Silent Meeting

Keberlangsungan sebuah organisasi

tidak akan terlepas dari diadakannya
sebuah pertemuan atau rapat. Rapat
merupakan perkumpulan pemimpin
organisasi atau divisi dengan para
anggota akan untuk bertukar pikiran
demi merancang program kerja
ataupun menyelesaikan masalah
yang ada. Sebuah organisasi
umumnya melaksanakan rapat dalam kurun waktu harian, mingguan, bulanan, atau
tahunan. Pertemuan seperti dapat bertujuan untuk merancang, mempersiapkan, dan
mengevaluasi pekerjaan atau sistem terkait organisasi yang bersangkutan.
Setiap rapat dapat memiliki tujuan atau bahasan yang berbeda-beda. Namun,
seringkali kita melaksanakannya dengan cara yang monoton, secara berulang kali. Misalnya,
terus menunggu seseorang dari peserta rapat untuk mengungkapkan ide untuk dielaborasi
sehingga waktu yang ada terbuang sia-sia dan tidak menghasilkan output yang diharapkan.
Terkadang kita juga tidak menyadari bahwa mengungkapkan pendapat dengan berbicara
sebenarnya hanyalah salah satu dari beberapa metode komunikasi yang dapat dipilih dalam
melakukan diskusi. Walaupun rapat dengan bicara secara langsung memiliki banyak manfaat,
rapat jenis ini juga dapat terlaksana secara kurang efektif dan efisien. Misalnya, munculnya
pihak yang mendominasi, pengabaian informasi, pembahasan topik yang tidak relevan,
tekanan untuk menyesuaikan diri dengan orang lain, dan masih banyak lagi.
Untuk menghindari terjadinya hal-hal yang kurang menyenangkan, terdapat
pendekatan alternatif, yaitu silent meeting, yang dapat diterapkan organisasi dalam
mengadakan sebuah rapat. Silent meeting adalah sebuah format pertemuan non-tradisional
dimana sebagian besar waktu rapat digunakan untuk mencerna informasi dan berpikir
sebelum percakapan yang sebenarnya dimulai. Teknik ini mungkin terdengar aneh, akan
tetapi penggunaan meeting seperti ini diterapkan oleh perusahaan e-commerce terbesar
dunia, Amazon, dan terbukti sangat efektif. Dengan melaksanakan “pertemuan dalam diam",
partisipan dapat memiliki ide, perspektif, dan wawasan yang lebih baik mengenai potensi
atau bakat organisasi.

Dalam penerapannya, teknik ini tentu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan
dari teknik ini antara lain
1. mengurangi kemungkinan partisipan rapat tidak membaca atau memahami konteks
bahasan rapat;
2. memberikan waktu dan kesempatan pada partisipan rapat untuk mencerna informasi
dan memikirkan topik rapat yang sedang dibahas; dan
3. menghilangkan faktor intimidasi dan mengakomodasi peserta yang kesulitan berbagi
wawasan mereka dalam pengaturan kelompok.
Selain itu, kekurangan dari format meeting ini antara lain
1. hanya orang dengan kecepatan pemrosesan tinggi yang dapat mencerna banyak data
dengan cepat kemudian menerapkannya dalam cara yang sesuai konteks;
2. memakan waktu rapat meski tergantung pada topik yang dibahas, apalagi jika topik
tersebut tidak ada rencana untuk dibahas lagi di masa yang akan datang; dan
3. tidak memberi penghalang untuk memberikan lampiran materi pendukung sehingga
konteks topik yang dibahas bisa saja menjadi bercabang.

Agar dapat menerapkan metode ini dengan maksimal, ada beberapa tips yang bisa
dilakukan, diantaranya
1. Jelaskan prosedur rapat dan pilih fasilitatornya
Kalian dapat menentukan, apakah akan membaca dokumen bersama sebelum rapat?
Lalu, apakah rapat akan sepenuhnya diam dengan umpan balik yang dibagikan dalam
dokumen? Jelaskan hal-hal tersebut agar partisipan tahu bagaimana hasil diskusi yang
diharapkan. Selanjutnya pilih fasilitator yang akan memimpin rapat untuk menjaga agar
tetap pada jalur/konteks diskusi.
2. Jelaskan alasan menggunakan metode silent meeting
Ceritakan pada organisasi atau tim kalian alasan menggunakan metode ini dan
ceritakan pula kelebihannya. Kalian juga bisa menceritakan contoh konkret yang dibagikan
oleh orang yang berhasil menggunakan metode ini.
3. Pilih format metode silent meeting yang sesuai dengan organisasi/tim kalian
 Susun dan tentukan format diskusi yang realistis dan kondusif bagi tim kalian. Jangan
lupa juga meminta feedback untuk memilih metode yang sesuai untuk organisasi kalian.
4. Pastikan semuanya berpartisipasi
Ketika telah menerima feedback, kalian pasti punya data siapa yang sering
memberikan pendapat dan yang tidak. Lakukan pendekatan kepada mereka yang diam dan
lihat bagaimana format tadi bisa disesuaikan sehingga mereka bisa merasa lebih nyaman
berbagi pemikiran dan ide mereka.
5. Satukan kemudian bagikan hasil dari rapat tersebut
Layaknya rapat normal, fasilitator harus menyatukan, menyimpulkan, dan
menyebarkan kembali hasil rapat ke organisasi/tim kalian.
Pendekatan silent meeting layak untuk dicoba sebagai salah satu alternatif untuk
meningkatkan efektivitas pelaksanaan rapat. Dengan penggunaan teknik ini, setiap
partisipan dapat mengerti dan merefleksikan ide dan bahasan secara lebih mendalam
sehingga pesan dapat tersampaikan dengan lebih baik dan menyeluruh. Namun, pemimpin
rapat juga perlu melihat situasi dan mempersiapkan cara yang sesuai agar tujuan dari rapat
bisa tercapai.
Ditulis oleh:
Zaki Rizki A. & Nathania Gracia P.

Referensi

Gasca, D. (2019, June 6). The Silent Meeting Manifesto : Making meeting suck a little
less.Medium.https://medium.com/swlh/the-silent-meeting-manifesto-v1-189e9e3487
eb

Moore, K. (2020, December 1). 5 best practices for silent meetings. Monday.Com Blog.
https://monday.com/blog/teamwork/5-best-practices-for-silent-meetings/#:%7E:text
=Silent%20meetings%20are%20a%20non,can%20work%20in%20various%20forms

Parris, T. (2019, April 20). The Sound of Silence: Do Silent Meetings Work? Chief Of Staff
Expert. https://www.chiefofstaff.expert/sound-of-silence-silent-meetings/

Py.( 2018, September 4). A silent meeting is worth a thousand words. The Corner.
https://developer.squareup.com/blog/a-silent-meeting-is-worth-a-thousand-words/
Rogelberg, S. G., & Kreamer, L. (2019, June 14). The Case for More Silence in Meetings.
Harvard Business Review.
https://hbr.org/2019/06/the-case-for-more-silence-in-meetings