TUGASAN: TUTORIAL 4 - JAWATANKUASA PENGURUSAN REKOD

PENGURUSAN REKOD

1. Kewujudan Jawatankuasa Pengurusan Rekod:

Pada pandangan saya, menurut Garis Panduan Pengurusan Rekod Kebangsaan Malaysia,
kewujudan jawatankuasa ini adalah syarat yang diperlukan untuk semua jabatan kerajaan.
Pengurusan rekod yang baik adalah kunci untuk meningkatkan kecekapan dan
keberkesanan perkhidmatan serta pentadbiran kerajaan. Jawatankuasa Pengurusan Rekod
ditubuhkan di setiap organisasi perkhidmatan awam untuk memastikan pematuhan kepada
dasar dan prosedur pengurusan rekod. Seperti yang diketahui,Kementerian Kewangan
Malaysia menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod bagi menyelaraskan pengurusan
rekod dalam setiap bahagian di bawahnya.

2. Peranan Jawatankuasa Pengurusan Rekod:

JPR bertanggungjawab untuk menyediakan dan menyelaraskan garis panduan serta dasar
berkaitan dengan pengurusan rekod dalam organisasi. Ini termasuk penentuan polisi dan
prosedur yang berkaitan dengan penyimpanan, penyelenggaraan, dan pemuliharaan rekod.
Sebagai contoh, JPR di sebuah syarikat IT akan memastikan bahawa dasar penyimpanan
data klien dipatuhi sepenuhnya dan mematuhi undang-undang privasi data yang berkenaan.

Selain itu, JPR juga memainkan peranan dalam menyelenggarakan latihan dan pendidikan
kepada kakitangan berkaitan dengan pengurusan rekod. Ini adalah penting untuk
memastikan bahawa semua kakitangan memahami prosedur dan kepentingan mematuhi
dasar-dasar yang telah ditetapkan. Sebagai contoh, di dalam sektor kesihatan, JPR akan
mengadakan sesi latihan untuk kakitangan perubatan tentang pengurusan rekod pesakit
untuk memastikan data kesihatan disimpan dengan betul.

JPR juga bertanggungjawab dalam pemantauan kepatuhan organisasi terhadap dasar-dasar

pengurusan rekod. Ini termasuk memastikan bahawa semua bahagian atau jabatan
mematuhi prosedur yang telah ditetapkan. Dengan melakukan pemeriksaan berkala, seperti
yang dilakukan oleh JPR di sebuah agensi kerajaan, organisasi dapat memastikan
kepatuhan terhadap peraturan dan undang-undang serta memastikan integriti data.

Penyelenggaraan sistem pengurusan rekod adalah satu lagi peranan penting yang
dimainkan oleh JPR. JPR memastikan sistem yang digunakan adalah efisien, selamat dan
dapat diandalkan. Ini melibatkan pemantauan prestasi sistem, penambahbaikan yang
diperlukan dan pemastian keselamatan data yang disimpan. Sebagai contoh, JPR di sebuah
firma perakaunan akan memantau sistem elektronik pengurusan rekod untuk memastikan
kawalan akses yang ketat dan proses pemuliharaan data yang selamat.
Terakhir, JPR terlibat dalam penyelidikan dan pematuhan undang-undang berkaitan
pengurusan rekod. Mereka memastikan organisasi mematuhi undang-undang privasi data
dan peraturan yang relevan. Ini penting untuk mengelakkan sebarang kesalahan atau
pelanggaran yang boleh merugikan organisasi. Sebagai contoh di syarikat e-dagang, JPR
akan memeriksa implikasi undang-undang privasi pengguna dalam penyimpanan data
pelanggan dan mengambil langkah-langkah untuk memastikan pematuhan yang tepat.

Secara keseluruhan, peranan JPR adalah penting dalam memastikan bahawa organisasi
dapat menguruskan rekod-rekod mereka dengan cekap, efisien dan selamat. Dengan
pemahaman yang jelas tentang peranan dan tanggungjawab JPR, organisasi dapat
memastikan keselamatan data, pematuhan undang-undang dan kecekapan operasi dalam
era maklumat yang semakin kompleks ini.

3. Proses Pelantikan Jawatankuasa Pengurusan Rekod:

Berikut adalah proses pelantikan tersebut, mengikut Garis Panduan Jawatankuasa

Pengurusan Rekod yang dikeluarkan oleh Arkib Negara dimana sebagai langkah pertama
dalam proses pelantikan adalah penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Rekod dalam setiap
jabatan atau bahagian yang relevan. Ini memerlukan pengenalan keperluan akan kehadiran
jawatankuasa untuk memastikan pengurusan rekod yang baik.
Selepas penubuhan, senarai nama ahli Jawatankuasa dan maklumat berkaitan dengan
penubuhan jawatankuasa tersebut perlu diumumkan secara rasmi kepada seluruh
organisasi. Ini memastikan kesedaran tentang wujudnya Jawatankuasa Pengurusan
Rekod.Kemudian,setiap ahli Jawatankuasa perlu diberikan penerangan terperinci mengenai
tugas dan tanggungjawab mereka. Mereka juga perlu memahami dengan jelas tujuan
penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Rekod dan peranan mereka dalam mencapai
objektif tersebut.Seterusnya,ahli Jawatankuasa mungkin memerlukan latihan atau
bimbingan teknikal mengenai aspek-aspek pengurusan rekod dan prosedur yang relevan. Ini
adalah penting untuk memastikan bahawa mereka mempunyai pengetahuan dan kemahiran
yang mencukupi untuk menjalankan tugas mereka secara berkesan.
Berikutannya adalah penetapan ahli jawatankuasa di mana setiap bahagian atau jabatan
perlu menetapkan ahli-ahli Jawatankuasa yang mewakili bidang pengurusan rekod.
Pemilihan ahli perlu berdasarkan kepada kepakaran dan pengalaman mereka dalam domain
rekod.

Pemilihan Pengerusi dan Setiausaha Jawatankuasa adalah penting. Pengerusi biasanya

merupakan pegawai atasan yang mempunyai pengetahuan yang mendalam tentang
pengurusan rekod manakala Setiausaha biasanya adalah kakitangan yang mempunyai
kemahiran dalam pengurusan rekod. Setelah ahli Jawatankuasa, Pengerusi dan Setiausaha
ditetapkan, pelantikan mereka perlu diluluskan secara rasmi oleh pengurusan atasan.
Langkah ini memastikan bahawa struktur Jawatankuasa Pengurusan Rekod dikenali dan
diiktiraf oleh pihak atasan.Lnagkah seterusnya adalah perbincangan awal, jawatankuasa
perlu mengadakan perbincangan awal untuk menetapkan jadual mesyuarat dan menyusun
agenda untuk aktiviti-aktiviti seterusnya yang melibatkan pengurusan rekod.Akhir sekali,
pelantikan tambahan sekiranya perlu, ahli tambahan seperti pegawai IT atau perundangan
boleh dilantik untuk memberikan sokongan kepada Jawatankuasa dalam melaksanakan
tugas mereka.
 PENGURUSAN ASET

1. Definisi Aset Alih

Aset alih merujuk kepada aset atau peralatan yang mudah dipindahkan dari satu tempat ke
tempat lain seperti peralatan elektronik, kenderaan dan peralatan lain yang mudah
dialihkan.Aset alih selalunya menjadi bahagian penting dalam organisasi dan memerlukan
pengurusan yang teliti.Komputer riba merupakan contoh aset alih yang kerap digunakan
dalam organisasi perkhidmatan awam untuk kegunaan pekerja yang sering berpindah
lokasi.

2. Pelupusan Aset Alih

Pelupusan aset alih dilakukan untuk memastikan aset yang tidak digunakan atau sudah
usang tidak menjadi beban kepada organisasi.Proses pelupusan ini juga bertujuan untuk
mengurangkan kos penyelenggaraan dan meningkatkan efisiensi organisasi. Contohnya,
agensi kerajaan boleh memutuskan untuk melupuskan kenderaan yang sudah tidak
digunakan lagi melalui proses jualan kepada pihak luar.

3. Kaedah Pelupusan Aset Alih

Terdapat dua kaedah pelupusan aset alih yang sering digunakan dalam proses pelupusan
aset alih iaitu Jualan Aset dan Pemusnahan Aset.Bagi Jualan Aset, ianya melibatkan
penjualan aset kepada pihak luar dengan harga yang dipersetujui,penjualan boleh dilakukan
melalui tender terbuka, perundingan langsung atau proses lelongan dan biasanya digunakan
kerana membolehkan organisasi mendapatkan nilai tunai dari aset yang tidak lagi
diperlukan. Sebagai contoh,sebuah agensi kerajaan menjual kenderaan rasmi yang tidak
lagi diperlukan kepada pembeli yang berminat melalui proses tender terbuka.
Kaedah Pemusnahan Aset pula, penglibatan pemusnahan fizikal atau teknikal aset alih yang
tidak dapat digunakan lagi,pemusnahan boleh dilakukan melalui pelbagai cara seperti
penghancuran, daur semula atau pembuangan serta pentingnya untuk mengelakkan
penggunaan semula aset yang rosak atau tidak selamat untuk digunakan.
Contohnua,sebuah agensi kerajaan memusnahkan komputer lama yang sudah tidak boleh
digunakan lagi melalui proses daur semula yang selamat untuk alam sekitar.