Pengkoordinasian

& Pengarahan ,
Komunikasi dalam
Manajemen
Dalam melaksanakan tugasnya
pimpinan organisasi perlu
mengadakan pengkoordinasian,
pengarahan dan komunikasi
dengan semua staf dan
bawahannya

Dalam proses pengkoordinasian ,

pengarahan dan komunikasi
diperlukan tata cara yang
harus dipenuhi sesuai kaidah dan
etika ilmu organisasi itu sendiri
Koordinasi (coordination)
adalah proses pengintregrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan yang
terpisah (department atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai
tujuan organisasi sacara efisien
Tanpa koordinasi, individu-individu dan department-departement akan kehilangan pegangan
atas peranan mereka dalam organisasi

Kebutuhan akan Koordinasi

Ada tiga macam salig ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu:
1.Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependent)
bila satun-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam
melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung kepada pelaksanaan kerja setiap satuan
yang memuaskan untuk suatu hasil akhir
2.Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependent)
di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaan terlebih dahulu sebelum
satuan yang lain bekerja
3.Saling ketergantungan timbale balik (reciporal interdependent)
merupakan hubugan memberi dan menerima antar satuan organisasi
Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar
Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen
vital dalam manajemen yang secara ringkas dapat di uraikan sebagai berikut:
1.Hierarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab
dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila di rumuskan secara jelas
dan tepat serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat
2.Aturan dan prosedur
Aturan-aturan dan prosedur –prosedur adala keputusan-keputusan manajerial yang di
buat untuk menanggani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan
yang efisisen untuk koordinasi dan pengawasan rutin
3.Rencana dan penetapan tujuan
Pengembangan rencana dan tujuan dapat di gunakan untuk pengkoordinasian melalui
pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran- sasaran yang sama

Bila dirasakan Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar masih kurang ,

maka bisa dilakukan cara dengan peningkatan Koordinasi Potensial
Koordinasi potensial dapat di tingkatkan dalam dua cara,
vertical dan menyamping (horizontal):

1.Sistem informasi vertical

Sistem informasi vertical adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewwati
tingkatan-tingkatan organisasi.
Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah.
Sistem informasi manajemen telah di kembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti
pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan
informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi dan pengawasan

2.Hubungan-hubungan lateral (horizontal)

Ada beberapa hubungan lateral, yang dapat di perinci sebagai berikut:
a.Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja
b.Peranan penghubung, antara yang menanggani komunitas antar departement
sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi
c.Panitia dan satuan tugas.
d.Pengintegrasian peranan-peranan
e.Peranan penghubung manajerial
Selain Koordinasi , seorang atasan perlu mengadakan pengarahan kepada bawahannya
agar pekerjaan yang dilakukan bisa mncapai terget ynag ditentukan…..
 Sebagai fungsi Managemen, Pengarahan ada 4 elemen penting dan saling
tergantung:
•Pengawasan
Pengawasan mengacu pada proses dimana atasan mengawasi dan memastikan
pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan persyaratan dan standar
yang telah ditentukan
Pengawasan dilakukan terutama pada tingkat manajemen yang lebih rendah ketika
ada fungsi seperti Pengawasan Pabrik dll yang harus dilakukan
•Motivasi
Motivasi adalah proses mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu sebagai
imbalan atas sesuatu yang diinginkannya
Motivasi seringkali terletak pada dasar arahan karena orang tidak bertindak kecuali
mereka memiliki alasan yang kuat dan motivasi memberi mereka alasan yang sangat
dibutuhkan
•Kepemimpinan
Kepemimpinan memainkan peran kunci dalam melakukan elemen arah yang
disebutkan di atas. Ini berputar pada kualitas pribadi seseorang dan merupakan
sesuatu yang tidak bisa diajarkan tetapi dipelajari
•Komunikasi
Komunikasi adalah sesuatu yang berkaitan dengan sebagian besar fungsi manajerial
termasuk arahan. Jika karyawan tidak dapat mengomunikasikan kebutuhannya,
seorang manajer tidak dapat memotivasi dirinya. Jika manajemen tingkat atas tidak
mengomunikasikan status operasi saat ini, manajer tingkat bawah akan gagal dalam
menyelesaikan masalah
Plan-Do-Check-Act (PDCA)
PDCA, singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" (Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak
lanjuti) . PDCA dikenal sebagai “siklus Shewhart”, karena pertama kali dikemukakan oleh
Walter Shewhart beberapa puluh tahun yang lalu. Namun dalam perkembangannya,
metodologi analisis PDCA lebih sering disebut “siklus Deming”.

Perusahaan memerlukan cara menilai sistem manajemen secara keseluruhan

Manfaat dari PDCA antara lain :
Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung jawab dari sebuah unit organisasi;
Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di sebuah organisasi;
Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtun dan
sistematis;
Untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka memperpendek alur kerja;
Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas
Plan : mengidentifikasi dan menganalisis masalah
Pada tahap ini Anda dapat menggunakan beberapa tools yang berguna seperti Drill Down,
Cause and Effect Diagram, dan 5 Whys untuk membantu Anda menemukan akan dari
permasalahan. Setelah Anda berhasil mengidentifikasi, Anda dapat memetakan proses
tersebut
Do : mengembangkan dan menguji solusi yang berpotensi
Mengeluarkan solusi yang memungkinkan
Memilih solusi terbaik. (dapat menggunakan teknik Impact Analysis)
Mengimplementasikan solusi sementara pada contoh kasus berskala kecil terlebih dahulu
(trial)
Check : mengukur seberapa efektif pengujian solusi sebelumnya dan menganalisis apakah
langkah tersebut dapat ditingkatkan
Pada fasa ini Anda akan mengukur seberapa efektif solusi sementara yang telah Anda buat,
lalu Anda dapat mengumpulkan informasi dari segala pihak yang terkait untuk bersama-sama
membuat agar solusi tersebut lebih baik lagi.
Jika masih belum terlihat hasil yang jelas, Anda dapat mencoba untuk mengulangi tahap Do
untuk kembali melakukan Check ulang. Setelah Anda puas dengan apa yang telah Anda
capai, maka Anda dapat melaju ke tahap berikutnya (final).

Act : mengimplementasikan solusi yang telah ditingkatkan secara menyeluruh

Sekarang Anda dapat mengimplementasikan solusi Anda secara menyeluruh. Namun
kegunaan PDCA tidak hanya sampai disini saja. Jika Anda menggunakan PDCA sebagai bentuk
inisiasi dari peningkatan berkelanjutan, maka Anda dapat mengulangi siklus ini dengan
kembali pada tahap awal (Plan) dan mengulang semua tahap ini secara berurutan agar
sistem Anda mencapai kestabilan dan mengalami peningkatan secara terus menerus

Is it any Problem ???

Oh… No Problem….
 Lalu pada kondisi apakah PDCA sebaiknya digunakan?
1.Saat mengimplementasikan Kaizen atau pendekatan pengembangan berkelanjutan.
Ketika cycle PDCA dilakukan, akan terjadi berbagai improvement pada area yang dilaluinya
sekaligus menyelesaikan masalah yang ada

2.Ketika mengidentifikasi solusi dan improvement baru untuk sebuah proses yang dilakukan
secara berulang-ulang. Pada situasi ini Anda akan mendapat benefit dari peningkatan extra
yang ditanamkan pada proses dengan implementasi yang dilakukan berkali-kali.

3.Dalam mengeksplorasi range dari solusi baru yang memungkinkan untuk memecahkan
masalah dan menguji sekaligus meningkatkan solusi tersebut dengan implementasi kontrol
yang lebih baik

4.Menghindari pemborosan sumber daya dalam jumlah besar yang dapat terjadi jika
implementasi dilakukan tanpa pengujian terlebih dahulu
Komunikasi dalam
Organisasi
Komunikasi
adalah suatu aktivitas penyampaian informasi, baik itu pesan, ide, dan gagasan, dari satu
pihak ke pihak lainnya. Biasanya aktivitas komunikasi ini dilakukan secara verbal atau lisan
sehingga memudahkan kedua belah pihak untuk saling mengerti.

Dalam sebuah organisasi atau bisnis, komunikasi memiliki peranan sangat penting karena
merupakan bentuk koordinasi antar anggota atau tim untuk menyampaikan ide dan
gagasan. Dalam artikel ini akan dibahas lebih dalam tentang pengertian komunikasi dan
peranannya dalam bisnis.

Komunikasi Antar Pribadi (Interpersonal communications)

adalah proses saling bertukar informasi serta pemindahan pengertian antara dua individu
atau lebih di dalam suatu kelompok kecil manusia.

Komunikasi Dalam Organisasi (Organization Communications)

adalah proses dimana pembicara memberikan informasi secara sistematis dan
memindahkan pengertian kepada orang-orang di dalam organisasi dan juga kepada orang-
orang dan lembaga-lembaga di luar organisasi namun masih terkait dengan organisasi
tersebut.
 Fungsi Komunikasi Secara Umum

1.Sebagai Alat Kendali

Fungsi komunikasi yang pertama adalah sebagai alat kendali atau kontrol. Dalam hal ini
alat kendali berarti dengan komunikasi maka perilaku individu dapat dikontrol dengan
penyampaian aturan yang harus dipatuhi
2.Sebagai Alat Motivasi
Komunikasi yang baik dan persuasif dapat meningkatkan motivasi seseorang dalam
melakukan sesuatu. Menyampaikan informasi yang dapat diraih dalam kehidupan akan
membangun motivasi seseorang
3.Sebagai Ungkapan Emosional
Berbagai perasaan yang ada di dalam diri seseorang dapat diungkapkan kepada orang lain
dengan cara berkomunikasi. Emosi ini bisa persaan senang, marah, kecewa, gembira, dan
lain-lain
4.Sebagai Alat Komunikasi
Dengan berkomunikasi maka kita dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh orang
lain atau kelompok sehingga dengan informasi itu maka proses pengambilan keputusan
dapat dilakukan dengan baik
 Tujuan Komunikasi Pada Umumnya

1. Agar Komunikator Dimengerti Komunikan

Tujuan komunikasi yang pertama adalah untuk memastikan informasi atau pesan dari
komunikator dapat dimengerti oleh orang lain (komunikan). Karena itu komunikator harus
menyampaikan pesan utama sejelas mungkin kepada komunikan.
2. Agar Mengenal Orang Lain
Dengan adanya interaksi dan komunikasi maka setiap orang dapat saling mengenali dan
memahami satu sama lain. Kemampuan mendengar/ membaca/ mengartikan pesan orang
lain dengan baik merupakan hal penting dalam aktivitas komunikasi.
3. Agar Pendapat Diterima Orang Lain
Komunikasi secara persuasif seringkali dilakukan untuk menyampaikan gagasan atau ide
seseorang pada orang lain. Tujuannya adalah agar ide dan gagasan tersebut diterima
4. Menggerakkan Orang Lain
Komunikasi dengan cara persuasif dapat membangun kesamaan persepsi dengan orang lain.
Selanjutnya, kesamaan persepsi tersebut digunakan untuk menggerakkan orang lain sesuai
dengan keinginan kita.
 Syarat-Syarat Komunikasi
1. Sumber (Source)
Yang dimaksud dengan sumber (source) adalah dasar dalam penyampaian informasi/
pesan yang tujuannya untuk memperkuat isi pesan tersebut. Beberapa sumber komunikasi
misalnya buku, lembaga, orang yang dianggap ahli, Google, dan lain sebagainya
2. Komunikator
Komunikator adalah pelaku yang menyampaikan pesan kepada pihak lain. Pelaku penyampai
informasi ini bisa seorang individu (penulis, pembicara, blogger, dan lain-lain), bisa dalam
bentuk kelompok, atau organisasi komunikasi (radio, TV, surat kabar, majalah, dan lain-lain).
3. Komunikan
Komunikan adalah pihak yang menerima pesan atau informasi dari komunikator.
Pelaku penerima informasi ini bisa seorang individu maupun organisasi.
4. Pesan
Pesan adalah keseluruhan informasi yang disampaikan oleh komunikator. Sebuah pesan
memiliki tema utama sebagai pengarah dalam usaha untuk mengubah sikap dan perilaku
orang lain. Komunikasi yang baik adalah yang memiliki pesan untuk diterima oleh pihak lain
yang berkaitan.
5. Saluran (Kanal)
Saluran atau kanal adalah media yang digunakan oleh komunikator untuk menyampaikan
pesannya kepada pihak lain. Kanal ini bisa formal maupun informal
6. Hasil (Effect)
Effect adalah hasil akhir dari komunikasi dimana bentuknya adalah perubahan perilaku dan
sikap dari komunikan. Perubahan tersebut bisa sesuai harapan atau tidak sesuai dengan
harapan komunikator
Macam-Macam Komunikasi
1. Komunikasi Berdasarkan Cara Penyampaiannya
Komunikasi Verbal (Lisan)
Pengertian komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjalin secara langsung tanpa adanya
jarak yang berarti. Contoh komunikasi lisan misalnya; meeting dengan klien, wawancara
kerja, atau dua orang yang sedang berbicara.
Komunikasi lisan bisa juga terjadi secara jarak jauh. Misalnya pembicaraan melalui
teleconference, berbicara melalui telepon, dan video call.
Komunikasi Tertulis
Saat ini komunikasi dengan tertulis biasanya dilakukan melalu aplikasi atau media teknologi.
Misalnya; mengirim pesan melalui email, chatting melalui aplikasi WhatssApp/ BBM/
Facebook Messenger.
2. Komunikasi Berdasarkan Maksud
Komunikasi dapat juga dibedakan berdasarkan maksud dari komunikator. Kemauan dari
komunikator merupakan faktor utama dalam proses penyampaian pesan.
Beberapa jenis komunikasi berdasarkan maksud diantaranya adalah:
Pidato
Pemberian saran atau kritik
Memberikan perintah
Memberikan ceramah
Wawancara
3. Komunikasi Berdasarkan Ruang Lingkup
Selanjutnya, komunikasi dapat juga dibedakan berdasarkan ruang lingkupnya,
diantaranya adalah:
Komunikasi Internal
Ini merupakan jenis interaksi yang berada dalam batas ruang lingkup organisasi dimana
interaksi hanya terjadi antar individu di dalam organisasi itu saja.
Komunikasi internal ini dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
Komunikasi vertikal; perintah atasan, teguran, arahan, dan lainnya.
Komunikasi horizontal; diskusi atau bertukar pikiran antar anggota organisasi yang
posisinya sama
Komunikasi Eksternal
Ini merupakan jenis komunikasi yang dilakukan sebuah organisasi kepada publik,
misalnya jumpa pers, pameran dan publikasi, program TV dan Radio, bakti sosial
4. Komunikasi Berdasarkan Aliran Informasi
Dalam komunikasi terdapat beberapa arah dalam penyampaiannya, diantaranya adalah:
Komunikasi satu arah; yaitu komunikasi yang datang dari satu pihak, misalnya guru
dan murid.
Komunikasi dua arah; yaitu komunikasi yang sifatnya dua arah dimana dua individu
saling memberikan pesan dan feedback satu dengan yang lain.
Komunikasi ke atas; yaitu komunikasi yang berasal dari bawah ke atas, misalnya
informasi yang di sampaikan bawahan kepada atasan.
Komunikasi ke samping; yaitu komunikasi yang tercipta karena adanya kesamaan
kedudukan, atau komunikasi antara dua individu yang posisinya sejajar.
Contoh : Studi Kasus tentang Komunikasi vs Budaya

PENGETAHUAN TTG BUDAYA

Communication is Culture
Culture is Communication

Bahasa sebagai peta budaya

Salah satu kelebihan manusia dr

binatang adl bhw manusia berbahasa

Bahasa adl representasi budaya

 Komunikasi vs Budaya
1. Setiap praktik komunikasi pada dasarnya adalah suatu
representasi budaya
2. Inti budaya adl komunikasi karena budaya muncul karena
komunikasi
3. budaya adl kode yg dipelajari bersama
4. Budaya adl jawaban kolektif akan pertanyaan mendasar ttg:
siapa kita, bagaimana
tempat kita didunia ini, bagaimana kita menjalani kehidupan
kita
5. Budaya memandu persepsi kita akan dunia, bagaimana org
berpikir tentang kita, hubungan kita dengan org lain, bgm kita
menetapkan dan mencapai tujuan kita, dan bgm kita
mempertukarkan pesan
6. Tiap kelompok budaya punya peta yang berbeda utk
merepresentasikan realitas budaya mereka
7. Ucapan yg sama bisa jadi maknanya berbeda
Contoh Kasus :

Seorang kuli beretnik pakistan melayani turis lokal di Melbourne.

Tiap instruksi selalu dijawab “yes sir”. Setelah berkali2 memberi
instruksi si turis menanyakan “what’s your name”
“yes, sir”
“what’s your name?”
“yes, sir”
“why do you keep saying “yes,sir-yes sir?”
“my name is yashir, sir”
(sebenarnya jawaban kuli itu adalah yashir, tapi bunyinya mirip Yes
Sir di telinga sang turis)
• Satu pasangan muda bersuka cita mengetahui sang istri hamil
muda. Tapi mereka sepakat merahasiakan sblm dpt kepastian
dr dokter. Tiba2 datang karyawan PLN menyerahkan tagihan
listrik bulan lalu
• Petugas PLN “Nyonya terlambat 1 bln”
• Istri “bapak tahu dari mana? Papa tolong nih bicara sama org
PLN ini...!”
• Suami : “bagaimana anda bisa tahu masalah kami?”
• Petugas : “ semua tercatat di kantor kami”
• Suami : “bagaimana PLN tahu rahasia keluarga saya”
• Petugas :”ya tahu donk, lha wong catatannya ada pada kami”
• Suami : “ jadi saya mesti bgm agar berita ini dirahasiakan”
• Petugas : “ya mesti bayar dong pak”
• Suami : (sialan, gue diperes nih) “kalau saya tidak mau bayar
bagaimana?”
• Petugas : “Ya, punya bapak terpaksa kami putus”
• Suami : ..................??????!!!
Orang yang berasal dari budaya yang sama
pun dan berbahasa ibu yang sama juga bisa
memberikan makna yg beda terhadap kata-
kata yg sama bila tdk tahu konteksnya