MAPEL KEARSIPAN

ARSIP DAN KEARSIPAN

1. Pengertian Arsip dan Kearsipan:

 Arsip adalah kumpulan dokumen, rekaman, informasi, atau bahan lainnya yang memiliki
nilai historis, administratif, atau hukum, serta diatur dan disimpan untuk kepentingan
jangka panjang.
 Kearsipan adalah pengelolaan, pemeliharaan, dan pengaturan arsip secara sistematis guna
memastikan bahwa informasi dan dokumen yang penting dapat diakses dengan mudah,
dijaga keasliannya, dan digunakan sesuai kebutuhan.
2. Karakteristik Arsip:
 Keberlanjutan: Arsip dijaga untuk jangka waktu yang lama, berbeda dengan dokumen
rutin yang hanya memiliki nilai sementara.
 Keteraturan: Arsip harus diatur dalam sistem tertentu agar mudah ditemukan dan
dipahami.
 Kontinuitas: Pemeliharaan arsip harus terjaga agar informasi dapat diakses di masa depan.
 Keotentikan: Arsip harus memiliki integritas dan otentisitas yang terjaga, artinya tidak
mengalami perubahan yang tidak sah.
 Ketertelusuran: Arsip harus memiliki jejak yang jelas sehingga dapat dilacak asal-usulnya
dan perjalanannya dari waktu ke waktu.
3. Fungsi Arsip:
 Fungsi Administratif: Menyediakan dukungan dalam pengambilan keputusan,
monitoring, dan evaluasi.
 Fungsi Historis: Menjaga sejarah dan warisan organisasi.
 Fungsi Hukum: Menyediakan bukti dalam transaksi dan litigasi hukum.
 Fungsi Budaya: Menjaga identitas budaya dan perkembangan organisasi.
4. Penggolongan, Nilai Guna, dan Macam-Macam Arsip:
 Penggolongan Arsip: Biasanya dibagi menjadi arsip vital (penting), arsip vital penting
(sangat penting), dan arsip vital sangat penting (kritis).
 Nilai Guna Arsip: Nilai administratif (penggunaan dalam proses kerja), nilai referensi
(referensi informasi), dan nilai historis (sejarah dan perkembangan).
 Macam-Macam Arsip: Arsip umum (dokumen rutin), arsip khusus (dokumen yang
memiliki nilai khusus), arsip permanen (dokumen yang memiliki nilai jangka panjang).
5. Penyelenggaraan Arsip (Asas Penyimpanan Arsip):
 Asas Keutuhan: Arsip disimpan secara utuh dan lengkap untuk menjaga konteks dan
kesahihan informasi.
 Asas Keberlanjutan: Arsip dijaga agar dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama.
 Asas Keterjangkauan: Arsip harus mudah diakses dan ditemukan.
 Asas Kecepatan: Arsip harus dapat ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan.
6. Daur Hidup Arsip:
 Penciptaan: Dokumen diciptakan dan dipilih untuk disimpan.
 Penggunaan dan Pengelolaan Aktif: Dokumen digunakan dalam proses kerja dan
dikelola secara aktif.
 Penyimpanan Jangka Menengah: Dokumen yang masih memiliki nilai tetapi jarang
digunakan dipindahkan ke penyimpanan jangka menengah.
 Penyimpanan Jangka Panjang atau Penghapusan: Dokumen yang telah melewati masa
relevansi dipindahkan ke penyimpanan jangka panjang atau dihapus sesuai dengan
kebijakan.
 Arsipologi atau Pengarsipan Aktif: Proses pemeliharaan dan penggunaan arsip yang
masih berharga secara operasional dan administratif.
 Penyimpanan Arsip Tertutup: Penyimpanan jangka panjang untuk arsip yang memiliki
nilai historis atau referensi.
 Disposisi Akhir: Pengaturan akhir untuk arsip yang telah mencapai akhir masa retensi,
seperti pengarsipan permanen atau pemusnahan.
 Regulasi Kearsipan / Norma, Standar, Prosedur, dan Kaidah Kearsipan:

Regulasi kearsipan mengacu pada seperangkat norma, standar, prosedur, dan kaidah yang mengatur
pengelolaan, penyimpanan, dan penggunaan arsip. Ini bertujuan untuk memastikan efisiensi,
keamanan, dan aksesibilitas arsip secara konsisten. Beberapa elemen penting dari regulasi kearsipan
meliputi:

 Undang-Undang Kearsipan: Undang-undang ini merupakan dasar hukum yang mengatur

segala aspek terkait kearsipan, termasuk pengumpulan, pemeliharaan, pengolahan, dan
penghapusan arsip. Di berbagai negara, undang-undang semacam itu mungkin memiliki nama
dan isi yang berbeda. Namun, tujuannya umumnya sama, yaitu menjaga integritas dan
aksesibilitas arsip untuk kepentingan administrasi, sejarah, dan transparansi.

1. Undang-undang Kearsipan: Di Indonesia, contohnya, terdapat Undang-Undang Nomor 43 Tahun

2009 tentang Kearsipan. Undang-undang ini mengatur berbagai aspek pengelolaan arsip,
termasuk pemeliharaan, penyimpanan, pengolahan, dan penghapusan arsip. Undang-undang ini
juga menetapkan peran dan tanggung jawab institusi dan pegawai arsip.

2. Peranan Arsip, Fungsi, Tujuan, dan Masalah Kearsipan:

 Peran Arsip: Arsip memiliki peran penting dalam menjaga rekam jejak aktivitas dan transaksi
organisasi atau lembaga. Mereka menjadi sumber informasi penting untuk mengambil
keputusan, mempertanggungjawabkan tindakan, serta menjaga kontinuitas dan akuntabilitas.
 Fungsi Arsip: Fungsi utama arsip adalah sebagai sumber informasi historis, administratif, dan
hukum. Arsip membantu dalam penelitian, pelaporan, dan analisis, serta dapat digunakan
sebagai bukti dalam konteks hukum.
 Tujuan Arsip: Tujuan utama kearsipan adalah memastikan pengelolaan arsip yang efisien dan
efektif, melindungi arsip dari kerusakan dan kehilangan, serta memungkinkan aksesibilitas yang
tepat waktu dan akurat.
 Masalah Kearsipan: Beberapa masalah yang mungkin muncul dalam pengelolaan arsip
termasuk kesulitan dalam pengindeksan dan pencarian, kurangnya pemahaman tentang
pentingnya kearsipan, ketidakpatuhan terhadap prosedur kearsipan, serta kurangnya sumber
daya untuk pemeliharaan dan digitalisasi arsip.

3. Syarat-syarat Pegawai Arsip: Pegawai arsip memiliki peran penting dalam pengelolaan arsip
yang efisien dan efektif. Beberapa syarat yang biasanya diperlukan untuk menjadi pegawai arsip
yang berkualitas adalah:

 Pendidikan dan Pelatihan: Biasanya, pegawai arsip memiliki pendidikan atau pelatihan dalam
bidang arsip, perpustakaan, atau ilmu informasi terkait.
 Pengetahuan Kearsipan: Pegawai arsip harus memiliki pemahaman yang baik tentang
prinsip-prinsip kearsipan, klasifikasi, indeksasi, serta metode penyimpanan dan pemeliharaan
arsip.
 Kemampuan Komunikasi: Kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik sangat penting
dalam menjelaskan prosedur kearsipan kepada rekan kerja dan pihak lain yang terlibat.
 Ketelitian: Kearsipan memerlukan tingkat ketelitian yang tinggi dalam hal pengindeksan,
pencarian, dan pemeliharaan arsip.
 Kreativitas: Dalam era digitalisasi, kemampuan beradaptasi dengan teknologi baru dan
mencari solusi kreatif untuk masalah kearsipan juga menjadi penting.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah undang-undang yang
mengatur pengelolaan arsip di Indonesia. Berikut adalah beberapa poin penting yang umumnya
tercakup dalam undang-undang ini:

1. Definisi dan Ruang Lingkup: Undang-undang ini mendefinisikan apa yang dimaksud dengan
arsip dan pengelolaan arsip. Juga mengatur ruang lingkup dari undang-undang ini, yang
mencakup pengelolaan arsip pada semua instansi pemerintah dan lembaga non-pemerintah
yang memiliki arsip yang harus diatur.
2. Penciptaan, Penyimpanan, dan Pengolahan Arsip: Undang-undang ini mengatur tentang
penciptaan, penyimpanan, dan pengolahan arsip. Ini meliputi prosedur untuk menciptakan arsip,
metode penyimpanan yang aman, serta pengolahan arsip agar tetap terjaga integritasnya.
3. Pemeliharaan dan Pemindahan Arsip: Undang-undang ini memberikan panduan mengenai
pemeliharaan arsip, termasuk pemindahan arsip dari satu tempat penyimpanan ke tempat lain
yang lebih tepat.
4. Akses dan Penggunaan Arsip: Undang-undang ini memastikan akses yang sesuai dan adil
terhadap arsip oleh pihak-pihak tertentu, seperti peneliti, akademisi, dan masyarakat umum.
5. Penghapusan Arsip: Undang-undang ini mengatur tentang prosedur penghapusan arsip yang
sudah tidak relevan atau tidak diperlukan lagi, untuk menjaga efisiensi penyimpanan dan
menghindari penumpukan arsip yang tidak perlu.
6. Sanksi dan Pelanggaran: Undang-undang ini mungkin menetapkan sanksi dan konsekuensi
hukum bagi instansi atau individu yang tidak mematuhi ketentuan-ketentuan dalam undang-
undang ini.
7. Pengawasan dan Penegakan Hukum: Undang-undang ini mungkin juga menetapkan
mekanisme pengawasan terhadap pelaksanaan pengelolaan arsip, serta proses penegakan
hukum jika terjadi pelanggaran terhadap undang-undang tersebut.