CRITICAL BOOK REPORT

MANAJEMEN ARSIP STATIS

DOSEN PENGAMPU : Dra. Sri Mutmainnah, M. Si

DISUSUN OLEH : KELOMPOK 4

1. ADINDA MUTIARA BARUS (7202344001)

2. DEBORA. P. V. SIMAMORA (7202444007)
3. FEBY CAHAYA HASIBUAN (7203144031)
4. JIRA REZITA YANTI (7203144019)
5. KARINA SRI ULINA BR KELIAT (7202444004)

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
memberikan rahmat dan karunia yang dilimpahkan-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan
tugas ini.

Adapun yang menjadi judul tugas ksmi adalah “Critical Book Report”. Tugas critical
book report ini disusun dengan harapan dapat menambah pengetahuan dan wawasan penulis
maupun pembaca. Jika dalam penulisan makalah kami terdapat berbagai kesalahan dan
kekurangan dalam penulisannya, maka kepada para pembaca, penulis memohon maaf sebesar-
besarnya atas koreksi-koreksi yang telah dilakukan. Hal tersebut semata-mata agar menjadi suatu
evaluasi dalam pembuatan tugas ini.

Mudah-mudahan dengan adanya pembuatan tugas ini dapat memberikan manfaat berupa
ilmu pengetahuan yang baik bagi penulis maupun bagi para pembaca.

Medan, Mei 2022

Kelompok 4

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................... i

DAFTAR ISI.........................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................................... 1

A. Latar Belakang ...................................................................................................... 1

B. Tujuan.................................................................................................................... 1
C. Manfaat.................................................................................................................. 1
D. Identitas Buku ....................................................................................................... 2

BAB II RINGKASAN ISI BUKU ....................................................................................... 3

A. Ringkasan Buku Pertama ...................................................................................... 3

B. Ringkasan Buku Kedua ......................................................................................... 5

BAB III PEMBAHASAN .................................................................................................... 7

A. Kelebihan dan Kelemahan Buku Pertama ............................................................ 7

B. Kelebihan dan Kelemahan Buku Kedua ............................................................... 7

BAB IV PENUTUP .............................................................................................................. 8

A. Kesimpulan ........................................................................................................... 8
B. Saran ...................................................................................................................... 8

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................... 9

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Keterampilan membuat CBR pada penulis dapat menguji kemampuan dalam meringkas
dan menganalisi sebuah buku serta membandingkan buku yang dianalisis dengan buku yang lain,
mengenal dan memberi nilai serta mengkritik sebuah karya tulis yang dianalisis

Seringkali kita bingung memilih buku referensi untuk kita baca dan pahami,
terkadang kita hanya memilih satu buku untuk dibaca tetapi hasilnya masih belum memuaskan
misalnya dari segi analisis bahasa dan pembahasan, oleh karena itu penulis membuat CBR ini
untuk mempermudah pembaca dalam memilih buku referensi terkhusus pada pokok bahasan
tentang Kearsipan.

B. TUJUAN

Mengkritisi atau membandingkan sebuah buku tentang Kearsipan serta membandingkan

dengan dua buku yang berbeda dengan topik yang sama. Yang dibandingkan dalam buku
tersebut yaitu kelengkapan pembahasannya, keterkaitan antar babnya, dan kelemahan dan
kelebihan pada buku-buku yang dianalisis.

C. MANFAAT

Menambah wawasan pengetahuan tentang Kearsipan

Mempermudah pembaca mendapatkan inti dari sebuah buku yang telah di lengkapi
dengan ringkasan buku , pembahasan isi buku, serta kekurangan dan kelebihan buku
tersebut.

1
D. IDENTITAS BUKU :

Buku Pertama

Judul : Manajemen Kearsipan

Penulis : Drs. Sularso Mulyono, dkk.

Cetakan : I, 2011

Penerbit : UNNES Press Semarang

ISBN : 978-602-8467-57-5

Halaman : xv + 144 halaman

Buku Kedua

Judul : Praktik - Praktik Kearsipan

Penulis : Agung Kuswantoro

Cetakan : 2020

Penerbit : Salemba Empat

ISBN : 978-602-1232-77-4

Halaman : 124 halaman

2
 BAB II

RINGKASAN ISI BUKU

A. RINGKASAN BUKU PERTAMA

Bab 1 menjelaskan tentang Arsip dan Kearsipan, dipaparkan bahwa ada 5 sistem
penyimpanan arsip yang digunakan oleh berbagai organisasi baik pemerintah maupun swasta
yaitu: sistem abjad, sistem masalah, sistem tanggal (kronologis), sistem nomor terakhir (terminal
digit), sistem klasifikasi desimal, serta sistem wilayah (geographic filing). Terkait dengan cara
peminjaman arsip untuk mencegah hilangnya arsip yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan
karena dipinjam, diatur dengan adanya pencatatan semua peminjaman, baik internal maupun
eksternal. peminjaman harus memiliki prosedur yang sama yaitu dengan menggunakan “Kartu
Pinjam Arsip”. Dengan demikian dapat dihindarkan adanya kehilangan arsip dan setidaknya
ketidaktahuan keberadaaan arsip dapat dihindarkan.

Pada Bab 2 dijelaskan mengenai prinsip penyimpanan arsip. Bab ini menjelaskan tentang
persyaratan tempat penyimpanan arsip dan petugas kearsipan. Tempat penyimpanan arsip
dijelaskan bahwa arsip disimpan dengan menggunakan filling cabinet. Petugas kearsipan harus
memiliki empat syarat sebagai arsiparis yaitu keterampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan.
Prinsip penyimpanan yang digunakan oleh organisasi harus dilandasi beberapa ketentuan yakni
keamanan, keawetan, dan keefisienan pengolahan. Asas penyimpanan arsip dengan
menggunakan asas sentralisasi, desentralisasi, kombinasi sentralisasi-desentralisasi, kombinasi
desentralisasi-sentralisasi dan dekonsentralisasi. Penilaian dan pengamanan arsip dijelaskan
dalam bab 3. Dalam kegiatan penilaian tata kearsipan harus berdasarkan prinsip yaitu: penilaian
arsip atas dasar manfaat, atas dasar prinsip kecepatan, dan atas dasar efisiensi. Selain alat
penilaian berdasarkan prinsip manfaat, prinsip kecepatan, dan prinsip atas dasar efisiensi, alat
lain yang dapat digunakan untuk mendeteksi hal tersebut adalah angka cermatan. Angka
cermatan ini digunakan untuk menentukan keabsahan sistem yang digunakan dalam
penyimpanan arsip organisasi yang bersangkutan.

Bab 4. Bab ini menjelaskan proses penyusutan arsip. Dalam Pasal 2 Peraturan Pemerintah
Nomor 34 tahun 1979 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah pengurangan arsip dengan
cara: memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-

3
lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing; memusnahkan arsip sesuai
dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna; dan
menyerahkan arsip statis (arsip yang mempunyai nilai guna abadi) oleh unit kearsipan kepada
Arsip Nasional Republik Indonesia. Untuk menyusutkan dan memindahkan arsip dari unit
pengolah ke unit kearsipan perlu menetapkan angka pemakaian arsip, sebab angka pemakaian
arsip menunjukkan frekuensi penggunaan arsip. Penyusutan dan pemindahan arsip tersebut
dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Pada Bab 5 membahas tentang prosedur pemusnahan arsip. Bab ini menjelaskan bahwa
kegiatan yang dilakukan adalah menetapkan prosedur pemusnahan arsip yang sudah sudah habis
nilai gunanya. Pemusnahan arsip harus disertai dengan berita acara pemusnahan arsip dan daftar
arsip yang dimusnahkan. Pemusnahan arsip dilakukan oleh petugas dan harus disaksikan oleh
dua pejabat bidang pengawasan atau pejabat di bidang hukum/perundangundangan. Pemusnahan
arsip dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, dan penghancuran.

Bab 6 membahas tentang Arsip Statis. Menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009
tentang Kearsipan pasal 1 ayat 7, arsip statis tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, akan tetapi
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan, maka naskah-naskah, baik yang dibuat oleh
badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
kelompok adalah arsip yang harus dikelola. Proses penyerahan arsip statis dari organisasi atau
perorangan ke Lembaga Kearsipan (ANRI) dilakukan dengan berita acara penyerahan arsip
statis. Dengan demikian apabila dilaksanakan secara konsekuen, maka arsip statis segera dapat
dilacak.

4
B. RINGKASAN BUKU KEDUA

Tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam membuat pola klasifikasi arsip adalah :

1) menentukan jenis-jenis permasalahan arsip;

2) menyortir arsip-arsip berdasarkan kebutuhan;
3) membuat coding sekaligus indeks dari subjek masalah;
4) membuat labelling atas coding tersebut ke filing cabinet atau boks arsip;
5) mencatat pola klasifikasi berdasarkan coding dan label yang telah disesuaikan dengan
kebutuhan untuk dijadikan pedoman pola klasifikasi kearsipan berbasis prodi;
6) membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA); serta
7) penyingkiran dan pemusnahan arsip yang tidak terpakai.

Surat ibarat orang yang memiliki penilaian internal dan eksternal. Dalam konsep
korespondensi bahasa Indonesia, hal ini dikenal sebagai implisit dan eksplisit. Implisit terlihat
dari sampul kertas, kerapian, dan tulisan, sedangkan eksplisit terlihat dari bahasa, gaya bahasa,
dan maknanya. Secara umum, bagian surat terdiri atas kepala surat (letter head) atau kop surat,
tanggal surat (date of the letter), pokok surat (subject phrase), alamat dalam (inside address), kata
pemanggil (salutation), isi surat (body of the letter), kata penutup (complementary closed), dan
tanda tangan (signature). Satu bagian surat yang sering dilupakan adalah inisial. Inisial adalah
kode dari orang yang mengonsep dan mengetik surat. Letak inisial berada di bagian paling
bawah surat pada sisi kiri, setelah nama penanda tangan surat atau tembusan. Biasanya inisial
terdiri atas dua karakter dari masing-masing nama pengonsep dan juru tik serta dipisahkan tanda
garis miring di antara pengonsep dan juru tik surat. Misalnya, surat dibuat atau dikonsep oleh
Abdul Hakim dan ditik oleh Malik Hanafi. Jadi, penulisan inisialnya adalah AB/MH. AB adalah
kode inisial Abdul Hakim dan MH adalah kode inisial Malik Hanafi.

Administrasi adalah kegiatan yang melibatkan sekelompok orang yang bekerja sama untuk
mencapai tujuan. Dalam mencapai tujuan tersebut dibutuhkan beberapa personal, finansial,
komunikasi, koordinasi, penjadwalan kegiatan, publikasi, dan lainnya. Dengan demikian, clerical
work hanyalah satu bagian terkecil unsur administrasi, yaitu tata usaha. Setelah mempelajari
ilmu administrasi, seseorang diharapkan dapat memiliki cita-cita yang besar seperti
menyelesaikan masalah kenegaraan. Kita tentu mengenal Menteri Sekretaris Negara
(Mensesneg), pakar tata negara, peneliti administrasi negara, humas di perusahaan besar, dan

5
lainnya. Itu semua adalah outcome dari ilmu administrasi. Ilmu administrasi yang dipelajari di
prodi AP bersifat pendidikan. Dengan demikian, lulusannya dapat menjadi guru administrasi
perkantoran. Kelak lulusan prodi AP dapat mengajar di sekolah menengah kejuruan (SMK). Hal
inilah yang menjadi perbedaan antara orang yang mempelajari ilmu administrasi di bidang murni
(science) dan pendidikan. Lantas sekarang, mengapa Saudara masuk ke prodi pendidikan
administrasi perkantoran? Berikan alasannya! Jika sudah mengetahui outcome mempelajari ilmu
administrasi, apa yang Saudara lakukan? Apakah Saudara menyesal? Mengapa bisa demikian?
Apa yang Saudara lakukan setelah mengetahui hal tersebut? Jawablah pertanyaan-pertanyaan ini
dan diskusikanlah bersama teman-teman Anda. Tulislah jawaban tersebut di atas kertas.

6
 BAB III

PEMBAHASAN

A. KELEBIHAN DAN KELEMAHAN BUKU PERTAMA

Buku Pertama

Kelebihan : Dari segi fisik buku ini memiliki cover yang menarik dan eye-catching. Penulis
menjelaskan secara jelas dan rinci tentang administrasi dan sejarahnya. Kemudian isi dari buku
lengkap karena mencakup semua materi – materi penting dalam administrasi sehingga sangat
cocok digunakan oleh seluruh kalangan masyarakat terlebih lagi mahasiswa. Tidak ditemukan
adanya kesalahan penulisan kata. Dan buku ini bagus untuk dijadikan referensi ataupun bahan
pembelajaran.

Kelemahan : Kami tidak menemukan kekurangan di dalam buku ini. Baik dari sampul, isi dan
pembahasan materi menurut kami buku ini sudah sangat baik.

B. KELEBIHAN DAN KELEMAHAN BUKU KEDUA

Buku Kedua

Kelebihan : Isi yang disampaikan singkat, jelas, dan rinci. Setiap pembahasan materi dilengkapi
dengan pendapat ahli yang menjadikan buku ini sempurna untuk dijadikan referensi. Kemudian
buku ini membahas semua kaitan administrasi dengan kegiatan organisasi dengan sangat baik
dan menggunakan kata – kata yang sangat mudah dimengerti baik untuk masyarakat awam
maupun mahasiswa

Kelemahan : Tidak ada kesalahan di dalam buku ini, dan menurut kami buku ini sangat cocok
dan wajib dimiliki terutama oleh mahasiswa karena pembahasannya lengkap dan rinci sehingga
sangat baik untuk dijadikan bahan pembelajaran ataupun referensi.

7
 BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Arsip statis tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, akan tetapi dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan, maka naskah-naskah, baik yang dibuat oleh badan swasta atau
perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok adalah
arsip yang harus dikelola. Proses penyerahan arsip statis dari organisasi atau perorangan ke
Lembaga Kearsipan (ANRI) dilakukan dengan berita acara penyerahan arsip statis. Dengan
demikian apabila dilaksanakan secara konsekuen, maka arsip statis segera dapat dilacak.

Ada 5 sistem penyimpanan arsip yang digunakan oleh berbagai organisasi baik
pemerintah maupun swasta yaitu: sistem abjad, sistem masalah, sistem tanggal (kronologis),
sistem nomor terakhir (terminal digit), sistem klasifikasi desimal, serta sistem wilayah
(geographic filing). Petugas kearsipan harus memiliki empat syarat sebagai arsiparis yaitu
keterampilan, ketelitian, kerapian, dan kecerdasan. Prinsip penyimpanan yang digunakan oleh
organisasi harus dilandasi beberapa ketentuan yakni keamanan, keawetan, dan keefisienan
pengolahan. Untuk menyusutkan dan memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan
perlu menetapkan angka pemakaian arsip, sebab angka pemakaian arsip menunjukkan frekuensi
penggunaan arsip. Penyusutan dan pemindahan arsip tersebut dilakukan berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip (JRA).

B. SARAN

Sebaiknya penulis buku lebih memperhatikan buku yang ditulis baik itu dari aspek
kelengkapan materi, dan lain-lain sehingga dapat meminimalisir kelemahan yang mungkin ada
pada buku yang ditulis.
Dari kedua buku tersebut, sarannya yaitu untuk menggunakan kedua buku ini sebagai
bahan ajar atau menambah referensi buku agar memperoleh informasi yang lebih spesifik guna
memahami setiap kajian yang disampaikan dosen.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Mulyono, Sularso.2011.MANAJEMEN KEARSIPAN.Semarang: UNNES Press Semarang

Kuswantoro, Agung.2020.Praktik – Praktik Kearsipan.Jakarta Selatan: Salemba Empat