Office Support Function ( Fungsi Administrasi )

Menurut Quible (2001), ada 5 jenis office support function:

1) Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran

minimal mencakup pengarsipan, penggandaan, dan lain lain. Biasanya fungsi ini
dilaksanakan oleh staff administrasi yang brtanggung jawab atas kegatan administrasi
sehari-hari;

2) Fungsi teknis, yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan
perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan beberapa software. Fungsi ini
biasanya dilakukan oleh staff administrasiyang tergabung dalam departemen TI suatu
organisasi;

3) Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreativ
disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis
laporan maupun membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh
seseorang asisten yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh
atasannya;

4) Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan analisis sebagai dasar

pengambilan keputusan serta keterampilan berhubungan dengan orang lain, seperti
mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staff administrasi
sebagai jenjang karir sebelum naik ke jenjang manajer pada suatu organisasi;

5) Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengoorganisasian,

pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, staffing, dan mengevaluasi
karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staff setingkat manajer yang bertanggung
jawab terhaap pelaksanaan system dan prosedur administrasi suatu organisasi

Sedangkan fungsi administrasi yang lainnya adalah ;

1) Long term situation analysis dan forecasting (Analisis situasi jangka panjang dan
peramalan)
2) Strategi planning dan Long-Term policy analysis (Perencanaan strategi dan analisis
kebijakan Jangka Panjang
3) Finance and Investment Planning (Perencanaan Keuangan dan Investasi)

4) Capital Budgeting (Penganggaran Modal)

5) Organisation Development Planning(Perencanaan Pengembangan Organisasi)

6) Staff And Power Development Planning(Perencanaan Pengembangan Staf dan Tenaga

Listrik)

7) Top Management ( Manajemen Atas)

8) Admistrative Management ( MAnajemen administrasi)

9) Information System Development ( Pengembangan Sistem Informasi )

10) Management System Development ( Pengembangan Sistem Manajemen )

11) Reporting And Accountabillity System Development (Pelaporan dan Pengembangan

Sistem Akuntansi

Contoh fungsi manajemen administrasi dalam kehidupan kantor yakni di sebuah

perusahaan garmen “fancy & luxury” yang didirikan sekitar 10 tahun yang lalu di
kota Solo. Perkembangan usaha lambat namun stabil. Selain dipasarkan di beberapa
department store, perusahaan juga membuka outlet sendiri. Saat ini perusahaan
mempunyai 4 outlet di berbagai kota. Sebagai owner Larasati mengelola sendiri
semua kegiatan usahanya, dibantu 4 supervisor di masing-masing outlet. Penetapan
supervisor Larasati memilih salah satu karayawan dari setiap cabangnya yang paling
jujur dan teliti. Dengan menangani sendiri seluruh kegiatan operasional dan
pemasaran produknya sehingga berakibat Larasati menjadi kerepotan menanganinya.
Dari kasus ini sebaiknya di dalam perusahaan harusnya mengangkat seorang manajer
kantor untuk mengelola seluruh administrasi perusahaan dan menerapkan fungsi-
fungsi administrasi.

REFERENSI
1) Fayol,H. (1918). General and industrial management. Pitmen. London
2) Gie, T.L. (2000). Administrasi perkantoran modern. Edisi ke tujuh. Liberty offset.
Yogyakarta
3) Gilbreth, L.M. (1947). The foreman in manpower management. McGraw Hill: New
York
4) Admosudirdjo, Prajudi. (1982). Kesekretarisan dan administrasi perkantoran. Edisi
ke-9. Jakarta
5) Warsidi, adi. (1999). Administrasi perkantoran. Universitas Terbuka