang
tersebar di wilayah-wilayah Negara. Manfaat yang diperoleh antara lain kondisi dan
situasi daerah masing-masing dapat diketahui dan diperhatikan dengan sungguh-sungguh.

c. Pengelompokan berdasarkan proses penyelesaian pekerjaan

Biasanya digunakan di dalam perusahaan yang memproses barang sampai jadi. Manfaat
yang dapat diambildari pola departementasi seperti ini adalah spesialisasi dapat
dikembangkan.

d. Pengelompokan berdasarkan waktu, biasanya dipakai di dalam organisasi yang bekerja

melayani kepentingan umum secara terus-menerus siang dan malam

e. Pengelompokan berdasarkan langganan yang dilayani, biasanya digunakan oleh

organisasi perusahaan yang melayani berbagai macam langganan seperti Toserba.
Manfaat yang dapat diambil adalah efisien waktu bagi langganan dan spesialisasi bagi
para petugas yang melayani terutama tentang barang yang dibutuhkan langganannya.

f. Pengelompokan berdasarkan fungsi., biasanya dipakai baik di dalam organisasi

pemerintah, niaga, militer dan lain-lain.manfaat yang dapat diambil dengan memakai
pola ini adalah tiap-tiap fungsi atau tugas akan mendapat perhatian yang sepenuhnya.

Yang perlu diperhatikan ialah cara menempatkan kegiatan bantuan ini dalam struktur organisasi.
Bagi organisasi yang masih kecil dan mengumpul dalam satu gedung makan lebih tepat
digunakan system sentralisasi. Sedangkan bagi organisasi yang terpencar-pencar dalam beberapa
gedung dan berjauhan letaknya lebih tepat digunakan system desentralisasi.

B. PENDELEGASIAN WEWENANG

Pendelegasian wewenang mempunyai tiga aspek yaitu menunjuk tugas-tugas tertentu

untuk dikerjakan para bawahan, memberi izin kepada para bawahan untuk mengambil kebijakan
untuk pelaksanaan tugas yang didelegasikan dan menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab
bagi yang mendelegasikan. Dalam prakteknya ada batasan-batasan dalam pendelegasian
wewenang antara lain batasan peraturan undang-undang, yang harus diperhatikan setiap
mendelegasikan wewenang. Dalam pendelegasian wewenang ini, tanggung jawab tidak boleh
didelegasikan, harus dihindar subordinasi rangkap, wewenang yang diberikan seimbang dengan
pertanggung jawaban yang diminta.

Bidang yang dapat didelegasikan kepada bawahan ialah sebagian bidang perencanaan,
sebagian besar bidang pelaksanaan, sedangkan bidang pengawasan tidak dapat didelegasikan
karena merupakan tanggung jawab yang memberikan.
 Hambatan-hambatan dalam pendelegasian wewenang yaitu :

1. Dari segi atasan

Atasan menganggap bahwa dia akan lebih baik melakukan tugas tersebut daripada orang
lain yang melakukannya, ketidakmampuan atasan untuk menyerahkan, kurangnya
kepercayaan kepada bawahan, tidak adanya pengawasan yang selektif yang memberikan
peringatan terhadap kesulitan-kesulitan yang akan terjadi, serta enggan memberikan
kesempatan kepada bawahan.

2. Dari segi bawahan

Misalnya mental dan sifat bawahan yang belum dewasa, takut dikritik, malas
bertanggung jawab, bawahan telah kepenuhan tugas dan sudah diluar kemampuannya.
Kurang percaya diri, serta insentif yang positif belum memuaskan.

C. RENTANG PENGAWASAN

1. HUBUNGAN DALAM ORGANISASI

Setiap organisasi berkeinginan untuk meningkatkan prestasinya. Dengan demikian,

organisasi akan terdorong untuk berusaha mengembangkan dirinya. Kalau organisasi telah
berkembang maka hubungan-hubungan tugas yang terjalin di dalam organisasi tersebutakan
semakin kompleks pula, baik berupa hubungan vertical maupun hubungan horizontal.
Hubungan vertical adalah hubungan tugas yang terjadi antara atasan (kepala) dengan bawahan
(anak buah). Hubungan horizontal adalah hubungan tugas yang terjadi antara sesame bawahan
yang setingkat dalam organisasi.

2. LUAS RENTANG PENGAWASAN

William H. Newman menganjurkan supaya tingkat organisasi yang paling atas berkisar
antara tiga sampai tujuh orang. Tetapi kalau sifat tugas yang dilaksanakan itu bersifat rutin
maka pada tingkat teratas ini dapat berkisar antara lima belas sampai dua puluh bawahan.
Lyndall Urwick mengemukakan bahwa bentuk yang ideal ialah tidak lebih dari empat orang
bawahan pada tingkat pertama sedangkan pada tingkat di bwahnya berkisar antara delapan
sampai dua belas orang bawahan.

3. PEDOMAN DALAM MENENTUKAN RENTANG PENGAWASAN

The Liang Gie telah memetik pendapat Mary Chusing Nile yang mengatakan bahwa ada
lima factor yang perlu diperhatikan dalam menentukan luas rentang pengawasan, yaitu sebagai
berikut :

- Hal hal yang berhubungan dengan rencana organisasi

- Jalinan hubungan di antara orang-orang dan pekerjaan yang harus dikendalikan

- Kemampuan orang dalam organisasi yang bersangkutan, baik atasan maupun bawahan
 - Corak dan ragam pekerjaan

- Kestabilan organisasi dan pejabat-pejabatnya

4. MEMPERLUAS DAN MEMPERSEMPIT RENTANG PENGAWASAN

Kalau organisasi masih sederhana tugasnya maka akan lebih efisien bila seorang atasan
mengawasi banyak orang umpamanya enam puluh orang. Tetapi kalau tugas-tugas organisasi
itu telah berkembang maka seorang atasan mulai sibuk dengan tugas-tugas yang harus dia
tangani sendiri dan tidak mempunyai waktu yang cukup untuk mengawasi kegiatan di
organisasinya. Supaya pengawasan ini lebih efisien maka dia harus mempersempit rentang
pengawasan yaitu dengan cara mwnambah jumlah pengawas. Kalau jumlah pengawasan
ditambah berarti tingkat organisasi akan bertambah pula. Sebaliknya organisasi yang sudah
kompleks dapat disederhanakan yaitu dengan mengurangi jumlah pengawas dan mungkin pula
mengurangi jumlah tingkat organisasi.

5. KOORDINASI

Kalau tugas pekerjaan dalam organisasi telah terbagi-bagi dan dikelompokkan serta telah
ditetapkan beberapa jumlah bawahan yang berada di bawah seorang atasan maka organisasi
akan terdiri dari unit-unit yang berbeda-beda satu sama lain dan tiap ruang unit mempunyai
spesialisasi masing-masing.

Newman (1963) mengemukakan bahwa koordinasi adalah suatu usaha menyelaraskan

tindakan-tindakan dan penyerapan waktu yang dilakukan oleh berbagai kesatuan dalam rangka
penyatuan tugas-tugas sehingga tercipta keharmonisan dalam mencapai tujuan organisasi.
Selanjutnya Stooner (1982) mengemukakan bahwa koordinasi merupakan suatu proses
penyatuan sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan setiap unit yang terpisah-pisah dalam suatu
organisasi supaya dapat mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Koordinasi menurut sifatnya dapat dibedakan atas dua macam, yaitu

a. Koordinasi vertikal

Yaitu koordinasi yang dilakukan oleh level organisasi atas terhadap level organisasi di
bawahnya. Dalam hal ini system informasi terjadi secara vertikal artinya data disampaikan
melalui tingkat-tingkat organisasi.

b. Koordinasi literal atau horizontal

Yaitu koordinasi yang dilakukan dalam hal tukar menukar informasi dan keputusan terjadi
dalam tingkat atau hierarki yang sama dalam organisasi.
 BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Kesimpulan yang dapat diambil dari makalah ini adalah :

1. Penyusunan organisasi adalah suatu proses untuk menciptakan struktur kerangka organisasi
yang menunjukkan segenap tugas dan kedudukan masing-masing peserta secara jelas

2. Proses penyusunan organisasi yang terdiri dari tiga langkah, yaitu : Pembentukan departemen
atau unit (bagian) organisasi, Pendelegasian wewenang, Penentuan rentangan pengendalian
atau pengawasan dan koordinasi.

3. Dalam departementasi diperlukan proses dan pola-pola.

4. Hambatan-hambatan dalam pendelegasian wewenang yaitu dari segi atasan dan dari segi
bawahan.

5. Koordinasi sangat penting dan diperlukan dalam berorganisasi agar selaras dan mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.

3.2 SARAN

Mengingat pentingnya pengorganisasian maka perlu kiranya masalah ini diperhatikan dan
dipahami sebaik-baiknya. Setelah mamahami pengorganisasian maka sebaiknya diterapkan
dalam bentuk actual di lapangan. Dan untuk para pemimpin sebaiknya harus mengetahui semua
hal yang menyangkut tentang organisasi baik secara individu mau kelompok.