Fungsi Pengendalian dan Sarana Logistik

Fungsi Logistik meliputi kegiatan seperti pembelian, penerimaan, persediaan, dan distribusi. Maka
struktur informasinya meliputi:

1. Transaksi yang harus diolah mencakup permintaan pembelian, pesanan pembelian, pesanan
produksi, laporan penerimaan, tanda sediaan, permintaan pengangkutan, dan dokumen
pengangkutan.

2. Pengendalian operasional, menggunakan informasi yang ada dalam daftar dan laporan seperti
pembelian yang terdahulu, delivery terdahulu, barang tidak ada dalam persediaan, barang yang
berlebihan, laporan perputaran persediaan, ikhtisar prestasi penjualan, dan analisa prestasi
pengangkutan.

3. Informasi Pengandalian Informasi untuk logistik terdiri dari perbandingan antara tingkatan
persediaan yang direncanakan dengan aktual, harga pembelian barang, perputaran dan sebagainya.

4. Perencanaan strategik melibatkan analisis distribusi baru, kebijaksanaan baru berkaitan dengan
penjualan, dan strategi make or buy. Informasi mengenai teknologi baru, alternatif distribusi, dan
sebagainya, menjadi diperlukan.
Memaksimalkan Fungsi IT dalam Manajemen Logistik

Dalam hal manufaktir, gudang adalah sebagai sarana untuk tempat penyimpanan barang guna menunjang
operasional.Apakah itu oprasional produksi ataupun distribusi.Oleh karena itu, keberadaan gudang dianggap hanya sebagai
suporting bagi manajemen.Lain halnya dengan bagian produksi yang selalu dipandang lebih penting dibanding dengan bagian
gudang.Dalam hal investasi pun, manajemen lebih mengutamakan produksi dibanding bagian gudang.Karena manajemen
menganggap bahwa produksi adalah bisnis utama dalam hal manufaktur.Padahal, jika bagian gudang memiliki manajemen
pergudangan yang handal, maka hal ini akan memberikan kontribusi yang tidak sedikit bagi manajemen. Khususnya dalam
hal IT.Selama ini, fungsi IT di bagian gudang, kebanyakan hanya memberikan informasi yang berhubungan dengan internal
gudang, seperti posisi stock dan mutasi persediaan.Tetapi jika fungsi IT dalam manajemen pergudangan lebih dimaksimalkan,
maka akan memberikan kontribusi besar bagi manajemen. Kontribusi tersebut diantaranya adalah :

1. Mengetahui posisi penempatan barang yang dapat meminimalkan proses pencarian barang

2. Mengetahui posisi barang baik, barang rusak ataupun barang yang masih perlu penanganan lebih lanjut

3. Mengetahui posisi minimum stock yang dapat memberikan informasi bagi PPIC untuk ditindaklanjuti dengan pembelian

4. Memberikan informasi terkait dengan sistem FIFO, LIFO ataupun sistem pengambilan barang yang ditentukan

5. Sebagai dasar melakukan perencanaan pembelian

Penyelenggaraan logistik memberikan kegunaan waktu dan tempat. Kegunaan tersebut merupakan aspek penting
dari operasi organisasi baik organisasi privat maupun publik. Semua bentuk perilaku yang terorganisir membutuhkan
dukungan logistik. Nilai dalam bentuk tersedianya barang pada waktunya merupakan hasil dari proses logistik.
Ciri utama logistik adalah integrasi berbagai dimensi dan tuntutan terhadap pemindahan dan penyimpanan yang
strategis. Integrasi pemindahan (distribusi fisik) dan operasi manajemen material menuntut penyelenggaraan
manajemen logistik secara terpadu. Sekurang-kurangnya terdapat lima alasan diperlukannya manajemen logistik
terpadu, yaitu :

#besarnya saling ketergantungan antara distribusi fisik dan operasi manajemen material dalam rangka kemanfaatan
organisasi;

#konsep distribusi fisik dan manajemen material yang sempit besar kemungkinan menimbulkan keadaan yang negatif
atau gangguan-gangguan;

#untuk mengintegrasikan aktivitas distribusi fisik dan manajemen material adalah bahwa kebutuhan pengawasan
untuk masing-masing jenis operasi adalah sama;

#meningkatnya kesadaran bahwa banyak trade offs terdapat diantara ekonomi manufakturing dengan kebutuhan
pemasaran yang dapat dirujukkan oleh suatu sistem logistik yang dirancang dengan baik.

#Kebutuhan akan misi logistik tidak lagi dapat dipenuhi oleh penyebaran teknologi perangkat keras saja.
Inventarisasi logistik merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh logistik yang
dimiliki atau dikuasai atau diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan
sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah, maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan
spesifikasinya, jumlah, sumber; waktu pengadaan, harga, tempat,dan kondisi serta perubahan-
perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan logistik serta
mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi (Dwiantara &
Sumarto, 2005)
Menurut Sanderson (2000) inventarisasi memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:
a.Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasai unit organisasi/departemen
b.Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan
pengelolaan aset organisasi/negara
c.Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau negara
d.Menyediakan informasi mengenai aset organisasi/negara yang dikuasai departemen sebagai
bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen
e.Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang
perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.
Dalam pelaksanaannya, kegiatan logistik memiliki standar performa yang harus dicapai.
Adapun tingkat performa yang ingin dicapai dalam kegiatan logistik adalah terjadinya
keseimbangan antara kualitas pelayanan yang diharapkan pelanggan dengan semua biaya
yang dikeluarkan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Menurut Bowersox, ada dua faktor utama yang menentukan tingkat performa logistik, yaitu

Faktor pelayanan (service), yaitu tingkat pelayanan perusahaan kepada konsumen.

Faktor biaya (cost), yaitu biaya yang dihabiskan perusaaan untuk menangani pelayanan
kepada konsumen.
Expediting
Kata “Expediting”berasal dari kata “to expedite”yang berarti mempercepat atau memperlancar.
Pada perusahaan-perusahaan Amerika seperti Flour atau Bechtel,“Expediting”diartikan
“Aggresively Expediting” yang diartikan mempercepat dan memperlancarsecara agresif.

Tujuan utama daripada tindak lanjut expediting ini ialah optimasi monitoring secara agresif
dengan menggunakan sarana-sarananya agar dapat menunjang pelaksanaan operasihingga
sasaran dapat tercapaidalamwaktu yang tepat.
Bidang-bidang pada Expediting yaitu :
1. Bidang pembelian bertanggungjawab dalam jaminan pengedalian,konsistensinya dan
ekonomisnya pelaksanaan pembelian.
2. Bidang expediting
3. Bidang angkutan bertanggungjawab pelayanan kebutuhan dan peralatan maupun tenaga
4. Bidang pengawasan bertanggungjawab akan mutu barang yang dibeli apakah sesuai
dengan teknis yang diminta oleh pembeli.