Nama:Novita Lupur

NIM: 017848625
Tugas: ADPU4331/Administrasi Perkantoran

Jawaban No 1.

1. Laporan keuangan: Laporan keuangan perusahaan akan memberikan pengertian

tentang kesehatan keuangan perusahaan, termasuk informasi tentang pendapatan,
pengeluaran, dan laba bersih. Mahasiswa dapat melakukan analisis keuangan
perusahaan berdasarkan laporan ini.
2. Struktur organisasi: Mahasiswa dapat mempelajari struktur organisasi perusahaan
tersebut, termasuk bagan struktur kerja, jabatan-jabatan, dan unit bisnis yang ada.
Informasi ini dapat membantu memahami hubungan dan tanggung jawab antar bagian
perusahaan.
3. Kebijakan dan prosedur: Mahasiswa dapat mengevaluasi kebijakan dan prosedur yang
diterapkan oleh perusahaan, seperti kebijakan kebersihan, kebijakan keamanan, atau
prosedur pengadaan. Penelitian ini dapat memberikan wawasan tentang cara kerja
perusahaan tersebut.
4. Data penjualan dan pemasaran: Data penjualan dan pemasaran perusahaan dapat
membantu mahasiswa memahami strategi pemasaran dan faktor-faktor yang
mempengaruhi keberhasilan penjualan. Hal ini dapat memberikan wawasan tentang
praktek-praktek bisnis yang efektif dalam industri yang relevan.
5. Evaluasi kinerja: Mahasiswa dapat melihat hasil evaluasi kinerja perusahaan, termasuk
penilaian kinerja karyawan dan evaluasi produk atau layanan perusahaan. Informasi ini
dapat membantu mahasiswa memperoleh pemahaman tentang praktik manajemen
kinerja yang baik.
Perusahaan perlu memperhatikan ketentuan privasi dan kebijakan rahasia perusahaan
ketika memberikan arsip-arsip ini kepada mahasiswa sebagai bahan riset. Bagi
mahasiswa, penting untuk menggunakan arsip tersebut dengan etika dan menjaga
kerahasiaan informasi yang diberikan oleh perusahaan.

Jawaban no 2.
Ruang lingkup dokumen perusahaan yang masuk dalam ruang lingkup manajemen
kearsipan mencakup semua dokumen dan rekaman yang dihasilkan, digunakan, atau
diterima oleh perusahaan dalam menjalankan aktivitas bisnisnya. Berikut ini beberapa
contoh dokumen yang masuk dalam ruang lingkup ini:
1. Surat-menyurat: Termasuk surat masuk dan keluar, surat perjanjian, kontrak, dan
surat-surat resmi lainnya yang berhubungan dengan bisnis perusahaan.
2. Laporan dan catatan keuangan: Meliputi laporan laba rugi, neraca keuangan, laporan
arus kas, bukti pembayaran, dan dokumen terkait keuangan lainnya.
3. Dokumen personalia: Berisi informasi tentang karyawan, termasuk data pribadi,
kontrak kerja, CV, surat pengunduran diri, dan dokumen terkait lainnya.
4. Dokumen hukum dan perizinan: Dokumen seperti akta pendirian perusahaan,
perizinan bisnis, perjanjian kerjasama, dan peraturan perusahaan yang berhubungan
dengan legalitas operasional perusahaan.
5. Dokumen operasional: Termasuk panduan, kebijakan, prosedur kerja, formularium,
catatan rapat, dan dokumen pembelajaran yang diperlukan dalam menjalankan kegiatan
sehari-hari perusahaan.
Manajemen kearsipan adalah proses mengatur, mengelola, dan mengawasi semua
dokumen dan rekaman perusahaan secara sistematis. Manfaat dari manajemen
kearsipan antara lain:
1. Ruang dan biaya yang efisien: Dengan mengelola dokumen secara teratur,
perusahaan dapat mengurangi ruang penyimpanan yang dibutuhkan untuk menyimpan
arsip fisik, mengoptimalkan penggunaan ruang kantor, dan mengurangi biaya
penyimpanan.
2. Aksesibilitas informasi: Manajemen kearsipan yang baik memungkinkan perusahaan
untuk dengan mudah menemukan dan mengakses informasi yang diperlukan. Dokumen
yang terorganisir dengan baik memungkinkan pengguna untuk dengan cepat
menemukan dan membagikan informasi yang relevan.
3. Efisiensi operasional: Melalui manajemen kearsipan yang baik, perusahaan dapat
meningkatkan efisiensi operasional dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk
mencari atau mengelola dokumen. Ini membantu meningkatkan produktivitas dan
kualitas pekerjaan.
4. Kepatuhan hukum: Manajemen kearsipan yang baik membantu perusahaan
memenuhi persyaratan hukum terkait penyimpanan dan privasi dokumen. Dokumen yang
diarsipkan dengan benar dapat digunakan sebagai bukti dalam proses hukum atau audit.
5. Kepentingan sejarah dan budaya: Selain manfaat bisnis langsung, manajemen
kearsipan juga mendukung pelestarian arsip yang berharga secara historis dan budaya
perusahaan. Dokumen-dokumen ini dapat memberikan wawasan tentang sejarah dan
perkembangan perusahaan.
Oleh karena itu, manajemen kearsipan merupakan aspek penting dalam administrasi
perkantoran yang efektif, membantu perusahaan dalam mengelola dan mengoptimalkan
penggunaan dokumentasi mereka.