PENGERTIAN KOORDINADI

Adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang

terpisah pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien
3 MACAM KETERGANTUNGAN
Menurut James D. Thompson, ada 3 macam saling ketergantungan
diantara satuan-satuan koordinasi yaitu
a. Saling ketergantungan yang menyatu
Hal ini terjadi, apabila satuan-satuan organisasi tergantung satu
sama lain untuk pelaksanaan kegiatan harian, tetapi untuk suatu hasil
akhir yang menyeluruh tergantung pada prestasi baik setiap satuan.
b. Saling ketergantungan yang berurutan
Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya
terlebih dahulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
c. Saling ketergantungan timbal balik
Merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan
organisasi.
MASALAH DALAM KOORDINASI
Masalah-masalah dalam Pencapaian Koordinasi yang efektif
paul R. Lawrence dan Jay W.Lorch mengemukakan 4 tipe perbedaan
dalam sikap dan cara kerja diantara bermacam-macam individu dan departemen-
departmen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-
bagian organisasi secara efektif yaitu:
a. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan-tujuan tertentu.
Para anggota departemen yang berbeda menegembangkan pandangan
mereka sendiri tentang cara terbaik mencapai kepentingan organisasi. Sebagai
contoh, bagian penjualan lebih mengutamakan jenis produk/diversifikasi dari
pada kualitasnya. Para akuntan melihat pengendalian biaya sebagai faktor
terpenting untuk kesuksesan organisasi. Sementara manajer pemasaran
mengemukakan bahwa desain produk yang paling esensial.
b. Perbedaan dalam orientasi waktu.
Beberapa anggota suatu organisasi seperti para manajer produksi akan
lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus segera di selesaikan.
Sedangkan para manajer penelitian dan pengembangan mungkin
memperhatikan masalah-masalah jangka panjang.
 c. Perbedaan orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi lebih memerlukan komunikasi dan pembuatan
keputusan yang cepat agar prosesnya lancar. Sedangkan kegiatan penelitian
dan pengembangan dapat berkomunikasi dengan santai dan setiap orang dapat
mendiskusikan ide-ide merekan satu dengan lainnya.
d. Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin punya metode-metode
dan standart-standart yang berbeda untuk mengevaluasi kemajuan terhadap
tujuan-tujuan dan untuk balas jasa para karyawan. Sebagai contoh departemen
produksi secara nyata menetapkan standart biaya, kualitas dan penjadwalan.
Sistem pengendaliannya dimana kualitas dan kuantitas di awasi secara ketat,
proses evaluasi dan balas jasa di lakukan formal. Dalam departemen
personalia standart pelaksanaan dapat lebih longgar seperti “peningkatan
kualitas bidang personalia”, diamana karyawan di evaluasi kualtas kerjanya
selama periode tertentu.
3 PENDEKATAN
Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif.
manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengaruh umum kegiatan-kegiatan
serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi yang relatif sederhana
tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Pendekatan kedua menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan
organisasi menjadi lebih saling tergantungan lebih luas dalam ukuran dan
fungsi. Pendekatan ketiga, disamping peningkatan koordinasi potensial,
mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Dalam beberapa situasi adalah tidak
efisienuntuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat
dilakukan dengan penyediaan tambahan sumber daya – sumber daya untuk
satuan-satuan organisasi atau pengelompokan kembali satuan-satuan
organisasi agar tugas-tugas dapat dapat berdiri sendiri.
Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar
a. Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal,
hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan
 integrasi bila di rumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan
yang tepat.
b. Aturan dan prosedur
Aturan-aturan dan prosedur-prosedur adalah keputusan-keputusan
manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga
dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan
rutin.
c. Rencana dan penetapan tujuan
Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk
pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap
sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak
mampu lagi memroses seluruh informasi yang diperlukan untuk
mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan organisasi.
RENTANG MENEJMEN
Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan
yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara
rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan
bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk
mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif

Penentuan rentang manajemen yg tepat

Ada dua ulasan utama mengapa penentuan rentangan yang tepat adalah
penting. Pertama, rentang manajemen, mempengaruhi penggunaan efisien dari
manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Terlalu melebarnya
rentangan dapat berarti bahwa manajer harus mengendalikan jumlah bawahan yang
besar sehingga menyebabkan tidak efisien. Rentangan yang berlalu sempit dapat
menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya. Kedua, ada hubunga antara
rentang manajemen, struktur organisasi akan berbentuk “tall” dengan banyak tingkat
pengawasan diantara manajemen puncak dan tingkat paling rendah. Rentang
manajemen yang melebar akan mengahasilkan struktur yang berbentuk “flat” yang
berarti tingkatan manajemen semakin sedikit. Struktur ini akan mempengaruhi
efektifitas manajer di semua tingkatan.

PILIHAN DALAM MENINGKATKAN JUMLAH KARYAWAN

 Organisasi dengan meningkatnya jmlah karyawan mempunyai tiga
pilihan : (1) rentang manajemen naik , (2) birarki tingkatan manajemen naik, atau
(3) kombinasi keduanya. Masing-masing pilihan mempunyai kelemahan dan
kebaikan.
Alasan digunakannya rentang manajemen yang melebar (pilihan
pertama) adalah bahwa tingkatan hirarki yang semakin tingggi cenderung
mengurangi kecepatn waktu penyebaran informasi dari atas ke bawah. Lebih
lanjut, lebih banyak jumlah tingkatan yang harus dilalui informasi, lebih besar
kemungkinan penyimpangan atau distorsi. Penambahan tingkatan manajemen
juga memakan biaya, karena mmerlukan penambahan gaji manajerial. Rentang
manajemen yang melebar berarti menggunakan sumber daya manajer secara
efisien.
Alasan digunakannya rentang manajemen yang menyempit (pilihan
kedua) adalah bahwa pada umumnya moral dan produktifitas karyawan akan
meningkat dalam organisasi-organisasi kecil daripada dalam organisasi-organisasi
besar. Penggunaan rentangan yang terlalu melebar berarti bahwa manajer tidak
akan dapat menjalankan fungsinya dengan efektif, dan mencurahkan perhatiannya
kepada seluruh bawahan secara perseorangan. Koordinasi dan koopersi
berkembang baik, karena setiap invidu harus mengelola fungsi sendiri dan denga
bantuan minimum dari atasan.

Banyak studi menunjukkan bahwa besarnya organisasi dapat menjadi

variabel penting dalam penentuan rentangan yang tepat .Juga,untuk beberapa tugas
tertentu seperti operasi produksi yang berulang,rentangan yang menyempit akan
menaikkan moral dan efesiensi.Tugas lain,seperti riset dan pengembangan,mungkin
lebih baik ditangani melalui rentangan yang melebar

a. Faktor- factor yang Mempengaruhi Rentangan Manajemen

1. Kesamaan fungsi-fungsi : semakin sejenis fungsi-fungsi yang di

laksakan oleh kelompok kerja,rentangan semakin melebar.
2. Kedekatan geografis : semakin dekat kelompok kerja yang di
tempatkan ,secara phisik,rentangan semakin melebar.
3. Tingkat pengawasan langsung yang di butuhkan : semakin sedikit
pengawasan langsung yang di butuhkan ,rentangan semakin melebar.
4. Tingkat koordinasi pengawasan yang di butuhkan : semakin berkurang
koordinasi yang di butuhkan,rentangan semakin melebar.
5. Perencanaan yang di butuhkan menajer : semakin sedikit perencanaan
yang dibutuhkan,rentangan semakin melebar.
6. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawasan : lebih banyak
bantuan yang di terima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti
penarikan,latihan, dan pengawasan mutu,rentangan sekmakin melebar.