BDK Makassar

PELATIHAN TEKNIS
PENYUSUNAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR

Penilaian Kebutuhan dan

Identitas Judul SOP

Sitti Jumriati Sambe

Widyaiswara Ahli Madya

082187079410 stjumriati@gmail.com
 W

PENILAIAN KEBUTUHAN

TUJUANdiscuss:

UNTUK MENGETAHUI TINGKAT KEBUTUHAN

SUATU ORGANISASI DALAM MENGEMBANGKAN
SOP YANG DIMILIKI.
UNTUK MENENTUKAN RUANG LINGKUP, JENIS DAN
JUMLAH SOP YANG DIBUTUHKAN
Langkah-langkah penilaian
kebutuhan SOP AP berdasarkan
Tugas dan Fungsi
1. Menciptakan Komitmen 2. Menyusun Rencana Tindak Penilaian Kebutuhan
Pimpinan
Ketegasan pimpinan, mau Membantu menjaga komitmen kerja, menunjukkan
menerima dan melakukan akuntabilitas kerja dan membantu utk fokus pada apa yg
perubahan – Agent of change ingin dicapai dari proses.

No Uraian Kegiatan Output Penanggungjawab Jadual

           

           

           

           
3. Melakukan Penilaian
Kebutuhan
- Sudah ada SOP, lakukan penyempurnaan
secara berkesinambungan
- Melihat kembali informasi yang diperoleh
dari hasil evaluasi, terutama terhadap hal
yang tidak relevan dengan SOP tsb
- Melakukan identifikasi terhadap kegiatan
yang belum tercakup SOP baik karena
perubahan struktur maupun karena
terlewatkan
- Belum ada SOP, penilaian kebutuhan dimulai
dengan:
- Mempelajari aspek lingkungan operasional,
peraturan perundang-undangan, petunjuk
teknis maupun dokumen-dokumen internal
organisasi yang memberikan pengaruh
terhadap proses organisasi
- Proses akan menghasilkan kebutuhan
sementara mengenai SOP apa yang perlu
dibuat
 W

4. Membuat Daftar SOP Yang Akan

Dikembangkan

Memperhatikan:

What happens
1. Dampak offline
yang akan terjadi bila SOP
dikembangkan dan diimplementasikan
Presentations are tools that can be used as
2. Keterkaitan dengan tugas dan fungsi
demonstrations, lectures, speeches, reports, and
3. Keterkaitan
more. It is mostlydengan
presented peraturan perundang-
before an audience.

SOP YANG AKAN DIKEMBANGKAN ALASAN

undangan
To create a stunning presentation, it's best to NO PENGEMBANGAN
simplify your thoughts. Start with an outline of
4. Keterkaitan dengan pelayanan kepada
topics and identify highlights, which can be
BIDANG SOP

applied to whatever subject you plan on discussing.

masyarakat/stakeholder
5. Keterkaitan denaan prosedur lainnya
5. Pertimbangan penyusunan SOP.
a. Melakukan analisis terhadap SOP yang telah ada berdasarkan daftar yang
dikembangkan dalam tahapan huruf d. Tahapan yang lebih mendalam dilakukan
dengan melihat kembali pada setiap SOP yang ada, dan mengidentifikasi bagian-
bagian mana saja yang perlu dikembangkan, direvisi, diganti, atau dihilangkan.
SOP yang berkaitan dengan hukum dan perundangan harus memiliki prioritas yang
tinggi untuk dikembangkan.
b. Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP. Tahap akhir dari penilaian
kebutuhan SOP, harus membuat sebuah laporan atau dokumen penilaian
kebutuhan Sop. Dokumen memuat:
1) Hasil kesimpulan semua temuan dan rekomendasi yang didapatkan dari proses
penilaian kebutuhan ini.
2) Penjelasan berbagai prioritas yang harus dilakukan segera dengan
mempertimbangkan kemampuan organisasi.
3) Membuat alasan yang rasional untuk setiap pengembangan, baik penambahan,
perubahan, penggantian, maupun penghapusan berbagai SOP yang telah ada.
4) Jika organisasi belum memiliki SOP, alasan mengapa diperlukan SOP tersebut.
 W

Identifikasi judul SOP AP

1. Identifikasi tugas dan fungsi;

Identifikasi judul SOP AP

2. Identifikasi judul SOP AP berdasarkan tugas dan fungsinya;

3. Praktek Pembuatan Judul SOP AP

4. Reviu SOP AP
1. Identifikasi tugas dan fungsi
Asumsi:
a. Setiap unit organisasi dapat dipastikan selalu
memiliki peraturan mengenai organisasi dan tata
kerja sebagai dasar pembagian struktur organisasi
serta pembagian tugas dan fungsi organisasinya;
b. Tugas dan fungsi unit organisasi terbagi habis
seiring dengan pembagian struktur organisasi dari
tingkatan tertinggi sampai dengan tingkatan
terendah;
c. Setiap tugas dan fungsi struktur terendah dalam
unit organisasi dapat dipastikan mencerminkan
fungsi dari tugas dan fungsi struktur tingkat atasnya
sampai struktur yang paling tinggi atau dengan kata
lain bahwa tugas dan fungsi yang ada di dalam
struktur terendah merupakan operasionalisasi tugas
dan fungsi seluruh tingkatan yang ada dalam
struktur organisasi yang bersangkutan;
4. Tugas dan fungsi unit organisasi tercerminkan
dari output final atau end product (keluaran
akhir) yang dihasilkan oleh seluruh tingkatan
struktur organisasi yang bersangkutan baik
yang berupa barang/benda (dokumen) yang
berdimensi produk maupun berupa
jasa/kegiatan yang berdimensi proses;
5. Judul SOP AP dirumuskan berdasarkan output
final yang didahului aspek kegiatan (aspek
prosedur) secara keseluruhan (makro)
maupun secara parsial (mikro), yaitu: saat
awal (pra), pada saat (in) dan setelahnya
(pasca);
6. Setiap Unit organisasi pemerintah memiliki
fungsi operating core (fungsi utama), fungsi
techno-structure (fungsi bantuan teknis)
seperti pengawasan dan fungsi support staff
(fungsi pendukung/kesekretariatan) sehingga
judul-judul SOP AP sangat ditentukan jenis-
jenis fungsi yang diemban oleh struktur
organisasi yang bersangkutan dan sekaligus
sebagai leading sector (unit inti) fungsi
tersebut;
7. Fungsi struktur unit organisasi yang sama
akan memiliki SOP AP yang relatif sama
dengan perbedaan hanya pada kolom
pelaksana dan mutu baku serta identitas
tertentu saja.
2. Identifikasi judul SOP AP berdasarkan tugas dan fungsinya

Identifikasi judul SOP AP berdasarkan tugas dan

fungsi, yaitu langkah-langkah yang ditempuh
untuk mengetahui jumlah dan judul SOP AP
berdasarkan tugas dan fungsi unit organisasi
sesuai dengan organisasi dan tata kerja yang
telah ditetapkan.
Langkah-langkah:
1) Mengidentifikasi tugas dan fungsi unit organisasi
berdasarkan Peraturan pembentukan unit
organisasi yang bersangkutan, langkah ini
ditempuh dengan mengidentifikasi uraian/rincian
tugas dari unit organisasi yang paling rendah;

2) Mengidentifikasi uraian/rincian tugas berdasarkan

4 (empat) kelompok uraian/rincian tugas, yaitu:

a) Uraian/rincian tugas perencanaan kegiatan;

b) Uraian/rincian tugas pelaksanaan kegiatan;
c) Uraian/rincian tugas monitoring, evaluasi, dan
pelaporan;
d) Uraian/rincian tugas penugasan
3) Mengidentifikasi kegiatan dari uraian/rincian
tugas unit organisasi terendah

4) Mengidentifikasi output yang berupa produk

(barang/dokumen) dan kegiatan (jasa,
pelayanan) dari kegiatan unit organisasi
terendah.
5) Mengidentifikasi aspek kegiatan dari setiap output
produk dan output kegiatan, aspek terdiri dari:

a. Penyusunan dan Pembuatan

Output yang dihasilkan berupa produk yang dimulai
dari penanggungjawab pelaksanaan kegiatan dan
diakhiri dengan pendokumentasian, aspek
Penyusunan diperlukan adanya keterlibatan Tim
dan aspek Pembuatan sebaliknya.

b. Penyelenggaraan dan Pelaksanaan

Output yang dihasilkan berupa pelaksanaan kegiatan
yang dimulai dari penanggungjawab pelaksanaan
kegiatan dan diakhiri dengan pendokumentasian,
aspek Penyelenggaraan diperlukan adanya
keterlibatan Panitia dan aspek Pelaksanaan
sebaliknya.
c. Pelayanan
Output yang dihasilkan berupa produk atau
pelaksanaan kegiatan yang dimulai dari Pemohon
dan diakhiri dengan penyerahan hasil kepada
Pemohon, aktivitas pendokumentasian dilakukan
pada saat belum diserahkan hasil akhir kepada
Pemohon.

d. Penugasan
Output yang dihasilkan berupa pelaksanaan
kegiatan yang dimulai dari atasan yang berwenang
memberi perintah dan diakhiri dengan
pendokumentasian.
6) Merumuskan judul SOP AP dari output
produk/kegiatan dari aspek kegiatan dari
output tersebut.

7) Mengelompokan seluruh judul SOP AP ke

dalam judul-judul yang memiliki kegiatan
yang sama.

8) Menentukan skala kegiatan berdasarkan

judul-judul
 W

3. Praktek Pembuatan Judul SOP AP

Keterangan:
Identitas unit organisasi diisi dengan nomenklatur unit organisasi yang
bersangkutan sesuai dengan struktur organisasi yang telah ditetapkan.
Kolom 1 : Nomor diisi dengan nomor urut tugas (sebaiknya dengan huruf Kapital A);

Kolom 2 : Tugas diisi sesuai tugas berdasarkan organisasi dan tata kerja yang telah ditetapkan
(sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan/keputusan yang ada dengan diberi nomor
angka arab, misal 1,2,3,...)
Kolom 3 : Uraian/rincian tugas diisi dengan Uraian/rincian tugas yang telah ditetapkan
(sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan/keputusan yang ada dengan diberi nomor
abjad kecil, misal a,b,c,...)
Kolom 4 : kegiatan diisi dengan kegiatan yang merupakan bagian dari uraian/rincian tugas yang
ada dengan diberi angka arab berkurung satu misal: 1),2),3),...(hal ini bersifat
opsional, bila ada dan bila diperlukan terkait dengan kompleksitas tugas yang dimiliki)

Kolom 5 : output diisi dengan output final yang dihasilkan dari penelurusan end product dari
setiap kegiatan.
Kolom 6 : aspek kegiatan diisi dengan aspek kegiatan yang terkait setiap output yang
bersangkutan
Kolom 7 : Judul SOP AP yang terdiri dari aspek ditambah output
4. Reviu SOP AP
Simulasi
Uji coba
 TERIMA KASIH

SEMOGA BERMANFAAT

BDK Makassar| Sitti Jumriati Sambe