1.

1 Koordinasi dan Delegasi Wewenang

1.1.1 Koordinasi
Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan
kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-
bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara
efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan
kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi.
Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang Efektif
Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi.
Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda.
Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe perbedaan
dalam sikap dan cara kerja diantara bermacam-macam individu dan departemen-
departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-
bagian organisasi secara efektif, yaitu:
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan
mereka sendiri tentang bagaiamana cara mencapai kepentingan organisasi
yang baik.
2. Perbedaan dalam orientasi waktu
Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus
dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan
pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3. Perbedaan dalam orientasi antarpribadi
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang
cepat agar prosesnya lancar, sedangkan bagian penelitian dan pengembangan
mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengembangkan pendapat
serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4. Perbedaan dalam formalitas struktur
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan
standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan
dan untuk balas jasa bagi karyawan.
Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara
langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.
Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasikan maka semakin
membutuhkan informasi. Untuk alasan ini, koordinasi pada dasarnya merupakan
tugas pemrosesan informasi.
Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif. Pertama,
hanya mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar. Pendekatan kedua
menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi lebih saling
tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Pendekatan ketiga, di samping
peningkatan koordinasi potensial, mengurangi kebutuhan akan koordinasi.
1. Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar
Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah
komponen-komponen vital manajemen yang secara ringkas dapat diuraikan
sebagai berikut:
1. Hirarki manajerial. Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang
formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat
menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan
dengan pengarah yang tepat.
2. Aturan dan prosedur. Aturan-aturan dan prosedur-prosedur adalah keputusan-
keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin,
sehingga dapat juga menjadi perlatan yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
3. Rencana dan penetapan tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat
digunakan untuk pengkooridinasian melalui pengarahan seluruh satuan
organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.
2. Meningkatkan Koordinasi Potensial
Bila mekanisme pengkoordinasian dasar tidak cukup, maka koordinasi
potensial ini dapat ditingkatkan dengan dua cara, yaitu vertikal dan menyamping
(horizontal).
1. Sistem informasi vertikal. Sistem informasi vertikal adalah perlatan melalui
man data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi
dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah.
2. Hubungan-hubungan lateral (horizontal). Ada beberapa hubungan lateral,
yang dapat diperinci sebagai berikut:
a. Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja.
b. Peranan penghubung
c. Panitia dan satuan tugas
d. Pengintegrasian peranan-peranan, misalkan yang dilakukan oleh manajer
prodk atau proyek.
e. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui
perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan
implementasianya.
f. Organisasi matriks
3. Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan kelebihan
beban bahkan memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian. Ada dua
metoda pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu:
1. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan. Sumber daya-sumber daya
tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan
tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah
yang timbul berkurang.
2. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri. Teknik ini mengurangi
kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter, satuan-satuan organisasi.
Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi satuan tanggung jawab
penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
4. Penentuan Mekanisme Koordinasi yang Tepat
Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk
koordinasi adalah menyesuaiakan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan
kebutuhan organisasi. Bila kebutuhan lebih besar dari kemampuan, organisasi
harus menetukan pilihan yaitu meningkatkan koordinasi potensial atau
mengurangi kebutuhan. Sebaliknya, terlalu besar kemampuan pemrosesan
informasi relatif terhadap kebutuhan ekonomis tidak efesien, karena untuk
menciptakan dan memelihara mekanisme-mekanisme tersebut adalah mahal.

1.1.2 Delegasi Wewenang

Delegasi dapat didefinisikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung
jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertntu. Delegasi
wewenang adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke
bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya.
Alasan-alasan Pendelegasian
Ada beberapa alasan mengapa perlu pendelegasian. Pertama,
pendelegasian memungkinkan manajer dapat mencapai lebih dari bila mereka
manangani setiap tugas sendiri. Delegasi juga memungkinkan manajer
memusatkan tenaganya pada tugas-tugas prioritas yang lebih penting. Di lain
pihak, delegasi memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang. Delegasi
dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang
dibutuhkan untuk membuat keputusan. Mereka mungkin menguasai “the big
picture” tetapi tidak cukup mengerti tentang masalah terperinci.
Pedoman Klasik untuk Delegasi Efektif
Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk deelegasi yang
efektif adalah:
1. Prinsip skalar. Dalam proses pendelegasian harus ada garis wewenang
yang jelas mengalir setingkat demi setingkat dari tingkatan organisasi
paling atas ke tingkatan paling bawah. Dalam proses pembuatan garis
wewenang dibutuhkan delegasi oenuh, yang berarti bahwa semua tugas
organisasi yang diperlukan harus dibagi habis.
2. Prinsip kesatuan perintah. Prinsip kesatuan perintah menyatakan bahwa
setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kepada
seorang atasa. Pelaporan kepada lebih dari satu atasan membuat individu
mengalami kesulitan untuk mengetahui kepada siapa pertanggung jawaban
diberikan dan instruksi man yang harus diikuti.
 3. Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas. Bagi manajer, selain harus
mempertanggung jawabkan tugas-tugasnya sendiri, juga harus
mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas bawahannya.
Penanggulangan Hambatan-hambatan Delegasi
Agar proses pendelegasian berjalan dengan efektif diperlukan berbagai
cara untuk mengatasi atau menanggulangi hambatan-hambatan yang terjadi. Louis
Allen telah mengemukakan berbagai teknik khusus untuk membantu manajer
melakukan delegasi dengan efektif yaitu:
1. Tetapkan tujuan. Bawahan harus diberitahu maksud dan pentingnya tugas-
tugas yang didelegasikan kepada mereka.
2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang. Bawahan harus diberi informasi
dengan jelas tentang apa yang mereka harus pertanggung jawabkan dan baian
dari sumber daya-sumber daya organisasi mana yang ditempatkan di bawah
wewenangnya.
3. Berikan motivasi kepada bawahan. Manajer dapat mendorong bawahan
melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif.
4. Meminta penyelesaian kerja. Manajer memberikan pedoman, bantuan dan
informasi kepada bawahan, sedangkan para bawahan harus melaksanakan
pekerjaan sesungguhnya yang telah didelegasikan.
5. Berikan latihan. Manajer perlu mengarahkan bawahan, untuk
mengembangkan pelaksanaan kerjanya.
6. Adakan pengawasan yang memadai. Sistem pengawasan yang terpercaya
(seperti laporan mingguan) dibuat agar manajer tidak perlu menghabiskan
waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus.