1

MODUL PERKULIAHAN

W182100004 –
Sistem Basis
Data
ANALISA KEBUTUHAN
DATA

Abstrak Sub-CPMK 1

Analisa kebutuhan basis data Mahasiswa memahami dan menganalisis dan

melalui user story, review, analisa menerapkan analisis kebutuhan basis data
masukan dan keluaran melalui user story, document, review, analisis
masukan dan keluaran
Pendahuluan

Dalam membangun sistem , dilakukan analisis Sistem atau System Analysis

terlebih dahulu. Pengertian dari analisa sistem adalah suatu teknik atau metode
pemecahan masalah dengan cara menguraikan system ke dalam komponen-komponen
pembentuknya untuk mengetahui bagaimana komponen-komponen tersebut bekerja dan
saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan system.

Gambar 1. Tahapan Umum Perancangan / Pengembangan Sistem

Pengertian Analisa Kebutuhan Data

Analisa kebutuhan adalah suatu proses untuk mendapatkan informasi, spesifikasi

tentang perangkat lunak yang diinginkan klien/pengguna. Kedua belah pihak, yaitu klien
dan pembuat perangkat lunak terlibat aktif dalam tahap ini. Informasi dari klien yang akan
menjadi acuan untuk melakukan desain perangkat lunak.
Analisis kebutuhan merupakan satu di antara banyak aktivitas kritis pada proses
rekayasa kebutuhan perangkat lunak untuk memahami ranah permasalahan dari sistem
yang berjalan dan ranah solusi dari sistem yang akan dibuat(Yen et.al, 1998).
Ada tiga faktor yang harus dipenuhi ketika melakukan analisis kebutuhan ini, yaitu
lengkap, detail, dan benar. Lengkap artinya semua yang diharapkan oleh klien telah
didapatkan oleh pihak yang melakukan analisis. Detail maksudnya adalah berhasil

2021 Sistem Basis Data

2 Kurnia Gusti Ayu M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
mengumpulkan informasi yang terperinci. Semua data dari analisis kebutuhan ini haruslah
benar, sesuai apa yang dimaksud oleh klien, bukan benar menurut apa yang dipikirkan
oleh pihak analisis.

Metode Analisa Kebutuhan Data

Dalam mendapatkan dan menganalisa kebutuhan data dari sistem yang dibangun,
maka dilakukan pencarian fakta. Pencarian fakta dapat diartikan proses dalam
pembangunan dan pengembangan sistem, yang mencangkup langkah– langkah
analisa yang lebih mendalam agar sistem yang dihasilkan lebih baik dan bermanfaat
bagi end user atau organisasi itu sendiri. Ada beberapa metode dalam pencarian fakta
dalam mendapatkan kebutuhan data. Diantaranya sebagai berikut :

Examination Documentation dilakukan untuk :

 Untuk mendapatkan kebutuhan data dalam membangun basis data dari

dokumen – dokumen, seperti : laporan, dokumen yang ada di perusahaan,
memo yang ada di dalam perusahan.
 Untuk menjelaskan bagian dari suatu perusahaan yang berpengaruh dari
masalah yang ada, dari dokumen seperti : Struktur organisasi, visi dan misi
perusahaan, strategi dan rencana dari perusahaan, deskripsi pekerjaaan.
 Untuk mengetahui dan menjelaskan sistem berjalan ( saat ini) dari dokumentasi
seperti : diagram dan flowchart, kamus data, rancangan sistem basis data,
dokumentasi program, pemakai sistem, SOP (Standar operasional
prosedur) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai proses penyelenggaraan di unit, bagaimana dan kapan harus
dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. SOP dapat berbentuk petunjuk
tertulis yang menjelaskan apa yang diharapkan dan dibutuhkan oleh seseorang
dalam melakukan pekerjaan tertentu. SOP dapat disusun untuk semua fungsi
yang ada dalam suatu organisasi. Setiap prosedur yang dijelaskan akan
tergantung pada kebutuhan setiap fungsi tersebut. SOP dapat memperjelas
kebutuhan dan tujuan suatu pekerjaan sehingga dapat langsung diterapkan di
lapangan. Sedangkan untuk pemimpin organisasi, SOP dapat digunakan untuk
mengidentifikasi kebutuhan perubahan, menerjemahkan strategi perusahaan,
mengimplementasikan peraturan yang kompleks, dan mengevaluasi kinerja
operasional.

2021 Sistem Basis Data

3 Kurnia Gusti Ayu M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
  Peran SOP
1) Standar Kinerja
SOP sangat penting dalam penyusunan dan pelaksanaan standar
kinerja. SOP dapat membantu untuk memastikan bahwa pekerjaan yang
sama dilakukan secara konsisten oleh seluruh pekerja. SOP juga berisi
tentang tingkat kinerja yang seharusnya dapat dicapai oleh pekerja pada
berbagai macam pekerjaan.
2) Instruksi
SOP membantu pemberian petunjuk kepada seluruh pekerja tentang
bagaimana melakukan tugas mereka. Sebagai contoh, SOP dapat
memberikan petunjuk yang dapat dipelajari untuk pekerja yang baru saja
ditugaskan. Hal ini dapat membantu mereka dalam memahami pekerjaan
baru tersebut.
3) Referensi
SOP yang memiliki detail informasi yang baik tentang setiap sistem yang
ada dalam organisasi dapat menjadi referensi yang berharga. Terkadang
sangat sulit untuk mengingat setiap langkah yang harus kita lakukan
pada suatu pekerjaan. Dalam situasi ini, SOP dapat memudahkan kita
dalam menjalankan setiap tugas sesuai dengan standar yang ada.
4) Review
Dengan adanya dokumentasi prosedur untuk setiap langkah yang harus
kita kerjakan, kita dapat me-review setiap langkah yang telah kita
kerjakan. Kita dapat melihat apakah yang kita lakukan merupakan cara
yang terbaik untuk melakukannya. Jika ternyata ada cara lain yang
ternyata lebih baik, kita dapat menentukan tindakan apa yang harus
diambil untuk meningkatkan organisasi kita.
5) Kontrol
Jika SOP dikembangkan dengan baik, dokumen tersebut dapat
memberikan fungsi kontrol yang baik. Sebagai contoh dalam suatu
perusahaan, SOP dapat memberikan informasi tentang apa yang harus
kita cari saat kita mengaudit proses operasi perusahaan. SOP juga dapat
memberikan petunjuk kepada kita untuk mengevaluasi temuan audit
tentang kesesuaian terhadap regulasi yang berlaku.
6) Dokumentasi

2021 Sistem Basis Data

4 Kurnia Gusti Ayu M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 SOP merupakan catatan tertulis tentang bagaimana kita mengerjakan
operasi tertentu. Dokumen ini merupakan dokumen dasar organisasi dan
sangat penting bagi tercapainya tujuan organisasi.
Berikut contoh dari SOP pada Perusahaan :

Contoh kedua :

2021 Sistem Basis Data

5 Kurnia Gusti Ayu M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 Dari contoh SOP dari masing – masing studi kasus, jika dipelajari alur dan
penjelasannya maka kita bisa mengetahui berkas aau dokumen atau file apa saja
yang terkait dengan SOP yang terkait dari sistem yang kita analisa.
Misalkan pada contoh SOP Perubahan RI, pada penjelasan point ke 4 dijelaskan
adaya surat persetujuan perubahan yang telah ditandatangani, maka kita bisa
mencari tahu isi dari Surat tersebut untuk menjadi sumber data dalam sistem yang
kita analisa.

2021 Sistem Basis Data

6 Kurnia Gusti Ayu M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
  Wawancara adalah sebuah teknik mengumpulkan data-data berupa informasi
dari seorang narasumber, dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
Wawancara dengan kata lain adalah kegiatan tanya jawab antara pewawancara
dengan narasumber untuk mendapatkan informasi dan opini..
Tujuan dari wawancara adalah untuk mendapatkan informasi yang tepat dari
narasumber yang terpercaya, .
 Observasi proses bisnis ; Memungkinkan untuk ikut serta atau mengamati
seseorang dalam melakukan kegiatan untuk memahami kegiatan. Salah satu
factor pengamatan dapat berhasil adalah dengan mencari informasi sebanyak
mungkin tentang aktivasi tersebut
 Kuesioner adalah sebuah teknik menghimpun data dari sejumlah orang atau
responden melalui seperangkat pertanyaan untuk dijawab

Analisa Sistem Berjalan

Analisis sistem yang berjalan dilakukan dengan cara menganalisis pada objek-
objek yang diperlukan untuk sistem yang akan dirancang, dimaksudkan untuk
memfokuskan kepada fungsi sistem yang berjalan, tanpa menitik beratkan kepada
alur proses dari sistem. Dan dari hasil analisis ini divisualisasi dan
didokumentasiakan dengan UML melalui diagram use case, skenario use case dan
aktifitas diagram, pertimbangan diagram tersebut ini karena dianggap mewakili
secara keseluruhan sistem yang berjalan yang dapat dimengerti oleh user. Atau
visualisasi dapat digambarkan dengan Rich Picture Diagram.

Contoh Penggambaran Sistem Berjalan

1. Penggambaran Dengan Use Case Diagram

2021 Sistem Basis Data

7 Kurnia Gusti Ayu M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 2. Penggambaran Sistem Berjalan dengan Activiy Diagram

2021 Sistem Basis Data

8 Kurnia Gusti Ayu M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 3. Penggambaran Sistem Berjalan Dengan Rich Picture Diagram
Berikut contoh sistem berjalan pada perancangan aplikasi monitoring

Penjelasan dari gambar adalah sebgai berikut:

1. Staff membuat pengajuan perjalanan dinas secara tertulis.
2. Staff mengajukan persetujuan pengajuan perjalanan dinas kepada
Manager Operasional.

2021 Sistem Basis Data

9 Kurnia Gusti Ayu M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 3. Setelah disetujui oleh Manager, kemudian Staff membuat pengajuan biaya
perjalanan dinas.
4. Staff mengajukan persetujuan pengajuan biaya perjalanan dinas kepada
bagian Finance.
5. Bagian Finance menyetujui, setelah itu melakukan pencairan biaya
perjalanan dinas kepada staff.
6. Staff menerima biaya dan melakukan perjalanan, setelah itu membuat
rekap laporan biaya dan kegiatan perjalanan dinas.

Analisa Dokumen & Kamus Data

Dalam mendapatkan dan menganalisa kebutuhan data dari sistem yang dibangun,
maka dilakukan pencarian fakta. Pencarian fakta dapat diartikan proses dalam
pembangunan dan pengembangan sistem, yang mencangkup langkah – langkah
analisa yang lebih mendalam agar sistem yang dihasilkan lebih baik dan bermanfaat
bagi end user atau organisasi itu sendiri. Salah satu cara untuk mendapatkan
kebutuhan data ataupun sistem yaitu dengan menganalisa dokumen masukan dan
keluaran yang digunakan dari objek yang diteliti atau dari sistem yang berjalan.

Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber

ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem.
Sedangkan dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Apabila
ada

Kamus data (data dictionary) adalah suatu penjelasan tertulis tentang

suatu data yang berada di dalam database atau suatu daftar data elemen yang
terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan
analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen
data strore. Format penulisan kamus data sebagai berikut :
a. Nama dokumen : untuk menjelaskan nama dokumen tersebut
b. Alias : Nama Alias Dokumen
b. Fungsi : untuk menjelaskan kegunaan informasi yang dipakai
c. Sumber : asal dokumen
d. Frekuensi : Kapan dokumen digunakan
e. Distribusi : menjelaskan ke proses apa saja dan ke bagian mana saja informasi
itu mengalir

2021 Sistem Basis Data

10 Kurnia Gusti Ayu M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 f. Media : Bentuk dokumen
f. Struktur Data : semua yang ada di dalam formulir

Notasi penulisan struktur data :

Simbol Keterangan
Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan
=
menjadi
+ Dan
Menunjukkan suatu elemen yang
()
bersifat pilihan (opsional)
Menunjukkan elemen-elemen
{} repetitive, juga disebut kelompok
berulang atau tabel-tabel. 
Menunjukkan salah satu dari dua
[]
situasi tertentu ( seleksi )
@ Identifikasi atribut kunci
Pemisah sejumlah alternatif pilihan
|
antara simbol [ ]

Contoh Dokumen Masukan :

2021 Sistem Basis Data

11 Kurnia Gusti Ayu M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Kamus Data :

a. Nama dokumen : Surat Permintaan Barang

b. Alias : -
c. Fungsi : Mengetahui informasi pemesanan barang konsumen
d. Sumber : Bagian Produksi
e. Frekuensi : Saat barang kosong
f. Distribusi : Bagian Gudang
g. Media ‘; Kertas
h. Struktur Data = @No.Faktur + Tanggal Faktur + Dari bagian + Tanggal
diperlukan + Diperlukan Untuk + Dikirim Ke + { Jenis Barang + Tipe barang +
Ukuran + Kuantum + Keterangan } + Nama Kepala Bagian Produksi

2021 Sistem Basis Data

12 Kurnia Gusti Ayu M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
2021 Sistem Basis Data
13 Kurnia Gusti Ayu M.Kom
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/