SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA)

LANCANG KUNING DUMAI

Jl. Gunung Merapi No.1 Bumi Ayu Dumai

LAPORAN MAGANG

PELAKSANAAN DAN PROSEDUR ADMINISTRASI SURAT

MENYURAT PADA SUB BAGIAN TATA USAHA UPT. PENGELOLAAN

PERHUBUNGAN WILAYAH I

OLEH :

HENGKI

NIM. 2010090811103

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA)

LANCANG KUNING DUMAI

TAHUN 2021
 2

LEMBARAN PERSETUJUAN
LAPORAN MAGANG

Nama Mahasiswa : Hengki

No.Induk Mahasiswa : 2010090811103
Program Studi : Ilmu Administrasi Negara
Lokasi Magang : UPT. Pengelolaan Perhubungan
Wilayah I
Judul Laporan Magang : Pelaksanaan dan Prosedur
Administrasi Surat Menyurat Pada Sub
Bagian Tata Usaha UPT. Pengelolaan
Perhubungan Wilayah I

Berdasarkan hasil pelaksanaan bimbingan dan pemeriksaan

atas laporan magang yang disusun mahasiswa yang mengikuti

Program Magang STIA Lancang Kuning Dumai Tahun Akademis

2020/2021 telah layak untuk diserahkan kepada Dosen Pembimbing

Program Magang.

Dumai, Juni 2021

Dosen Pembimbing Program Magang

Lilis Wahyuni, S.Sos, M.Si

 3

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur atas kehadirat allah SWT

yang telah memberikan rahmat dan hidayah-nya kepada penulis,

sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas magang ini. Dan tidak

lupa salawat beriring salam kepada junjungan nabi besar Muhammad

SAW yang telah berjasa dengan membukakan jalan dan

perkembangan ilmu pengetahuan sekarang ini.

Tujuan dari tugas magang ini adalah untuk mengetahui

pelaksanaan dalam administrasi surat menyurat pada sub bagian tata

usaha UPT. Pengelolaan Perhubungan Wilayah I.

Adapun judul dari tugas magang ini adalah “PELAKSANAAN

DAN PROSEDUR ADMINISTRASI SURAT MENYURAT PADA SUB

BAGIAN TATA USAHA UPT. PENGELOLAAN PERHUBUNGAN

WILAYAH I”

Dengan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada pihak yang telah membantu hingga terselesainya

laporan magang ini, Terutama pada :

1. Bapak Latip, M.Si selaku ketua STIA Lancang Kuning Dumai.

2. Ibu Lilis Wahyuni, S.Sos, M.Si selaku dosen pembimbing

magang.

3. Bapak Nopriman, S.T selaku Kepala UPT. Pengelolaan

Perhubungan Wilayah I, yang telah memberikan kesempatan

 4

kepada saya untuk menyelesaikan magang dan pembuatan

laporan magang.

4. Tidak lupa juga buat ayahanda dan ibunda yang selalu mendoakan

kebaikan untuk saya selaku putranya.

Dalam hal ini penulis menyadari segala kerendahan hati dan

rasa terima kasih yang dalam mengaharapkan saran-saran dan kritikan

yang sifatnya membangun agar dapat menjadi bahan evaluasi demi

kesempurnaan tugas magang.

Akhir kata penulis berharap semoga tugas magang yang

sederhana ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca.

Dumai, Juni 2021

HENGKI
 5

DAFTAR ISI

LEMBARAN PERSETUJUAN i

KATA PENGANTAR ii

DAFTAR ISI iv

DAFTAR TABEL vi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang 1

B. Rumusan Masalah 4

C. Tujuan dan Kegunaan Laporan Magang 5

BAB II GAMBARAN UMUM UPT. PENGELOLAAN PERHUBUNGAN

WILAYAH I

A. Sejarah UPT 6

B. Keadaan dan Komposisi Pegawai 6

C. Struktur Oranisasi 8

D. Tugas Pokok dan Fungsi 12

E. Sarana dan Prasarana 14

BAB III PEMBAHASAN PELAKSANAAN DAN PROSEDUR

ADMINISTRASI SURAT MENYURAT PADA SUB BAGIAN TATA

USAHA UPT. PENGELOLAAN PERHUBUNGAN WILAYAH I

A. Pendekatan Teoritis 19
 6

B. Pendekatan Strategis 27

C. Faktor Penghambat 32

D. Faktor Pendukung 34

E. Pemecahan Masalah 35

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan 36

B. Saran 37

DAFTAR PUSTAKA
 7

DAFTAR TABEL

Tabel I.1 Jumlah Pegawai Negeri UPT. Pengelolaan Perhubungan

Wilayah I

Tabel I.2 Spesifikasi Kapal Penyeberangan di UPT Pengelolaan

Perhubungan Wilayah I

Tabel I.3 Karakteristik Pelabuhan

 8

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Unit Pelaksana Teknis Pengelolaan Perhubungan Wilayah 1

saat ini baru memasuki tahun pertama dalam pengelolaan seluruh

administrasi dan bergerak secara mandiri. Saat ini UPT belum memiliki

ruang kantor yang cukup untuk dapat menampung seluruh staff,

sehingga mengharuskan sebagian pegawai berkantor di Dinas

Perhubungan Provinsi Riau di Pekanbaru. Adapun pegawai yang

berkantor di Pekanbaru adalah Bendahara pengeluaran serta staff

bagian sarana dan prasarana. Sedangkan pegawai yang berkantor di

Dumai adalah staff bagian tata usaha dan seksi operasional.

Pada pelaksanaan administrasi, bagian tata usaha hanya

dilaksanakan oleh 1 (satu) orang kepala sub bagian dan 1 (satu) orang

pegawai ASN yang juga merupakan penata keuangan dan bendahara

penerimaan. Terdapat 3 (tiga) tenaga harian lepas (THL) yang

membantu dalam pengelolaan aset, penataan arsip, absen serta

administrasi surat menyurat, dan 2 (dua) orang tenaga harian lepas

(THL) untuk membantu penyelesaian administrasi jika Kepala UPT

sedang berada di Kantor Dinas Perhubungan Provinsi Riau di

Pekanbaru.
 9

Banyak kendala yang dihadapi pada bagian tata usaha

dikarenakan kurangnya SDM yang memiliki kemampuan untuk

mengelola administrasi secara baik dan benar, sehingga

mengharuskan pegawai yang ada secara terus menerus menggali ilmu

dengan memahami dan membaca aturan serta berkoordinasi dengan

bagian kepegawaian dan umum pada Dinas Perhubungan Provinsi

Riau demi terciptanya tata kelola administrasi yang sesuai dengan

peraturan yang telah ditetapkan, khususnya untuk administrasi surat

menyurat.

Surat pada hakikatnya adalah sebuah komposisi atau karangan.

Oleh karena itu , semua ketentuan mengenai komposisi berlaku juga

untuk surat. Surat sebagai salah satu bentuk komposisi khusus, terikat

pula oleh kaidah-kaidah khusus surat-menyurat. Kaidah-kaidah itu

perlu diperhatikan supaya surat itu memenuhi syarat penyusunan dan

dapat mencapai sasarannya secara efesien dan efektif yang dalam hal

ini mengacu pada Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah

Daerah Provinsi Riau Nomor 39 Tahun 2010.

Kegiatan surat-menyurat pada setiap organisasi merupakan

kegiatan yang dominan sekali sehingga dapat dijadikan indikator

mengenai besarnya beban kerja di dalam organisasi yang

bersangkutan. Selain itu, mutu surat-menyurat dapat menggambarkan

kondisi intern organisasi dan "kepribadian" pejabat organisasi yang

bersangkutan. Namun, kenyataan sekarang menunjukkan bahwa

 10

surat-surat pada umumnya banyak mengandung kelemahan, antara

lain:

a) bentuk surat belum sesuai tata naskah dinas;

b) pilihan kata dan penggunaan istilah tidak tepat;

c) susunan kalimat tidak lengkap, tidak jelas, terpotong-potong,

atau terlalu bertele-tele;

d) pengungkapan gagasan tidak jelas, terlalu kasar, kurang sopan,

atau sebaliknya terlalu menyanjung;

e) penggunaan ejaan banyak yang salah, tidak sesuai dengan

kaidah ejaan yang berlaku;

f) terlalu banyak menggunakan tanda baca yang tidak perlu;

g) penyusunan dan pengetikan alamat (objek surat) tidak tepat

atau kurang cermat;

h) ketikan banyak yang salah dan/atau kotor.

Berdasarkan uraian diatas maka penulis fokus untuk melakukan

magang dengan mengangkat judul: “PELAKSANAAN DAN

PROSEDUR ADMINISTRASI SURAT MENYURAT PADA SUB

BAGIAN TATA USAHA UPT.PENGELOLAAN PERHUBUNGAN

WILAYAH 1”
 11

B. Rumusan Masalah

Adapun yang menjadi masalah tujuan magang,yaitu:

1. Belum optimalnya pelaksanaan dan prosedur administrasi surat

menyurat pada sub bagian tata usaha di Unit Pelaksana Teknis

(UPT) Pengelolaan Perhubungan Wilayah 1.

2. Belum optimalnya koordinasi surat menyurat antara pimpinan di

kantor Dinas Perhubungan Provinsi Riau di Kota Pekanbaru

dengan pegawai yang berada di Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Pengelolaan Perhubungan Wilayah 1 di Kota Dumai.

3. Belum optimalnya koordinasi surat menyurat antara stake holder

pelabuhan RO-RO dengan pegawai yang berada di Unit

Pelaksana Teknis (UPT) Pengelolaan Perhubungan Wilayah 1 di

Kota Dumai.

Dari uraian tersebut diatas maka rumusan permasalahan pokok

dalam penelitian magang ini ádalah “BAGAIMANA PELAKSANAAN

DAN PROSEDUR ADMINISTRASI SURAT MENYURAT PADA SUB

BAGIAN TATA USAHA UPT. PENGELOLAAN PERHUBUNGAN

WILAYAH 1?”
 12

C. Tujuan dan Kegunaan Laporan Magang

a. Tujuan laporan magang

1. Untuk mengetahui pelaksanaan implementasi administrasi surat

menyurat pada sub bagian tata usaha di Unit Pelaksana Teknis

(UPT) Pengelolaan Perhubungan Wilayah 1 Provinsi Riau.

2. Untuk mengetahui faktor pendukung dan faktor penghambat

pelaksanaan implementasi administrasi surat menyurat pada

sub bagian tata usaha di Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Pengelolaan Perhubungan Wilayah 1 Provinsi Riau.

3. Untuk mengetahui pemecahan masalah terhadap permasalahan

administrasi surat menyurat pada sub bagian tata usaha di Unit

Pelaksana Teknis (UPT) Pengelolaan Perhubungan Wilayah 1

Provinsi Riau.

b. Kegunaan Laporan Magang

1. Bagi instansi Dinas Perhubungan Provinsi RiauUnit Pelaksana

Teknis (UPT) Pengelolaan Perhubungan Wilayah 1 Provinsi

Riau.

- Sebagai bahan informasi bagi pimpinan/atasan di Unit

Pelaksana Teknis (UPT) Pengelolaan Perhubungan

Wilayah 1 Provinsi Riau.

2. Bagi Penulis.

- Untuk mengembangankan pengetahuan penulis tentang

pelaksanaan implementasi administrasi surat menyurat

 13

pada sub bagian tata usaha di Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Pengelolaan Perhubungan Wilayah 1 Provinsi Riau.

3. Bagi mahasiswa.

- Sebagai bahan masukan dan perkembangan tentang

pengoptimalisasian administrasi surat menyurat pada sub

bagian tata usaha di Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Pengelolaan Perhubungan Wilayah 1 Provinsi Riau bagi

mahasiswa terhadap permasalahan yang sama.

 14

BAB II

GAMBARAN UMUM

UPT. PENGELOLAAN PERHUBUNGAN WILAYAH I

A. Sejarah UPT. Pengelolaan Perhubungan Wilayah I

UPT.Pengelolaan Perhubungan Wilayah I dibentuk melalui

Peraturan Gubernur Nomor 70 Tahun 2019 tentang Unit Pelaksana

Teknis Pada Dinas Perhubungan Provinsi Riau.berdasarkan

Peraturan Gubernur ini, UPT memiliki wilayah kerja lebih besar

daripada sebelumnya dimana pada saat masih bernama UPT.

Pelabuhan penyeberangan Wilayah 1, UPT hanya mengelola

pelabuhan penyeberangan yang berada di wilayah Kota Dumai.

Namun saat ini, wilayah kerja UPT mencakup Kota Dumai,

Kabupaten Bengkalis, Kabupaten Rokan Hilir, Kabupaten Rokan

Hulu danKabupaten Kampar yang berkedudukan di Kota Dumai.

B. Keadaan Dan Komposisi Pegawai UPT. Pengelolaan

Perhubungan Wilayah I

a) Keadaan UPT. Pengelolaan Perhubungan Wilayah I

Kantor UPT. Pengelolaan Perhubungan Wilayah I berada di

areal pelabuhan penyeberangan Ro-Ro Dumai – Rupat dengan

luas bangunan sebesar 180 m2 yang terbagi menjadi 4 ruangan.

Dengan semakin luasnya wilayah kerja UPT, maka saat ini UPT
 15

sedang mempersiapkan dan membuat perencanaan yang

matang, baik dari segi teknis maupun SDM. Namun, UPT masih

harus fokus dalam membenahi seluruh aspek pada Pelabuhan

Penyeberangan Dumai – Rupat dan juga pembenahan seluruh

administrasi perkantoran pada UPT. Pengelolaan Perhubungan

Wilayah I.

b) Komposisi Pegawai UPT. Pengelolaan Perhubungan Wilayah

Untuk menunjang kegiatan di UPT. Pengelolaan

Perhubungan Wilayah I, perlu di dukung dengan jumlah pegawai

secara proporsional yang akan melaksanakan tugas dan fungsi

di lingkungan UPT. Pengelolaan Perhubungan Wilayah I.

Tabel I.1
Jumlah Pegawai Negeri UPT. Pengelolaan
Perhubungan Wilayah I

Tahun 2021
No Seksi / Bagian
PNS THL Jumlah
1 Kepala UPT 1 orang - 1 orang
2 Kasubbag Tata Usaha 1 orang - 1 orang
3 Staff Bagian Tata Usaha 2 orang 5 orang 7 orang
4 Kepala Seksi Operasional 1 orang - 1 orang
5 Staff Seksi Operasional 5 orang 29 orang 34 orang
Kepala Seksi Sarana dan
6 1 orang - 1 orang
Prasarana
Staff Seksi Sarana dan
7 3 orang - 3 orang
Prasarana
Sumber Data : Dinas Perhubungan Provinsi Riau, 2021

C. Struktur Organisasi UPT. Pengelolaan Perhubungan Wilayah I

 16

Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, UPT dipimpin

oleh seorang Kepala UPT yang berada dibawah dan bertanggung

jawab kepada Kepala Dinas Perhubungan Provinsi Riau.

Susunan organisasi UPT Pengelolaan Perhubungan Wilayah I

berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 70 Tahun 2019 adalah

sebagai berikut :

a) Kepala UPT. Pengelolaan Perhubugan Wilayah I, mempunyai

tugas melakukan koordinasi, fasilitasi dan evaluasi pada sub

bagian Tata Usaha, Seksi Operasional dan Seksi Sarana dan

Prasarana,sebagaimana dalam pelaksanaan tugas dimaksud

Kepala UPT menyelenggarakan fungsi :

1) Penyusunan program kerja dan rencana operasional UPT

di wilayah kerjanya;

2) Pelaksanaan manajemen operasional lalu lintas meliputi

perencanaan, pengaturan, pengawasan, pengendalian dan

pemantauan lalu lintas jalan, sungai, danau dan

penyeberangan di wilayah kerjanya;

3) Pelaksanaan rekayasa lalu lintas dan rekayasa angkutan

barang dan jasa atau orang di wilayah kerjanya;

4) Pelaksanaan tugas pelayanan operasional terminal

penumpang, pelabuhan sungai, danau dan penyeberangan

di wilayah kerjanya;
 17

5) Pelaksanaan koordinasi, fasilitasi, dan memeriksa hasil

pelaksanaan tugas di lingkungan UPT;

6) Penyelenggaraan pemantauan, evaluasi dan pelaporan

pelaksanaan tugas sesuai dengan tugas yang telah

dilaksanakan kepada Kepala Dinas.

b) Kepala Sub Bagian Tata Usaha, mempunyai tugas sebagai

berikut :

1) Merencanakan program/kegiatan dan penganggaran pada

Sub Bagian Tata Usaha;

2) Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil

pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sub Bagian

Tata Usaha;

3) Melaksanakan koordinasi penyusunan Standar

Operasional Prosedur;

4) Mengagendakan dan mendistribusikan surat menyurat;

5) Melaksanakan fasilitasi administrasi kepegawaian,

administrasi keuangan, penatausahaan dan pelayanan

masyarakat;

6) Melaksanakan koordinasi penyusunan Analisa Jabatan,

Analisa Beban Kerja, peta jabatan, proyeksi kebutuhan

pegawai, standar kompetensi dan evaluasi jabatan;

7) Melaksanakan pengelolaan kearsipan dan dokumentasi;

 18

8) Melaksanakan penyusunan kebutuhan, pemeliharaan,

sarana dan prasarana kantor, kebersihan, keindahan,

keamanan dan ketertiban kantor;

9) Melakukan pemantauan, evaluasi dan membuat laporan

pelaksanaan tugas dan kegiatan Sub Bagaian Tata Usaha.

c) Kepala Seksi Operasional, mempunyai tugas sebagai berikut :

1) Merencankan program/kegiatan dan penganggaran pada

Seksi Operasional;

2) Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil

pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Seksi

Operasional;

3) Melaksanakan tugas pelayanan dan operasional terminal

penumpang pelabuhan sungai, danau dan penyeberangan

di wilayah kerjanya;

4) Melaksankan pengawasan penerapan standar operasional

pelayanan bidang perhubungan di wilayah kerjanya;

5) Melaksanakan penetapan standar operasional pelayanan

bidang perhubungan di wilayah kerjanya;

6) Melaksanakan manajemen operasional lalu lintas meliputi

perencanaan, pengaturan, pengawasan, pengendalian dan

pemantauan lalu lintas angkutan jalan, sungai, danau dan

penyeberangan di wilayah kerjanya;

 19

7) Melaksanakan rekayasa angkutan orang atau barang

meliputi rangkaian kegiatan untuk mewujudkan operasional

angkutan orang atau barang yang memenuhi persyaratan

teknis dan laik jalan di wilayah kerjanya;

8) Melaksanakan pengawasan, pengendalian operasional

dan penyidikan pelanggaran lalu lintas dan angkutan jalan,

sungai, danau dan penyeberangan di wilayah kerjanya;

9) Melakukan pemantauan, evaluasi dan membuat laporan

pelaksanaan tugas dan kegiatan pada Seksi Operasional.

d) Kepala Seksi Sarana dan Prasarana, mempunyai tugas sebagai

berikut :

1) Merencanakan program/kegiatan dan penganggaran pada

Seksi Sarana dan Prasarana;

2) Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil

pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Seksi Sarana

dan Prasarana di wilayah kerjanya;

3) Melaksanakan pemeriksaan teknis sarana angkutan jalam,

sungai, danau dan penyeberangan di wilayah kerjanya;

4) Melaksanakan rekayasa lalu lintas meliputi pengawasan

dan pemeliharaan kelengkapan angkutan jalan, sungai

danau dan penyeberangan di wilayah kerjanya;

 20

5) Merumuskan kebutuhan prasarana dan sarana seperti

peralatan dan perlengkapan pada Seksi Sarana dan

Prasarana;

6) Melaksanakan pengecekan terhadap fasilitas terminal

penumpang, pelabuhan sungai, danau dan penyeberangan

di wilayah kerjanya;

7) Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan rutin fasilitas

terminal penumpang, pelabuhan sungai, danau dan

penyeberangan di wilayah kerjanya;

8) Melakukan pemantauan, evaluasi dan membuat laporan

pelaksanaan tugas dan kegiatan pada Seksi Sarana dan

Prasarana.

e) Kelompok Jabatan Fungsional, mempunyai tugas sesuai dengan

keahlian, profesi, eterampilan dan spesialisasi yang dibutuhkan.

D. Tugas Pokok Dan Fungsi UPT. Pengelolaan Perhubungan

Wilayah I

UPT mempunyai tugas melaksanakan sebagian kegiatan teknis

operasional dan atau kegiatan teknis penunjang Dinas Perhubungan

di Bidang Prasarana Perhubungan Lalu Lintas Angkutan Jalan,

Sungai, Danau dan Penyeberangan di wilayah kerjanya.

 21

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, UPT

menyelenggarakan fungsi:

a) penyusunan program kerja dan rencana operasionalpada UPT,

berdasarkan wilayah kerjanya;

b) penyelenggaraan koordinasi dan fasilitasi dalam rangka

penyelenggaraan tugas dan fungsi padaSub Bagian Tata Usaha,

Seksi Seksi Operasional,dan Seksi Sarana dan Prasarana;

c) penyelenggaraan pemantauan, evaluasi danpelaporan dalam

rangka penyelenggaraan tugas padaSub Bagian Tata Usaha,

Seksi Operasional, dan Seksi Sarana dan Prasarana;

d) pelaksanaan manajemen operasional lalu lintasmeliputi

perencanaan, pengaturan, pengawasan,pengendalian dan

pemantauan lalu lintas jalan, laut, sungai, danau dan

penyeberangan di wilayah kerjanya;

e) pelaksanaan rekayasa lalu lintas dan pemeliharaan

perlengkapan jalan, sarana bantu navigasi pelayanan laut,

sungai, danau dan penyeberangan di wilayah kerjanya;

f) pelaksanaan rekayasa angkutan orang dan/atau barang meliputi

rangkaian kegiatan untuk mewujudkan operasional angkutan

orang dan atau barang yang memenuhi persyaratan teknis dan

laik jalan di wilayah kerjanya;

g) pengumpulan dan pengolahan data lalu lintas angkutan jalan,

laut, sungai, danau dan penyeberangan di wilayah kerjanya;

 22

h) penyelenggaraan pelayanan dan operasional terminal

penumpang, pelabuhan laut, sungai, danau dan penyeberangan

di wilayah kerjanya; dan

i) pelaksanaan fungsi lain yang diberikan Kepala Dinas terkait

tugas dan fungsinya

E. Sarana Dan Prasarana UPT. Pengelolaan Perhubungan Wilayah I

Unit Pelaksana Teknis Pengelolaan Perhubungan Wilayah I

untuk saat ini mengelola Sarana dan Prasarana di 2(dua) lokasi yang

berbeda yaitu Pelabuhan Penyeberangan Dumai ( Kota Dumai ) dan

Pelabuhan Penyeberangan Tanjung Kapal ( Kabupaten Bengkalis ).

a) Sarana

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai

alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Dalam hal ini sarana

yang dimaksud adalah Kapal Penyeberangan atau yang dikenal

dengan sebutan Kapal Ro-ro ( Roll On – Roll Off ). Unit

Pelaksana Teknis Pengelolaan Perhubungan Wilayah I bekerja

sama dengan pihak operator kapal baik itu dari pihak BUMN (

PT. ASDP Indonesia Ferri (persero)) ataupun Swasta ( PT.

Jembatan Nusantara ) sebagai penyedia kapal penyeberangan.

Dengan spesifikasi kapal sebagai berikut :

 23

Tabel I.2
Spesifikasi Kapal Penyeberangan di UPT Pengelolaan Perhubungan
Wilayah I

NAMA KAPAL
No SPESIFIKASI KMP. GUNUNG KMP. SWARNA
MURIA DHARMA
1 Jenis Kapal Ro – Ro Ferry Ro –Ro Ferry
2 GRT 419 GRT 775 GRT
3 LOA 39 m 37,5 m
4 Draft 2,9 m
5 Lebar 10,5 m 10,6 m
6 Milik PT. ASDP
PT. Jembatan
Indonesia Ferry
Nusantara
(Persero)
7 Tahun Pembuatan 1994 1996
8 Kecepatan Rata-rata 5 Knot 6 Knots
9 Kapasitas Angkut
Penumpang 300 Orang 200 Orang
Kendaraan Roda 4 dan 6 19 Unit 18 Unit
Sumber : UPT Pengelolaan Perhubungan Wilayah I, 2020

b) Prasarana

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan

penunjang utama terselenggaranya suatu proses, dalam hal ini

kita kenal dengan Pelabuhan Penyeberangan. Didalam

pelaksanaannya prasarana yang ada saat ini tidak hanya Dinas

Perhubungan Provinsi Riau dalam hal ini UPT Pengelolaan

Perhubungan Wilayah I yang melakukan pemeliharaan dan

pengelolaan melainkan juga berkoordinasi dengan Dinas

Perhubungan Kota Dumai dan Dinas Perhubungan Kabupaten

Bengkalis.
 24

Prasarana yang ada saat ini yang dikelola dan dipelihara

adalah sisi darat dan sisi laut, untuk sisi laut yaitu dermaga

dengan tipe Movable Bridge yang dapat menampung kapal

penyeberangan dengan kapasitas 200 s/d 1.000 GT.

Tabel I.3
Karakteristik Pelabuhan

NO SPESIFIKASI KETERANGAN
PELABUHAN DUMAI TJ. KAPAL
a. Nama Pelabuhan Pelabuhan Pelabuhan
Penyeberangan Penyeberangan
1 Dumai Tanjung Kapal
b. Kelas Komersil Komersil
c. Alamat Kota Dumai Pulau Rupat, Kab.
Bengkalis
FASILITAS
a. Panjang
Dermaga
Causeway 110,246 x 7 51,9 x 7 meter
meter
Trestle 272 x 7 meter 67,03 x 7 meter
2 b. Kedalaman 5 meter 5 meter
Kolam
c. Jenis Dermaga Movable Bridge Movable Bridge
d. Sistem Hidrolik Hidrolik
Penggerak MB
e. Luas Lahan 85,59 x 135 90 x 200 meter
meter
OPERASIONAL
a. Kapasitas 200 – 1.000 200 – 1.000 GRT
Bongkar Muat GRT
3 b. Trip/ Kapal 8 s/d 10 Trip per 8 s/d 10 Trip per hari
hari (Dumai – Tj. (Tj. Kapal – Dumai)
Kapal)
c. Jam Operasional 06.00 s/d 19.00 06.19.00
PERKANTORAN
a. Ruang Tunggu 24 x 50 meter 8 x 30 meter
b. Kantor 12 x 50 meter 4 x 6 meter
4 c. Lap. Parkir Roda 28 x 153 meter 14 x 50 meter
4/6 dan Jalan – 28 x 50 meter
d. Lap. Parkir Roda 40 x 100 meter 8 x 30 meter
2
Sumber : UPT Pengelolaan Perhubungan Wilayah I, 2020
 25

Ada beberapa fasilitas yang ada di UPT Pengelolaan

Perhubungan Wilayah I sebagai fasilitas penunjang. Tahun 2020

UPT Pengelolaan Perhubungan Wilayah I memiliki satu fasilitas

penunjang tambahan yaitu sebuah rumah yang dijadikan mess

sebagai tempat tinggal untuk anggota dari UPT Pengelolaan

Perhubungan Wilayah I. Adapun fasilitas penunjang di UPT

Pengelolaan Perhubungan Wilayah I antara lain sebagai berikut :

1) Alat Transportasi, alat transportasi saat ini yang dimiliki oleh

UPT Pengelolaan Perhubungan Wilayah I yaitu kendaraan

roda 2(dua) dan 4(empat) yang diperuntukkan guna

kegiatan operasional para petugas yang berada di

lapangan

2) Mesin, fasilitas penunjang ini berupa generator set yang

dipergunakan sebagai alat penggerak Movable Bridge dan

sebagai sumber arus listrik Hidrolik. Jumlah mesin genset

yang dimiliki UPT Pengelolaan Perhubungan Wilayah I

adalah 2 (dua) yang berlokasi di Pelabuhan

Penyeberangan Dumai dan Pelabuhan Penyeberangan

Tanjung Kapal dengan kondisi masing-masing mesin baik.

3) Mess / Tempat Tinggal, di tahun 2020 UPT Pengelolaan

Perhubungan Wilayah I telah menambahkan salah satu

fasilitas penunjang lainnya yaitu berupa mess atau tempat

tinggal. Hanya saja fasilitas ini terdapat di lokasi Kota

 26

Dumai saja, dengan kegunaan sebagai tempat tinggal para

petugas yang berasal atau yang bukan berdomisili di lokasi

tersebut.

4) Fasilitas lainnya, yaitu berupa alat keselamatan berupa life

jacket, life buoy dan alat pemadam api ringan.

 27

BAB III

PEMBAHASAN

PELAKSANAAN DAN PROSEDUR ADMINISTRASI SURAT

MENYURAT PADA SUB BAGIAN TATA USAHA UPT.PENGELOLAAN

PERHUBUNGAN WILAYAH 1

A. Pendekatan Teoritis

a) Pengertian

Menurut Pradja (2012), terdapat dua pengertian

administrasi, yaitu administrasi dalam arti sempit dan

administrasi arti luas. Administrasi dalam arti sempit yaitu

merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi

secara sistematis kedalam bentuk pembukuan. Administrasi

dalam arti luas adalah aktivitas-aktivitas untuk mencapai suatu

tujuan, atau proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai

suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Dari beberepa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa

administrasi merupakan suatu seni sekaligus sebagai proses,

memiliki unsur-unsur tertentu, proses kerja sama. Proses kerja

sama yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam sebuah

organisasi untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti sempit

mencakup pencatatan, memberikan informasi dan dalam arti

luas bahwa administrasi tersebut mencakup organisasi dan

 28

manajemen.Kegiatan saling berkirim surat baik oleh

perseorangan maupun organisasi disebut surat menyurat atau

korespondensi.

Surat merupakan alat komunikasi formal yangdilakukan

organisasi sehingga menjadi faktor penting dalam pelaksanaan

kelancaran kegiatan organisasi tersebut. Surat selain berfungsi

sebagai alat komunikasi, juga berfungsi sebagai wakil dari

pembuat surat, bahan bukti secara tertulis yang mempunyai

kekuatan hukum sumber data yang digunakan untuk petunjuk

keterangan tindak lanjut dan bahan pengingat dalam kegiatan

masa lalu, surat sebagai jaminan keamanan, sebagai alat

pengikat antara dua pihak, serta alat promosi bagi kantor atau

perusahaan dan alat menghemat waktu. Menurut Afra Tien

Sotyaningrum (2008: 2), surat mempunyai fungsi sebagai alat

komunikasi, alat bukti tertulis, alat pengingat, alat bukti historis,

duta atau wakil organisasi dan alat pedoman kerja.

Ruang Lingkup tugas administrasi surat-menyurat pada

kantor ini dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-

keterangan yang berwujud. Menurut Nuraida (2013) yaitu:

1) Menghimpun yaitu kegiatan-kegiatan mencari segala

keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan

dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana

diperlukan.
 29

2) Mencatat yaitu kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai

peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan

sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan

disimpan.

3) Mengelola yaitu bermacam-macam kegiatan yang

mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud

menyajikan dalam bentuk yang berguna.

4) Mengirim yaitu kegiatan yang menyimpan dengan^berbagi

cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.

5) Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara

dan alat ditempat tertentu yang aman.

Peralatan pengelolaan surat mempunyai pengaruh yang

sangat besar dalam keberhasilan pengelolaan surat, sehingga

dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan surat harus ditunjang

denganfasilitas yang memadai dan berkualitas baik. Menurut

Wursanto (2007: 32-37) peralatan pengelolaan surat sebagian

besar sama dengan alat-alat ketatausahaan yaitu : Map, Folder,

Guide,Filling cabinet, Almari Arsip, Meja, Kursi, Berkas kotak

(box file), Rak arsip, Rotary filling, Cardex, File yang dapat

dilihat. Mesin-mesin kantor yaitu mesin ketik, mesin fotocopy,

mesin pengganda, mesin film kecil, mesin baca film kecil, mesin

cetak film kecil, mesin baca cetak film kecil, komputer, mesin

penghancur kertas, penjepret kertas, pelubang kertas

 30

(perforator). Senada dengan hal tersebut Basir Barthos (2007:

198) menyebutkan bahwa perlengkapan untuk mengelola surat

adalah sebagai berikut:

1) Folder (Map)

Adalah semacam map tetapi tidak dengan daun

penutup.

2) Guide (Penunjuk dan pemisah)

Guide merupakan penunjuk, tempat berkas-berkas itu itu

disimpan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara

berkas- berkas tersebut.

3) Tickler-File (berkas pengingat)

Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan

kartu kendali dan kartu pinjam arsip.

4) Filing Cabinet (lemari arsip)

Filing cabinet ini dipergunakan untuk menyimpan folder

yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-

guidenya.

5) Rak – Arsip

Rak untuk penyimpanan berkas/arsip tidak berbeda

dengan rak untuk menyimpan buku-buku perpustakaan.

6) Box (kotak)

Digunakan untuk pengganti filing cabinet bagi arsip-arsip

inaktif di tempat penata arsip pusat.

 31

b) Administrasi Surat

1) Surat Masuk

Pengelolaan surat masuk dibagi menjadi 5 langkah

adalah penerimaan surat, penyortiran surat, pembukaan

surat, pencatatan surat dan pengarahan surat. Selain itu

menurut Sri Endang. dkk (2009 : 100-101) tahapan yang

dilakukan dalam penerimaan surat masuk adalah :

1. Tahap penerimaan surat

2. Tahap penyortiran

3. Tahap pencatatan atau registrasi

4. Tahap distribusi

5. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali

Menurut Basir Barthos (2007 : 216-217) dalam

mengelola surat masuk harus melalui beberapa tahap

adalah :

1. Penerima surat bertugas :

a) Menerima surat,

b) Memeriksa jumlah dan alamat surat,

c) Mengisi paraf dan nama terang pada buku

ekspedisi atau lembar pengantar surat,

d) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian

isi surat serta keabsahaan surat,

e) Meneruskan surat kepada penyortir

 32

2. Penyortir surat bertugas:

a) Menerima surat masuk,

b) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat

dinas dan kelompok surat pribadi,

c) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi,

d) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat

penting dan surat biasa dan tidak boleh membuka

jenis surat rahasia dan surat pribadi,

e) Meneliti lampiran surat,

f) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap

surat,

g) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang

masih tertutup kepada pencatat surat dengan

melampirkan amplopnya.

3. Pencatat surat bertugas :

a) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang

sudah diteliti,

b) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat,

kartu kendali dan lembar pengantarsurat rahasia

c) Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri

lembar pengantar dan kartu kendali kepada

pengarah.
 33

4. Pengarah surat bertugas :

a) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri

lembar pengantar atau kartu kendali untuk

diarahkan dengan menunjuk siapa pengolah surat,

b) Menyampaikan surat di atas kepada pengolah

dengan melalui petugas tata usaha pengolah

c) Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar)

5. Pengolah surat bertugas :

a) Menerima surat, membahas sendiri atau

membahas dengan memberikan disposisi pada

lembar disposisi yang tersedia,

b) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada

pengarah melalui petugas tata usaha yang

ditempatkan padanya

6. Menata arsip bertugas :

a) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah

untuk disimpan pada lemari berkas sesuai dengan

sistem klasifikasi yang berlaku,

b) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada

tempatnya,

c) Kartu kendali lain kepada pengolah sebagai bukti

bahwa surat yang telah diolah sudah disimpan di

 34

bagian arsip.

2) Surat keluar

Pengelolaan surat keluar dalam suatu perusahaan

tergantung dengan sistem yang digunakan oleh organisasi

atau perusahaan yang bersangkutan. Pengelolaan surat

keluar menurut Wursanto (2004 : 145-148) mencakup tiga

macam kegiatan pokok, yaitu pembuatan konsep surat,

pengetikan konsep surat dan pengiriman surat.

1. Pembuatan Konsep Surat

Ada tiga cara untuk membuat konsep surat, yaitu

konsep yang dibuat oleh pimpinan sendiri, konsep yang

dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya dan konsep

dibuat dengan mendikte.

2. Pengetikan Konsep Surat

Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai

berikut :

a) Persetujuan Konsep surat,

b) Pengiriman Konsep surat,

c) Pemeriksaan Hasil Pengetikan,

d) Penandatangan Surat

3. Pengiriman Surat

a) Pemberian cap
 35

b) Pengetikan amplop atau sampul surat

c) Pemeriksaan surat

d) Melipat surat

e) Dan menempelkan perangko

Baik surat masuk maupun surat keluar, saat ini UPT sedang

dalam tahap memperbaiki seluruh tata tertib administrasi. UPT sudah

menjalani sebagian dari proses administrasi surat menyurat

meskipun masih banyak yang harus segera diperbaiki. Terutama dari

segi SDM yang kurang mampu menyerap informasi dengan cepat

serta kurangnya inisiatif dari pegawai honorer untuk membaca tata

naskah ataupun buku spesifikasi nomor indeks.

B. Pendekatan Strategis

Prosedur administrasi surat menyurat pada UPT. Pengelolaan

Perhubungan Wilayah I :

a) Surat Masuk

Prosedur administrasi surat masuk yang diterapkan pada

UPT. Pengelolaan Perhubungan Wilayah I dibagi menjadi 4

tahapan yaitu :

1. Tahap penerimaan surat

Pada tahap ini, pegawai tata usaha yang bertindak

sebagai penerima surat memeriksa surat dan

menandatangani lembar pengantar yg terlampir pada

 36

amplop surat. Informasi surat yang tertulis pada lembar

pengantar harus sama dengan surat masuk yang diterima.

Setelah menandatangani lembar pengantar, pengantar surat

akan mengambil lampiran 1 yang berwarna putih, dan

meninggalkan lampiran berwarna merah beserta amplop dan

surat yang diterima oleh penerima surat.

2. Tahap pencatatan

Setelah penerima surat menerima surat masuk, maka

penerima akan mencatat pada buku agenda surat masuk.

Adapun informasi surat yang dicatat pada buku agenda surat

masuk yaitu nomor agenda, tanggal terima surat, nomor dan

tanggal surat, isi ringkas atau perihal, asal surat, dan kode

klasifikasi yang sesuai dengan isi surat. Pada saat mengisi

kode klasifikasi surat, pencatat harus memahami betul isi

dan maksud surat agar tidak salah, karena akan

berpengaruh terhadap tahap distribusi, penyimpanan dan

pencarian surat.

3. Tahap distribusi

Tahap selanjutnya, yaitu melampirkan lembar disposisi

yang sesuai dengan Peraturan Gubernur Riau Nomor 39

Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan

Pemerintah Daerah Provinsi Riau dan mencatat informasi

berupa asal surat, nomor dan tanggal surat, diterima tanggal,

 37

nomor agenda, sifat surat, dan perihal surat. Setelah selesai

mencatat lembar disposisi dan menggabungkannya dengan

surat masuk yang diterima menggunakan paper clip ataupun

hekter, kemudian selanjutnya adalah memasukkan surat

tersebut ke dalam map dinas dan menyerahkan surat

tersebut kepada pimpinan yaitu Kepala UPT. Pengelolaan

Perhubungan Wilayah I.

Kepala UPT akan membaca dan memahami isi surat,

dan kemudian mengisi pada lembar disposisi mengenai

surat akan diteruskan kepada siapa, meminta tanggapan

atau proses atau koordinasi dan lain sebagainya serta

membuat catatan penting kepada bawahan yang menerima

disposisi surat tersebut.

Penerima disposisi surat dari Kepala UPT adalah

Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi Operasional,

Kepala Seksi Sarana dan Prasarana serta Pegawai lainnya

yang ditunjuk oleh Kepala UPT.

Surat yang telah di disposisi oleh pimpinan diterima

kembali oleh pegawai tata usaha untuk dilakukan

pengecekan apakah sudah sesuai antara kode klasifikasi

dengan tujuan disposisi surat. Contoh dalam hal ini adalah

surat masuk yang berisi mengenai undangan rapat

pembahasan penerimaan Pendapatan Asli Daerah (PAD)

 38

dari Dinas Perhubungan Provinsi Riau, maka kode klasifikasi

surat adalah 005 dan disposisi pimpinan adalah kepada

Kepala Sub Bagian Tata Usaha.

Setelah di cek, bagian tata usaha mengantarkan surat

tersebut ke ruangan bagian atau seksi yang menerima

disposisi, kemudian meminta pegawai yang menerima surat

untuk membubuhkan nama, paraf serta tanggal terima surat

yang sudah di disposisi pimpinan tersebut. Pengantar surat

mengambil lampiran lembar disposisi bagian depan

berwarna putih untuk diarsipkan pada bagian tata usaha.

Setelah surat diserahkan dari Kepala UPT kepada

penerima disposisi, maka penerima disposisi wajib

melaksanakan perintah sesuai dengan yang diintruksikan

oleh Kepala UPT dalam lembar disposisi tersebut.

4. Tahap penyimpanan

Pegawai pada bagian atau seksi yang menerima surat

yang sudah di disposisi oleh pimpinan menyerahkan surat

tersebut kepada orang yang menerima disposisi dan jika

telah selesai dibaca atau digunakan, pegawai tersebut harus

segera mengarsipkan surat masuk ke dalam map gantung

yang terletak di dalam filing kabinet pada bagian atau

seksinya.
 39

b) Surat keluar

Prosedur administrasi surat keluar yang diterapkan pada

UPT. Pengelolaan Perhubungan Wilayah I sesuai dengan yang

disebutkan oleh Wursanto (2004 : 145-148) mencakup tiga

macam kegiatan pokok, yaitu pembuatan konsep surat,

pengetikan konsep surat dan pengiriman surat.

1. Pembuatan Konsep Surat

Konsep surat pada UPT, paling sering dibuat oleh

pegawai ASN pada masing-masing bagian atau seksi.

2. Pengetikan Konsep Surat

Pegawai ASN mengetik konsep surat. Setelah dicetak,

pegawai tersebut menyerahkan konsep surat kepada atasan

langsung pada bagian atau seksi nya. Kepala Sub Bagian

atau Kepala Seksi memeriksa konsep surat untuk dapat

direvisi baik dari segi konsep maupun pengetikan. Jika

sudah sesuai, kepala sub bagian atau kepala seksi

menyerahkan konsep tersebut kepada kepala UPT untuk

diperiksa dan direvisi. Jika sudah sesuai, surat dicetak

sesuai dengan jumlah penerima dan arsip. Setelah itu kepala

sub bagian atau kepala seksi membubuhkan parafnya pada

surat tersebut (lembaran yang diparaf adalah untuk arsip

bagian tata usaha) dan kemudian kepala UPT

menandatangani surat tersebut.

 40

Setelah surat ditanda tangani, surat tersebut

diserahkan kepada pegawai bagian tata usaha yang

bertugas untuk melaksanakan administrasi surat keluar.

Pegawai tersebut mencatat informasi surat keluar pada buku

agenda dan memberikan nomor surat keluar. Informasi surat

yang dicatat adalah nomor dan tanggal surat, perihal, tujuan

surat dan keterangan lainnya.

Selanjutnya surat tersebut diberi cap. Sebelum

dimasukkan ke dalam amplop, terlebih dahulu menulis atau

mengetik nomor dan tanggal surat serta tujuan surat pada

amplop. Pegawai mengecek kembali surat sebelum

dimasukkan ke amplop. Jika surat diantar langsung oleh

pegawai UPT, maka pada amplop surat diberikan lembar

pengantar surat. Jika surat tersebut dikirim menggunakan

kantor pos, maka hanya dibutuhkan resi pengiriman sebagai

arsip pada bagian tata usaha.

c) Faktor-faktor penghambat

Kantor UPT. Pengelolaan Perhubungan Wilayah 1 memiliki

banyak aktivitas yang dihadapkan pada berbagai persoalan

administrasi terutama untuk bagian surat menyurat. Adapun

faktor-faktor penghambat dalam pelaksanaan dan prosedur

administrasi surat menyurat adalah sebagai berikut :

 41

1. Seluruh pejabat mulai dari Kepala UPT, Kasubbag Tata

Usaha, Kepala Seksi Operasional dan Kepala Seksi Sarana

dan Prasarana bukan merupakan pegawai yang bertempat

tinggal di Kota Dumai, sehingga tidak berkedudukan penuh

di Kantor yang berada di Areal Pelabuhan Penyeberangan

Kota Dumai. Sementara proses administrasi harus terus

berlangsung, tidak jarang surat-surat penting hanya dikirim

melalui surel ataupun aplikasi pada smartphone. Hal

tersebut mengakibatkan proses administrasi yang

seharusnya berjalan menjadi tidak dapat dilaksanakan.

2. Seluruh proses administrasi baik surat masuk ataupun surat

keluar dilaksanakan oleh 1 (satu) orang pegawai THL yang

juga bertugas sebagai pembuat rekapitulasi data pada seksi

operasional. Hal ini dikarenakan keterbatasan kemampuan

pegawai THL yang ada. Petugas administrasi surat tersebut

selalu berada dibawah pengawasan seorang pegawai ASN

yang bertugas sebagai penata keuangan pada Sub Bagian

Tata Usaha.

3. Surat-surat yang sudah di disposisi ke masing-masing

bagian atau seksi tidak jarang dibawa ke pekanbaru dan

tidak diarsipkan dengan baik. Sehingga luput dari pantauan

petugas administrasi surat masuk dan surat keluar.

 42

4. Tidak adanya ruangan khusus masing-masing bagian dan

seksi, sehingga penyimpanan surat masuk dan surat keluar

berada di ruang rapat yang juga merupakan ruang tamu bagi

kantor UPT. Hal ini sangat berisiko bagi keamanan surat-

surat tersebut.

d) Faktor-faktor pendukung

Faktor faktor pendukung pelaksanaan dan prosedur

administrasi surat menyurat adalah :

1. Tersedianya fasilitas filling cabinet, map gantung, rak arsip

serta box arsip yang merupakan peralatan utama dalam

penyimpanan surat masuk dan surat keluar.

2. Mulai dibentuknya tim penataan administrasi perkantoran

dan arsiparis yang merupakan pegawai dari Dinas

Perhubungan Provinsi Riau yang didatangkan khusus untuk

membantu UPT dalam melaksanakan administrasi yang

sesuai dengan ketentuan.

3. Pegawai ASN yang ada cukup memenuhi syarat untuk

melaksanakan administrasi surat menyurat khususnya dalam

membuat konsep surat.

4. Meningkatnya jumlah anggaran yang disediakan untuk

pengadaan peralatan dalam melaksanakan proses

administrasi surat menyurat merupakan suatu bentuk

 43

komitmen dari Pimpinan terhadap perubahan administrasi

menuju ke arah yang lebih baik.

e) Pemecahan masalah

Menurut pengamatan penulis, bahwa beberapa alternatif

usulan yang dapat digunakan untuk membantu UPT dalam

melaksanakan prosedur administrasi surat menyurat adalah

sebagai berikut :

1. Menyediakan ruangan khusus arsip sehingga tidak mudah

diakses dan dapat menjamin keamanan dari surat tersebut.

2. Menyediakan ruangan khusus perseksi atau bagian

sehingga memudahkan dalam melakukan proses

penyimpanan surat.

3. Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) bagi

pegawai yang melaksanakan administrasi surat menyurat

sehingga tugas tersebut juga dapat dilakukan oleh pegawai

THL lainnya.

4. Kasubbag Tata Usaha harus selalu memeriksa hasil

pekerjaan anggotanya.

5. Seluruh pejabat seharusnya selalu berkedudukan di kantor

dumai sehingga tidak menyulitkan pegawai dalam

melaksanakan administrasi surat menyurat.

 44

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

UPT. Pengelolaan Perhubungan Wilayah I berusaha

melaksanakan proses administrasi secara baik. Namun dalam

pelaksanaan tersebut masih banyak terdapat kekurangan yang harus

segera diperbaiki. Hal tersebut terjadi karena adanya beberapa faktor

hambatan berikut ini :

a) Seluruh pejabat mulai dari Kepala UPT, Kasubbag Tata Usaha,

Kepala Seksi Operasional dan Kepala Seksi Sarana dan

Prasarana bukan merupakan pegawai yang bertempat tinggal di

Kota Dumai, sehingga tidak berkedudukan penuh di Kantor yang

berada di Areal Pelabuhan Penyeberangan Kota Dumai.

Sementara proses administrasi harus terus berlangsung, tidak

jarang surat-surat penting hanya dikirim melalui surel ataupun

aplikasi pada smartphone. Hal tersebut mengakibatkan proses

administrasi yang seharusnya berjalan menjadi tidak dapat

dilaksanakan.

b) Seluruh proses administrasi baik surat masuk ataupun surat

keluar dilaksanakan oleh 1 (satu) orang pegawai THL yang juga

bertugas sebagai pembuat rekapitulasi data pada seksi

operasional. Hal ini dikarenakan keterbatasan kemampuan

 45

pegawai THL yang ada. Petugas administrasi surat tersebut

selalu berada dibawah pengawasan seorang pegawai ASN yang

bertugas sebagai penata keuangan pada Sub Bagian Tata

Usaha.

c) Surat-surat yang sudah di disposisi ke masing-masing bagian

atau seksi tidak jarang dibawa ke pekanbaru dan tidak diarsipkan

dengan baik. Sehingga luput dari pantauan petugas administrasi

surat masuk dan surat keluar.

d) Tidak adanya ruangan khusus masing-masing bagian dan seksi,

sehingga penyimpanan surat masuk dan surat keluar berada di

ruang rapat yang juga merupakan ruang tamu bagi kantor UPT.

Hal ini sangat berisiko bagi keamanan surat-surat tersebut.

B. Saran

Sebagai akhir dari penulisan ini, Penulis akan mengemukakan

saran-saran yang dapat penulis berikan sesuai dengan ilmu yang

telah Penulis pelajari pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Lancang

Kuning Dumai :

a) Staff pegawai ASN pada sub bagian tata usaha hanya berjumlah

2 orang. 1 orang bertugas sebagai bendahara pengeluaran

pembantu dan 1 orang lagi bertugas sebagai penata keuangan.

Dilihat dari beban tugas yang diberikan kepada 2 orang pegawai

tersebut, sebaiknya Kepala Sub Bagian Tata Usaha

mengusulkan penambahan 1 orang pegawai lagi yang bertugas

 46

untuk membuat manajemen pengelolaan administrasi secara

keseluruhan dengan dibantu oleh beberapa orang pegawai THL.

b) Gubernur Riau sebaiknya menempatkan pejabat yang

mempunyai komitmen tinggi dan mau untuk berkedudukan di

Kota Dumai, sehingga seluruh proses manajemen dan

operasional berjalan dengan baik dan lancar.

 47

DAFTAR PUSTAKA

1. Afra, Tien Sotyaningrum. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia

Dasar Teori dan Aplikasi. Yogyakarta: Amara Books.

2. Basir, Barthos. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

3. Buku Laporan Tahunan 2020 UPT. Pengelolaan Perhubungan

Wilayah I

4. Ida Nuraida. (2013). Manajemen Administrasi Perkantoran.

Yogyakarta: PT Kanisius.

5. Peraturan Gubernur Nomor 70 Tahun 2019 tentang Unit Pelaksana

Teknis Pada Dinas Perhubungan Provinsi Riau

6. Peraturan Gubernur Riau Nomor 39 Tahun 2010 tentang Tata

Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Riau

7. Wursanto, Ig. (2007). Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius.