Pentingnya SIM Arsip ....

(Annis Masitoh) 1

PENTINGNYA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP

BAGI ORGANISASI DI ERA DIGITAL
THE IMPORTANCE OF ARCHIVE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS
FOR ORGANIZATIONS IN THE DIGITAL ERA

Oleh: Annis Masitoh, Universitas Negeri Yogyakarta, annismasitoh98@gmail.com

Abstrak
Sistem informasi manajemen arsip (SIM Arsip) adalah sebuah sistem informasi untuk
melakukan pencatatan surat menyurat dan pengarsipan secara terkomputerisasi. Penulisan tugas akhir
ini bertujuan untuk mengetahui pentingnya penggunaan sistem informasi manajemen arsip bagi
organisasi di era digital. Metode yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah metode
deduktif yaitu dengan cara menuliskan topik-topik pembahasan yang digambarkan secara umum
kemudian ditarik suatu kesimpulan khusus. Untuk masalah yang dikaji dalam tugas akhir ini, penulis
menggunakan referensi atau informasi yang lengkap, jelas, dan akurat dari berbagai sumber. Hasil
pembahasan menunjukkan bahwa pentingnya sistem informasi manajemen arsip (SIM Arsip) bagi
organisasi di era digital, yaitu: (1) agar organisasi mempunyai informasi yang bermanfaat dalam
pembuatan keputusan manajemen. (2) Dapat menjadi sarana peningkatan efisiensi dan efektifitas
kegiatan organisasi. (3) Dapat menghemat biaya dalam organisasi sehingga memberikan nilai
ekonomis yang nyata bagi organisasi.

Kata kunci: sistem informasi manajemen arsip, organisasi, era digital

Abstract
An archive management information system (SIM Archive) is an information system for
recording computerized correspondence and archiving. The writing of this final project aims to find
out the importance of using an archive management information system for organizations in the
digital era. The method used in writing this final project is a deductive method by writing discussion
topics that are described in general and then drawing a special conclusion. For the problems
examined in this final project, the authors use references or information that is complete, clear, and
accurate from various sources. The results of the discussion showed that the importance of archival
management information systems (SIM Archive) for organizations in the digital era, namely: (1) so
that organizations have useful information in making management decisions. (2) Can be a means of
increasing the efficiency and effectiveness of organizational activities. (3) Can save costs in the
organization so as to provide tangible economic value for the organization.

Keywords: archive management information system, organization, digital era

PENDAHULUAN
Setiap organisasi pasti memiliki arsip
untuk disimpan. Ketika jumlah arsip sudah
terlampau banyak, arsip suatu organisasi tidak
bisa lagi dikelola oleh masing-masing bagian.
Perlu adanya bagian tersendiri untuk
mengelola semua data penting organisasi
tersebut. Jika sudah pada kondisi demikian,
pengelolaan arsip harus menerapkan
manajemen arsip. Tugas manajemen arsip
adalah menyusun data organisasi dari awal
berdiri sampai dengan kondisi terkini.
Manajemen arsip diperlukan untuk mengatur
jumlah arsip yang besar agar dapat diakses
secara efektif dan efisien. Efektif dalam hal ini
yaitu arsip dapat terjaga keamanannya, mudah
ditemukan, informasi tidak diketahui oleh
pihak yang tidak berkepentingan, dan tidak
rusak secara fisik. Sedangkan efisiensi arsip
berkaitan dengan biaya pengelolaan arsip yang
lebih murah.
Penyelenggaraan kearsipan di setiap
organisasi, sesuai amanat Undang-Undang
2 Jurnal Administrasi Perkantoran Edisi 1 Tahun 2019
Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,
antara lain diwajibkan untuk mendinamiskan
penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu
sistem yang komprehensif dan terpadu. Ini
artinya, setiap organisasi harus secara aktif
mengubah penyelenggaraan kearsipannya
menjadi pengelolaan arsip yang mempunyai
wawasan luas dan lengkap. Kegiatan
pengarsipan ini perlu disesuaikan dengan
perkembangan dan kebutuhan masyarakat
yang dipengaruhi oleh perkembangan tantang-
an nasional dan global, serta perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi.
Sehubungan dengan penyelenggaraan
sistem kearsipan, bagian kearsipan di setiap
organisasi dituntut untuk peka dengan
kemajuan teknologi yang menuntut kegiatan
pengarsipan yang makin modern. Salah
satunya dengan penerapan Sistem Informasi
Manajemen Arsip (SIM Arsip). Penggunaan
SIM Arsip sebagai bagian dari perwujudan
penerapan teknologi informasi sudah
sepantasnya diterapkan oleh organisasi dalam
pengelolaan kearsipan, karena SIM Arsip ini
bertujuan untuk mempercepat proses
pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip suatu
organisasi.
Selain untuk mempercepat proses
pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip suatu
organisasi, SIM Arsip memiliki beberapa
keuntungan yang mengarah kepada
tercapainya efektifitas dan efisiensi kearsipan.
Dengan menerapkan pengelolaan arsip secara
elektronik dapat menghemat tempat
penyimpanan arsip. Pengelolaan arsip secara
elektronik juga bisa mempermudah dan
mempercepat dalam penemuan kembali arsip,
serta dapat memberi manfaat dalam
meningkatkan keamanan arsip. Dari adanya
keuntungan ini, maka pengelolaan arsip secara
elektronik menjadi suatu kebutuhan untuk
diterapkan dalam organisasi maupun instansi.
Ada organisasi yang belum menerapkan
SIM Arsip dalam pengelolaan seluruh arsip
yang dihasilkan unit kerja di lingkungan
organisasinya. Sebagai contoh, pengelolaan
dokumen arsip di PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta yang
dilakukan oleh bagian dokumen belum
menerapkan SIM Arsip dan masih dilakukan
secara manual. Informasi ini diperoleh dari
pengalaman ketika melaksanakan Praktik
Kerja Lapangan (PKL) di instansi tersebut.
Data seluruh arsip yang ada dituliskan ke
dalam sebuah buku daftar arsip yang belum
menggunakan sistem yang terintegrasi dengan
teknologi, sehingga dalam penemuan kembali
arsip relatif lebih lama karena harus mencari
satu persatu dalam daftar. Ini menjadi bukti
bahwa tanpa penerapan SIM Arsip, informasi
mengenai arsip organisasi kurang dapat
disajikan secara cepat dan akurat.
Permasalahan lainnya yang menjadi
contoh, seperti yang dijelaskan pada berita
online Republika yang ditulis oleh seorang
jurnalis pada Rabu, 23 November 2016 (Desy
Susilawati, 2016) mengatakan bahwa Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI)
menyoroti sistem pengelolaan arsip di
kementerian dan lembaga di Indonesia masih
sangat lemah. Dalam hasil audit pengelolaan
arsip dan dokumentasi yang dilakukan ANRI
di setiap kementerian, ditemukan hampir
separuh dari jumlah kementerian yang ada
masih memiliki tata kelola arsip yang buruk.
Banyak lembaga yang belum menyusun empat
pilar pengelolaan arsip dinamis, yakni tata
naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi
arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan
akses arsip. Kepala ANRI, Mustari Irawan,
mengatakan, buruknya sistem pengelolaan
arsip justru akan menimbulkan masalah baru di
kemudian hari. Jika arsip tidak diperhatikan,
banyak masalah yang akan muncul, baik
masalah hukum, politik, ekonomi, sosial, dan
budaya.
Dari permasalahan di atas, maka
organisasi ataupun instansi dituntut untuk
dapat menjalankan pengelolaan arsip dengan
baik dan tepat sesuai dengan fungsinya.
Seyogyanya pula, setiap organisasi ataupun
instansi harus selalu memperbaiki dan
meningkatkan sistem kearsipannya agar
mampu memahami seluk beluk arsip secara
mendalam, sehingga diharapkan tidak terjadi
pengelolaan arsip yang buruk dan bermasalah
yang dapat menimbulkan permasalah lain dan
baru dikemudian hari.
Era teknologi informasi yang terus
berkembang saat ini juga memberikan
pengaruh yang cukup besar dalam kegiatan
organisasi. Organisasi dituntut untuk terbuka
pada semua informasi dan masukan dari
berbagai pihak. Keterbukaan yang dimaksud

adalah adanya transparansi informasi yang
memang sudah menjadi kebutuhan semua
pihak, baik organisasi pemerintah, swasta,
maupun individu masyarakat. Informasi dan
data yang dibutuhkan itu harus dapat diperoleh
dengan cepat dan akurat, serta tersimpan
dengan baik agar keberadaan data dan alur arus
data dapat terdeteksi.
Ketersediaan data dan informasi yang
cepat dan akurat dapat diperoleh dengan proses
pengumpulan dari beberapa pihak, kemudian
data diolah serta disimpan dalam satu sistem
yang terintegrasi. Jika pemrosesan data saat ini
masih dilakukan secara manual, belum ada
integrasi antar bagian yang menjadi suatu
kesatuan sistem, hal ini akan berdampak pada
proses pengolahan data menjadi lebih lambat
dan tidak efisien serta tidak terdokumentasi
dengan baik. Oleh karena itu diperlukan usaha
untuk pengintegrasian sistem-sistem, sehingga
SIM Arsip menjadi suatu kebutuhan untuk
diterapkan.
METODE PENGKAJIAN
Metode Penulisan
Metode yang digunakan dalam penulisan
tugas akhir ini adalah metode deduktif yaitu
dengan cara menuliskan topik-topik
pembahasan yang digambarkan secara umum
kemudian ditarik suatu kesimpulan khusus.
Untuk masalah yang dikaji dalam Tugas Akhir
ini, penulis menggunakan referensi atau
informasi yang lengkap, jelas, dan akurat dari
berbagai sumber.
Waktu dan Tempat Penelitian
Penulisan Tugas Akhir ini dilakukan
dengan mempelajari dan mengkaji data-data
yang didapatkan, dengan pemikiran dapat
diketahui permasalahan yang timbul tentang
topik pembahasan pada umumnya.
Selanjutnya menarik kesimpulan setiap
pengumpulan materi yang ada, kemudian
mencari kesimpulan dari referensi, buku, atau
sumber lain yang berkaitan untuk selanjutnya
disusun menjadi sebuah tugas akhir. Waktu
penulisan dilakukan mulai bulan April 2019
sampai bulan September 2019.
Target/Subjek Penelitian
Teknik memperoleh subjek penelitian
yaitu dengan mengumpulkan data-data berupa
Pentingnya SIM Arsip .... (Annis Masitoh) 3
referensi dari sumber-sumber pustaka yang
berhubungan dengan permasalahan yang akan
dituangkan dalam Tugas Akhir yang kemudian
mendiskusikan permasalahan dengan dosen
pembimbing untuk mendapatkan persetujuan
dan saran.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Perkembangan teknologi di era digital
sekarang ini semakin menuntut pentingnya
informasi bagi setiap organisasi, baik
organisasi pemerintah maupun swasta. Karena
pada dasarnya, keseluruhan kegiatan
organisasi membutuhkan informasi sebagai
pendukung proses kerja dan pelaksanaan
fungsi manajemen. Setiap kegiatan dalam
organisasi pemerintahan maupun swasta selalu
menghasilkan arsip.
Seiring berlangsungnya kegiatan
operasional dalam organisasi, maka jumlah
arsip pada suatu organisasi semakin
bertambah. Dengan bertambahnya jumlah
arsip, jika tidak dikelola dengan baik oleh
bagian kearsipan dalam organisasi yang
bersangkutan, maka arsip hanya akan menjadi
tumpukan kertas yang kurang bermanfaat dan
tidak dapat memberikan informasi dengan
cepat ketika diperlukan. Arsip sendiri
mempunyai peranan sebagai sumber
informasi, dan sebagai alat pengawasan yang
sangat diperlukan bagi setiap organisasi dalam
rangka kegiatan perencanaan, pengembangan,
perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggungjawaban,
penilaian, dan pengendalian di setiap kegiatan
organisasi.
Mengingat pentingnya keberadaan dan
fungsi arsip seperti yang telah dikemukakan di
atas, maka seluruh dokumen arsip dalam suatu
organisasi perlu mendapatkan pengelolaan
khusus, sehingga dokumen arsip dapat
terpelihara dan mudah ditemukan ketika
dibutuhkan. Melalui SIM Arsip, seluruh
informasi mengenai arsip organisasi yang telah
didigitalisasi dapat ditampilkan secara cepat,
tepat, dan akuntabel. Keberadaan SIM Arsip
diharapkan dapat menjadi sarana peningkatan
efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip
organisasi. Dengan demikian, seluruh arsip
yang tercipta di lingkungan organisasi dapat
terpelihara sebagai rekaman dokumen yang
4 Jurnal Administrasi Perkantoran Edisi 1 Tahun 2019
dapat diwariskan kepada generasi penerus
dimasa-masa yang akan datang.
Pembahasan mengenai pentingnya Sistem
Informasi Manajemen Arsip (SIM Arsip) bagi
organisasi ini diambil dari manfaat diterapkan-
nya SIM, yaitu:
1) Agar organisasi mempunyai informasi yang
bermanfaat dalam pembuatan keputusan
manajemen.
Setiap organisasi membutuhkan sistem
informasi manajemen untuk membantu
manajer dalam mengambil berbagai macam
keputusan yang dibutuhkan. Sistem
informasi berperan dalam proses
pengambilan keputusan operasional harian
(perencanan jangka pendek) sampai
perencanaan jangka panjang. Rencana
jangka pendek memiliki kerangka waktu
satu tahun atau kurang. Keputusan ini
berkaitan dengan kegiatan rutin/operasional
seperti pembelian bahan baku, penentuan
jadwal produksi, dan penggajian bulanan.
Sedangkan rencana jangka panjang
berkaitan dengan permasalahan
organisasional seperti pembuatan visi misi,
perombakan struktur organisasi, dan
perubahan departemen.
Untuk menyusun perencanaan-
perencanaan dan melakukan kegiatan
pengendalian, diperlukan banyak informasi
yang mendukung pekerjaan yang akan
dicapai. Melalui SIM Arsip, informasi
dapat disajikan secara cepat, tepat, lengkap,
dan sesuai, sehingga dapat mendukung
dalam proses pengambilan keputusan dan
merumuskan kebijakan.
2) Dapat menjadi sarana peningkatan efisiensi
dan efektifitas kegiatan organisasi.
Di era digital sekarang ini, sebagian
organisasi telah menerapkan manajemen
kearsipan yang berbasis teknologi.
Penggunaan teknologi dapat meningkatkan
efisiensi dan efektifitas kerja dalam
menunjang kegiatan organisasi. Hal
tersebut dikarenakan banyak manfaat yang
diperoleh khususnya dalam pengelolaan
arsip yaitu kecepatan dalam mengolah
informasi. Manfaat tersebut meliputi
kemudahan meng-entry data, memudahkan
dalam pencarian atau temu balik arsip, serta
pendistribusian arsip dalam suatu
organisasi. Kemudahan dalam pengelolaan
arsip ini akan sangat berpengaruh terhadap
hasil kerja dalam pelaksanaan kegiatan
operasional dalam organisasi.
Sebagian besar organisasi khususnya
yang intensitas kegiatannya cukup tinggi
telah menerapkan SIM Arsip dalam
pengelolaan seluruh arsipnya. Dalam
pelaksanaannya, sistem memanfaatkan
teknologi komputer sebagai media untuk
mengolah data-data yang ada dalam
dokumen menjadi sebuah informasi.
Sehingga peran dari SIM Arsip nantinya
sangat berpengaruh pada output/informasi
yang dihasilkan oleh perangkat komputer
dalam menunjang pelaksanaan kegiatan
organisasi.
3) Dapat menghemat biaya dalam organisasi
sehingga memberikan nilai ekonomis yang
nyata bagi organisasi.
Dari segi ekonomi, teknologi dapat
mengubah baik biaya modal maupun biaya
informasi. Teknologi dapat dilihat sebagai
faktor yang dapat menggantikan modal dan
tenaga kerja tradisional. Sejalan dengan
penurunan biaya operasional, SIM Arsip
dapat menggantikan tenaga kerja, yang
merupakan biaya yang akan terus
meningkat sesuai perkembangan ekonomi
masyarakat. SIM Arsip akan menurunkan
jumlah manajer tingkat menengah dan
petugas kearsipan seiring dengan teknologi
yang menjadi pengganti bagi tenaga kerja
tradisional.
Melalui SIM Arsip, para manajer
dalam organisasi saat ini dapat menerima
banyak informasi yang akurat dan tepat
waktu. Mereka menjadi lebih cepat dalam
membuat keputusan, sehingga lebih sedikit
manajer yang dibutuhkan. Oleh karena itu,
biaya manajemen menjadi berkurang dan
menjadi lebih efisien. Perubahan ini juga
berarti bahwa tingkat kendali manajemen
dalam organisasi telah meluas, sehingga
memungkinkan manajer tingkat tinggi
untuk mengelola dan mengendalikan lebih
banyak karyawan yang tersebar dalam jarak
yang luas.
Jika dilihat dari segi ruang, tanpa
penerapan SIM Arsip maka membutuhkan
persediaan tempat untuk peralatan seperti
filling cabinet, map, rak, dan perangkat
kearsipan lainnya. Dari segi perawatan dan

pemeliharaan tempat penyimpanan arsip ini
juga memerlukan biaya yang besar. Apabila
organisasi memanfaatkan SIM Arsip, maka
permasalahan-permasalah mengenai biaya
ini dapat diminimalisir, karena SIM Arsip
hanya akan membutuhkan seperangkat
sistem komputer yang dapat berfungsi
menyeluruh dalam hal penyimpanan dan
pemeliharaan arsip.
Selain manfaat di atas, SIM Arsip juga
dapat menghemat biaya duplikasi data
(fotocopy) karena memanfaatkan komputer
sebagai media penyajiannya untuk
menggantikan kertas. Sistem akan
memproses data menjadi informasi yang
dibutuhkan, kemudian menampilkannya
dalam layar komputer. Hal ini juga dapat
menciptakan organisasi yang paperless dan
ramah terhadap lingkungan.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan di atas, maka
dapat disimpulkan bahwa pentingnya sistem
informasi manajemen arsip (SIM Arsip) bagi
organisasi di era digital, yaitu:
1) Agar organisasi mempunyai informasi yang
bermanfaat dalam pembuatan keputusan
manajemen.
2) Dapat menjadi sarana peningkatan efisiensi
dan efektifitas kegiatan organisasi.
3) Dapat menghemat biaya dalam organisasi
sehingga memberikan nilai ekonomis yang
nyata bagi organisasi.
Saran
Dalam jurnal ini, terdapat beberapa saran
bagi organisasi yang nantinya dapat digunakan
sebagai pengembangan untuk organisasi yang
lebih baik, yaitu:
1) Dalam proses pengelolaan dokumen di
organisasi, sebaiknya tidak hanya
menerapkan pengelolaan kearsipan secara
manual, namun juga menerapkan SIM
Arsip untuk keefektifan dan keefisienan
pengelolaan dokumen.
2) Perlunya pelatihan pengelolaan arsip
dengan SIM Arsip secara berkala, terutama
bagi SDM kearsipan agar dapat mengelola
dokumen arsip organisasi secara
terkomputerisasi.
Pentingnya SIM Arsip .... (Annis Masitoh) 5
3) Organisasi dan lembaga perlu untuk
menyusun empat pilar pengelolaan arsip
dinamis, yakni tata naskah dinas, jadwal
retensi arsip, serta sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip agar tata kelola
arsipnya menjadi lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
Auliya, Mutiara. (2018). Mudahnya Hidup di
Era Digital. (https://www.domainesia.
com/berita/era-digital-adalah/ diakses 13
Juli 2019)
Djahir, Yulia dan Dewi Pratita. (2014). Bahan
Ajar Sistem Informasi Manajemen, Edisi
1. Yogyakarta: Deepublish.
Gaol, Chr. Jimmy L. (2008). Sistem Informasi
Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi.
Jakarta: Grasindo.
Hendrawan, M. Rosyihan dan M. Chazienul
Ulum. (2017). Pengantar Kearsipan: Dari
Isu Kebijakan ke Manajemen. Surabaya:
Universitas Brawijaya Press.
Hery. (2018). Soal Jawab: Perilaku Organisasi.
Jakarta: Grasindo.
Ismainar, Hetty. (2018). Manajemen Unit
Kerja. Yogyakarta: Deepublish.
Jumalia. (2018). Manfaat dan Fungsi Sistem
Informasi Manajemen. (https://garuda
cyber.co.id/artikel/860-manfaat-dan-
fungsi-sistem-informasi-manajemen
diakses 24 Juni 2018).
Pangestika, Witdya. (2018). Mengenal Sistem
Informasi Manajemen dan Manfaatnya
Bagi Perusahaan. (https://www.jurnal.id/
2018-mengenal-sistem-informasi-
manajemen-dan-manfaatnya-bagi-
perusahaan/ diakses 23 Juni 2018).
Setiawan, Wawan. (2017). Era Digital dan
Tantangannya. dipresentasikan pada
Seminar Nasional Pendidikan 2017.
Sukabumi. 9 Agustus 2017.
Subali, Tundung, dkk. (2018). Sistem
Informasi Manajemen: Guna Mendukung
Keputusan. Surabaya: Polinema Press.
Sungkono, Chriswan dan Machmudin Eka.
(2008). Sistem Informasi Manajemen:
Mengelola Perusahaan Digital, Buku 1,
Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat.
Susilawati, Desy. (2016). Pengelolaan Arsip
Kementerian Jadi Indikator Citra
Pemerintah. Republika. 23 November
2016.
6 Jurnal Administrasi Perkantoran Edisi 1 Tahun 2019

Trapulina, Efa. (2017). Era Digital, Semua Jadi

Mudah!. (https://www.majalahjustforkids.
com/era-digital-semua-jadi-mudah/
diakses 13 Juli 2019).