Pengertian Peserta Rapat

Peserta rapat adalah individu atau anggota kelompok yang hadir dalam sebuah pertemuan
atau diskusi terorganisir untuk membahas topik atau agenda tertentu. Peserta rapat bisa berasal
dari berbagai latar belakang, profesi, atau tingkat keahlian, tergantung pada tujuan dan cakupan
rapat tersebut.
Tujuan peserta rapat adalah berpartisipasi dalam diskusi, berbagi ide, memberikan
masukan, mengambil keputusan, atau memecahkan masalah yang dibahas dalam rapat. Mereka
bisa memiliki peran yang berbeda, seperti pemimpin rapat, ahli teknis, pendukung ide, atau
pengambil keputusan.
Peserta rapat memiliki tanggung jawab untuk mendengarkan dengan seksama,
berinteraksi dengan peserta lainnya, menghormati pandangan orang lain, dan berkontribusi
secara positif terhadap hasil rapat. Mereka juga dapat bertanggung jawab untuk tindakan atau
tugas tertentu yang diberikan dalam rapat tersebut. Peserta rapat berperan penting dalam
mencapai tujuan dan hasil yang diinginkan dari pertemuan tersebut.

Karakteristik Peserta Rapat

Peserta rapat dapat memiliki berbagai karakteristik berdasarkan peran, kepribadian, atau
tujuan kehadiran mereka dalam rapat. Berikut adalah beberapa karakteristik umum yang dapat
dimiliki oleh peserta rapat:
1. Pemimpin Rapat (Moderator/Fasilitator): Orang yang memimpin rapat, mengarahkan
diskusi, dan memastikan semua agenda rapat tercapai.
2. Peserta Aktif: Orang-orang yang berkontribusi aktif dalam diskusi, memberikan
pendapat, ide, atau saran terkait topik yang dibahas.
3. Pendengar Aktif: Peserta yang mendengarkan dengan seksama dan mengikuti diskusi,
meskipun mungkin tidak banyak berbicara.
4. Ahli: Orang yang memiliki pengetahuan mendalam tentang topik yang dibahas dan
memberikan wawasan teknis atau spesifik.
5. Pendukung: Orang yang mendukung ide atau proposal tertentu dalam rapat, mungkin
dengan memberikan alasan atau fakta yang mendukung.
6. Skeptis/Kritikus: Orang yang cenderung meragukan atau mempertanyakan ide atau
proposal, membantu memastikan bahwa semua sudut pandang dipertimbangkan.
 7. Pengambil Keputusan: Orang yang memiliki wewenang atau tanggung jawab untuk
membuat keputusan dalam rapat.
8. Pemecah Masalah: Peserta yang ahli dalam menyelesaikan masalah dan memberikan
solusi praktis untuk masalah yang dibahas.
9. Waktu Keeper: Orang yang bertanggung jawab memastikan rapat berjalan sesuai jadwal
dan mengingatkan peserta jika waktu telah habis untuk topik tertentu.
10. Sumbang Saran: Orang yang memberikan saran atau ide kreatif untuk memecahkan
masalah atau meningkatkan proses dalam rapat.
11. Catatan Taker: Orang yang bertanggung jawab mencatat poin-poin penting, keputusan,
dan tindak lanjut selama rapat.
12. Pemegang Tanggung Jawab: Orang yang bertanggung jawab atas tindakan atau proyek
tertentu yang berkaitan dengan topik rapat.
13. Observer: Orang yang hadir untuk memperoleh informasi atau memahami proses, tetapi
mungkin tidak terlibat dalam pengambilan keputusan atau diskusi aktif.
14. Fasilitator Teknis: Orang yang membantu mengelola teknologi dan peralatan selama
rapat, memastikan bahwa konferensi video, presentasi, atau alat lainnya berfungsi dengan
baik.
Setiap rapat dapat memiliki kombinasi berbagai karakteristik peserta ini,
tergantung pada tujuan dan konteks rapat tersebut.

Syarat – syarat Rapat

Dalam melaksanakan rapat, tentunya acara tersebut diharapkan bisa berlangsung dengan
baik. Agar rapat bisa menghasilkan kesimpulan yang baik, maka perlu dipahami syarat syarat
rapat yang baik dalam pelaksanaannya. Rapat dapat dikatakan baik, apabila :
1. Suasana terbuka. Artinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa
pun datangnya atau setiap peserta rapat memperhatikan pembicaraan peserta lainnya.
2. Tiap peserta rapat berpartisipasi penuh. Artinya, setiap peserta rapat dapat aktif terlibat
dalam jalannya rapat. Yakni harus menjadi pendengar yang baik sekaligus pembicara
yang baik bila diperlukan.
3. Selalu ada bimbingan dan pengawasan. Rapat yang baik harus terarah, karena bimbingan
dan pengawasan dari ketua.
 4. Perdebatan didasarkan argumentasi kontra argumentasi, bukan emosi kontra emosi. Di
dalam rapat, yang dicari adalah kebenaran, bukan perselisihan atau saling menjatuhkan
antara peserta rapat. Jadi, rapat yang baik adalah bila mengadu argumentasi, dan bukan
emosi.
5. Pertanyaan -pertanyaan yang singkat dan jelas. Artinya, pertanyaan yang disampaikan
dalam rapat menuju sasaran dan tidak bertele -tele.
6. Menghindari adanya klik yang memonopoli. Rapat yang baik adalah yang demokratis.
Artinya, di dalam rapat tidak ada tindas menindas atau keinginan untuk menguasai
sendiri. Setiap peserta rapat mempunyai hak yang sama, yakni dalam hal berbicara, hak
mengambil bagian dan lainnya.
7. Selalu ada kesimpulan. Rapat yang baik harus selesai dengan menghasilkan kesimpulan
atau keputusan bersama. Rapat yang tidak baik, adalah bila rapat dilakukan dengan
bertele -tele dan tanpa ada keputusan.

Jenis – jenis Rapat

Rapat yang dilakukan sebagai bentuk komunikasi dapat dibedakan menjadi tiga jenis,
yakni rapat penjelasan, rapat pemecahan masalah dan rapat perundingan. Berikut
keterangannya :
1. Rapat Penjelasan (teaching conference)
Rapat penjelasan adalah rapat yang dilakukan dengan tujuan untuk memberikan
penjelasan kepada para peserta rapat. Contohnya, menjelaskan kegiatan launching produk
baru perusahaan. Di dalam rapat jenis ini, yang dominan adalah pimpinan rapat.
2. Rapat Pemecahan Masalah (problem solving conference)
Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilakukan dengan tujuan untuk
mencari pemecahan suatu masalah atau untuk mencari kebenaran. Di dalam rapat ini,
para peserta rapat diharapkan untuk dapat mengutarakan pendapatnya.
3. Rapat Perundingan (negotiation conference)
Rapat perundingan adalah jenis rapat yang diadakan karena terdapat dua atau
lebih orang atau organisasi yang memiliki kepentingan bersama, sehingga apabila tidak
diadakan perundingan dapat menimbulkan perselisihan atau memang telah terdapat
perselisihan sehingga perlu diadakan penyelesaian secara damai.
Tipe Pimpinan Rapat
Seorang pimpinan rapat yang baik hendaknya mengetahui tipe pimpinan rapat yang baik
pula. Dengan demikian, ia dapat menjalankan rapat dengan baik dan menghasilkan kesimpulan
atau keputusan yang baik pula. Pada dasarnya, ada tiga macam tipe pimpinan rapat. Tipe
pimpinan rapat tersebut, yakni :
1. Tipe Otoriter
Dalam komunikasi yang dilakukan oleh pemimpin rapat tipe otoriter, komunikasi
yang terjalin adalah komunikasi satu arah (one way traffic). Ini karena tipe pimpinan
dalam memimpin rapat cenderung mau menang sendiri, dan lebih banyak menggunakan
kekerasan dan paksaan.
2. Tipe Laissezfair
Komunikasi yang dilakukan oleh tipe pemimpin ini mengarah pada lalu lintas
yang kurang lancar. Sebab, pimpinan rapat tidak mengendalikan jalannya rapat. Rapat
yang dilakukan dibiarkan begitu saja sehingga berlarut -larut. Masing -masing peserta
memiliki pendapatnya sendiri sehingga rapat tidak berakhir dengan kesimpulan atau
keputusan sesuai yang diharapkan oleh seluruh peserta rapat.
3. Tipe Demokratis
Dalam rapat yang dipimpin oleh tipe ini, pimpinan banyak memberikan
kesempatan pada para anggota rapat untuk memberikan ulasam pendapat dan saran -
saran. Karenanya, lalu lintas komunikasi yang terjadi dapat dua arah (two way traffic).
Dari ketiga macam tipe pimpinan rapat yang ada di atas, ada dua tipe yang bisa
digunakan, yakni tipe otoriter dan tipe demokratis. Tipe otoriter perlu digunakan ketika rapat
yang diadakan mulai kacau. Tapi, ketika suasana jalannya rapat sudah lancar dan tertib, maka
hendaknya pimpinan rapat bersikap demokratis.
Artinya, seorang pimpinan rapat yang baik hendaknya memiliki kombinasi sikap antara
otoriter dan demokratis. Ia harus tahu persis kapan harus bersikap otoriter dan kapan harus
bersikap demokratis.