Sebagai calon arsiparis, pembuatan naskah dinas suatu organisasi melibatkan langkah-langkah

tertentu yang diarahkan untuk memastikan bahwa rekam jejak dan dokumentasi organisasi terjaga
dengan baik. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil berdasarkan manajemen rekord
aktif:

1. Pahami Kebijakan dan Prosedur Organisasi:

 Pahami kebijakan dan prosedur organisasi terkait pembuatan, distribusi, dan

penyimpanan naskah dinas.

 Pastikan memahami batasan-batasan dan tata cara yang berlaku.

2. Identifikasi Jenis Naskah Dinas:

 Kenali berbagai jenis naskah dinas yang mungkin dihasilkan oleh organisasi.

 Kategorikan naskah dinas berdasarkan jenis dan kontennya.

3. Penetapan Metadata:

 Tentukan metadata yang relevan untuk setiap naskah dinas. Ini dapat mencakup
informasi seperti nomor surat, tanggal, pengirim, penerima, subjek, dll.

 Metadata membantu dalam pencarian dan pengelompokan dokumen.

4. Implementasikan Standar Format:

 Terapkan standar format yang sesuai untuk semua naskah dinas.

 Pastikan konsistensi dalam presentasi dan struktur dokumen.

5. Penggunaan Alat dan Sistem Manajemen Dokumen:

 Pelajari dan terapkan alat dan sistem manajemen dokumen yang mendukung
pencatatan dan penyimpanan naskah dinas secara efisien.

 Pilih alat yang memfasilitasi pencarian, pemeliharaan versi, dan audit trail.

6. Pelatihan Pengguna:

 Berikan pelatihan kepada pengguna terkait penggunaan sistem manajemen

dokumen dan pentingnya penataan dokumen secara benar.

 Pastikan bahwa personel yang terlibat memahami peran mereka dalam manajemen
rekord aktif.

7. Penentuan Siklus Hidup Dokumen:

 Tentukan siklus hidup dokumen untuk naskah dinas, termasuk jangka waktu retensi,
penyimpanan, dan kemungkinan pemusnahan.

 Pastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan retensi.

8. Koordinasi dengan Pihak Terkait:

 Berkoordinasi dengan pihak terkait, termasuk pengirim dan penerima naskah dinas,
untuk memastikan data yang akurat dan lengkap.
  Dukung kolaborasi yang efektif dalam lingkungan organisasi.

9. Penerapan Keamanan Dokumen:

 Terapkan langkah-langkah keamanan untuk melindungi kerahasiaan dan integritas

naskah dinas.

 Berikan hak akses yang tepat kepada personel yang berwenang.

10. Audit dan Evaluasi Rutin:

 Lakukan audit rutin terhadap sistem dan praktik manajemen rekord aktif untuk
memastikan kepatuhan dan efektivitas.

 Evaluasi dan perbarui kebijakan dan prosedur sesuai kebutuhan.

Langkah-langkah ini mendukung prinsip-prinsip manajemen rekord aktif, termasuk pemahaman yang
baik tentang proses organisasi, implementasi teknologi yang sesuai, dan perhatian terhadap siklus
hidup dokumen. Referensi seperti "Records Management Handbook" oleh Sue Myburgh dapat
memberikan panduan lebih lanjut dan wawasan praktis tentang manajemen rekord aktif.