CRITICAL BOOK REPORT

“MANAJEMEN ARSIP DINAMIS”

D
I
S
U
S
U
N

OLEH:

Ulfah Khairunnisa

7183344015

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-
Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas critical book report yang kami susun dalam
bentuk makalah ini dengan judul “Critical Book Report”.

Makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas wajib mata kuliah Pendidikan
Manajemen Arsip Dinamis. Makalah ini berisi tentang hasil analisis kami terhadap dua buku
materi Kearsipan yang telah ditelaah.

Kami berharap makalah ini dapat menambah wawasan pembaca pada umumnya dan
mahasiswa khususnya. Kami juga menyadari makalah ini tidaklah sempurna, maka dari itu
penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Akhir kata kami ucapkan terima
kasih dan selamat membaca.

Medan, Maret 2020

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................................i
DAFTAR ISI..............................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN.........................................................................................................1
1.1 IDENTITAS BUKU.........................................................................................................1
BAB II RINGKASAN BUKU...................................................................................................2
2.1 BAB 1 MENETAPKAN KEBUTUHAN BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN............2
2.1.2 BAB 2 MEMILIH SISTEM YANG SESUAI...............................................................5
2.1.3 BAB 3 MENGIMPLEMENTASIKAN SISTEM KEARSIPAN................................15
BAB III KRITIK BUKU..........................................................................................................19
BAB IV PENUTUP................................................................................................................20

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 IDENTITAS BUKU

1.1.1 Buku Utama

Judul buku : Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

Pengarang : a. Sri Endang R

b. Sri Mulyani

c. Suyetti

Tahun terbit : 2009

Penerbit : Erlangga

Tebal buku : 126 Halaman

ISBN : 978-979-033-737-4

1.1.2 Buku Pembanding

Judul buku : Manajemen Kearsipan

Pengarang : a. Sambas Ali Muhidin, M.Si.

b. Drs. Hendri Winata, M.Si.

Tahun terbit : 2015

Penerbit : Pustaka Setia

Tebal buku : 506 Halaman

Ukuran buku : 16 x 24 cm

ISBN : 978-979-076-589-4

1
 BAB II
RINGKASAN BUKU

2.1 BAB 1 MENETAPKAN KEBUTUHAN BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN

A. Pengertian Arsip

Pengertian arsip yaitu setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk
huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-
lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan
dengan mudah. Contohnya : surat, kartu, flashdisk,telegram, formulir, hasil faksimile, faktur,
daftar, grafik, memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, disket, dan sebagainya.

B. Jenis-jenis Arsip

1. Arsip berdasarkan bentuk fisiknya

a. Arsip berbentuk lembaran

b. Arsip tidak berbentuk lembaran

2. Arsip berdasarkan masalahnya

a. Financial record

b. Inventory record

c. Personal record

d. Sales record

e. Production record

3. Arsip berdasarkan pemiliknya

a. Lembaga pemerintahan

1) Arsip nasional di Indonesia

2) Arsip nasional daerah

b. Instansi pemerintah/swasta

1) Arsip primer dan arsip skunder

2) Arsip sentral dan arsip unit

4. Arsip berdasarkan sifatnya

a. Arsip tidak penting

2
 b. Arsip biasa

c. Arsip penting

d. Arsip sangat penting

e. Arsip rahasia

5. Arsip berdasarkan fungsinya

a. Arsip dinamis

1) Arsip aktif

2) Arsip semi aktif

3) Arsip non atif

b. Arsip statis

C. Nilai Guna Arsip

1. Nilai penerangan

2. Nilai yuridis

3. Nilai historis

4. Nilai ilmiah

5. Nilai guna fiskal

D. Pengertian Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan,

pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat
diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

E. Jenis-jenis Peralatan Arsip

1. Filling Cabinet

2. Rotary

3. Lemari Arsip

4. Rak Arsip

5. Map Arsip

3
 6. Guide

7. Ordner

8. Stapler

9. Perforator

10. Numerator

11. Kotak/box

12. Alat Sortir

13. Label

14. Tickler File

15. Cardex Cabinet

16. Rak/Laci Kartu

17. Alat Penyimpanan Khusus

F. Jenis-jenis Perlengkapan Kearsipan

1. Kartu Indeks

2. Kartu Tunjuk Silang

3. Lembar Pinjam Arsip

4. Map Pengganti

5. Buku Arsip

G. Analisa Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa
kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut :

1. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, surat,
foto, dan sebagainya.

2. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan,
sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna
tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya.

4
3. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip,
apakah jumlah arsip terus bertambah setiap tahun dan berapa banyak rata-rata
pertambahannya.

4. Peralatan yang akan digunakan juga harus mempertimbangkan besar ruangan yang
disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.

5. Bentuk organisasi, apakah organisasinya besar atau kecil.

6. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.

7. Biaya yang tersedia.

H. Menghitung Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Penghitungan kebutuhan sarana untuk menangani arsip inaktif setebal 1 meter yang
akan disimpan di dalam kotak arsip dan ditempatkan dalam rak arsip. Sarana yang
dibutuhkan adalah sebagai berikut :

1. Kartu Deskripsi

2. Kertas Pembungkus

3. Kotak Arsip

4. Rak Arsip

5. Alat Tulis Kantor dan Sarana Lain

2.1.2 BAB 2 MEMILIH SISTEM YANG SESUAI

A. Asas Pengelolaan Kearsipan

1. Asas Sentralisasi

2. Asas Desentralisasi

3. Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)

B. Pemilihan Asas Pengelolaan yang Sesuai

Untuk memilih asas pengelolaan mana yang sesuai, tentu saja harus
mempertimbangkan beberapa hal antara lain sebagai berikut :

1. Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan

2. Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi

5
 3. Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar

4. Jumlah karyawan yang ada dalam suatu organisasi

5. Jumlah surat yang dikelola

C. Sistem Penyimpanan Arsip

1. Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi
penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya.

2. Manfaat Sistem Penyimpanan Arsip

a. Arsip dapat tertata dengan rapi.

b. Ruang kerja lebih rapi dan efisien karena tida banyak tumpukan kertas yang
memenuhi ruangan.

c. Arsip tidak hilang, sehingga informasinya dapat terpelihara.

d. Mudah dalam perawatan.

e. Mudah mencari bila sewaktu-waktu dibutuhkan.

f. Mudah dalam penyusutannya karena dapat diketahui mana arsip yang

memang sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak.

3. Istilah-istilah dalam pelaksanaan sistem penyimpanan

a. Caption (kata tangkap)

b. Mengindeks

c. Kode

d. Daftar klasifikasi

4. Macam-macam sistem penyimpanan arsip

a. Sistem abjad

1) Pengertian sistem abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi
tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.

6
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena :

a) Nama lebih mudah diingat oleh siapa pun

b) Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama

c) Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama

d) Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

Keuntungan dari pemakaian sistem abjad antara lain sebagai berikut :

a) Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu

b) Surat masuk dan keluar disimpan bersebelahan dalam satu map

c) Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan

d) Mudah diterapkan

Kerugian dari sistem abjad antara lain sebagai berikut :

a) Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya

b) Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama
pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya

c) Harus mempergunakan peraturan mengindeks

d) Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti, karena
kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan

2) Peraturan mengindeks

Dalam penyimpanan sistem abjad, pengelompokan arsip disusun berdasarkan nama

orang/badan/organisasi. Sedangkan indeks adalah saran penemuan kembali pengenal, yang
dapat membedakan arsip tersebut dengan yang lainnya. Secara singkat, indeks dapat
dikatakan sebagia tanda pengenal arsip. Dengan demikian, indeks dalam sistem abjad adalah
indeks yang berdasarkan nama orang/nama badan

Dalam mengindeks nama orang/badan/organisasi, ada beberapa peraturan mengindeks

yang sudah menjadi ketentuan yang berlaku secara universal dalam bidang administrasi
kearsipan.

3) Daftar klasifikasi abjad

Daftar klasifikasi dalam sistem abjad dapat diartikan sebagai pengelompokan arsip
berdasarkan nama orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun
berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Nama terdiri dari beberapa macam, antara lain sebagai berikut :

7
a) Nama perorangan

b) Nama perusahaan

c) Instansi pemerintah

d) Nama organisasi dan perhimpunan

4) Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan sistem abjad

a) Filling cabinet

b) Guide

c) Hanging folder

d) Alat sortir

5) Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad

a) Memeriksa surat/berkas

b) Mengindeks surat/berkas

c) Mengode surat/berkas

d) Menyortir surat

e) Menempatkan surat/berkas

6) Prosedur penemuan kembali

a) Menentukan judul surat

b) Menentukan indeks

c) Menentukan kode/surat

d) Mencari arsip ditempat penyimpanan

e) Mengambil arsip

f) Memberikan arsip kepada peminjam

g) Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file

b. Sistem Subjek

1) Pengertian sistem subjek

8
 Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.

2) Daftar klasifikasi subjek

Daftar klasifikasi subjek adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip
berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan
tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Daftar klasifikasi subjek dibagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut :

a) Daftar klasifikasi subjek standar

b) Daftar klasifikasi subjek buatan sendiri

Penulisan daftar klasifikasi subjek dapat dilakukan dengan dua cara, antara lain sebagai
berikut :

a) Daftar klasifikasi subjek murni

b) Daftar klasifikasi subjek berkode

3) Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem subjek

a) Filling cabinet

b) Guide

c) Hanging folder

d) Kartu indeks

e) Kartu tunjuk silang

f) Rak sortir

g) Cardex

4) Prosedur penyimpanan arsip sistem subjek

a) Memeriksa berkas

b) Mengindeks

c) Mengode

d) Menyortir

e) Menempatkan

5) Prosedur penemuan kembali

a) Tentukan subjek dari surat yang dicari

9
b) Menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokkan subjek
surat dengan daftar klasifikasi subjek

c) Menentukan kode surat

d) Mencari arsip pada tempat penyimpanan

e) Mengambil arsip jika arsip memang benar arsip yang dicari

f) Memberikan arsip pada peminjam

g) Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

c. Sistem tanggal

1) Pengertian sistem tanggal

Sistem tanggal adalah penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.

2) Daftar klasifikasi tanggal

Dalan sistem tanggal sebetulnya tidak perlu dibuat suatu daftar klasifikasi karena
bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun,
nama bulan, dan tanggal.

3) Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal

a) Filling cabinet

b) Guide

c) Hanging folder

d) Kartu indeks

4) Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal

a) Memeriksa surat/berkas

b) Mengindeks

c) Mengode

d) Menyortir

e) Menempatkan

5) Prosedur penemuan kembali

a) Tentukan identitas surat berupa tanggal surat tersebut dibuat

10
b) Cari arsip tersebut didalam laci

c) Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai dengan yang dicari

d) Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)

e) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) kedalam tickler file.

d. Sistem Wilayah

1) Pengertian sistem wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Nama tempat bisa berupa nama kota,
nama negara, nama wilayah khusus, dan sebagainya.

2) Daftar klasifikasi wilayah

Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut :

a) Menurut nama negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan
pengelompokan wilayah menurut nama negara.

b) Menurut nama pembagian wilayah administrasi negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah
yang dibuat berdasarkan pengelompokan nama wilayah administrasi suatu negara.

c) Menurut wilayah administrasi khusus, yaitu daftar klasifikasi yang dibuat berdasarkan
pengelompokan wilayah administrasi yang khusus untuk kepentingan suatu badan/instansi
tertentu.

3) Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal

a) Filling cabinet

b) Guide

c) Hanging folder

d) Cardex

e) Kartu index

f) Rak sortir

4) Prosedur penyimpanan sistem wilayah

a) Memeriksa surat/berkas

b) Mengindeks

11
c) Mengode

d) Menyortir

e) Menempatkan

5) Prosedur penemuan kembali

a) Tentukan judul/caption dari surat yang ingin dicari

b) Cocokkan dengan daftar klasifikasi wilayah

c) Cari arsip pada laci yang berkode wilayah I

d) Ambil arsip tersebut, tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)

e) Berikan kepada peminjam, berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)

f) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

Jika nama wilayah yang menjadi dasar penyimpanan tida diketahui, maka lakukan langkah
penemuan kembali seperti dibawah ini :

a) Tentukan judul/caption dari surat yang ingin dicari berdasarkan nama

orang/badan/perusahaan.

b) Indekslah nama tersebut.

c) Tentukan kode dari nama yang sudah diindeks.

d) Cari kartu indeksnya.

e) Lihat kode surat yang tertera pada kartu indeks.

f) Cocokkan kode surat dengan daftar klasifikasi.

g) Cari surat pada tempat penyimpanan.

h) Ambil surat tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).

i) Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).

j) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

e. Sistem nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan
menggunakan kode angka/nomor.

12
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri dari :

a) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey.

1) Daftar kalsifikasi Dewey

Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena srtiap tingkat
permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap
satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah.

2) Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem nomor Dewey

- Filling cabinet

- Guide

- Hanging folder

- Kartu indeks

- Rak sortir

3) Prosedur penyimpanan arsip sistem nomor Dewey

- Memeriksa berkas

- Mengindeks

- Mengode

- Menyortir

- Menempatkan

b) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri.

1) Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem nomor urut

- Filling cabinet

- Guide

- Hanging folder

- Kartu indeks

- Buku nomor

2) Prosedur penyimpanan arsip sistem nomor

- Memeriksa berkas

- Mengindeks

13
- Mengode

- Menyortir

- Menempatkan

c) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit.

1) Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem nomor terminal digit

- Filling cabinet

- Guide

- Hanging folder

- Kartu indeks

- Buku arsip

2) Prosedur penyimpanan arsip sistem nomor terminal digit

- Memeriksa berkas

- Mengindeks

- Mengode

- Menyortir

- Menempatkan

D. Pemilihan Sistem Penyimpanan yang Sesuai

Penerapan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip seperti yang telah
diutarakan di atas, di kantor-kantor, baik swasta maupun pemerintah tida sama. Ada kantor
yang menggunakan sistem abjad, ada kantor yang menggunakan sistem subjek, wilayah,
tanggal, dan sebagainya. Bahkan ada yang memadukan sistem yang satu dengan sistem yang
lain.

Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria sebagai

berikut :

- Mudah dilaksanakan dan digunakan

- Hemat tenaga dan peralatan

- Hemat waktu dan biaya

- Sederhana

14
- Fleksibel dan mudah dikembangkan

- Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi

2.1.3 BAB 3 MENGIMPLEMENTASIKAN SISTEM KEARSIPAN

Pada tahap awal (penciptaan arsip), arsip tercipta melalui dua cara, yaitu sebagai
berikut :

1. Secara intern

Artinya dibuat sendiri oleh lingkungan dalam perusahaan, meliputi standarisasi surat, bentuk
surat, formulir, naskah, dan sebagainya serta pemrosesannya.

Contoh : surat dari departemen pemasaran ke departemen keuangan.

2. Secara ekstern

Artinya arsip diterima dari pihak lain, bisa perorangan atau perusahaan.

Contoh : surat lamaran pekerjaan yang diterima suatu perusahaan.

Tujuan pengurusan dan pengendalian arsip adalah agar arsip-arsip tersebut dapat
digunakan sebagai bahan informasi yang sangat bermanfaat bagi banyak pihak.

Adapun tahapan yang termasuk dalam pengurusan/pengendalian surat adalah sebagai

berikut :

1. Tahap penerimaan surat

Dalam tahap ini, surat-surat dari perusahaan lain diterima oleh petugas penerima surat,
kemudian petugas memeriksa ketetapan alamat.

Hal-hal yang harus dilakukan dalam penerimaan surat adalah :

a. Menandatangani bukti pengiriman

b. Memeriksa ketepatan alamat yang dituju

c. Menyampaikan surat kepada petugas pencatat surat

2. Tahap penyortiran

Penyortiran adalah mengelompokkan surat, apakah surat yang diterima merupakan surat
dinas atau pribadi.

3. Tahap pencatatan/Registrasi

15
Surat dinas selanjutnya diproses lebih lanjut dengan dilakukan pencatatan/registrasi.

Adapun tujuan pencatatan surat adalah sebagai berikut :

a. Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan setiap hari.

b. Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima setiap hari, setiap
bulan, dan setiap tahun.

c. Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari perusahaan lain maupun
yang dibuat oleh perusahaan.

d. Agar tertib administrasi.

4. Tahap distribusi

Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang sesuai dengan tujuan surat.

5. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali.

Arsip-arsip yang sudah disimpan, sering kali dicari kembali karena akan digunakan
untuk keperluan tertentu. Arsip yang sering dicari, berarti arsip tersebut mempunyai manfaat
yang besar. Dengan adanya penyimpanan yang baik, maka pemanfaatan arsip semakin besar.
Pemanfaatan arsip ini juga dapat mengukur seberapa tinggi penggunaan suatu arsip.

Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu sebagai
berikut :

1. Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari berbagai faktor perusak.

Sebab-sebab kerusakan arsip, antara lain :

a. Faktor biologis

- Jamur

- Serangga

b. Faktor fisik

- Cahaya

- Panas

- Air

c. Faktor kimiawi

- Zat-zat kimia

- Kertas yang baik

16
d. Faktor bencana

Cara-cara yang dapat dilakukan dalam melakukan kegiatan

perlindungan/pemeliharaan/pengamanan terhadap arsip, yaitu sebagai berikut :

a. Memencarkan salinan arsip.

b. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan.

c. Menyimpan pada ruang khusus.

d. Membangun ruang pada gedung.

e. Melakukan fumigasi.

f. Melakukan deasidifikasi.

g. Memberikan pengetahuan kepada petugas mengenai pemeliharaan dan pengawetan

arsip.

h. Pemasangan detektor.

i. Pengecekan arsip secara periodik.

j. Keamanan sepanjang waktu.

Tujuan pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah sebagai berikut :

a. Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien.

b. Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas.

c. Memperkecil gangguan terhadap organisasi.

d. Mencegah terjadinya bencana.

e. Mencegah kerugian bagi karyawan dan masyarakat.

f. Melindungi hak milik organisasi/perusahaan.

Penyusutan arsip merupakan kegiatan mengurangi jumlah arsip yang dapat dilakukan
dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan arsip kepada pihak lain.

Tujuan penyusutan arsip ialah :

a. Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip.

b. Menjamin tersedianya informasi dan (arsip) yang benar-benar bernilai guna.

c. Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional.

Teknik penyusutan arsip adalah sebagai berikut :

17
a. Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

b. Berdasarkan nonjadwal retensi arsip

Berikut merupakan cara pemindahan arsip ialah :

a. Petugas membuat berita acara pemindahan arsip dan daftar jenis arsip yang akan
diserahkan (daftar pertelaan).

b. Berita acara tersebut ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang
menerima.

Adapun prosedur pemusnahan arsip adalah sebagai berikut :

a. Seleksi arsip yang akan dimusnahkan.

b. Buat daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan (daftar pertelaan).

c. Buat berita acara pertelaan.

d. Laksanakan pemusnahan dengan 2 orang saksi.

Dokumen pemusnahan arsip, diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Surat rekomendasi tim.

b. Surat persetujuan kepala ANRI.

c. Surat keputusan Direktur instansi terkait.

d. Berita acara.

e. Daftar arsip yang dimusnahkan.

18
 BAB III
KRITIK BUKU

1. Pada buku Faustino menjelaskan lebih secara rinci tentang ruang lingkup MSDM.
2. Pada buku Sambas, pembahasan lebih terperinci dan terarah sehingga pembaca dapat
dengan mudah memahami.
3. Pada buku Sambas, menjelaskan secara jelas pembahasan tentang tata naskah dinas,
sedangkan pada buku Sri Endang hanya memaparkan sedikit pembahasan saja.
4. Dilihat dari contoh-contoh yang diberikan, buku Sri Endang sangat membantu sekali
karena memberikan contoh-contoh yang cukup jelas.
5. Begitupun pada buku Sambas, buku ini ditata sedemikian rupa, secara padat, singkat,
dan jelas.
6. Pada buku Sambas menjelaskan sumber daya pendukung kearsipan, sedangkan
dibuku Sri Endang tidak ada menjelaskan tentang produktivitas.
7. Penggunaan bahasa pada kedua buku sudah bagus dan cukup jelas, hanya saja buku
Sri Endang lebih mudah dipahami.
8. Isi buku memiliki banyak pengertian dari para pendapat.
9. Ringkasan lebih banyak membahas tentang materi-materi.
10. Penulisan pada kedua buku sudah cukup jelas, akan tetapi masih ada sedikit kesalahan
dalam penulisan.

19
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Critical book report bukan sekedar laporan atau tulisan tentang isi sebuah buku atau artikel,
tetapi lebih menitikberatkan pada evaluasi (penjelasan, interpretasi dan analisis) kita
mengenai keunggulan dan kelemahan buku atau artikel, apa yang menarik, bagaimana isi
yang termuat sehingga mampu mempengaruhi cara berfikir kita terhadap suatu bidang
kajian tertentu.

2. Dari segi layout dan kelengkapan buku baik. Penempatan / penyusunan materi menjadi
sebuah buku sangat menarik dengan pewarnaan dan penyajian yang tidak
membosankan.Dari segi kelengkapan memuat halaman sampul, prakata, daftar isi, tujuan,
isi, Kesimpulan, Daftar Pustaka, yang secara umum memenuhi unsur kelengkapan buku.

3. Dari segi isi secara kesuluruhan, cukup baik dan rinci memaparkan materi secara
sistematik dan komprehensif (menyeluruh).

4. Sebagai bahan pembelajaran dan tutorial mahasiswa maupun publik, buku ini sangat layak
digunakan sebagai sumber referensi.

B. Saran

Banyak buku yang menyampaikan materi dengan penampakkan buku yang membosankan,
buku ini dapat dijadikan salah satu sumber bacaan dengan penampilan serta penyampaian
yang sangat menarik bagi pembaca.

20