TUGAS SIK

SISTEM MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK

Dosen Pembimbing : Baderi, S. Kom., M. MKes

Disusun Oleh :

1. Erna Yuliarsih (183210012)

2. Farikh Ardiansyah (183210015)
3. Siti Syaifulina (183210040)

S1 KEPERAWATAN

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

INSAN CENDEKIA MEDIKA JOMBANG

2018/2019

1
 KATA PENGANTAR

Tiada kata yang patut kita ucapkan selain Alhamdulillah, atas segala nikmat dan hidayah
yang tak henti-hentinya Allah SWT berikan kepada penyusun, puji syukur hanya bagi Allah
SWT yang telah menganugerahkan sedikit ilmu-NYA kepada ummat manusia. Salawat dan
salam semoga terlimpahkan kepada Nabi besar Muhammad SAW yang telah membawa sedikit
ilmu Allah dan memberi contoh bagaimana mengamalkan ilmu itu, yang telah menghamparkan
permadani yang indah dan menggulung tikar-tikar kebatilan, kemudian semoga terlimpahkan
pula keselamatan bagi keluarga dan sahabat Nabi.

Dalam penyusunan makalah ini, penyusun pastinya menemui banyak hambatan dan
kesulitan. Namun, berkat semangat dan bantuan serta dukungan dari semua pihak, hambatan dan
kesulitan itu bisa teratasi. Penyusunan makalah ini sebagai tugas kelompok untuk memenuhi
salah satu tugas pada mata kuliah “Sistem Informasi Keperawatan”. Penyusun menyampaikan
banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan dan
penyelesaian makalah ini.

Penyusun menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, karena manusia
biasa itu tidak luput dari khilaf dan tempatnya salah. Maka dari itu penyusun mengharapkan
kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini kedepannya.

Jombang, 22 Oktober 2019

Penyusun

2
 Contents
KATA PENGANTAR .................................................................................................................................. 2
BAB I ............................................................................................................................................................ 4
PENDAHULUAN ........................................................................................................................................ 4
1.1 Latar Belakang .................................................................................................................................... 4
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................................................... 5
1.3 Tujuan ................................................................................................................................................. 5
BAB II........................................................................................................................................................... 6
PEMBAHASAN ........................................................................................................................................... 6
2.1 Pengertian dan Konsep Arsip Elektronik ............................................................................................ 6
2.2 Proses Penciptaan Arsip ...................................................................................................................... 8
2.3 Pengelolaan Arsip Elektronik ............................................................................................................. 9
2.3.1 Penyimpanan Arsip Elektronik ........................................................................................... 10
2.3.2 Pemeliharaan Arsip Elektronik ........................................................................................... 12
2.3.3 Penemuan Kembali Arsip Elektronik.................................................................................. 13
2.5 Sistem Manajemen Dokumen/Arsip Elektronik ............................................................................... 15
2.5.1 Pengertian Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ................................................................ 15
2.5.2 Tahapan Kerja ............................................................................................................................ 16
2.5.3 Karakteristik ............................................................................................................................... 16
2.5.4 Proses Kerja ............................................................................................................................... 17
BAB III ....................................................................................................................................................... 21
PENUTUP .................................................................................................................................................. 21
3.1 Kesimpulan ....................................................................................................................................... 21
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................................. 23

3
 BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai
dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan
berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak
khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang
kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang
secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah.

Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar,
teknologi akan terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan
perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikan besar,
sehingga produk-produk out of date tak sinkron produk terbaru, karena setiap produk baru
dipastikan memiliki spesifikasi yang lain.

Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada
kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatkan
teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip.
Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan
yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan
memungkinkan pengaksesan yang lebih luas, diharapkan arsip merupakan barang bukti
yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu
memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya
hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan
bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomasi. Dengan meluasnya
penggunaan elektronik untuk merekam informasi dalam bentuk media magnetic digital/optic
dan dapat dibaca atau ditemukan informasinya dengan melalui mesin computer, seperti
misalnya pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian dan pengaturan untuk
mengakses informasi yang berasal dari arsip. Dalam hal ini diperlukannya sistem
manajemen untuk arsip elektronik untuk menunjang pekerjaan kearsipan.

4
 Oleh karena itu, bagi kita yang mempunyai tanggung jawab dalam pengelolaan arsip
elektronik perlu mengkaji prioritas-prioritas implementasi arsip elektronik, ini disesuaikan
dengan perkembangan jaman, perkembangan teknologi, perkembangan dan kebutuhan
organisasi terutama dalam menghadapi tuntuta untuk memberikan layanan prima kepada
masyarakat, manfaat yang diterima, dan keterseidiaan dana. Dengan Pengkajian yang
matang dan terencana, diharapkan akan dapat mengembangkan program arsip elektronik
sesuai dengan tahapan kebuthan organisasi.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah, yaitu.

1. Apa pengertian dan konsep arsip elektronik?

2. Bagaimana Proses Penciptaan arsip elektronik?
3. Bagaimana pengelolaan arsip elektronik?
4. Apa saja kelebihan dan kelemahan dari arsip elektronik?
5. Apa pengertian Sistem Manajemen Dokumen/ Arsip Elektronik?
6. Apa saja Karakteristik Sistem Manajemen Dokumen/ Arsip Elektronik?
7. Bagaimana Proses Sistem Manajemen Dokumen/ Arsip Elektronik?

1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini, yaitu:

1. Mendeskripsikan pengertian dan konsep dari arsip elektronik.

2. Menjelaskan proses penciptaan arsip elektronik.
3. Menjelaskan pengelolaan arsip elektronik
4. Memberitahukan kelemahan dan kelebihan.
5. Menjelaskan mengenai konsep dari Sistem Manajemen Arsip Eelektronik

5
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian dan Konsep Arsip Elektronik

Ahli kearsipan dari belahan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R.
Schumbert, dalam buku Records Management : Integrateg Information System, 1992 telah
membuat satu definisi tentang file elektronik. “Electronic file generally consist of any
collection of information.that is recorded in a code that can be stored by computer and stored
on some medium for retrieval viewing and use.” Apabila diterjemahkan, file elektronik pada
umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat
disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan
dipergunakan.”…that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on
some medium for retrieval viewing and use.” Apabila diterjemahkan, file elektronik pada
umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat
disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

Sedangkan menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records, arsip
elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan
fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem
komputer. ARMA Standards Program: Glossary of Records Management Terms,1984,
mendefinisikan arsip elektronik sebagai “Machine-Readable Record: Coded information
which to be understood, must betranslated by a computer”, (Arsip terbacakan mesin:
Informasi dalam bentuk kode yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih dahulu
dengan komputer). International Council on Archives (ICA) ; Committee on Electronic
Records, Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective
(Consultation Draft), 1996. Mendefinisikan arsip elektronik sebagai “an electronic record is
a record that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer”,
( arsip elektronik adalah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau diproses dengan
menggunakan komputer digital.

Kemudian, Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat,

diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital,

6
elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar
melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,
gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic
mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol
atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang
mampu memahami. Menurut undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
menerangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dari beberapa pengertian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa, arsip elektronik
memiliki konotasi sama dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Oleh karena itu
arsip elektronik memiliki kesamaan pengertian dengan file elektronik maupun dokumen
elektronik. Pengertian arsip elektronik adalah kumpulan informasi yang direkam
menggunakan teknologi computer sebagai dokumen elektronik agar dapat dilihat dan
dipergunakan kembali.

Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik,
yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya
sebagai bukti kegiatan. Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan
arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran
elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut
alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan
perangkat scanner kecepatan tinggi. Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file
yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.
Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem
arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file
hasil alih media.

Ada empat prinsip dalam kerangka pelaksanaan manajemen arsip elektronik menurut
International Council on Archives :

7
 1. Arsip elektronik harus masuk dalam daur hidup system elektronik yang menciptakan
arsip untuk menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik,
terpercaya dan terpelihara.
2. Harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik, terpercaya
dan terpelihara.
3. Adanya proses penilaian arsip elektronik.
4. Kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip elektronik
dapat tersedia, dapat diakses dan dimengerti.

2.2 Proses Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan penciptaan secara
elektronik atau otomatis dan penciptaan dengan transformasi digital.

1. Penciptaan secara elektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan

peralatan elektronik seperti kamera digital, perekam suara, perekam video,dan khususnya
adalah computer.
2. Penciptaan dengan transformasi digital sering disebut dengan proses digitalisasi dimana
pengertian digitalisasi secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip
konvensional yang bertujuan untuk melindungi arsip konvensional itu sendiri. Proses
digitalisasi memerlukan tahapan-tahapan dimana setiap tahapan terdapat aturan-aturan
yang harus dipenuhi untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan.
Digitalisasi memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar. Waktu
terbesar dan konsentrasi tinggi yang digunakan dalam digitalisasi adalah pada tahapan
pembuatan daftar arsip elektyronik karena kesalahan dalam penulisan data arsip
elektronik tersebut kehilangan keotentikannya. Digitalisasi adalah proses merubah arsip
konvensional menjadi arsip elektronik. Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip
elektronik melalui beberapa tahapan berikut :
1) Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,.
Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti
arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan
kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip,

8
 sering digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan
arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan pemilihan
berdasar penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik
arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.
2) Tahap Pemindaian
Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada
prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses
pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk
mendapatkan master arsip elektronik.
3) Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian
mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang
umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama
file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan
penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut
daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.
4) Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru
dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat
dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar
pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian
dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan,
karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
5) Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip
konvensional kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan
penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis
perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.

2.3 Pengelolaan Arsip Elektronik

Bagaimana melaksanakan sistem pengelolaan arsip elektronik dengan tetap mengikuti
atau sesuai dengan norma-norma atau kaidah kearsipan yaitu :

9
1. Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur berkaitan dengan program
diversikasi pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.
2. Menyusun dan menata alokasi sumber daya untuk implementasi sistem pengelolaan arsip
elektronik.
3. Menyusun Detail Enginering Design (DED) untuk empat modul arsip elekronik oleh
arsiparis dan programer computer.
4. Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai kelayakan atau
kemampuan sumber daya organisasi, seperti penerapan empat modul arsip elektronik
secara modular.
Berdasarkan keempat hal diatas, secara garis besar operasional sistem pengelolaan arsip
elektronik dilaksanakan sebagai berikut :
a. Melakukan input data, scanning dan recognation terhadap surat menyurat pada
mail processing centre, dengan menggunakan modul e-letter.
b. Melakukan verifikasi, validasi, autentifikasi terhadap file-file (arsip aktif) pada
filing processing centre, dengan menggunakan modul e-file.
c. Melakukan kendali berkas terhadap records (arsip inaktif) pada records
processing centre, dengan menggunakan e-records.
d. Melakukan integrasi, migrasi terhadap group arsip (arsip statis) pada data
processing centre menggunakan modul e-archives. pola operasionalisasi sistem
pengelolaan arsip elektronik dapat dilaksanakan. Demikian gambaran bagaimana.
2.3.1 Penyimpanan Arsip Elektronik
Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan
pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau
lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem
operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang
bersangkutan.
Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk
media penyimpanan, antara lain.
a) Media Magnetik (magnetic Media)
b) Disk Magnetik (magnetic disk)
c) Pita magnetik (magnetic tape)

10
 d) Kaset (cassette)
e) Media optik ( Optical Media)

Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang
memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan
untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai mecam informasi
dapat diproses sesuai dengan sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup
penting didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file
dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap, hal ini penting
sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk dan sebagainya.
Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan
konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai
memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem pengindekan.

Adapun penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan tiga cara yaitu:

1. Online/terkoneksi maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik sudah tidak

membutuhkan interaksi manusia. Yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan
maka pengguna dapat langsung mengambilnya tanpa perlu adanya bantuan dari pihak
lain.media yang cocok untuk untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip
elektronik secara online adalah harddisk lokal komputer. Harddisk jaringan adalah tempat
simpan dengan bentuk eksternal yang dilengkapi dengan koneksi jaringan dan selalu
terhubung dalam jaringan.
2. Offline/terputus merupakan tempat simpan arsip elektronik yang harus membutuhkan
interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan maka
pengguna tidak dapat langsung mengambilnya, tetapi memerlukan adanya bantuan dari
pihak lain karena diperlukan adanya registrasi dan administrasi lainnya, misalnya surat
izin dari pemilik arsip. Media yang cocok untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan
arsip elektronik secara offline adalah Compark Disk (CD), Digital Versatile Disk (DVD).
3. Nearline/semi terkoneksi maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik masih sedikit
membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk digunakan
maka pengguna tidak dapat langsung mengambilnya tetapi harus mengambil media
simpan tersebut sendiri atau perlu sedikit bantuan dari pihak lain namun tidak diperlukan

11
 adanya registrasi maupun administrasi atau bisa langsung diambil. Media yang cocok
untuk digunakan adalah harddisk eksternal. Harddisk eksternal seperti harddisk jaringan
yaitu tempat simpan dengan bentuk eksternal namun tidak dilengkapi dengan koneksi
jaringan sehingga tidak terhubungdalam jaringan.

2.3.2 Pemeliharaan Arsip Elektronik

Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah diubah,
dimodifikasi, dihapus, baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh
manusia ataui dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak file. Disamping itu
usia atau daya tahan fisik baik magnetik maupun optic memiliki keterbatasan.
Terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna. Informasi arsip
elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak pengguna bila mereka
mengetahui nama filenya. Dalam suatu database, komputer bisa diakses untuk melihat
file yang ada. Bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file. Agar informasi di
dalam arsip elektronik jatuh ketangan pihak yang tidak bertanggung jawab, perlu
kiranya diberika penanganan khusus untuk arsip jenis ini, kegiatan pengamanan
informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:
1. Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin
keamanan terhadap kemungkinan penggunaa informasi yang tidak sah
oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
2. Melakukan pemeliharaan perangkat keras(hardware), dan melakukan
penyesuaian teknologi secara berkala.
3. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak(software), dan melakukan
penyesuaian berkala. Pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar fisik
arsip tidak rusak. Karena jika fisik arsip rusak biasan ya data yang berada
di dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula. Berikut cara
pemeliharaan fisik arsip elektronik tersebut:
a. Penggunaan perangkat keras(komputer,laptop,hardisk, flashdisk),
dengan baik sesuai prosedur.
b. Menggunakansoftware asli (bukan bajakan)
c. Memback up data secara berkala

12
 d. Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan
magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
e. Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata rata antara
11-22 C dan kelembapan antara 45-65% RH.

2.3.3 Penemuan Kembali Arsip Elektronik

Dalam penemuan arsip kembali terdapat 2 aspek pengertian, yaitu:
a. Penemuan kembali secara fisik/manual/konvensional. Artinya bahwa penemuan,fl
ash disk dan memory card. Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsi
p
yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :
Menanyakan jenis arsip yang disimpan kembali arsip dilakukan melalui kemampu
an manusia tanpa menggunakan tenaga mesin
b. Penemuan kembali secara informasi / mekanik / inkonvensional artinya bahwa
penemuan arsip kembali dengan cara ini lebih banyak untuk menunjukan lokasi
dengan menggunakan sarana elektronik ( computer ). Fisik arsip diambil dengan c
ara
manual, jika hanya ingin mengetahui informasinya maka dilihat arsip yang terpili
h. Cara penyimpanannya misalnya melalui optical, apabila ada pihak lain yang
meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langka
hlangkah sebagai berikut :
 Menanyakan jenis arsip yang disimpan
 Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
 Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip
 Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan men
gantinya dengan Bon Pinjam arsip. 2.4 Kelebihan dan Kelemahan Arsip
Elektronik
Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan
serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara
konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah :

13
a. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa
meninggalkan meja kerja.
b. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur
yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
c. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci
maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
d. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di
layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat
mencarinya bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan.
Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD
atau external hard disk.
e. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan
mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1
lembarsetera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara
dengan 1 Mb dalam format JPEG).
f. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau
buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga
berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau
bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.
g. Berbagi arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun
klien akan mudah dilakukan memalui internet.
h. Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas
dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang
yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
i. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam
media penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery
dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun
pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi. Selain kelebihan, berikut
ini ada beberapa kelemahan penyimpanan arsip elektronik :
o Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara.

14
 o Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian
jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain.
o Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih
dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data
secara permanen kerena tidak sengaja. Problema Legalitas Arsip
Elektronik Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah
karena terbatasnya Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman
yakni:
a) Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk Arsip-
arsip elektronik yang pada proses awal penciptaannya
menggunakan computer.
b) Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi
dokumen Arsip yang ada dan tercipta di lingkungan.

2.5 Sistem Manajemen Dokumen/Arsip Elektronik

2.5.1 Pengertian Sistem Manajemen Dokumen Elektronik

Merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm,

dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa
file tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dll yang sudah di upload ke dalam
software DMS tertentu. Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian dapat
diakses, dicsistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan
metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat
secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen
atau arsip tersebut berada pada tempat lain. Penerapan Sistem Manajemen
Dokumen Elektronik ini, diharapkan dapat :
1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik.
2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.
3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari
bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen
dan lain sebagainya.

15
 4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan
secara elektronik.
5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukan
informasi lokasi penyimpanan dokumen [dapat dikembangkan dengan
menggunakan barcode].
6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin
jarang digunakan.
7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan
dokumen dengan akses melalui Internet serta dapat menjadi manajemen
peminjaman arsip.

2.5.2 Tahapan Kerja

Pembangunan dan pengembangan sistem pelayanan dokumen dengan
menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat
dimulai dengan menyiapkan beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal
dan memahami cara pengelolaan manual dokumen fisik yang selama ini
dilakukan. Usulannya secara garis besar dapat dibagi menjadi beberapa tahapan
kerja yaitu:
1. Pengadaan dan instalasi perangkat keras pendukung usulan solusi berupa server,
PC, scanner, hub dll. apabila belum tersedia.
2. Pembangunan dan implementasi aplikasi Sistem Manajemen Dokumen
Elektronik.
3. Pembangunan koneksi jaringan lokal untuk mendukung usulan solusi apabila
belum tersedia.

2.5.3 Karakteristik
Ada beberapa arakteristik sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah
sebagai berikut :
a. Capture
Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen
elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan distribusi sebagai solusi dokumen

16
 manajemen. Document imaging dan platform management menyediakan
dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang
utama dalam teknologi scan membuat dokumen dikonversi secara cepat,
murah dan gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan
kertas/microfilm menjadi file ke komputer dengan mudah.
b. Storage
Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu
panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi
perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat teknologi.
c. Index
Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara
terorganisir yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu
sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih
efektif.
d. Retrieval
Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg mencakup
teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali
yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan cepat dan mudah.
e. Access
Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal
apakah berada dikantor atau dapat melalui internet serta flesibiltas untuk
mengendalikan akses sistem.

2.5.4 Proses Kerja

Proses Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nantinya dilakukan
sendiri oleh pihak yang terkait. Prosesnya adalah sebagai berikut:
1. dokumen di-scan satu per satu sesuai dengan scanner yg digunakan feedback
atau auto feeder atau menggunakan Hybrid scanner untuk media microfilm.
ari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui.

17
2. Index dapat dipakai fasilitas OCR yang ada contoh: No. index field , Nama
customer, no rekening dll. Dapat pula digunakan secara manual dengan
menggunakan template index.
3. Proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen tersebut ke dalam software
DMS ; yang sesuai dengan aturan Folder maupun Sub Foldernya.
4. Untuk melakukan pencarian dokumen dari tempat yang berbeda, software
DMS tersebut dapat dihubungkan dengan LAN / Network.
5. Selanjutnya klien/user dapat mengakses aplikasi tersebut untuk melihat
dokumen yang diinginkan.

18
 SOAL!!
1. Sistem penyimpanan rekod sentralisasi sesuai untuk…
a. Institusi swasta
b. Institusi pemerintah
c. Organisasi benar
d. Organisasi kecil
2. Sistem penyimpanan desentralisasi memberikan kemudahan yaitu…
a. Memudahkan dalam pengawasan
b. Biayanya lebih murah
c. SDM harus terampil
d. Diperlukan pangkalan daya elektronis
3. Central file atau pusat arsip adalah tempat…
a. Penciptaan arsip
b. Penilaian arsip
c. Pengolahan arsip
d. Penyimpanan arsip
4. Tujuan metadata adalah…
a. Memudahkan entri data
b. Memudahkan penggunaan
c. Mentransfer data mentah karena memberikan arti untuk data tersebut
d. Memudahkan penciptaan arsip
5. Data keryawan termasuk rekod elektronik jenis…
a. Citra b. Teks c. Data d. Grafis
6. Apa yang dimaksud dengan rekod elektronik?
a. Pemrosesan rekod
b. Rekod dalam penyimpanan elektronik diciptakan, dikomunikasikan dan diakses
menggunakan perangkat elektronik
c. Data tentang data
d. Penciptaan rekod
7. Email dikatakan sebagai rekod apabila…
a. Bila menyediakan bahan bukti transaksi kegiatan

19
 b. Harus ditanda tangani
c. Harus ada attachmentnya
d. Ada ketentuan akses/batas waktu
8. System klarifikasi adalah…
a. Penyimpanan rekod
b. Penciptaan rekod
c. Mengelompokkan rekod secara sistematisdan konsisten
d. Pemberkasan rekod berdasarkan abjad, numberic, dan kombinasi
9. Informasi direkam karena alasan karakter social, yaitu yang berhubungan dengan…
a. Informasi rekam yang dihasilkan dari kegiatan individu sebagai anggota social
b. Individu yang bersangkutan dalam kegiatan social
c. Social masyarakat
d. Keberadaan organisasi dalam kehidupan bermasyarakat
10. Jenis system pemberkasan adalah…
a. Abjad
b. Numeric
c. Kombinasi/alphanumeric
d. Folder

20
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Arsip elektronik merupakan tipe atau jenis baru dalam khasanah tipologi arsip, dan
konsekuensi logisnya bagi bidang kearsipan adalah mengupayakan arsip elektronik ini agar
dapat diaplikasikan, diimplementasikan sama seperti tipe atau jenis arsip yang sudah eksis
lebih lama yaitu arsip kertas. Dalam rangka upaya seperti yang dikemukakan diatas, perlu
dibangun konsepsi dan pemahaman yang kuat tentang arsip elektronik, bahkan Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku pembina kearsipan nasional, segera membuat
pedoman atau standar sistem pengelolaan arsip elektronik sehingga konsepsi dan
pemahamannya berlandaskan satu regulasi yang jelas. Dilihat dari peluang arsip elektronik
untuk masa yang akan datang, penulis berkeyakinan bahwa arsip elektronik ini yang akan
menjadi primadona, unggulan dari beberapa tipe atau jenis arsip, dan image yang selama ini
tidak baik terhadap arsip, diharapkan akan berubah menjadi baik. Arsip elektronik
merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat,
diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti
kegiatan.
Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu
format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya.
Dibandingkan dengan Arsip konvensional (kertas), arsip elektronik memiliki
beberapa Keuntungan diataranya:
a. Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.
b. Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user) dalam waktu
yang bersamaan.
c. Penyimpanan informasi lebih terpusat.
d. Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.

21
Kelemahan Arsip Elektronik

a. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,

memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara.
b. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan
maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain.
c. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,
misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen
kerena tidak sengaja.

Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu agar penyimpanan

dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD serta media yang lainnya, sangat baik untuk
mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan indeks,
penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email
bahkan memiliki workflow untuk semua dokumennya. Sistem Manajemen Dokumen
Elektronik memudahkan dalam pengarsipan, pencarian, dan pendistribusian dokumen.
Selain dapat menghemat tempat penyimpanan dokumen, dalam pencarian dokumen akan
jauh lebih akurat dan lebih cepat sehingga memudahkan pengguna dalam mencari dokumen
sehingga dapat meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Martono, Boedi. (1990). Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.
Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Muhammad Rosyid Budiman (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta

:Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.

Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik.

www.bacaanonline.com/manajemen arsip elektronik monika -nur-lastiyani, diunduh pada
tanggal 20 Juni 2016

Read-Smith, 2002, record management, South-Western Thomson Learning : United

States Sedarmayanti. (1992). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Ilham Jaya Offset.

Surya Pradana (2009) Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik.

http://suryapradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html diunduh pada
tanggal : 20 Juni 2016

Wursanto, Ig. (1991). Kearsipan 1 & 2. Yogyakarta: Kanisius.

23