SISTEM DAN PROSEDUR

Sistem dalam Organisasi

Disusun oleh:

Achmad Rizky Fahrizal 01/3D

Karinda Irianti 15/3D
Mahendra Frasyoga 17/3D
Rifky Avivah Husnul Khuluq 25/3D

DIII ADMINISTRASI BISNIS

ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI MALANG

MALANG

2019
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
DAFTAR ISI
2
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
3
1.2 Rumusan Masalah
4
1.3 Tujuan
5
1.4 Ruang Lingkup Pembahasan
5
BAB 2 PEMBAHASAN
2.1 Konsep Sistem dalam Organisasi
6
2.2 Teori Sistem Sosial Katz & Kahn
6
2.3 Unsur Pokok Berpikir Sistem
6
2.4 Syarat-Syarat Sistem
7
2.5 Elemen-Elemen Sistem
7
2.6 Tujuan Sistem
8
2.7 Sifat-Sifat Sistem
9
2.8 Klasifikasi Sistem
9

2
 2.9 Pendekatan Sistem
11
2.10 Karakteristik Sistem Organisasi
13
2.11 Manfaat Penggunaan Pendekatan Sistem
14
2.12 Kerugian Penggunaan Pendekatan Sistem
14
2.13 Tahap Pengembangan Sistem Organisasi
15
2.14 Jenis Sistem
15
2.15Mendeteksi Sistem yang Bermasalah .....................................................
17
2.16Alat-Alat yang di Pakai Dalam Sistem ..................................................
23
2.17 Ciri-Ciri Sistem
27
2.18 Pembentukan Subsistem
28
BAB 3 PENUTUP
3.1 Simpulan
29
DAFTAR PUSTAKA
30

3
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema)
adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan
bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai
suatu tujuan. Sehingga Gerald,et.al. (1981) dalam Husaini (2009) mendefinisikan
sistem ialah tata cara kerja yang saling berkaitan, dan bekerjasama membentuk
suatu aktivitas atau mencapai suatu tujuan tertentu. Sementara itu Banghart (1990)
dalam Husaini (2009) menyebutkan bahwa sistem ialah sekelompok elemen-
elemen yang saling berkaitan yang secara bersama-sama diarahkan untuk
mencapai tujuan yang ditentukan. Lebih jauh Murdick & Ross (1982) dalam
Husaini (2009) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat unsur yang melakukan
suatu kegiatan atau membuat skema dalam rangka mencapai tujuan dengan
mengolah data dan atau energi serta barang-barang dalam waktu tertentu untuk
menghasilkan informasi dan energi atau benda.
Von Bertalanffy yang dikutip Karhi Nisjar dan Winardi (1997) dalam
Kambey (2006) menyebutkan bahwa a system is a complex of interacting
elements (suatu sistem adalah interaksi unsur-unsur yang bersifat kompleks). M.J.
Alexander (1982) dalam Kambey (2010) menyebutkan bahwa sistem merupakan
sekelompok elemen, baik yang bersifat fisik maupun non fisik yang menunjukkan
suatu kumpulan yang saling berhubungan satu sama lain dan berinteraksi
bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan sebagai sasaran akhir dari sistem
tersebut. Lebih jauh James A. O’Brien (1990) dalam Kambey (2010) memandang
sistem dari sudut input, proses, dan output, dengan demikian a system is a group
of interrelated component working together toward a common goal by accepting
inputs and producing outputs in an organized transformation process (sistem
adalah sekumpulan komponen yang terhubung satu sama lainnya, bekerja
bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima masukan dan
menghasilkan keluaran dalam suatu proses transformasi yang terorganisir).

4
 Aceng dan Suryadi (Tim Dosen UPI Bandung) (2009) menyebutkan bahwa
sistem adalah seperangkat komponen yang terdiri dari dua atau lebih, yang saling
berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan
bersama. Pengertian inipun sejalan dengan Prajudio Atmosudirdjo (1979) dalam
Aceng dan Suryadi (2009) yang menyebutkan bahwa sistem adalah setiap sesuatu
yang terdiri atas objek-objek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang
bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga
unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang
tertentu. Lebih rinci William A. Shorde (1995) dalam Eti Rochaety (2008)
menyebutkan ada sekitar enam ciri sebuah sistem, yaitu: perilaku berdasarkan
tujuan tertentu, keseluruhan, keterbukaan, terjadi transformasi, terjadi korelasi,
dan memiliki mekanisme kontrol artinya terdapat kekuatan yang mempersatukan
dan mempertahankan sistem yang bersangkutan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang makalah, ditetapkan rumusan masalah sebagai
berikut:
1. Bagaimana konsep sistem dalam organisasi?
2. Bagaimana teori sistem sosial Katz & Kahn?
3. Apa saja unsur pokok berpikir sistem?
4. Apa saja syarat-syarat sistem?
5. Apa saja elemen-elemen sistem?
6. Mengapa sebuah sistem harus mempunyai tujuan?
7. Apa saja sifat-sifat sistem?
8. Bagaimana klasifikasi sistem?
9. Mengapa suatu organisasi perlu menggunakan pendekatan sistem?
10. Bagaimana penjabaran pendekatan-pendekatan yang dilakukan dalam sistem
suatu organisasi?
11. Bagaimana penerapan sistem dalam pendidikan (organisasi pembelajaran)?
12. Bagaimana karakteristik sistem organisasi?
13. Apa saja manfaat penggunaan pendekatan sistem?

5
14. Apa saja kerugian penggunaan pendekatan sistem?
15. Dimanakah letak analisis proses dalam tahap pengembangan sistem
organisasi?
16. Berapakah jenis sistem yang ada dalam suatu organisasi?
17. Bagaimana ciri-ciri sistem?

1.3 Tujuan
Tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Memenuhi tugas dari mata kuliah Sistem dan Prosedur.
2. Memperluas pengetahuan dan wawasan tentang Sistem dan Prosedur.
3. Melatih kemampuan menulis ilmiah.

1.4 Ruang Lingkup Pembahasan

Ruang lingkup pembahasan dalam makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Konsep Sistem dalam Organisasi
2. Teori Sistem Sosial Katz & Kahn
3. Unsur Pokok Berpikir Sistem
4. Syarat-Syarat Sistem
5. Elemen-Elemen Sistem
6. Tujuan Sistem
7. Sifat-Sifat Sistem
8. Klasifikasi Sistem
9. Pendekatan Sistem
10. Pendekatan-Pendekatan Sistem Organisasi
11. Karakteristik Sistem Organisasi
12. Manfaat Penggunaan Pendekatan Sistem
13. Kerugian Penggunaan Pendekatan Sistem
14. Tahap Pengembangan Sistem Organisasi
15. Jenis Sistem
16. Ciri-Ciri Sistem

6
 BAB 2
PEMBAHASAN

2.1 Konsep Sistem Dalam Organisasi

Sistem adalah konsep sinergi, dimana konsep ini mengandaikan bahwa di
dalam suatu sistem output dari organisasi diharapkan lebih besar daripada output
individual atau output masing-masing bagian. Kegiatan bersama dari bagian yang
terpisah tetapi saling berhubungan secara bersama-sama akan menghasilkan efek
total yang lebih besar daripada jumlah bagian secara individu dan terpisah
(Mudrick et.al:1984) dalam Wahyudi (2004). Karena itulah sistem organisasi
mengutamakan pekerjaan-pekerjaan di dalam tim. Selain itu cara pandang sistem
mensyaratkan suatu pelaksanaan pekerjaan secara integratif, baik menyangkut
manusia, peralatan, metode, maupun sumberdaya yang dimanfaatkan.

2.2 Teori Sistem Sosial Katz & Kahn

Kebanyakan interaksi kita dengan orang lain merupakan tindakan
komunikatif (verbal/non verbal, bicara / diam). “komunikasi – pertukaran
informasidan transmisi makna – adalah inti suatu sistem sosial atau suatu
organisasi. Termasuk dalam bentuk-bentuk interaksi sosial seperti penggunaan
pengaruh, kerja sama penularan sosial atau peniruan dan kepemimpinan yang
dimasukkan dalam konsep organisasi.

2.3 Tiga Unsur Pokok Berpikir Sistem

1. Sains Sistem
Merupakan sebuah ekplorasi ilmiah tentang sistem dalam berbagai bidang
ilmu.
2. Sistem Teknologi
Merupakan problem yang muncul dalam teknologi modern dan masyarakat.
3. Filsafat Sistem
Merupakan re-orientasi pemikiran dan pandangan dunia ilmiah tentang
paradigma baru (Husaini, 2009:42).

7
2.4 Syarat-Syarat Sistem
1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.
2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting
dari pada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

2.5 Elemen-Elemen Sistem

Sistem (Kambey, 2010:36-39) dapat dikatakan memiliki elemen-elemen
sebagai berikut:
1. Tujuan
Sebuah sistem harus memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan tersebut
berfungsi sebagai motivasi untuk mengarahkan sistem. Tujuan sistem informasi
bergantung pada kegiatan yang ditangani oleh organisasi yang
mengimplementasikan sistem informasi tersebut.
2. Masukan (input)
Masukan (Input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem
dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal
berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang
berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah
informasi (misalnya permintaan jasa dari pelanggan). Pada sistem informasi,
masukan dapat berupa data transaksi, dan data non-transaksi (misalnya surat
pemberitahuan) serta instruksi.
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transfer misi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi dan produk,
tetapi juga bisa hal-hal yang tidak berguna. Misalnya saja sisa pembuangan atau
limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa pemanasan bahan mentah. Pada
rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien. Pada sistem
informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang bermacam-macam. Meringkas

8
data, melakukan perhitungan, dan mengurutkan data merupakan beberapa contoh
proses.
4. Keluaran (output)
Keluaran merupakan hasil dari pemrosesan atau hasil pengoperasian dari
suatu sistem. Keluaran dalam sistem informasi dapat berupa produk akhir
(finished product), pelayanan manusia (human service), informasi rekomendasi,
cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Mekanisme Pengendalian
Elemen mekanisme pengendalian merupakan unsur pengawasan dari
pelaksanaan proses pencapaian tujuan.
6. Umpan Balik
Umpan balik merupakan elemen yang memberikan respons atas berjalannya
suatu sistem, berupa pemeliharaan, perbaikan sistem, dan pembaharuan sistem.

2.6 Tujuan Sistem

Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin
banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa
tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara
satu sistem dengan lain berbeda-beda.
Begitu pula yang berlaku pada sistem informasi. Setiap sistem informasi
memiliki suatu tujuan, tetapi dengan tujuan yang berbeda-beda. Walaupun begitu,
tujuan utama yang umum ada tiga macam (Hall, 2001) yaitu :
1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen
2. Untuk mendukung pengambilan keputusan
3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan
Secara lebih spesifik, tujuan sistem informasi bergantung pada kegiatan
yang ditangani. Namun, kecenderunga penggunaan sisem informasi lebih
ditunjukkan pada usaha menuju keunggulan kompetitif, yang artinya mampu
bersaing dan mengungguli pesaing. Pada pasar swalayan, tujuan sistem informasi
adalah untuk mengurangi antrian (karena pemasukan data dapat dilakukan dengan
cepat oleh kasir melalui pembacaan barcode), meningkatkan keakurasian dan

9
sekaligus palayanan kepada pelanggan, serta mempercepat pemantauan terhadap
sediaan barang. Pada bank, sistem informasi ditujukan untuk meningkatkan
kepuasan nasabah. Misalnya, nasabah dipermudah dalam memperoleh informasi
tabungan melalui fasilitas telepon, mengambil uang di counter-counter ATM, dan
bahkan melakukan transfer via internet. Perusahaan buku online dapat membantu
pembeli untuk mendapatkan buku-buku yang diperlukan dengan mudah dan
sekaligus dapat mengurangi biaya operasional karena tidak perlu menyediakan
toko atau ruang pemeran secara fisik.

2.7 Sifat-Sifat Sistem

1. Selalu terdiri dari lebih dari satu subsistem.
2. Selalu merupakan bagian dari sistem yeng lebih besar.
3. Dapat bersifat tertutup dan terbuka.
4. Selalu memiliki batas-batas sistem.
5. Sistem tertutup cenderung mengalami kemunduran (entropi).
6. Rasio input, proses, dan output diperlukan untuk mempertahankan
keseimbangan dinamis dan mempertahankan kehidupannya.
7. Memerlukan umpan balik untuk menjaga keseimbangan tersebut.
8. Perubahan cepat memerlukan kewaspadaan dengan meningkatkan mutu
subsistem antara spesialisasi dan diferensiasi struktur.
9. Akibat spesialisasi dan diferensiasi, batas sistem perlu diperluas.
10. Bertambahnya interaksi dengan lingkungannya menyebabkan sulitnya
pemecahan masalah sebuah sistem karena itu muncul istilah kontingensi
(situasional).
11. Menyeluruh (wholistic), yaitu dipahami sebagai kesatuan total bukan
atomistic (bagian-bagian).
12. Sinergi, yaitu bekerja bersama-sama, hasilnya lebih besar daripada bekerja
sendiri-sendiri (Husaini:2009).

2.8 Klasifikasi Sistem

Sebagai bagian yang sangat penting dalam mendukung suatu organisasi,

10
maka sistem dapat dilihat dalam beberapa jenis, menurut Kambey (2010:39-41)
antara lain:
1. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena proses
alamiah, dan tidak terpengaruh campur tangan manusia; seperti sistem tata surya.
Sistem buatan manusia (human mode system) adalah sistem yang dirancang
dan diciptakan manusia; seperti sistem tata organisasi,dll.
2. Sitem terbuka (open system) dan sitem tertutup (Closed system)
Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang selalu berhubungan
dengan lingkungan luarnya (interrelation) dan dipengaruhi oleh lingkungannya.
Sehingga terjadi memberi dan menerima informasi, energy, dan materi-materi dari
lingkungannya.
Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak berinteraksi dan
tidak dipengaruhi oleh lingkungannya, dan bekerja mengikuti pola yang tetap
secara sebab akibat (suatu saat sistem inipun akan dipengaruhi oleh
lingkungannya).
3. Sistem sederhana (simple system) dan sistem kompleks (sophisticated
system)
Pembagian sistem ini didasarkan pada tingkat kerumitannya. Sistem
dibedakan menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks
(misalnya otak manusia).
4. Sistem deterministic (deterministic system) dan sistem probabilistic
(probabilistic system)
Sistem deterministic (deterministic system) adalah suatu sistem yang
operasinya dapat diramalkan secara tepat dan pasti, misalnya sistem komputer.
Sistem probabilistic (probabilistic system) adalah sistem yang tidak dapat
diramal dengan tepat dan pasti karena mengandung unsur kemungkinan, misalnya
sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk
memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak
dapat ditentukan dengan pasti.

11
5. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak (abstract system)
Sistem Abstrak adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep, misalnya
sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan tuhan.
Sedangkan sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat
dilihat, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem
transportasi.

2.9 Pendekatan Sistem

Sistem dapat diartikan sebagai gabungan sub-sub sistem yang saling
berkaitan. Organisasi sebagai suatu sistem akan dipandang secara keseluruhan,
terdiri dari bagian-bagian yang berkaitan (sub-sistem), dan sistem/organisasi
tersebut akan berinteraksi dengan lingkungan.
Model sistem sebagaimana digambarkan oleh Bertalanffy yang terkenal
dengan General System Theory (GST)-nya yang dikutip Husaini (2009) sebagai
berikut; (1) input organisasi; biasanya diperoleh dari lingkungan, seperti bahan
mentah, manusia, modal, dan informasi (2) proses transformasi; kegiatan dalam
organisasi, seperti sistem produksi, pengendalian, administrasi (3) output;
keluaran yang dihasilkan ke lingkungan, seperti produk, keuntungan, informasi
(4) feedback; umpan balik.
Sehingga setiap organisasi memiliki pendekatan-pendekatan dalam
sistemnya yang meliputi penerapan konsep-konsep dan strategi yang cocok dari
teori-teori sistem guna mempermudah pemahaman tentang organisasi dan praktik
manajerialnya.
Pendekatan-pendekatan yang dilakukan dalam sistem suatu organisasi
sebagaimana dikemukakan oleh Mamduh M. Hanafi (2003), dapat dijabarkan
sebagai berikut:
1. Sistem terbuka
Sistem yang terbuka berarti sistem tersebut berinteraksi dengan lingkungan.
Sebaliknya sistem yang tertutup adalah sistem yang tidak berinteraksi dengan
lingkungan. Semua organisasi merupakan sistem terbuka, meskipun dengan
tingkat yang berbeda-beda.

12
2. Sub-sistem
Sub-sistem merupakan bagian dari sistem. Dalam sistem, sub-sub sistem
saling mempengaruhi. Sehingga agar dapat mengendalikan sistem dengan
seksama dan sinergis, maka sistem harus dilihat secara komprehensif, artinya
sistem dapat terbangun bila sub-sub sistem berfungsi secara sempurna.
3. Sinergi
Jika sub-sub sistem bekerjasama, maka hasil yang diperoleh akan lebih
efektif dibandingkan bekerja secara sendiri-sendiri. Sinergi sering dikaitkan
dengan merger dimana dua organisasi yang bersatu akan lebih efisien
dibandingkan dengan jika dua organisasi berjalan sendiri-sendiri, terutama pada
organisasi-organisasi yang mengelola produk.
4. Batasan sistem
Batasan sistem membatasi sistem dengan lingkungannya. Dalam sistem
yang terbuka, biasanya batas tersebut fleksibel, berbeda dengan sistem tertutup,
batas tersebut kaku.
5. Aliran
Input akan mengalir ke sistem, kemudian diproses oleh sistem, dan keluar
sebagai output.
6. Feedback
Feedback atau umpan balik merupakan elemen penting dalam pengendalian.
Umpan balik informasi diberikan ke orang-orang yang tepat dalam organisasi,
kemudian diproses lebih lanjut. Sehingga jika sesuatu melenceng dari rencana
yang telah ditetapkan, maka perbaikan bisa segera dilakukan.
7. Entropi
Entropi merupakan proses dimana sistem menuju ke kehancuran. Jika satu
organisasi tidak mampu memproses feedback dengan baik dan tidak bisa
menyesuaikan perubahan selera konsumen/ stakeholders, maka akan mengalami
kebangkrutan dan mati.
Aliran sistem percaya bahwa aliran sistem akan menyerap aliran lainnya,
atau berkembang menjadi aliran yang dominan dengan definisi aliran yang jelas.

13
2.10 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik, diantaranya yaitu :
a. Komponen (components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa
subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi
khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem
lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu
sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang
lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang
menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang
merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu
kelangsungan hidup sistem.
d. Penghubung (interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan
sumbar-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran
(output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem
lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk
mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
e. Masukan (input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa
masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat
beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk
mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program

14
adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan
data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran (output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk
subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan
adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan,
sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan
keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan bersila
bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.11 Manfaat Penggunaan Pendekatan Sistem

1. Mengoptimalkan hasil penggunaan sumber daya yang efisien.
2. Salah satu alat pengendali biaya.
3. Mengefisienkan aktivitas dalam kantor.
4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi.
5. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.

15
2.12 Kerugian Penggunaan Pendekatan Sistem
1. Pengoperasian kurang fleksibel.
2. Perubahan pada sistem atau subsistem, akan mengubah metode dan
prosedur suatu organisasi.
3. Memerlukan waktu sosialisasi.
4. Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi.

2.13 Tahapan dalam Pengembangan Sistem

1. Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari.
2. Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan.
3. Analisis proses yang sedang berjalan.
4. Rencanakan proses yang dikembangkan.
5. Buat proses baru.

2.14 Jenis Sistem

1) Sistem pada tingkatan operasional, adalah sistem informasi yang memonitori
setiap aktivitas administrasi di kantor. Sistem dasar yang digunakan pada
aktivitas rutin ini ditunjang oleh TPS (transaction processing system) berupa
sistem komputer yang mencatat hasil transaksi harian dalam bisnis, seperti
sistem pemasukan data penjualan, data pembayaran gaji atau tagihan,dan
sebagainya.
2) Sistem pada tingkatan staf (operasional), adalah sistem informasi yang
mendukung pekerjaan pegawai teknis (pegawai yang membutuhkan
pengetahuan khusus dalam bekerja seperti arsitek atau programmer, yang
menciptakan nilai tambah pengetahuan bagi organisasi) maupun pegawai
administrasi (pegawai yang memproses data dan informasi suatu organisasi
seperti sekretaris atau pengelola data personalia suatu organisasi). Beberapa
sistem yang dapat digunakan, antara lain Microsoft Office, document imaging
system, dan lain-lain. Sistem pengolahan data (word processing) merupakan
sistem yang paling banyak digunakan di kantor, karena memproduksi dokumen
dan informasi merupakan aktivitas utama sebuah kantor.

16
3) Sistem pada tingkatan manajemen, adalah sistem yang mendukung aktivitas
perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan pengambilan keputusan yang
dilakukan oleh manajer tingkat menengah.
Menurut Laudon (2004) ada 2 sistem yang diklasifikasikan dalam sistem ini:
a. Sistem informasi manajemen (Management Information System-MIS),
adalah sistem informasi yang mendukung fungsi perencanaan,
pengorganisasian, pengawasan dan pengambilan keputusan dengan
menyediakan ringkasan rutin tentang aktivitas pekerjaan.
b. Sistem pendukung keputusan (Decision Support System – DSS), adalah
sistem informasi pada tingkatan manajemen yang mengkombinasikan data
dengan sistem analisis data untuk mendukung pengambilan keputusan yang
terstruktur maupun tidak.
4) Sistem pada tingkatan strategis, adalah sistem informasi yang mendukung
aktivitas perencanaan jangka panjang (strategis) yang dilakukan oleh manajer
senior,yang biasa dikenal dengan nama ESS (executive support system). Sistem
ini ditujukan untuk menangani masalah yang tidak rutin terjadi dan
membutuhkan pertimbangan, evaluasi, dan solusi yang tidak normal. ESS
didesain untuk data mengenai peristiwa eksternal, seperti diterbitkannya aturan
pajak terbaru atau layanan administrasi baru pesaing. Namun sistem ini juga
mampu menyarikan data dari MIS atau DSS internal, seperti berapa pegawai
yang telah menerima training program komputer terbaru atau berapa jumlah
pegawai administrasi yang membutuhkan training pajak terbaru.

2.15 Mendeteksi Sistem yang Bermasalah

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan
seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan
sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena :
a. Waktu (overtime).
b. Lingkungan sistem yang berubah.
c. Perubahan prosedur operasional.

17
Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang
meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke
sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen
dari programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang
memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil
(minor).
Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

1. Relevansi (relevancy).
2. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan
(completeness),
kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
3. Ketepatan waktu (timeliness).
4. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan
biaya (cost).
5. Efisiensi (eficiency).
6. Dapat dipercaya (reliability).
7. Kegunaan (usability).

Relevansi (relevancy)
Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan
managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan,
informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.

Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

 Banyak laporan yang isinya terlalu panjang

 Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
 Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
 Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.

18
  Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi
dan disebarluaskan.
Kelengkapan (completeness)
Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila
sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari
kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.
Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

 Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber

dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
 Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang
tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.
 Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan
data dari sumber-sumber dokumennya.
Kebenaran (correctness)
Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus
dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain :

 Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.

 Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.
 Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.
 Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.
Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi
masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.
Keamanan (security)
Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya.
Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika
informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

19
  Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.
Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas
kesalahan.
 Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.
Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak
langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).
 Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.
 Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program
mengalami kenaikan.
 Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi
staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

Ekonomi (economy)
Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya
waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian
akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan
pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut
konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek.
Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi
untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan
sistem informasi yang didapat.

Efisiensi (eficiency)
Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber
daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan
$500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan
$100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.
Efisiensi dari sistem tersebut adalah :
100.000
——- = 20%

20
500.000
Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

 Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).

 Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours
worked).
 Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
 Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
 Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of
programmers).
 Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

Dapat dipercaya (reliability)

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan
memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah
reliabilitas, antara lain :

 Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika

komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.
 Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-
rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.
 Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat
memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki
sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.
 Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
 Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
 Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat
diprediksi, sehingga perlu menguranginya.
Kegunaan (usability)

21
Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan
kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem.
Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem,
antara lain :

 Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.

 Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.
 Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
 Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.
Information systems backlog
Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang
tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.
Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to
keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update)
sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.
Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi
tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs.
Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat
terjadi :

 Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).

 Penurunan kinerja (decreasing performance).
 Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).
 System downtime.
 Transaction variances.
Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :

 Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).

 Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).
 Kenaikan biaya (increased costs).
 Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).

22
Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :
a. Keluhan pemakai (user complaints).
b. Perhatian top manajemen (top management concerns)
c. Penunjuk jalan (scouting).
d. Pengawas pemakai (user surveys).
e. Pengawas (audits).
f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

Laporan awal masalah

Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh
sistem analis untuk studi awal (preliminary study). Studi ini memutuskan jika
laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius  untuk menjamin perhatian lebih
lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan.
Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen
berikut:
 Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.
 Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.
 Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem
nature).
 Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.
Tipe recommendation, terdiri dari :

 Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.

 Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.
 Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail.
Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis
memutuskan apakahsistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang
baru.

23
2.16 Alat-alat yang di Pakai dalam Sistem

Secara umum, ada 4 alat sistem yang umum digunakan, yaitu:

1. Bagan beban kerja (workload chart)
Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk menyederhanakan proses kerja.
Tabel 1 merupakan workload chart yang disiapkan dari informasi yang
ditampilkan dalam ringkasan catatan dan daftar aktivitas kerja.
3 Tabel 1. Daftar Aktivitas Kerja

2. Bagan aliran kerja (work-flow chart)

Sering digunakan untuk menganalisis dan menyederhanakan pekerjaan, yaitu
alat yang membantu mengidentifikasikan tiap langkah dalam proses kerja
spesifik.

24
 4 Gambar 3. Bagan Aliran Kerja

3. Bagan layout kerja (work-layout chart)

Bagan ini sering digunakan bersamaan dengan workload chart yang
digunakan untuk menggambarkan aliran kerja yang dilakukan pada kantor.
Bagan ini secara mudah mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan yang
cenderung berulang-ulang (backtracking), yaitu pekerjaan yang seharusnya
dapat diselesaikan pada satu bagian namun harus melewati bagian atau
departemen lain yang seharusnya tidak diperlukan (criss-crossing) sehingga
inefisiensi yang ditimbulkan oleh aliran kerja dapat diminimalisir.

25
 5 Gambar 4. Bagan Layout Kerja yang Optimal

4. Bagan proses kerja (Work-Process Chart)

Bagan ini menggambarkan sebuah proses kerja yang harus dilakukan
berkaitan dengan penyelesaian sebuah pekerjaan.

26
Gambar 5. Bagan Proses Kerja

5. Diagram balok EDP (Electronic Data Processing)

Penggambaran sebuah sistem akan diintegrasikan dengan komputer umumnya
menggunakan sebuah diagram balok EDP, yang disiapkan secara berkala
untuk memudahkan programmer dalam memecahkan masalah bisnis yang
terdapat dalam sistem organisasi secara efisien dan teratur. Diagram ini
bermanfaat ketika sistem atau aplikasi yang dijalankan tidak berjalan
sebagaimana yang diharapkan atau membutuhkan modifikasi agar berfungsi
lebih baik lagi.

27
 6 Gambar 6. Diagram Aktivitas Belajar-Mengajar di Kelas

6.1 Ciri-Ciri Sistem

1. Nonsumativitas, yaitu suatu sistem tidak sekedar jumlah dari bagian-
bagiannya. Namun dia akan memperoleh identitas yang terpisah dari
masing-masing hubungan.
2. Unsur-unsur struktur, fungsi dan evlusi. Sturktur merujuk pada hubungan
antarkomponen suatu sistem. Struktur mencerminkan keteraturan.
3. Keterbukaan. Organisasi adalah sistem sosial. Batas-batasnya dapat
ditembus, yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan
lingkungannya sehingga memperoleh energi dan informasi.
4. Hierarki. Suatu sistem merupakan suatu suprasistem bagi sistem-sistem lain
di dalamnya, atau sebagai subsistem bagi suatu sistem yang lebih besar.

6.2 Pembentukan Subsistem

28
1. Pengunsuran (Factoring)
Perencanaan sistem menurut keseluruhan sistem penguraian menjadi
subsistem. Sistem hasil proses pengunsuran membentuk struktur.
Contoh :

2. Penyerderhanan (simplikasi)
Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan, keluaran dan interface
dengan subsistem-subsistem lainnya. Sehingga akan menyebabkan banyak
interface yang harus didefinisikan. Oleh karena itu diperlukan suatu
peneyderhanaan pada penggambaran interface.
Setiap jalinan adalah interface yang berpotensi untuk komunikasi antar
subsistem dan mengandung jalur informasi.

3. Pemisahan (Decoupling)
Dua subsistem yang berhubungan sangat erat membutuhkan suatu
koordinasi & penjadwalan waktu yang tepat.

29
 BAB 3
PENUTUP

3.1 Simpulan
Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan
saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai
suatu tujuan atau sistem ialah tata cara kerja yang saling berkaitan, dan
bekerjasama membentuk suatu aktivitas atau mencapai suatu tujuan tertentu.
Elemen-elemen yang dimiliki oleh sistem antara lain yaitu tujuan, masukan
(input), proses, keluaran (output), mekanisme pengendalian, dan umpan
balik (feedback).
Sifat-sifat sistem antara lain, selalu terdiri dari lebih dari satu
subsistem, selalu merupakan bagian dari sistem yeng lebih besar, dapat
bersifat tertutup dan terbuka, selalu memiliki batas-batas sistem, sistem
tertutup cenderung mengalami kemunduran (entropi), rasio input, proses,

30
dan output diperlukan untuk mempertahankan keseimbangan dinamis dan
mempertahankan kehidupannya, memerlukan umpan balik untuk menjaga
keseimbangan tersebut, perubahan cepat memerlukan kewaspadaan dengan
meningkatkan mutu subsistem antara spesialisasi dan diferensiasi struktur,
akibat spesialisasi dan diferensiasi, batas sistem perlu diperluas,
bertambahnya interaksi dengan lingkungannya menyebabkan sulitnya
pemecahan masalah sebuah sistem karena itu muncul istilah kontingensi
(situasional), menyeluruh (wholistic), yaitu dipahami sebagai kesatuan total
bukan atomistic (bagian-bagian), sinergi, yaitu bekerja bersama-sama,
hasilnya lebih besar daripada bekerja sendiri-sendiri.
Sistem diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu sistem alamiah
dan sistem buatan manusia, sistem terbuka dan sistem tertutup, sistem
sederhana dan sistem kompleks, sistem deterministic dan sistem
probabilistic. Kemudian didalam pendekatan yang dilakukan dalam sistem
suatu organisasi adalah sistem terbuka, sub-sistem, sinergi, batasan sistem,
aliran, feedback, dan entropi.

31
 DAFTAR PUSTAKA

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

ERLANGGA. Jakarta.

Hanafi, M. Mamduh. 2003. Manajemen.

Kambey, D.C. 2006. Landasan Teori Administrasi/Manajemen. Yayasan Tri

Ganesha Nusantara. Manado.

Kambey, D.C. 2010. Sistem Informasi Manajemen. Yayasan Tri Ganesha

Nusantara. Manado.

Kumorotomo, Wahyudi dkk. 2004. Sistem Informasi Manajemen dalam

Organisasi-organisasi. Gadjah Mada University Press. Yogyakarta.

Rochaety, Eti dkk. 2008. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan. Bumi Aksara.
Jakarta.

Usman, Husaini. 2009. Manajemen (Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan). Bumi
Aksara. Jakarta Timur.

UPI Bandung. 2009. Manajemen Pendidikan. Tim Dosen Adminstrasi Pendidikan.

Alfabeta. Bandung.

Winarno, W. Wing. 2006. Sistem Informasi Manajemen. UPP STIM YKPN.

Yogyakarta.

http://taliabupomai.blogspot.com/2010/05/konsep-dasar-memahami-sistem-
dalam.html

http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._PEND._LUAR_SEKOLAH/197106141998
031-JONI_RAHMAT_PRAMUDIA/Teori-Organisasi-Komunikasi-
%5BCompatibility_Mode%5D.pdf

http://blog.re.or.id/konsep-dasar-sistem-klasifikasi-sistem.htm

http://kuliah.dinus.ac.id/ika/asi1.html

32