MAKALAH FILLING AND SECRETARIAL

“mengkoordinasi dan menyiapkan rapat yang efektif”

Disusun Oleh :

Group 3 :
Rizki Zuhairi
Ramanda

Dosen Pengampu :
Supriati, S.ST., M.Si

Politeknik Negeri Bengkalis

2023/2024
PENDAHULUAN

Rapat adalah salah satu alat komunikasi yang

paling umum digunakan dalam lingkungan bisnis
dan organisasi. Namun, terlalu sering, rapat dapat
menjadi penghambat produktivitas jika tidak
dikelola dengan baik. Untuk memastikan rapat
yang efektif, koordinasi yang baik dan persiapan
yang matang sangat penting. Dalam makalah ini,
kita akan membahas langkah-langkah kunci untuk
mengkoordinasi dan menyiapkan rapat yang
efektif.
MANAJEMEN RAPAT

A. Pengertian Rapat
Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan
sesuatu, sidang, atau majelis (Kamus Besar Bahasa
Indonesia/KBBI)Menurut Nunung dan Ratu Evi (2001), rapat
merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dan
stafnya. Webster's New World Dictionary menyatakan bahwa
rapat merupakan pertemuan orang- orang suatu sidang yakni
kumpulan orang terutama untuk membahas atau memutuskan
beragam persoalan. Gie (2007) menyatakan bahwa rapat adalah
pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi untuk
merundingkan atau menyelesaikan masalah yang menyangkut
kepentingan bersama.

B. Perencanaan Rapat
Pertimbangan pertama pada waktu merencanakan suatu adalah
apakah rapat tersebut diperlukan atau tidak sehingga diperlukan
pertimbangan yang cermatMenurut Modul Depdagri dan LAN
(2007), tanggung jawab dalam mempersiapkan penyelenggaraan
rapat meliputi sepuluh langkah, yaitu: membuat agenda/daftar
acara, membuat undangan, mempersiapkan bahan rapat,
menyiapkan fasilitas rapat, mempersiapkan peralatan rapat, tugas
dalam rapat, membuat catatan rapat, mengirimkan catatan hasil
rapat, melakukan pekerjaan- pekerjaan tindak lanjut, dan
membuat resolusi

C. Pelaksanaan Rapat
Pelaksanaan rapat bergantung pada seluruh pihak yang
berkepentingan terhadap rapat. Pemimpin rapat memegang
peranan penting dalam kelancaran proses penyelenggaraan
rapatRapat langsung dibuka oleh pemimpin rapat, tetapi
pembukaan rapat bisa juga dilakukan oleh pembawa acara,
seseorang yang menduduki posisi tertinggi suatu organisasi, atau
seseorang yang berpengaruh
2. Berlangsungnya rapat
Selama rapat berlangsung, pemimpin rapat harus dapat mengatur
jalannya rapat agar tertib. Masalah yang dihadapi dalam rapat
harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang
berkepanjangan, adanya monopoli pembicaraan oleh salah
seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat, dan
sebagainya. Selama rapat berlangsung, sekretaris bertanggung
jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk
catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. Ada
dua bentuk catatan rapat, yaitu sebagai berikut

a. Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam

rapat tanpa ditambahi ataupun dikurangi
b. Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan
yang dibahas dalam rapat

3. Menutup rapat
Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu pada akhirnya akan
ditutupApabila rapat belum memperoleh keputusan, pemimpin
rapat dapat menunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah
tersebut. Akan tetapi, apabila dalam rapat tersebut tidak
ditemukan hambatan dan telah menghasilkan keputusan, di akhir
rapat, pemimpin rapat dapat membacakan hasil dari
pertemuan/rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi
peserta rapat untuk mengemukakan hal- hal yang belum tercakup
dalam hasil keputusan rapatSetelah tidak ada lagi permasalahan,
pemimpin rapat dapat menutup rapat.
D. Pengendalian Rapat
Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari
konteksnya dan tidak terjadi perdebatan yang berkepanjangan,
rapat harus dikendalikan oleh pimpinan rapat. Jenis-jenis
pengendalian yang bisa dilakukan adalah sebagai berikut.

1. Pengendalian terbatas
Pengendalian terbatas merupakan pengendalian rapat yang
memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat
untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Model
pengendalian seperti ini terkesan demokratis, tetapi dapat
memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin
memonopoli pembicaraan dalam rapat.

2. Pengendalian ketat
Pengendalian ketat merupakan pengendalian rapat yang tidak
memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat
kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan
pendapat hanya seizin pimpinan rapat dengan waktu dan jumlah
penanya yang sudah ditentukan. Model pengendalian seperti ini
terkesan otoriter dan kaku sehingga para peserta rapat kurang
bebas dalam mengeluarkan pendapatnya.

3. Pengendalian gabungan
Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas
dan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan
kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk
mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan mulai kurang
terkendali, pimpinan rapat langsung menggunakan cara
pengendalian ketat sehingga keadaan normal kembali.
E. Pemimpin dan Kepemimpinan dalam Rapat
Pemimpin dan kepemimpinan dalam kegiatan rapat sangatlah
penting (Wursanto, 2004). Pemimpin mengadakan rapat apabila
sebagai berikut.

1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat

dari para staf atau para pembantunya karena pemimpin tidak mau
mengambil keputusan secara sepihak.

2. Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia

sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat
apabila melalui saluran administrasi pada umumnya

3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat

dipecahkan melalui saluran administrasi karena masalah itu harus
segera dipecahkan.

4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para

bawahan untuk memberikan saran-saran, pendapat secara
langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang
berhubungan dengan kepentingan bersama.

5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian

melalui rapat.

6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat

atau telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara
berkala.
Seorang pemimpin rapat harus dapat menjalankan fungsinya agar
rapat berjalan dengan tertib dan dapat mencapai tujuan. Fungsi
pemimpin rapat adalah sebagai berikut.

1. Pengarah
Pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat agar
tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahan
pimpinan ini diperlukan agar topik atau masalah yang dibahas
dalam rapat tetap dalam konteksnya dan tidak menyebar ke topik
atau masalah lainnya.

2. Penengah
Pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika
terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara peserta
rapat.

3. Penggerak
Pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat
untuk berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang
dibicarakan dalam rapat. Hal ini diperlukan agar hasil yang
diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta.

4. Pencari solusi
Pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika
rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin
rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam
rapat. Dengan demikian, pemimpin rapat harus memiliki
pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.
Kepemimpinan dalam rapat memegang peranan yang sangat
penting bagi berlangsungnya kegiatan rapat. Tabel 10.1
menyajikan tipe kepemimpinan dalam rapat.
F. Macam-macam Rapat
Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, bergantung
pada segi peninjauannya.

1. Tujuan
Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis
berikut.

a. Rapat penjelasan: rapat yang bertujuan memberikan penjelasan

kepada para anggota tentang kebijakan yang diambil oleh
pimpinan organisasi, prosedur kerja atau tata cara kerja baru,
untuk mendapat keseragaman kerja.

b. Rapat pemecahan masalah: rapat yang bertujuan untuk mencari

pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Suatu
masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu
pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling
mengait.

c. Rapat perundingan: rapat yang bertujuan menghindari

timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak
saling merugikan kedua belah pihak.

Sifat Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi empat jenis

berikut.

a. Rapat formal: rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan

terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya
secara resmi mendapat undangan.

b. Rapat informal: rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu

perencanaan formal, dan dapat terjadi setiap saat, kapan saja, di
mana saja, dengan siapa saja.

c. Rapat terbuka: rapat yang dapat dihadiri oleh setiap anggota.

Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
I. Rapat yang Efektif dan Efisien
Rapat merupakan media komunikasi kelompok, yang pada
prinsipnya untuk mendapatkan saling pengertian. Dari pihak
pemimpin, rapat bertujuan memberikan kesempatan kepada
bawahan untuk menyampaikan pendapat, saran, dan ide-ide
langsung kepada pemimpin. Dari pihak bawahan, rapat
merupakan kesempatan baik untuk bertatap muka dengan
pimpinan sekaligus dengan para staf lainnya.
Rapat yang efektif dan efisien tercapai apabila tujuan rapat yang
telah ditetapkan dapat dicapai. Untuk menyelenggarakan rapat
yang efektif dan efisien dibutuhkan manajemen rapat yang baik.
Rapat yang efektif berlandaskan pada:

1. penggunaan waktu secukupnya dalam membuat keputusan;

2. hanya membicarakan hal-hal yang telah diagendakan;
3. menekankan objektivitas dan hasil yang diharapkan.

Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, beberapa hal

yang perlu diperhatikan dalam rapat, yaitu sebagai berikut.

1. Pemimpin yang cakap

Rapat dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik, yaitu seorang
yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan
dan pengarahan pada saat rapat berlangsung, dapat berbicara
dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan
tidak otoriter, dan memberikan kesempatan yang sama pada setiap
anggota untuk memberikan suaranya.

2. Suasana rapat terbuka Artinya, tidak ada hal-hal yang

disembunyikan. Setiap anggota rapat berbicara secara terbuka,
objektif sehingga tidak menim- bulkan prasangka yang negatif
terhadap peserta rapat yang lain.

3. Partisipasi aktif Setiap peserta rapat berpartisipasi aktif

sehingga tidak terjadi monopoli pembicaraan.
4. Bimbingan dan pengawasan Pimpinan rapat berfungsi sebagai
pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para
peserta rapat. Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan
terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat,
baik secara kelompok maupun secara individu, agar pembicaraan
tidak menyimpang dari tujuan rapat.

5. Hindari perdebatan tanpa arah Suatu rapat tidak efektif apabila

terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah sehingga
menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.

6. Pertanyaan singkat dan jelas Pertanyaan singkat dan jelas

dapat mempermudah proses pelaksanaan rapat menjadi lebih
hemat waktu dan tidak terlampau panjang yang dapat membuat
lelah peserta rapat.

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan rapat

yang efektif dan efisien adalah sebagai berikut.

1. Agenda rapat
Rapat tidak akan efektif jika tidak memiliki agenda yang jelas.
Pemimpin rapat harus membuat agenda yang jelas dan mampu
menghasilkan solusi yang tepat. Bukan hanya sketsa, melainkan
juga deskripsi dari hal-hal yang akan dibicarakan. Dengan
demikian, peserta rapat mengetahui hasil yang ingin didapat.
Peserta yang melakukan presentasi harus menyiapkan semua
bahan dengan lengkap untuk menyelesaikan presentasinya sesuai
waktu yang telah ditentukan. Agar lebih jelas, berikan lembaran
agenda pada setiap peserta rapat. Agenda yang ditulis secara
detail, bukan hanya berisi tema karena hal ini sangat rentan
melenceng.

Agenda rapat sebaiknya hanya berisi permasalahan yang sedang

dialami. Sebab, kebanyakan rapat, bukan hanya membahas hal
yang bermasalah, bahkan yang tidak bermasalah juga dibicarakan.
Dengan demikian, orang yang tidak bermasalah pun terpaksa
harus berbicara di dalam rapat.

2. Komunikasi
Komunikasikan agenda rapat dengan cara membagikan agenda
rapat terlebih dahulu. Dengan cara ini, peserta rapat dapat
mempersiapkan materi tentang topik yang akan dibahas di dalam
rapat.

3. Jadwal rapat
Jadwal yang baku akan membantu para manajer mendapat laporan
secara tepat waktu dan mendisiplinkan para pegawai untuk
menghadiri rapat.

4. Perhatikan situasi
Beberapa manajer mampu membuat rapat menjadi efektif dan
efisien, tetapi juga ada manajer yang memaksakan keputusannya
pada peserta rapat agar rapat bisa cepat selesai. Rapat yang efektif
bukan dilihat dari waktu pelaksanaan yang singkat, melainkan
cara kita mampu mempertemukan pendapat yang berbeda dengan
situasi yang nyaman dan kondusif.

5. Pengambilan suara
Pengambilan suara merupakan cara tersingkat untuk
mendapatkan keputusan. Pengambilan suara dapat dilakukan jika
rapat yang terjadi tidak menghasilkan keputusan yang jelas.
Sebelum melakukan proses pengambilan keputusan, voting akan
lebih mempercepat pengambilan keputusan sehingga mereka
harus siap menerima apa pun keputusannya.

6. Batasi masalah diskusi

Para pakar menyarankan untuk membahas permasalahan berbeda
dalam rapat yang berbeda pula. Saat membuka rapat, jelaskan
rapat mereka hanya akan membahas permasalahan tertentuTopik
yang memerlukan diskusi dilakukan pada rapat yang khusus
mendiskusikan masalah tersebut.
Kesimpulan

Mengkoordinasikan dan menyiapkan rapat yang efektif adalah

kunci untuk memaksimalkan produktivitas dan hasil dari
pertemuan bisnis dan organisasi. Dengan mengikuti langkah-
langkah yang telah diuraikan di atas, organisasi dapat memastikan
bahwa waktu yang diinvestasikan dalam rapat benar-benar berarti
dan menghasilkan hasil yang diharapkan. Rapat yang efektif
adalah alat yang kuat untuk mencapai tujuan organisasi dan
memajukan proyek-proyek yang diperlukan. Oleh karena itu,
penting untuk memberikan perhatian yang cermat pada
pengkoordinasian dan persiapan rapat.