DOKUMEN

KEBIJAKAN PENGORGANISASIAN
KOLEKSI
PERPUSTAKAAN SMAN 4 BALIKPAPAN

Alamat : Jl. Sepinggan Baru III 36 Kelurahan Sepinggan Kec. Balikpapan Selatan –
Balikpapan Prov. Kaltim | Kode Pos 76115

Website:

E-mail:

Telpon. 0542-780044
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Perpustakaan SMAN 4 Balikpapan adalah Perpustakaan dibawah naungan
SMAN 4 Balikpapam yang fungsinya adalah untuk menunjang proses kegiatan belajar
mengajar. Oleh karena itu pengelolaan Peprustakaan harus sejalan dengan visi misi
sekolah.
1) Visi dan Misi Sekolah
VISI
Mewujudkan Generasi yang berkarakter IMTAQ Berprestasi, Peduli Lingkungan
dan Menguasai IPTEK
MISI
1. Melaksanakan pengamalan nilai-nilai keimanan dan ketaqwaan terhadap
Tuhan Yang Maha Esa.
2. Melaksanakan program peningkatan prestasi dalam bidang akademik dan non
akademik.
3. Melaksanakan sistem pembelajaran yang bersifat interaktif, inspiratif, dan
berbasis ICT.
4. Mengembangkan potensi siswa yang krestif, inovatif, dan kompetitif.
5. Mengembangkan kegiatan ekstrakurikuler dalam bidang seni, budaya,
olahraga, dan ilmiah.
6. Menumbuhkan budaya gemar membaca dengan program literasi yang
didukung oleh perpustakaan bertaraf Nasional.

2) Visi dan Misi Perpustakaan

VISI
Menjadikan Perpustakaan SMA Negeri 4 Balikpapan sebagai jantung pendidikan
dan pusat informasi ilmiah (Information Center and Center of Knowledge) yang
berkarakter serta berbasis IPTEK.
MISI
 1. Meningkatkan dan membudayakan membaca dan menulis secara optimal
yang bertujuan untuk menambah wawasan warga sekolah.
2. Menumbuhkembangkan literasi warga SMA Negeri 4 Balikpapan.
3. Meningkatkan mutu layanan perpustakaan baik daring maupun luring serta
sebagai akses terhadap sumber informasi ilmu pengetahuan dan teknologi.
4. Mengembangkan kepribadian yang berkarakter dan berbudaya.

B. Landasan Hukum
Landasan dalam menyusun Pedoman Pengembangan koleksi bahan pustaka
Perpustakaan Nasional RI adalah :
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2008 tentang Perpustakaan.
2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2014 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan.
4. Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Timur Nomor 7 Tahun 2015
Penyelenggaraan Perpustakaan.
5. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun
2017 Tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah Menengah Atas/ Madrasah
Aliyah.

C. Tujuan Kebijakan
Pedoman kebijakan pengorganisasian koleksi perpustakaan ini dibuat dengan tujuan:
1. Untuk mengelompokan bahan pustaka berdasarkan tingkat persamaan dan
memilahnya berdasarkan tingkat perbedaan.
2. Untuk memberikan kemudahan bagi pengguna (pemustaka) dalam temu kembali
informasi (information retrieval), selain itu koleksi bahan pustaka yang
terorganisir dengan sistem klasifikasi.
3. Untuk memberikan kemudahan dalam melakukan penyimpanan dokumen ke
dalam rak, karena buku-buku yang memiliki kemiripan subyek terletak berdekatan
sehingga memudahkan penelusuran.
 BAB II

PERORGANISASIAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

A. Perpustakaan Sekolah Menengah Atas

Perpustakaan diadakan atau didirikan untuk menambah wawasan, pengetahuan
dan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya, serta secara tidak
langsung akan dapat meningkatkan mutu kehidupan penggunanya itu sendiri.
Perpustakaan memiliki peran penting di dunia pendidikan. Undang-undang Nomor 20
Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional mengamanahkan bahwa setiap
lembaga pendidikan harus mempunyai perpustakaan.

Menurut Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor

12 Tahun 2017 menyatakan bahwa Perpustakaan adalah Institusi pengelola koleksi
karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang
baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan
rekreasi bagi pemustaka.

Perpustakaan Sekolah Menengah Atas adalah Perpustakaan yang berada pada

satuan pendidikan formal di lingkungan pendidikan sekolah menengah atas yang
merupakan bagian integral dari kegiatan sekolah yang bersangkutan, dan merupakan
salah satu pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan
sekolah yang bersangkutan.

B. Pengorganisasian Koleksi Perpustakaan

Kegiatan organisasi koleksi atau yang biasa disebut juga sebagai kegiatan
klasifikasi adalah kegiatan pengelompokan bahan pustaka berdasarkan tingkat
persamaan dan memilahnya berdasarkan tingkat perbedaan. Perpustakaan dalam
mengorganisasikan koleksinya dapat menerapkan dua kategori klasifikasi, yaitu :
1. Klasifikasi fundamental, yaitu pengelompokan bahan pustaka berdasarkan isi
(subjek) dokumen.
2. Klasifikasi artificial berdasar pada sifat-sifat dokumen tersebut, seperti warna kulit
buku, tinggi buku dan sebagainya.
 Kegiatan katalogisasi di perpustakan dibagi menjadi dua yaitu katalogisasi
subyek dan katalogisasi deskriptif. Kegiatan katalogisasi subyek merupakan
klasifikasi fundamental dimana koleksi dianalisis dan kemudian dikelompokkan
berdasarkan isinya, sedangkan katalogisasi deskriptif adalah kegiatan
mendeskripsikan ciri fisik dokumen yang merupakan wakil dokumen terhadap semua
koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Wakil dokumen tersebut berupa katalog
perpustakaan, yang akan menjadi sarana temu balik terhadap semua dokumen yang
dimiliki. Fungsi katalog yaitu:

1. Sebagai sarana untuk menampilkan (query) seluruh koleksi yang terdapat di

perpustakaan
2. Sebagai alat penelusur dalam memperoleh informasi.
3. Sebagai wakil semua koleksi yang dimiliki perpustakaan.
 BAB III
PEDOMAN PENGORGANISASIAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

A. Pedoman Pengolahan Koleksi Perpustakaan

Setiap perpustakaan wajib menyediakan dan mengembangkan koleksi untuk
para pemustaka. Pengadaan koleksi merupakan tahap awal dari alur kerja sebuah
perpustakaan. Koleksi yang baru ada di perpustakaan perlu diolah terlebih dahulu
sebelum dilayankan pada pengguna perpustakaan. Pengolahan bahan perpustakaan
harus sesuai dengan pedoman yang ada, agar memudahkan penelusuran informasi
koleksi pada saat dilayankan.
Dalam rangkaian pelayanan teknis perpustakaan, kegiatan pengolahan tidak
boleh diabaikan. Karena pengolahan bahan perpustakaan yang salah akan
menyulitkan temu kembali informasi. Kesulitan temu kembali informasi tentu saja
akan mengurangi kualitas layanan yang diberikan pustakawan atau pengelola
perpustakaan. Hal ini pada akhirnya akan mempengaruhi citra perpustakaan tersebut.
Tahapan Pengolahan Koleksi yang diterapkan di Perpustakaan SMAN 4
Balikpapan adalah sebagai berikut :
1. Stempel
Langkah pertama dalam pengolahan buku adalah stempel. Stempel ini
menunjukkan kepemilikan dan identitas asal buku. Perpustakaan SMAN 4
Balikpapan menggunakan 2 macam stempel yaitu stempel register/ no induk dan
stempel kepemilikan. Halaman yang distempel adalah halaman awal, tengah dan
akhir. Tiap-tiap buku distempel 3 halaman.
2. Inventarisasi
Inventarisasi merupakan kegiatan pencatatan data buku perpustakaan
dalam buku induk. Dalam proses inventarisasi, data bibliografi buku dicatat. Data-
data tersebut seperti judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, call number,
klasifikasi, dll.
3. Klasifikasi
Klasifikasi merupakan kegiatan pengelompokan buku berdasarkan kelas-
kelas sesuai dengan DDC (Dewey Decimal Classification). Ada 2 cara untuk
menentukan nomor klasifikasi buku yaitu menggunakan buku DDC selain itu
 dapat mengunakan e-DDC mempercepat proses klasifikasi.. Hanya dengan input
keyword pada pencarian, langsung ditemukan nomor klasifikasinya.
Dewey Decimal Classification (DDC) merupakan sistem klasifikasi hasil
karya Melvil Dewy. Dewey telah memulai sistem klasifikasi ini ketika ia masih
menjadi mahasiswa dan bekerja sebagai pustakawan di Amherst Collage,
Massachusetts, disebuah negara bagian Amerika Serikat.
Dewey Membagi menjadi 10 golongan utama dengan angka:
000 – 099 Karya Umum
100 – 199 Filsafat
200 – 299 Agama
300 – 399 Ilmu Sosial
400 – 499 Bahasa
500 – 599 Ilmu Murni
600 – 699 Pengetahuan Praktis
700 – 799 Kesenian dan Hiburan
800 – 899 Kesusastraan
900 – 999 Sejarah
4. Input data ke Sistem
Selain inventaris ke dalam buku induk, data buku juga dimasukkan ke
dalam sistem SLIMS Perpustakaan SMAN 4 Balikpapan. Saat ini kami
menggunakan SLIMS yang dikembangkan oleh Tim IT Perpustakaan SMAN 4
Balikpapan, disesuaikan dengan kebutuhan dan karakter koleksi yang kami miliki.
5. Cetak label dan Barcode
Setelah buku selesai diinput dan terdata sesuai klasifikasi buku, dilanjutkan proses
pencetakan label dan barcode buku.
6. Memasang label, barcode
Label dan barcode yang sudah dicetak ditempelkan ke buku. Label dipasang di
punggung buku setinggi 3 cm dari bagian bawah punggung buku, sedangkan
barcode dipasang di bagian cover depan.
7. Shelving
Tahapan terakhir setelah proses pengkatalogisasi buku adalah shelving merupakan
kegiatan meletakkan buku ke jajaran rak sesuai dengan nomor klasifikasinya.
Setelah ini buku siap untuk dilayankan.
B. SOP Pengolahan Koleksi Perpustakaan
ALUR SOP PENGOLAHAN KOLEKSI PEPRUSTAKAAN

Memberikan identitas berupa cap atau stempel kepemilikan perpustakaan pada

halaman tertentu

Menginventarisasi atau meregistrasi bahan pustaka

Menentukan tajuk subjek, nomor klasifikasi bahan pustaka

Membuat katalogisasi deskriptif bahan pustaka

Menginput buku ke dalam database Slims Perpustakaan SMAN 4 Balikpapan

Mencetak label dan barcode buku

Menempel label dan barcode buku

Melakukan validasi bahan pustaka

Menyerahkan buku ke bagian layanan sirkulasi

C. Alur Kerja Pengolahan Koleksi Perpustakaan

a. Inventarisasi
Bahan pustaka baik buku maupun majalah, koran atau yang lainnya yang
diterima perpustakaan perlu diolah sedemikian rupa sehingga lebih berdaya guna
 bagi pemakai. Pemesanan dan penerimaan bahan pustaka merupakan kegiatan
awal yang harus dilakukan dari serangkaian kegiatan di perpustakaan. Bahan
pustaka yang diterima oleh perpustakaan dapat berasal dari pembelian, tukar-
menukar, maupun sebagai hadiah.
Inventarisasi adalah Kegiatan pencatatan data-data fisik buku ke dalam
sarana pencatatan, yang berupa lembaran lepas, kartu, maupun buku dan sering
disebut buku induk. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor
induk. Adapun informasi lain yang perlu dicatat dalam buku induk adalah judul,
pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa, jumlah eksemplar, dan judul.

Pencatatan inventaris manual di buku induk dan secara otomasi di SLIMS

b. Deskripsi Bibliografi

Pengisian bibliografi dan identitas buku secara otomasi di SLIMS

c. Klasifikasi menggunakan e-DDC 000-900
Setiap buku yang masuk di perpustakaan baik itu perpustakaan desa hingga
perpustakaan daerah pastinya belum memiliki identitas punggung yang dibuat
dari pihak perpustakaan. Biasanya pustakawan akan memberikan label sebagai
identitas buku. Jadi klasifikasi buku perpustakaan yang hendak diberi label
identitas tidak dilakukan asal loh. Mereka mengklasifikasi menggunakan aplikasi
Dewey Decimal Classification (DDC).
Dewey Membagi menjadi 10 golongan utama dengan angka:
000 – 099 Karya Umum
100 – 199 Filsafat
200 – 299 Agama
300 – 399 Ilmu Sosial
400 – 499 Bahasa
500 – 599 Ilmu Murni
600 – 699 Pengetahuan Praktis
700 – 799 Kesenian dan Hiburan
800 – 899 Kesusastraan
900 – 999 Sejarah
Adapun manfaat dari mengklasifikasi buku perpustakaan. Pertama,
memudahkan pemustaka mencari buku tersebut diletakan di rak bagian mana.
Klasifikasi juga digunakan untuk memanggil nomor di komputer.
Prinsipnya memudahkan pemustaka atau pengunjung mencari. Hanya saja,
demi mencapai semua itu, ada pengorbanan seorang pustakawan atau pegawai
perpustakaan. Diantaranya, mereka harus melakukan inventarisasi, klasifikasi,
labeling, input data ke komputer, dan melakukan penyajian online public access
cataloging (OPAC), termasuk penataan koleksi rak.
d. Katalogisasi oleh SLIMS
Salah satu hal penting dalam pengolahan bahan pustaka adalah katalogisasi.
Aktivitas pengolahan bahan pustaka terdiri dari deskripsi bibliografi, penentuan
tajuk subjek, dan klasifikasi.
Katalog itu merupakan suatu daftar yang berisi keterangan-keterangan yang
lengkap (komprehensif) dari suatu buku-buku koleksi, dokumen-dokumen, atau
bahan-bahan pustaka lainnya. Jadi yang perlu dikatalog tidak hanya buku-buku
saja, tetapi seluruh bahan pustaka yang dimiliki oleh sebuah perpustakaan, baik
bahan-bahan pustaka yang berupa buku, maupun bahan-bahan pustaka yang
bukan berupa buku, seperti surat kabar, majalah, brosur, laporan, kliping.
e. Penempelan Barcode dan label buku
Pelabelan adalah kegiatan pemasangan kelengkapan bahan pustaka sebagai
identitas buku seperti label buku, dan lembaran tanggal kembali.” Pelabelan
dilakukan untuk memudahkan pengguna mengenali bahan pustaka. Dengan kata
lain pelabelan merupakan suatu pekerjaan memberi perlengkapan pada buku yang
terutama juga untuk dipergunakan sebagai alat perlengkapan dalam tugas
perpustakaan melayani peminjaman dan pengembalian buku.

f. Blangko tanggal kembali, Kartu buku dan kantong buku

 g. Menyusun buku berdasarkan Call Number
Penyusunan bahan perpustakaan adalah kegiatan menempatkan koleksi
yang sudah selesai diolah dan telah dilengkapi dengan label di dalam rak buku,
disusun sesuai dengan urutan nomor klas buku. Dengan kata lain penyusunan
buku adalah kegiatan menempatkan buku-buku yang sudah selesai diolah dan
telah dilengkapi dengan label di dalam rak/almari. Buku diatur sesuai dengan
sandi buku yang merupakan kode kelompok subjek/isi buku.

D. Manual sistem pengatalogan

a. Pengertian Katalog
Pengkatalogan adalah kegiatan penyusunan daftar koleksi menurut prinsip-
prinsip tertentu. Katalog Perpustakaan adalah daftar koleksi perpustakaan yang
disusun berdasarkan prinsip/pedoman tertentu. katalog perpustakaan adalah daftar
buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan
susunan menurut prinsip tertentu dan sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti
luas”. Sejalan dengan pendapat tersebut, menurut Listariono (2011) katalog
perpustakaan merupakan daftar buku atau bahan pustaka bentuk yang lain. Dalam
katalog ini dimuat tentang nama pengarang, judul buku,edisi, cetakan, kota terbit,
penerbit dan tahun terbit. Dengan katalog perpustakaan ini pengguna perpustakaan
dapat memperoleh sumber informasi yang dimiliki oleh perpustakaan.
Tujuan pengatalogan adalah sebagai berikut :
1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan
a. Pengarangnya
b. Judulnya
c. Subjeknya

Tujuan pertama menekankan bahwa katalog perpustakaan bertindak selaku daftar

temuan bagi dokumen tertentu. Untuk menyusun daftar tersebut, tentunya
diperlukan penyediaan data bagi masing-masing koleksi perpustakaan dan
memungkinkan suatu pendekatan berdasarkan pengarang, judul dan subjek.

2. Menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan :

a. Oleh pengarang tertentu;
b. Berdasarkan subjek tertentu;
c. Dalam jenis literatur tertentu.

Tujuan kedua menekankan bahwa katalog perpustakaan harus bertindak sebagai

daftar temuan bagi sekelompok dokumen. Hal ini memerlukan penyediaan entri
seragam bagi setiap kelompok.

3. Membantu dalam pemilihan buku :

a. Berdasarkan edisinya; atau
b. Berdasarkan karakternya (bentuk sastra atau berdasarkan topik)

Tujuan ketiga berkaitan dengan deskripsi buku dalam katalog, sehingga pemakai
dapat membedakan berbagai edisi dari buku tertentu dan memungkinkan
pemilihan buku dengan menyediakan ciri khusus.

b. Jenis katalog
1. Katalog berkas
2. Katalog buku
3. Katalog kartu
4. Katalog mikro
5. Katalog komputer
c. Katalogisasi
1. Katalogisasi adalah proses pembuatan katalog. Secara luas kegiatan tersebut
dapat dibagi dalam 2 (dua) macam, yaitu : katalogisasi deskriptif dan
katalogisasi subyek (pengindeksan subek)
a. Katalogisasi deskriptif adalah kegiatan merekam dan mengidentifikasi
data bibliografi, yakni data mengenai pengarang/kreator, judul, tempat
terbit, penerbit, tahun terbit, edisi dari data buku dan bahan pustaka
lainnya.
b. Katalogisasi subyek ialah proses menentukan tajuk subyek dan nomor
klasifikasi. Kegiatan ini lebih dikenal dengan sebutan klasifikasi.

PENGKATALOGAN

2. 8 DAERAH DESKRIPSI KATALOG

1. Judul dan penanggung jawab
2. Edisi
3. Daerah Data Khusus
4. Daerah terbitan dan penyaluran / pengedaran
5. Daerah deskripsi fisik (dimulai pada paragraph baru atau diawali, --)
6. Daerah seri (dicatat dalam kurung biasa)
7. Catatan
8. Nomor standar
 TAHAP-TAHAP KOLEKSI

TAHAP-TAHAP KATALOGISASI
1. Proses Katalogisasi
a. Menentukan tajuk entri utama (main entry)
b. Menyusun deskripsi bibliografi/deskripsi fisik
c. Membuat jejakan katalog
2. Pembuatan Katalog
a. Katalog dasar / utama
b. Katalog tambahan