KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA Tugasan Individu

BAHAGIAN B ARAHAN KESELAMATAN

SOALAN 3a :

Huraikan prosedur-prosedur penyimpanan dokumen-dokumen

terperingkat yang perlu diikuti oleh seseorang pegawai awam.

JAWAPAN Dokumen terperingkat adalah dokumen rasmi yang mengandungi ,maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan (RAHSIA BESAR, RAHSIA, SULIT dan TERHAD). Dokumen terperingkat yang mempunyai edaran yang luas dikehendaki untuk disimpan untuk jangkamasa yang tidak ditetapkan dan atas sebab-sebab keselamatan dikehendaki diakaunkan oleh pemegangnya pada tempoh-tempoh masa yang tertentu.

Dokumen tersebut hendaklah diberi nombor-nombor siri mengikut bilangan salinan dan tidak boleh dibinasakan tanpa kembenaran pemula. Senarai pembahagian salinan dokumen tersebut hendaklah di selenggara oleh pemula setahun sekali untuk menentukan dokumen-dokumen tersebut masih di dalam simpanan pemegang-pemegang asal atau penggantinya. Dokumen-dokumen terperingkat hendaklah disimpan mengikut prosedurprosedur yang telah ditetapkan bagi setiap peringkat keselamatan:

1. RAHSIA BESAR Dokumen terperingkat RAHSIA BESAR hendaklah disimpan di dalam bilik kebal atau peti besi yang seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira. Sekiranya dokumendokumen tersebut masih dalam tindakan seseorang pegawai bolehlah disimpan untuk
Kursus Induksi Umum dan Khusus 1/2010 ADTEC Taiping

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA Tugasan Individu

sementara waktu dalam kabinet fail keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci tetapi jika bangunan yang diduduki itu tidak mempunyai kawalan keselamatan yang rapi, dokumen tersebut hendaklah dikembalikan untuk disimpan dalam bilik kebal atau peti besi.

2. RAHSIA

Dokumen terperingkat RAHSIA hendaklah disimpan sama seperti dokumen terperingkat RAHSIA BESAR atau dalam kabinet keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci.

3. SULIT dan TERHAD

Dokumen-dokumen terperingkat SULIT dan TERHAD hendaklah disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk disimpanan sementara dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan.

Kursus Induksi Umum dan Khusus 1/2010 ADTEC Taiping

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA Tugasan Individu

SOALAN 3b

Sekiranya suatu dokumen terperingkat sesebuah jabatan

didapati hilang, apakah peraturan-peraturan yang perlu diambil oleh pihak yang berkenaan mengenai perkara tersebut ?

JAWAPAN Berpandukan kepada Arahan Keselamatan Perkara IX 75 dan 76, jika didapati dokumen terperingkat didapati hilang hendaklah ;

1. Cari Dengan Segera Pegawai yang ditugaskan untuk menjaga dokumen-dokumen tersebut hendaklah mencari dokumen tersebut secepat mungkin dengan pelbagai kaedah. Beliau bolehlah menyemak buku daftar rekod jika terdapat maklumat di mana dokumen tersebut disimpan atau kemungkian berada ditangan pegawai-pegawai yang tertentu. Perlu juga bertanya kepada pegawa-pegawai lain yang dikhuatiri meminjam dokumen tersebut untuk urusan-urusan pejabat tanpa merekodnya. Jika perlu pengumunan tentang kehilangan dokumen tersebut hendaklah dibuat. 2. Buat Laporan kepada Ketua Jabatan. Pegawai terbabit hendaklah melaporkan dengan segera kepada Ketua Jabatan. Ketua Jabatan juga dapat menentukan tahap kepentingan dokumen yang hilang tersebut terhadap jabatan. 3. Buat Laporan kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan. Jika dokumen tersebut tidak dijumpai dalam tempoh masa 24 jam ataupun bersamaan dengan satu hari, maka perlulah dilaporkan kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan . Pegawai perlu mentafsirkan implikasi dari segi keselamatan, kesan-kesan, risiko-

Kursus Induksi Umum dan Khusus 1/2010 ADTEC Taiping

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA Tugasan Individu

risiko yang akan timbul akibat daripada kehilangan dokumen tersebut kepada pegawai keselamatan berkenaan.

4. Laporan kepada pihak Polis. Langkah terakhir yang perlu diambil oleh pegawai terbabit ialah melaporkan kehilangan dokumen-dokumen tersebut kepada pihak polis.

Rujukan: Arahan Keselamatan

Kursus Induksi Umum dan Khusus 1/2010 ADTEC Taiping