BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Administrasi Kearsipan
1. Pengertian Administrasi Kearsipan

Administrasi kearsipan rumah sakit adalah serangkaian aktivitas untuk mengatur, menyimpan
dan memelihara dokumen atau informasi penting di dalam rumah sakit secara terstruktur dan
sistematis.Tujuannya adalah agar dokumen tersebut mudah ditemukan, tersedia dengan cepat
ketika dibutuhkan serta terjaga kualitasnya.

2. Pengertian Kearsipan

Kearsipan Rumah Sakit Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor

269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada Pelayanan Kesehatan di Fasilitas
Pelayanan Kesehatan yang dikutip oleh [1], kearsipan definisikan sebagai sebuah proses
pengumpulan, dokumentasi, pengelolaan dan pemeliharaan data-data berupa rekam medis dan
berkas-berkas lainnya yang terdapat pada sebuah rumah sakit. Dalam konteks ini, rekam medis
adalah salah satu dokumen utama yang harus diarsipkan oleh sebuah rumah sakit. Dokumen ini
berisi informasi lengkap mengenai identitas pasien, riwayat penyakit dan tindakan medis yang
telah dilakukan untuk membantu diagnosa serta penanganannya selanjutnya.

3. Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan dalam rumah sakit adalah untuk memastikan bahwa seluruh dokumen dan
informasi yang dihasilkan oleh lembaga tersebut dapat dikelola secara efisien, efektif serta
teratur. Dengan demikian, manajemen arsip akan membantu proses administrasi dan pengelolaan
data pasien menjadi lebih baik.

Selain itu, kearsipan juga bertujuan sebagai bentuk pengamanan bagi dokumen-dokumen
penting seperti rekam medis agar tidak mudah hilang atau rusak. Hal ini sangat penting karena
setiap informasi mengenai kondisi kesehatan seseorang bersifat rahasia dan sensitif sehingga
harus dilindungi dengan maksimal.

Adapun Tujuan administrasi kearsipan di rumah sakit adalah:

 a. Menyediakan akses yang mudah dan cepat terhadap informasi pasien dan rekam medis
yang diperlukan.
b. Memastikan keamanan dan kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip.
c. Mendukung pengambilan keputusan yang tepat dan akurat.
d. Menjamin ketersediaan dokumen-dokumen penting untuk keperluan hukum dan audit.
e. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional rumah sakit.

4. Manfaat Kearsipan Rumah Sakit

Kearsipan dalam rumah sakit mempunyai berbagai macam manfaat antara lain:

a. Memudahkan proses adminstratif

Dokumentasi dan informasi mengenai kerja operasional seperti jadwal kerja pegawai
hingga inventaris peralatan medis dapat dengan mudah digunakan oleh pihak terkait.
b. Meningkatkan akurasi diagnose
Dengan adanya rekam medis yang tersimpan dengan rapi maka bisa dipastikan bahwa
semua riwayat penyakit pasien sudah terekap dengan lengkap sehingga dapat
meningkatkan akurasi diagnosa dari dokter.
c. Menjaga privasi pasien
Ketersediaan dan pengelolaan data rekam medis yang baik akan menjamin privasi setia
pasien terjaga dari akses orang yang tidak berhak.
d. Membantumeningkatkan kualitas pelayanan
Dengan adanya dokumen dan informasi yang tersimpan dengan baik maka dapat
membantu rumah sakit dalam mengevaluasi proses kerja mereka untuk meningkatkan
kualitas pelayanan kepada pasien.

5. Prinsip Administrasi Kearsipan

Prinsip-prinsip administrasi kearsipan yang relevan dalam konteks rumah sakit antara lain:

a. Prinsip Keteraturan
Arsip disusun secara teratur dan sistematis berdasarkan klasifikasi dan indeks yang jelas.
b. Prinsip Keandalan
Arsip harus dapat diandalkan dan akurat dalam konten dan identifikasi.
c. Prinsip Kecepatan
Informasi dalam arsip harus dapat diakses dengan cepat dan mudah.
d. Prinsip Kerahasiaan
Informasi yang bersifat rahasia harus dijaga keamanannya sesuai dengan kebijakan
privasi dan etika.
e. Prinsip Keselamatan
Arsip harus dilindungi dari bahaya fisik, seperti kebakaran, banjir, atau pencurian.
f. Prinsip Penghancuran yang Terkontrol
Penghapusan arsip dilakukan dengan prosedur yang terkontrol sesuai dengan kebijakan
dan peraturan yang berlaku.

6. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kualitas

Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan administrasi kearsipan di rumah sakit meliputi:

A. Kesadaran dan Komitmen Manajemen

a. Tingkat dukungan dan komitmen yang kuat dari manajemen rumah sakit terhadap
pengelolaan arsip yang baik.
b. Pentingnya manajemen memprioritaskan administrasi kearsipan sebagai bagian
integral dari operasional rumah sakit.

B. Sumber Daya Manusia yang Kompeten

a. Keberhasilan administrasi kearsipan bergantung pada keahlian dan pengetahuan
petugas kearsipan yang melaksanakan tugas-tugas tersebut.
b. Ketersediaan sumber daya manusia yang terampil dan terlatih dalam administrasi
kearsipan sangat penting.

C. Sistem Pengaturan dan Klasifikasi yang Efektif

a. Adopsi dan implementasi sistem pengaturan dan klasifikasi arsip yang efektif dan
sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.
b. Pengaturan yang baik akan mempermudah pengelolaan dan pencarian arsip.
 D. Infrastruktur dan Fasilitas Pendukung
a. Ketersediaan infrastruktur yang memadai seperti ruang penyimpanan yang aman,
alat dan peralatan kearsipan, serta sistem keamanan yang memadai.
b. Fasilitas pendukung seperti perangkat lunak kearsipan yang modern juga penting
untuk mendukung administrasi kearsipan yang efisien.

E. Kebijakan dan Prosedur yang Jelas

a. Adanya kebijakan dan prosedur yang jelas dan terdokumentasi terkait pengelolaan
arsip.
b. Prosedur yang baik akan memastikan konsistensi dalam pengumpulan, pengaturan,
penyimpanan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip.

F. Penggunaan Teknologi yang Tepat

a. Pemanfaatan teknologi informasi dan sistem kearsipan elektronik yang sesuai
dengan kebutuhan rumah sakit.
b. Teknologi yang tepat dapat membantu meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, dan
keamanan dalam pengelolaan arsip.
G. Kepatuhan terhadap Aturan dan Regulasi

Kepatuhan terhadap aturan, peraturan, dan regulasi yang berlaku terkait administrasi
kearsipan, seperti kebijakan privasi data dan regulasi terkait retensi arsip.

B. Jenis-jenis Arsip di Rumah Sakit

Jenis-jenis arsip yang umum ditemukan di rumah sakit meliputi:

1. Rekam Medis: Dokumen yang berisi informasi medis pasien, riwayat penyakit, hasil tes
laboratorium, dan catatan perkembangan pengobatan.
2. Administrasi: Dokumen yang terkait dengan administrasi rumah sakit, seperti dokumen
kepegawaian, keuangan, dan surat-menyurat internal.
3. Penelitian: Dokumen yang berkaitan dengan penelitian medis yang dilakukan di rumah
sakit.
4. Perizinan dan Sertifikasi: Dokumen yang berhubungan dengan perizinan dan sertifikasi
rumah sakit, termasuk izin operasional dan sertifikat akreditasi.
C. Sistem kearsipan

Sistem Kearsipan merupakan suatu sistem pengelolaan arsip yang secara sistematik
mengorganisir dokumen-dokumen untuk memudahkan dalam pencarian kembali pada saat
dibutuhkan nanti. Dalam hal ini, setiap dokumen harus memiliki label atau kode unik agar
mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

Tujuan dari Sistem Kearsipan Tujuan utama dari sistem kearsipan dalam mempermudah proses
pencarian data yang dibutuhkan,dimana hal tersebut berkaitan dengan efisiensi waktu serta
pemenuhan tuntutan hukum.Namun selain itu ada beberapa tujuan lainnya dari sistem
kearsipanyang antara lain:

1. Meningkatkan kualitas kerja: Dokumentasi dan informasi mengenai perjalanan

operasional sebuah organisasi dapat mempermudah pengambilan keputusan dan
membantu proses evaluasi kerja sehingga akan menambah kualitas dari kerja dalam
sebuah organisasi.
2. Menjamin privasi data: Sebuah system pengolahan arsip yang baik akan sangat mampu
memastikan bahwa privasi setia data-data pasien maupun karyawan terjaga dari akses
orang yang tidak berhak.
3. Meminimalkan risiko kehilangan data: Dengan adanya sistem pengelolaan arsip maka
akan mempermudah dalam pencarian kembali dokumen atau arsip ketika terjadi kerugian
atau kehilangan data.

Sistem kearsipan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, yakni:

a. Sistem Kearsipan Manual: Merupakan suatu bentuk penyimpanan dan pengolahan arsip
secara manual dengan menggunakan lembar kerja dan kartu indeks untuk mencatat
semua informasi mengenai setiap dokumen yang disimpan di dalamnya.
b. Sistem Kearsipan Elektronik: Merupakan bentuk penyimpanan dan pengolahan arsip
dengan menggunakan teknologi komputer. Dokumen-dokumen tersebut dikelompokkan
berdasarkan format file tertentu seperti PDF, Word, Excel, dll.
D. Administrasi
a. Pengertian Administrasi
 Menurut D. A. Buchanan: Administrasi rumah sakit melibatkan pengaturan dan pengendalian
berbagai aspek operasional rumah sakit, termasuk perencanaan strategis, pengawasan kualitas
pelayanan, manajemen risiko, manajemen keuangan, dan pengembangan kebijakan, untuk
memastikan penyediaan pelayanan kesehatan yang berkualitas.

Administrasi di Rumah Sakit terdiri dari sejumlah unit dan departemen yang saling terkait.
Setiap unit memiliki tugas dan tanggung jawabnya sendiri dalam menjalankan operasional rumah
sakit secara keseluruhan. Beberapa unit dan departemen yang ada di Rumah Sakit Ali Sibroh
Malisi Jagakarsa antara lain:

1 Direksi

Direksi bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengembangan rumah sakit secara
menyeluruh. Mereka memastikan bahwa rumah sakit beroperasi sesuai dengan standar yang
ditetapkan, mengambil keputusan strategis, dan mengelola sumber daya yang tersedia.

2 Departemen Medis

Departemen Medis terdiri dari sejumlah spesialis medis yang bertugas memberikan
pelayanan medis kepada pasien. Departemen ini meliputi berbagai bidang seperti bedah,
penyakit dalam, kebidanan dan kandungan, anak, dan lain-lain. Setiap departemen dipimpin oleh
seorang kepala departemen yang bertanggung jawab atas koordinasi dan manajemen departemen
tersebut.

3 Departemen Keperawatan

Departemen Keperawatan memiliki peran penting dalam memberikan perawatan

langsung kepada pasien. Departemen ini terdiri dari perawat, perawat spesialis, dan perawat
pendamping yang bekerja sama dengan departemen medis. Mereka bertanggung jawab menjaga
kenyamanan dan keselamatan pasien, serta melakukan perawatan sesuai dengan protokol medis
yang ditetapkan.

4 Departemen Administrasi dan Keuangan

Departemen Administrasi dan Keuangan bertanggung jawab atas manajemen

administratif dan keuangan rumah sakit. Mereka mengelola administrasi umum, pengadaan
barang dan jasa, keuangan, serta pelaporan keuangan. Departemen ini juga bertanggung jawab
dalam pengelolaan aset dan pemeliharaan fasilitas rumah sakit.

5 Departemen Sumber Daya Manusia

Departemen Sumber Daya Manusia (SDM) juga bertugas mengelola kebijakan karyawan,
termasuk manajemen kinerja, penggajian, dan kebijakan penghargaan dan insentif. Mereka
berperan penting dalam menjaga hubungan kerja yang baik antara pegawai dan manajemen
rumah sakit, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

6 Departemen Pemasaran dan Komunikasi

Departemen Pemasaran dan Komunikasi bertanggung jawab dalam mempromosikan dan

memasarkan layanan rumah sakit kepada masyarakat. Mereka mengembangkan strategi
pemasaran, merancang materi promosi, mengelola media sosial dan website rumah sakit, serta
menjalin kerjasama dengan pihak eksternal seperti asuransi kesehatan dan rekanan medis.

7 Departemen Teknologi Informasi

Departemen Teknologi Informasi (TI) memiliki peran krusial dalam mendukung sistem
administrasi rumah sakit. Mereka bertanggung jawab dalam pengelolaan sistem informasi
kesehatan, termasuk manajemen data pasien, sistem jadwal dan rekam medis elektronik, serta
infrastruktur teknologi yang mendukung operasional rumah sakit.

Proses Administrasi di Rumah Sakit Ali Sibroh Malisi Jagakarsa Proses administrasi di
Rumah Sakit Ali Sibroh Malisi Jagakarsa melibatkan beberapa tahapan yang saling terkait.
Berikut adalah beberapa tahapan penting dalam proses administrasi Kearsipan:

1. Identifikasi dan Pencatatan Arsip

a. Mengidentifikasi jenis-jenis arsip yang ada di rumah sakit, seperti rekam medis,
administrasi, keuangan, dan lain-lain.
b. Melakukan pencatatan yang sistematis terhadap setiap arsip yang masuk ke rumah sakit.

2. Pengumpulan dan Penerimaan Arsip

 a. Mengumpulkan arsip dari berbagai sumber di rumah sakit, termasuk departemen dan
unit kerja yang terkait.
b. Melakukan penerimaan arsip dengan mencatat detail informasi seperti tanggal, sumber,
dan konten arsip.

3. Pengaturan dan Klasifikasi Arsip

a. Menyusun sistem pengaturan dan klasifikasi arsip agar informasi dapat diakses dengan
mudah.
b. Mengelompokkan arsip berdasarkan jenis, tanggal, nomor, atau kategori lain yang
relevan.

4. Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip

a. Menyediakan ruang penyimpanan yang aman dan sesuai untuk arsip fisik.
b. Menggunakan metode pemeliharaan arsip yang tepat, termasuk pengendalian suhu dan
kelembaban, penggunaan bahan penyimpanan yang sesuai, dan perlindungan terhadap
bahaya fisik dan alamiah.

5. Pengambilan dan Peminjaman Arsip

a. Memfasilitasi pengambilan arsip sesuai dengan kebutuhan pengguna yang berwenang.

b. Menyediakan prosedur peminjaman arsip yang jelas, termasuk pencatatan peminjaman
dan pengembalian arsip.

6. Pengolahan dan Penyajian Arsip

a. Melakukan pengolahan arsip, seperti pengindeksan, penggandaan, dan penggabungan

arsip jika diperlukan.
b. Menyajikan arsip dengan cara yang mudah dipahami dan diakses oleh pengguna yang
berwenang.

7. Pemusnahan Arsip yang Tidak Diperlukan

a. Mengatur proses pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan sesuai dengan kebijakan
dan peraturan yang berlaku.
 b. Menjaga kerahasiaan dan privasi data dalam proses pemusnahan arsip.

Tantangan dan Upaya Peningkatan Administrasi Dalam menjalankan administrasi di

Rumah Sakit, terdapat beberapa tantangan yang perlu dihadapi. Beberapa tantangan tersebut
meliputi meningkatnya volume pasien, kompleksitas regulasi kesehatan, perubahan teknologi
informasi, serta pengelolaan sumber daya manusia yang efektif.Untuk mengatasi tantangan
tersebut, Rumah Sakit Ali Sibroh Malisi Jagakarsa melakukan sejumlah upaya peningkatan
administrasi, antara lain:

1. Implementasi sistem informasi manajemen rumah sakit yang terintegrasi untuk

meningkatkan efisiensi dan akurasi administrasi.
2. Pengembangan kebijakan dan prosedur yang jelas untuk mengatasi perubahan regulasi
kesehatan.
3. Penyediaan pelatihan dan pengembangan bagi staf administrasi untuk meningkatkan
kompetensi mereka dalam mengelola tugas-tugas administratif.
4. Kolaborasi antar departemen dan unit untuk meningkatkan koordinasi dan komunikasi
dalam proses administrasi.
5. Penggunaan teknologi yang tepat, seperti sistem rekam medis elektronik dan aplikasi
manajemen jadwal, untuk mempercepat dan mempermudah proses administrasi.

E. Standard Operating Procedure(SOP) Administrasi Kearsipan

Standard Operating Procedure merupakan panduan atau petunjuk langkah-langkah yang telah
ditetapkan secara resmi dan sistematis untuk menjalankan suatu proses atau aktivitas dalam
sebuah organisasi. SOP bertujuan untuk memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam
suatu tugas atau kegiatan memiliki pemahaman yang sama tentang cara melakukannya dengan
konsistensi, efisiensi, dan akurasi.
Dalam konteks administrasi kearsipan, SOP akan memberikan pedoman mengenai prosedur-
prosedur yang harus diikuti dalam pengelolaan dokumen dan arsip agar dapat dilakukan dengan
baik dan sesuai standar. SOP administrasi kearsipan mencakup langkah-langkah seperti berikut
ini:
a. SOP Penerimaan Dokumen
1. Memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima.
2. Mencatat nomor register pada setiap dokumen.
3. Menempatkan label identifikasi pada setiap dokumen.
b. SOP Penyimpanan Arsip Medis
1. Mengklasifikasikan arsip medis berdasarkan metode tertentu (misalnya alphanumerik atau
kronologis).
2. Menyusun arsip medis secara sistematis dalam rak penyimpanan.
3. Memberi tanda pengenal pada setiap tempat penyimpanan arsip medis.
c. SOP Pemeliharaan Arsip Medis
1. Melakukan inspeksi rutin terhadap kondisi fisik arsip medis.
2. Menjaga kebersihan dan kekeringan ruang penyimpanan arsip.
3. Menggunakan bahan penyimpan yang aman dan tahan lama untuk melindungi integritas
dokumen.

d. SOP Retensi Dokumen

1. Menetapkan jangka waktu penyimpanan berdasarkan ketentuan regulasi dan kebutuhan
organisasi.
2. Mencatat tanggal dimulainya masa retensi setiap dokumen.
3. Mengatur prosedur pemusnahan dokumen yang telah melewati masa retensi dengan aman
dan sesuai aturan.
e. SOP Keamanan Informasi Pasien
1. Memastikan hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses informasi pasien.
2. Melakukan backup data secara berkala untuk mencegah hilangnya informasi penting.
3. Mengimplementasikan kebijakan perlindungan data pribadi sesuai dengan regulasi yang
berlaku.
f. SOP Audit Kearsipan
1. Menentukan jadwal audit kearsipan secara berkala.
2. Melakukan penilaian terhadap kesesuaian administrasi kearsipan dengan standar dan
peraturan yang berlaku.
3. Membuat laporan hasil audit dan rekomendasi untuk perbaikan jika ditemukan
ketidaksesuaian.
 A. Kerangka Teori Menuju Kerangka Konsep
1. Kerangka Teori

Administrasi Kearsipan

Untuk menyimpan data data penting di rumah sakit

Merekap Dokumen/Informasi data pegawai dan rekam
medis Proses Administrasi Kearsipan
Manual dan Elektronik 1. Identifikasi dan Pencatatan Arsip
(Undang-Undang No. 43 Tahun 2009) 2. Pengumpulan dan Penerimaan
Arsip
3. Pengaturan dan Klasifikasi Arsip
Faktor Yang mempengaruhi Kualitas 4. Penyimpanan dan Pemeliharaan
A. Kesadaran dan Komitmen Manajemen Arsip
5. Pengambilan dan Peminjaman
B. Sumber Daya Manusia yang Kompeten Arsip
C. Sistem Pengaturan dan Klasifikasi yang Efektif 6. Pengolahan dan Penyajian Arsip
D. Infrastruktur dan Fasilitas Pendukung 7. Pemusnahan Arsip yang Tidak
Diperlukan
E. Kebijakan dan Prosedur yang Jelas
(Arisandi, I,2021)
F. Penggunaan Teknologi yang Tepat
G. Kepatuhan terhadap Aturan dan Regulasi
Kendala dalam Mengelola administrasi
Kearsipan :

1. Kurangnya Bagian SDM yang

Terlatih
2. Infrastruktur yang tidak memadai
Melaksanakan Peran
3. Kebijakan Prosedur yang tidak
administrasi Kersipan dalam
Jelas
Mengelola Arsip
4. Teknologi yang masih terbatas
5. Keterbatasan bagian keamanan
dan perlindungan data

(Arisandi I,2021 dan Sumarno

 Sumber: Adam, M,2017, jurnal Arisandi I,2021,
Sumarno A,2019),Dewi, A., & Rizkiyah, I.(2020)
Gambar 2.1 Kerangka Teori

2. Kerangka Konsep

Standard Operating Procedure(SOP)

Administrasi Kearsipan:
a. Penerimaan dokumen
b. penyimpanan arsip,
c. pemeliharaan fisik arsip,
d. retensi dokumen,
Administrasi Kearsipan
e. keamanan informasi pasien

Proses Administrasi Kearsipan

1. Identifikasi dan Pencatatan Arsip

2. Pengumpulan dan Penerimaan Arsip
3. Pengaturan dan Klasifikasi Arsip
4. Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip
5. Pengambilan dan Peminjaman Arsip
6. Pengolahan dan Penyajian Arsip
7. Pemusnahan Arsip yang Tidak
Diperlukan

Gambar 2.2. Kerangka Konsep