LAPORAN PROCEDING PEMUSNAHAN ARSIP

DEPARTEMEN MANAJEMEN – FEM IPB

Ir. SETYO EDY SUSANTO, S.Th.I., M.Pd.

FARHAH FARIDAH, S.E., M.M.

UNIT ARSIP - IPB

TAHUN 2019
 1

PROCEDING PEMUSNAHAN ARSIP

DEPARTEMEN MANAJEMEN – FEM IPB

Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd.1) dan Farhah Faridah, S.E., M.M.2)

A. PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Departemen Manajemen FEM terbentuk pada tahun 2000 sesuai SK
Rektor IPB nomor 074/K13.12.1/OT/2000 tentang Pembentukan Program Studi
Ekonomi Pembangunan dan Program Studi Manajemen Institut Pertanian
Bogor. Sejak terbentuk dan berkegiatan tridharma sampai tahun 2016, telah
mengalami beberapa kali pindah tempat/kantor mengikuti kebijakan Pimpinan
IPB karena FEM belum memiliki gedung sendiri. Pada tahun 2017 Departemen
Manajemen FEM IPB memiliki gedung sendiri (tidak menumpang unit kerja
yang lain) dan menempati gedung baru. Kepindahan Departemen Manajemen
FEM IPB ke gedung baru bukan hanya memindahkan barang/aset saja tetapi
juga memindahkan seluruh arsip hasil kegiatan Departemen Manajemen FEM
IPB sejak mulai berdiri. Beberapa kali pindah dan pengelolaan arsip belum
memenuhi kaidah kearsipan. Kondisi arsip saat itu tidak tertata dan hanya
ditempatkan dalam kardus-kardus besar dalam jumlah tumpukan yang banyak.
Selain kardus, arsip lainnya berupa skripsi diikat tali rafia dan diletakkan
bertumpuk dalam satu ruangan yang bercampur dengan barang-barang rusak
yang akan dihapuskan. Arsip tidak teratur dan tidak ada jalan temu balik arsip.
Sehubungan dengan hal itu, pada tahun 2017 Departemen Manajemen
FEM IPB bekerja sama dengan Unit Arsip IPB melakukan pembenahan arsip.
Arsip kacau dalam ruangan mulai diolah, dipilah, diklasifikasikan, diberkaskan,
dibuat daftar arsip, dibuat database, ditata dalam boks arsip, dibuat label pada
boks arsip dan siap untuk disimpan dan ditata di rak arsip dan ruang arsip yang
sudah tersedia. Sebagian besar dari arsip Departemen Manajemen yang telah
diolah adalah arsip inaktif. Arsip inaktif bertambah volumenya setiap tahun
seiring intensitas kegiatan Departemen Manajemen yang terus meningkat. Untuk
 2

menghemat ruang simpan, secara berkala terhadap arsip inaktif tersebut

dilakukan penilaian untuk diusulkan musnah sesuai ketentuan yang berlaku

Daftar arsip yang diusulkan musnah, kemudian dilakukan identifikasi,

penilaian, verifikasi dan pertimbangan pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip
adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara
tertentu hingga arsip tidak dapat dikenali lagi. Kegiatan ini memiliki resiko
hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak
dapat diciptakan lagi, karenanya diperlukan tingkat ketelitian yang tinggi. Untuk
itu, maka kegiatan pemusnahan arsip memerlukan kerjasama tim agar tidak
terjadi kesalahan sekecil apapun. Pemusnahan arsip Departemen Manajemen
dilaksanakan untuk mewujudkan administrasi yang tertib dan rapih,
menyelamatkan arsip penting melalui penilaian dan pertimbangan penilai
sebelum dimusnahkan dan efisiensi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan
dengan volume arsip inaktif yang terus bertambah. Kegiatan identifikasi,
penilaian, verifikasi dan pertimbangan pemusnahan arsip dilakukan secara tim
terdiri dari Arsiparis Madya Departemen Manajemen FEM dan Arsiparis Madya
Unit Arsip IPB.

2. DASAR PELAKSANAAN
Dasar Pelaksanaan Pemusnahan Arsip melalui identifikasi, penilaian,
verifikasi persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip di Departemen
Manajemen – FEM IPB pada 7 – 15 Januari 2019 ini adalah :
a. Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
b. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
c. Perka ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip
d. Peraturan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 13/IT3/TU/2017
tanggal 30 Agustus 2017 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan
Institut Pertanian Bogor yang telah disetujui Kepala ANRI
e. Surat Tugas Kepala Unit Arsip IPB nomor 318/IT3.P10/KP.03.03/2018
tanggal 3 Desember 2018 tentang Tim Penilai dan Pemusnahan Arsip di
Unit Kerja di Lingkungan IPB
 3

f. Surat Tugas Ketua Departemen Manajemen FEM IPB nomor

908/IT3.F8.2/KP.03.03/2018 tanggal 20 Desember 2018 tentang
penugasan Farhah Faridah untuk melakukan penilaian, verifikasi
persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip Departemen Manajemen
FEM IPB pada 7 – 15 Januari 2019
g. Surat Ketua Departemen Manajemen FEM IPB nomor
907/IT3.F8.2/TU.01.02/2018 tanggal 20 Desember 2018 tentang
Permohonan Penugasan staf Unit Arsip IPB a.n. Ir. Setyo Edi Susanto,
S.ThI., M.Pd untuk membantu melakukan penilaian, verifikasi
persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip Departemen Manajemen
FEM IPB pada tanggal 7 – 15 Januari 2019
h. Surat Tugas Kepala Unit Arsip IPB nomor 327/IT3.P10/KP.03.03/2018
tanggal 24 Desember 2018 tentang Penugasan Ir. Setyo Edi Susanto,
S.ThI., M.Pd untuk membantu melakukan penilaian, verifikasi
persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip Departemen Manajemen
FEM IPB

3. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan Tujuan dilaksanakannya identifikasi, penilaian, verifikasi
persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip di Departemen Manajemen – FEM
IPB ini adalah melakukan upaya pengurangan jumlah arsip inaktif di Ruang
Arsip Departemen Manajemen – FEM IPB yang setiap tahun meningkat
volumenya dan penilaian pemusnahan arsip baru dilakukan sekali pada tahun
2018. Tujuannya adalah selain untuk efisensi peralatan dan ruang simpan,
kegiatan ini juga untuk menyelamatkan arsip penting Departemen Manajemen –
FEM IPB melalui penilaian dan pertimbangan penilai sebelum dimusnahkan dan
memelihara keseimbangan hidup arsip, sejak arsip diciptakan, digunakan,
dipelihara sampai akhirnya dimusnahkan dengan pertimbangan dan sesuai
peraturan yang berlaku. Tujuan yang lain adalah untuk menghasilkan Daftar
Arsip Musnah untuk mendapat persetujuan tertulis dari Rektor IPB.
 4

4. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup kegiatan pemusnahan arsip di Departemen Manajemen –
FEM IPB adalah identifikasi, penilaian, verifikasi persetujuan/pertimbangan
pemusnahan arsip inaktif yang berada di Ruang Arsip Departemen Manajemen
– FEM IPB yang telah habis masa retensinya sesuai Jadwal Retensi Arsip IPB
yang telah disetujui oleh Kepala ANRI (Peraturan Rektor Institut Pertanian
Bogor Nomor 13/IT3/TU/2017) dan berketerangan musnah.

B. PERMASALAHAN
Departemen Manajemen FEM terbentuk pada tahun 2000 sesuai SK Rektor
IPB nomor 074/K13.12.1/OT/2000 tentang Pembentukan Program Studi Ekonomi
Pembangunan dan Program Studi Manajemen Institut Pertanian Bogor. Departemen
Manajemen FEM-IPB merupakan departemen kedua yang terbentuk setelah
Departemen Ilmu Ekonomi dibawah naungan Fakultas Ekonomi dan Manajemen
IPB. Dalam kurun waktu 2000 sampai dengan saat ini Departemen Manajemen FEM
IPB telah banyak menciptakan arsip dalam menjalankan kegiatan tridharma
perguruan tinggi.
Sebagian besar arsip di Departemen Manajemen FEM IPB adalah arsip
inaktif yang berada di ruang arsip departemen dan belum dilakukan pemindahan
arsip ke Record Center FEM. Fakultas Ekonomi dan Manajemen baru saja
mempunyai record center tetapi belum memiliki SDM kearsipan yang mengelola
record center tersebut sehingga fungsi record center belum berjalan. Record Center
FEM baru sebatas tempat menyimpan arsip inaktif milik FEM sendiri tetapi belum
menerima aliran arsip dari departemen di lingkungan FEM. Ruang arsip inaktif
Departemen Manajemen yang tidak terlalu besar semakin bertambah volume
arsipnya karena adanya penambahan aliran arsip inaktif setiap tahunnya. Mengatasi
permasalahan tersebut, maka Departemen Manajemen FEM IPB melakukan
koordinasi dengan Unit Arsip IPB (LKPTN IPB) agar pengelolaan arsip dapat
berjalan sesuai kaidah kearsipan dan dapat dilakukan efisensi peralatan dan ruang
simpan.
Daur hidup arsip mencakup beberapa fase dari mulai penciptaan arsip hingga
pemusnahan atau penyimpanan arsip secara permanen (Patricia E. Wallace). Face
itu mencakup proses penciptaan arsip (records creation), pendistribusian (records
 5

distribution), penggunaan (records utilitation), penyimpanan arsip aktif (strorage-

active records), pemusnahan arsip (records disposal) dan penyimpanan arsip secara
permanen (permanent storage). Pada setiap fasenya, di dalam daur hidup arsip
merupakan subsistem yang akan mempengaruhi subsistem yang lain. Fase
penciptaan dalam daur hidup arsip akan menentukan perjalanan hidup arsip
selanjutnya, bagaimana nasib arsip itu selanjutnya apakah disimpan atau musnah.
Nasib akhir arsip dimulai pada fase penciptaan.
Dari fase-fase daur hidup arsip tersebut, secara umum prosentase kuantitas
arsip dinamis yang disimpan atau dimusnahkan terdiri dari :
1. Arsip aktif 25%
2. Arsip Inaktif 30%
3. Arsip Permanen 10%
4. Arsip tidak memiliki nilai guna/musnah 35%
Berdasarkan penjelasan tersebut diatas, maka Departemen Manajemen FEM
melakukan koordinasi dengan Unit Arsip IPB untuk melasanakan kegiatan
identifikasi, penilaian, verifikasi persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip
mengingat ruang kerja (bagian-bagian di Departemen Manajemen FEM) arsipnya
terus bertambah dan perlu dipindahkan yang sudah mencapai inaktif ke ruang arsip.
Keterbatasan ruang arsip departemen untuk menampung volume aliran arsip inaktif
dari bagian-bagian di departemen/sekretariat mendorong perlunya dilakukan
kegiatan identifikasi, penilaian, verifikasi persetujuan/pertimbangan pemusnahan
arsip. Hal itu terkait kenyamanan di ruang kerja dengan salah satu caranya
mengurangi jumlah arsip inaktif yang masih berada di ruang kerja ke ruang arsip
departemen.
Efisiensi peralatan dan ruang penyimpanan arsip dengan kondisi luas ruang
yang terbatas yaitu dengan cara melakukan kegiatan identifikasi, penilaian, verifikasi
persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip terhadap daftar arsip inaktif yang
diusulkan musnah. Tentu saja pemusnahan arsip harus dilakukan dengan hati-hati
dan sesuai kaidah dan peraturan kearsipan yang berlaku. Kegiatan pemusnahan arsip
dilakukan dengan pertimbangan arsip inaktif yang diusulkan musnah adalah benar-
benar arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan
musnah berdasarkan jadwal retensi arsip IPB yang telah disetujui Kepala ANRI
(Peraturan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 13/IT3/TU/2017), tidak ada
 6

peraturan perundang-undangan yang melarang, tidak berakitan dengan penyelesaian

proses suatu perkara.

C. FAKTA YANG ADA

Arsip Departemen Manajemen FEM tercipta pada dasarnya karena adanya
kegiatan Departemen Manajemen FEM dalam melaksanakan tugas pokok dan
fungsinya (tupoksi) sebagai salah satu unit kerja di IPB. Tanpa adanya kegiatan atau
melaksanakan tupoksi, maka arsip Departemen Manajemen FEM tidak akan tercipta.
Arsip Departemen Manajemen FEM adalah sumber informasi yang dapat
dimanfaatkan bagi Departemen Manajemen FEM yang mempunyai fungsi :
1. Membantu proses pengambilan keputusan
Pimpinan Departemen Manajemen FEM membutuhkan informasi yang
berasal dari proses pelaksanaan kegiatan dalam menjalankan tupoksi
yang terekam dalam arsip
2. Membantu proses perencanaan
Pimpinan Departemen Manajemen FEM menyusun rencana dalam
mencapai tujuan organisasi melalui serangkaian kegiatan-kegiatan.
Penyusunan rencana memerlukan informasi yang terdapat dalam arsip
3. Sebagai alat pembuktian
Pimpinan Departemen Manajemen FEM memerlukan arsip yang
merekam pencapaian kegiatan dalam laporan kinerja kepada IPB
4. Memori Departemen Manajemen FEM
Keseluruhan kegiatan Departemen Manajemen FEM (proses bisnis
Departemen Manajemen FEM) berupa transaksi, kegiatan internal
maupun eksternal menghasilkan rekaman arsip. Informasi terekam
merupakan memori Departemen Manajemen yang dapat digunakan saat
ini dan masa yang akan datang
Mengingat manfaat arsip bagi Departemen Manajemen FEM, maka
Pimpinan Departemen FEM mensuport pelaksanaan tertib asip departemen melalui
penyediaan sarana dan prasarana kearsipan. Ruang arsip Departemen Manajemen
FEM sesuai standar dan dilingkapi dengan sarana kearsipannya (rak arsip, kertas
samson, benang, boks arsip, kamper, label, paper klip warna, masker dan atk lainnya
yang dibutuhkan). Pengelolaan arsip Departemen Manajemen FEM hampir sudah
 7

mengikuti kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku saat ini. Beberapa bagian sudah
menjalankan tertib arsip dengan melakukan pengelolaan arsipnya dengan benar.
Bagian yang sudah menjalankan tertib arsip adalah bagian kepegawaian, bagian
sarana dan prasarana (sarpras) dan sekretariat pimpinan. Bagian kepegawaian
mengarsipkan personal file kepegawaian ke dalam folder/berkas dengan pembuatan
indeks yang mudah ditemukan, penataan sesuai abjad pada lemari arsip dan
pembatasan hak akses. Bagian Kesekretariatan/Sekretariat Pimpinan Departemen
Manajemen FEM telah melaksanakan pemberkasan arsip sesuai kaidah kearsipan
dan ditata dalam filling cabinet dilengkapi dengan daftar berkas. Arsip inaktif
dengan frekuensi penggunaan yang sudah semakin berkurang ditata dalam boks arsip
dan siap dipindah ke ruang arsip. Bagian Sarpras memberkaskan arsip sesuai
klasifikasi dan ditempatkan dalam filling cabinet. Arsip yang sudah tidak bernilai
guna (peminjaman ruangan yang sudah lewat retensinya, brosur-brosur yang sudah
tidak digunakan lagi) dilaporkan kepada kepala tata usaha/arsiparis untuk
dipindahkan/dimusnahkan.
Selain bagian kepegawaian, sarpras dan sekretariat pimpinan, pengelolaan
arsip pada bagian akademik belum sepenuhnya memenuhi standar kearsipan.
Penyusutan belum memenuhi standar kearsipan. Masih ada beberapa arsip yang saat
ini seolah tidak mempunyai nilai guna ditempatkan dalam kardus masih disimpan di
ruang kerja. Setelah melalui pengecekan terhadap arsip tersebut, ternyata adalah
arsip personal file yang dalam JRA berketerangan permanen. Peran arsiparis
Departemen Manajemen sangat penting, bukan hanya kepada secara berkala
memonitor pengelolaan arsip per bagian, tetapi juga perlu memberikan pembinaan
pemahaman kearsipan agar sadar tertib arsip tumbuh. Apalagi bagian akademik
menghasilkan sebagian besar arsip dengan masa simpan lama dan permanen antara
lain personal file mahasiswa, skripsi, buku panduan, SAP, GBPP, Silabus, surat-
surat akademik dan bahan ajar. Tentu saja penanganan arsip akademik harus
dipelihara dengan baik mengingat jangka waktu simpan yang cukup lama.
Pada bagian akademik juga banyak non arsip berupa copy soal yang dapat
dimusnahkan karena masternya sudah diarsipkan. Untuk itu pembinaan terhadap
pengelola arsip harus terus dilakukan oleh Arsiparis Departemen Manajemen FEM
agar kompetensi/pengetahuan kearsipan dimiliki pengelola arsip untuk menjalankan
tertib arsip departemen. Kegiatan identifikasi, penilaian, verifikasi
 8

persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip di Departemen Manajemen FEM ini

dilakukan untuk menilai, memverifikasi apakah benar arsip inaktif yang diusulkan
musnah telah habis masa retensi sesuai JRA IPB untuk kemudian dilakukan
penilaian oleh tim penilai dan dipertimbangkan musnah.

D. PRAANGGAPAN
Berdasarkan fakta yang ada di atas, maka praanggapan pada penanganan
arsip inaktif Departemen Manajemen FEM adalah:
1. Belum sepenuhnya dilakukan pemindahan arsip inaktif bagian akademik
di ruang kerja ke ruang arsip. Arsip inaktif masih bercampur dengan arsip
aktif di ruang kerja
2. Perlu secara berkala dilakukan kegiatan identifikasi, penilaian, verifikasi
persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip Departemen Manajemen
FEM pada arsip inaktif yang telah habis masa retensinya dan
berketerangan musnah
3. Perlu dilakukan pemusnahan non arsip yang bertumpuk pada bagian
akademik agar ruang kerja menjadi nyaman dan pemusnahannya melalui
pengawasan arsiparis atas persetujuan pimpinan
4. Perlunya ditumbuhkan sadar tertib arsip berkelanjutan

Dari 4 (empat) poin praanggapan tersebut, maka Departemen Manajemen

FEM melakukan kerjasama dengan Unit Arsip IPB (LKPTN) melakukan kegiatan
identifikasi, penilaian, verifikasi persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip
Departemen Manajemen FEM dengan tujuan mewujudkan administrasi yang tertib
dan rapih, menyelamatkan arsip penting, sangat penting dan bernilai historis melalui
penilaian dan pertimbangan oleh tim penilai sebelum dimusnahkan serta efisiensi
peralatan dan ruang penyimpanan.

E. TELAAH
1. Analisis Jenis Arsip
Arsip Inaktif Departemen Manajemen FEM-IPB yang diusulkan musnah
adalah arsip inaktif yang diciptakan Departemen Manajemen FEM IPB dan telah
 9

melewati masa retensi inaktinya dan berketerangan musnah. Arsip tersebut

diseleksi untuk menentukan apakah arsip-arsip tersebut memang telah masuk
masa inaktif dan telah habis retensi arsipnya sesuai Jadwal Retensi Arsip IPB
dan berketerangan musnah. Kemudian dilakukan pemeriksaan terhadap arsip
tersebut secara fisik dan kelengkapan informasinya apakah terkait dengan arsip
lain.
Dari daftar arsip usul musnah berdasarkan JRA ini maka tim penilai
melakukan verifikasi arsip kembali mempertimbangkan nilai guna, bobot
informasi, frekuensi penggunaan, dan dampak hukumnya jika arsip
dimusnahkan.
Hasil analisis jenis arsip Departemen Manajemen yang diusulkan
musnah adalah sebagai berikut :
a. Sebagian besar arsip biasa, hanya formalitas administrasi (tidak
penting) dan menurut JRA berketerangan musnah. Arsip ini
antara lain surat-surat peminjaman ruangan mulai tahun 2007
sampai 2016, administrasi konsumsi dan administrasi tahun
2007 – 2016, surat-surat pengelolaan jaringan telepon,
administrasi pergudangan, pemeliharaan/service, penggunaan
asset selain tanah, kehumasan, administrasi kepegawaian yang
sudah tidak memiliki nilai guna (diklat internal/eksternal yang
sudah selesai dilaksanakan cuti, pemberitahuan masuk usia
pensiun), brosur/poster/pengumuman yang sudah kadaluwarsa
(sudah tidak update informasinya dan digantikan yang baru), dan
surat-surat tentang informasi yang sudah kadaluwarsa.
b. Pada arsip akademik dan kemahasiswaan adalah arsip yang
dalam JRA telah habis masa retensinya, tidak memiliki nilai
guna dan berketerangan musnah antara lain surat administrasi
bahan ajar, administrasi kehadiran mahasiswa, administrasi
pelaksanaan perkuliahan dan praktikum, surat pengantar
evaluasi mahasiswa, administrasi penyusunan tugas akhir,
administrasi biaya perkuliahan dan administrasi kegiatan
mahasiswa. Pada berkas arsip perkuliahan ada satu arsip yaitu
tentang penerbitan kalender akademik dalam JRA berketerangan
 10

permanen sehingga diperlukan pengecekan kembali pada fisik

arsip dan konfirmasi pada unit terkait yang menciptakan arsip.
c. Arsip kepegawaian yang dipertimbangkan tidak musnah yaitu
berupa copy Surat Berita Acara Pengangkatan Sumpah dan SK
Rektor Pengangkatan Sekretaris Departemen Manajemen. Arsip
ini dimasukkan dalam personal file pegawai karena belum
tersedia arsip tersebut dalam personal file
d. Arsip lainnya yang dipertimbangkan tidak musnah adalah
administrasi surat pengunduran diri dan pemutusan studi
mahasiswa. Sebenarnya dalam JRA administrasi pengunduran
diri adalah musnah kecuali SK penetapannya masuk personal
file. Namun untuk arsip ini bagian akademik masih melakukan
pengecekan ketersediaan SK penetapannya sehingga arsip ini
dimasukkan dalam personal file mahasiswa

Jenis arsip yang pertama (poin a) adalah surat-surat administrasi

informasional, tidak memiliki nilai guna dan ketika hilang tidak mengganggu
jalannya unit kerja.
Jenis arsip yang kedua (poin b) adalah sebagian besar administrasi
akademik dan kemahasiswaan yang sudah selesai dan tidak memiliki niklai guna
lagi. Ada satu berkas yaitu penerbitan kalender akademik dalam JRA permanen.
Namun, untuk poin b setelah dilakukan pengecekan ke bagian terkait (Direktorat
Administrasi Pendidikan dan Penerimaan Mahasiswa baru) arsip tersebut
tersedia pada Dit. Administrasi Pendidikan dan Penerimaan Mahasiswa Baru
dengan nasib akhir permanen.
Jenis arsip yang ketiga (poin c) adalah arsip kepegawaian dan setelah
dilakukan pengecekan ke personal file yang bersangkutan tidak tersedia
arsipnya, sehingga arsip tersebut dipertimbangkan tidak musnah dan masuk
personal pegawai yang bersangkutan.
Jenis arsip yang keempat (poin d) adalah jenis arsip kemahasiswaan
tentang pengunduran diri, diberhentikan dan DO. Sebenarnya arsip ini dapat
dimusnahkan, namun karena SK penetapan pengunduran diri masih
 11

memerlukan pengecekan bagian akademik, maka arsip dipertimbangkan tidak

dimusnahkan.

2. Analisis Retensi Arsip

IPB telah mempunyai JRA yang telah disetujui oleh Kepala ANRI. JRA IPB
tertuang dalam SK Rektor IPB Nomor 13/IT3/TU/2017 tentang Jadwal Retensi
Arsip di Lingkungan Institut Pertanian Bogor. Identifikasi, penilaian, verifikasi
persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip Departemen Manajemen FEM IPB
berdasarkan SK Rektor tersebut dan dilakukan oleh tim penilai.
Analisis penilaian terhadap arsip inaktif Departemen Manajemen FEM IPB
berdasarkan JRA IPB yang berlaku adalah bahwa arsip-arsip yang diusulkan
musnah, diidentifikasi dan diverifikasi oleh tim penilai memang telah habis jangka
waktu simpannya dan berketerangan musnah sesuai Jadwal Retensi Arsip IPB.
Namun beberapa arsip yang diusulkan musnah setelah dilakukan verifikasi adalah
arsip yang harus disimpan dalam personal file pegawai dan arsip yang dinilai
kembali disimpan dalam personal file mahasiwa sampai SK penetapan pemutusan
status mahasiswa tersedia pada bagian akademik.
Hasil verifikasi terhadap arsip usul musnah Departemen Manajemen adalah
daftar arsip musnah dan daftar arsip yang dipertimbangkan tidak musnah (surat
pertimbangan terlampir).

F. REKOMENDASI
Dari pelaksanaan kegiatan identifikasi, penilaian, verifikasi
persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip Departemen Manajemen FEM IPB,
maka ada beberapa rekomendasi sebagai berikut :
1. Koordinasi Arsiparis Departemen Manajemen FEM dengan pengelola
arsip bagian-bagian departemen perlu ditingkatkan lebih baik lagi agar
arsip inaktif pada bagian-bagian bisa dipindahkan dan dikelola sesuai
prosedur yang benar. Arsip yang habis retensi inaktifnya dan
berketerangan musnah dapat dilakukan usul musnah untuk kemudian
diidentifikasi, penilaian, verifikasi persetujuan/pertimbangan
pemusnahan arsip
 12

2. Bimbingan dan Konsultasi oleh Arsiparis Departemen Manajemen FEM

sendiri ataupun dari Unit Arsip IPB perlu dilakukan secara berkala agar
pengelola arsip bagian-bagian departemen mendapatkan pengetahuan
dan pengelolaan arsip dengan benar sesuai prosedural yang berlaku dan
selalu update informasi kearsipan
3. Mengusulkan ke KTU fakultas bahwa records center di fakultas agar
dapat difungsikan dan disipakan SDM yang mengelola records center
agar aliran arsip dari departemen berjalan sehingga efisiensi peralatan
dan ruang terpenuhi
4. Merekomendasikan pemusnahan arsip yang telah dinilai oleh tim penilai
karena di JRA berketerangan musnah, tidak memiliki nilai guna, tidak
ada undang-undang yang melarang dan tidak terkait perkara di
pengadilan

G. PENUTUP
Dengan dilaksanakannya Kegiatan Identifikasi, Penilaian, Verifikasi
Persetujuan/Pertimbangan Pemusnahan Arsip Departemen Manajemen FEM IPB,
maka dapat mewujudkan administrasi yang tertib dan rapih, menyelamatkan arsip
penting dan sangat penting melalui penilaian dan pertimbangan oleh tim penilai
sebelum diusulkan musnah dan meminimalkan kebutuhan peralatan dan ruang
penyimpanan
 13

LAMPIRAN

1. Surat Tugas Ketua Departemen Manajemen FEM IPB nomor

908/IT3.F8.2/KP.03.03/2018 tanggal 20 Desember 2018 tentang penugasan Farhah
Faridah untuk melakukan penilaian, verifikasi persetujuan/pertimbangan
pemusnahan arsip Departemen Manajemen FEM IPB pada tanggal 7 – 15 Januari
2019

2. Surat Ketua Departemen Manajemen FEM IPB nomor 907/IT3.F8.2/TU.01.02/2018

tanggal 20 Desember 2018 tentang Permohonan Penugasan staf Unit Arsip IPB a.n.
Ir. Setyo Edi Susanto, S.ThI., M.Pd untuk membantu melakukan penilaian, verifikasi
persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip Departemen Manajemen FEM IPB
pada tanggal 7 – 15 Januari 2019

3. Surat Tugas Kepala Unit Arsip IPB nomor 327/IT3.P10/KP.03.03/2018 tanggal 24

Desember 2018 tentang Penugasan Ir. Setyo Edi Susanto, S.ThI., M.Pd untuk
membantu melakukan penilaian, verifikasi persetujuan/pertimbangan pemusnahan
arsip Departemen Manajemen FEM IPB pada tanggal 7 – 15 Januari 2019

4. Surat Tugas Kepala Unit Arsip IPB Nomor 318/IT3.P10/KP.03.03/2018 tanggal 3

Desember 2018 tentang Tim Penilai dan Pemusnahan Arsip di Unit Kerja di
Lingkungan IPB

5. Surat pertimbangan panitia penilai arsip.

6. Daftar Arsip Musnah yang sudah diverifikasi

 14

Lampiran Surat Tugas Ketua Departemen Manajemen FEM IPB nomor

908/IT3.F8.2/KP.03.03/2018 Tanggal 20 Desember 2018 untuk melaksanakan penilaian,
verifikasi dan persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip 7 – 15 Januari 2019
 15

Lampiran Surat Ketua Departemen Manajemen FEM IPB nomor

907/IT3.F8.2/TU.01.02/2018 tanggal 20 Desember 2018 tentang permohonan Arsiparis
Madya Unit Arsip a.n. Ir. Setyo Edi Susanto, S.ThI., M.Pd. untuk membantu melaksanakan
penilaian, verifikasi, persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip 7-15 Januari 2019
 16

Lampiran Surat Tugas Kepala Unit Arsip IPB nomor 327/IT3.P10/KP.03.03/2018 tanggal
24 Desember 2018 tentang penugasan Ir. Setyo Edi Susanto, S.ThI., M.PdI untuk
melaksanakan penilaian, verifikasi, persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip
Departemen Manajemen tanggal 7-15 Januari 2019
 17

Lampiran Surat Tugas Kepala Unit Arsip IPB nomor 318/IT3.P10/KP.03.03/2018

tanggal 3 Desember tentang Tim Penilai dan Pemusnahan Arsip di Unit Kerja di
Lingkungan IPB
 18

Lampiran Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip tentang Daftar Arsip Musnah
Departemen Manajemen