TUGAS 2

NAMA

: YUDI SARIF MUKTI

NIM

: 017628536

MATA KULIAH : PENGANTAR KEARSIPAN S1 (PUST4105)

SOAL :
Coba Saudara jelaskan keuntungan dan kerugian dari masing-masing sistem penyimpanan
rekod: terpusat (sentralisasi), tersebar (desentralisasi), dan kombinasi kedua sistem.
JAWAB :
1. Sistem penyimpanan sentralisasi
a. Keuntungan :
Lebih mudah untuk mengkoordinasikan dan mengendalikan dari pusat
Lebih cepat pengambilan keputusan
lebih mudah untuk menunjukan kepemimpinan yang kuat.
Pertukaran data dan / atau informasi dapat dilakukan dengan mudah karena
keseragaman teknologi penyimpanan data primer maupun sekunder.
Jaminan terbentuknya sistem holistik dan koheren diseluruh tataran
organisasi karena sifatnya yang standard dan terpusat.
b. Kerugian :
Manajer Lokal cenderung jauh lebih dekat dengan kebutuhan pelanggan.
Kurangnya otorisasi turun hirarki mungkin mengurangi motivasi manager
Layanan pelanggan tidak mendapat manfaat dari fleksibilitas dan kecepatan

dan pengambilan keputusan local.

Terbatas kemampuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
Karena biasanya akan mengarah pada suatu standard tertentu, kerap perlu
dikeluarkan biaya yang relatif jauh lebih mahal dibandingkan dengan
nonstandard

2. Sistem penyimpanan desentralisasi

a. Keuntungan :
Peningkatan tanggung jawab terhadap pengeluaran biaya

Peningkatan kepuasan pemakai

Keputusan yang dibuat lebih dekat dengan pemakai
Keputusan yang bertujuan untuk menyanjung hirarki
Penghematan biaya karena tidak semua unit yang memerlukan komputasi
membutuhkan perangkat computer dengan spesifikasi yang sama.

b. Kerugian :
Setiap departemen mempunyai sistem sendiri; maka tidak adanya sistem
seragam dalam sistem tata kearsipannya
Setiap departemen menyimpan rekodnya sendiri ; sehingga rekod yang
berkaitan tidak disimpan bersama
Beberapa departemen kemungkinan akan menyimpan rekod yang sama;
yang akan menyebabkan duplikasi rekod
Departemen mungkin akan menggunakan peralatan duplikat atau memelihara
peralatan yang tidak berguna; maka penggunaan peralatan tidak realistik
Setiap departemen cenderung menyimpan rekod dalam format yang berbeda,
maka keamanan rekod tidak mencukupi atau mudah rusak.
3. Sistem penyimpanan kombinasi
Sistem kombinasi memberikan departemen untuk menyediakan rekodnya sendiri
dibawah kontrol sistem yang terpusat (sentral). Keuntungan pengawasan atau
kontrol secara terpusat adalah sistem penyimpanan dan penelusuran seragam;
meminimalkan berkas yang tidak teratur dan kehilangan rekod; meminimalkan
duplikasi rekod; menyediakan pembelian terpusat yang dapat mencapai efisiensi dan
efektifitas biaya serta menyediakan perpindahan rekod dalam rangka program jadwal
pemusnahan dan memberikan lebih baik dalam struktur manajemen.
Karena sistem penyimpanan kombinasi adalah perpaduan antara sentralisasi dan
desentralisasi, maka pada sistem ini meminimalisir kekurangan atau kerugian dari
kedua sistem diatas.
Sumber : - http://rurycitra.blogspot.co.id/2015/06/kelebihan-kekurangan-sistem.html
-

http://pacegondes.blogspot.co.id/2013/04/manajemen-rekod-aktif.html