1. Langkah-langkah penyelenggaraan rapat seperti berikut ini.

1. Perencanaan dan logistik rapat, yang pada tahap ini, kita melakukan halhal seperti berikut.
a. Bertanya pada kita sendiri: apakah rapat ini memang kita perlukan dan apa yang harus ada dan
kita lakukan untuk mencapai maksud dan tujuan rapat?
b. Menentukan siapa yang seharusnya hadir dalam rapat tersebut.
C. Memastikan orang yang harus hadir dalam rapat bisa datang dan berpartisipasi dalam rapat.
d. Menyusun agenda dan menangani pendokumentasiannya.
e. Mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat,
seperti materi presentasi, ruang untuk rapat, perlengkapan presentasi dan — biasanya —
konsumsi rapat.

2. Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat, yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari
maksud dan tujuan rapat. Pada tahap ini, kita memiliki 3 jenjang perencanaan, yaitu:
a. Perencanaan strategis yang lebih menekankan pada apa yang akan kita peroleh dari satu rapat
dan skenario seperti apa yang hendak kita jalankan dalam penyelenggaraan rapat tersebut.
b. Perencanaan operasional yang merupakan penjabaran dan rencana strategis. Di sini kita
membahas secara lebih detil misalnya skenario besar yang dibuat pada perencanaan strategis
kemudian diturunkan pada perencanaan yang lebih operasional.
c. Perencanaan fungsional yang berarti kita melakukan pembagian sumber daya manusia yang
ada untuk menjalankan fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan rapat seperti siapa yang
bertanggung jawab alas materi rapat, penyebaran undangan dan orang yang mencatat
keseluruhan proses dan hasil rapat.
d. Setelah semua rencana tersebut disusun dengan baik, kita perlu melakukan peninjauan-ulang
untuk memastikan bahwa rencana kita memang bisa dijalankan dengan baik.

3. Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan skenario rapat
pada tahap perencanaan operasional. Tentu saja di sini yang kita perlukan adalah
penyelenggaraan rapat yang produktif, sehingga pada penetapan model rapat ini kita
memperhatikan:
a. Model rapat apa pun pada dasarnya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa banyak orang
yang hadir dalam rapat, namun lebih pada apa yang akan dihasilkan oleh rapat. Oleh sebab itu,
kita jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat dalam menetapkan model rapat yang kita
selenggarakan.
b. Sering kali kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal dalam
perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita perhatikan bukanlah berapa
lama kita rapat melainkan seberapa baik kita memanfaatkan waktu rapat.
c. Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat formal yang
biasanya menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal yang biasanya dilakukan
untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-katup komunikasi yang mampat.
d. Prosedur rapat seperti apa yang hendak kita pilih. misalnya untuk pengambilan keputusan
apakah dilakukan secara musyawarah atau pemungutan suara. Bila dilakukan pemungutan suara,
bagaimana mekanisme pelaksanaannya. Bila dilakukan musyawarah siapa yang akan memimpin
dan bagaimana proses berjalannya musyawarah itu. Keluaran rapat seperti apa yang kita
inginkan akan mempengaruhi modal penyelenggaraan rapat. Untuk rapat formal pengambilan
keputusan tentu akan berbeda modelnya dengan rapat informal untuk memecahkan kebuntuan di
kalangan anggota satu tim.
e. Langkah tindak lanjut,yang penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat terselenggara
dengan keputusan yang hanya menjadi catatan. Tidak ada langkah lebih lanjut yang justru sangat
penting.

4. Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan rapat
sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada beberapa cara yang dapat kita lakukan untuk
mengumpulkan fakta dan informasi tersebut, yaitu:
a. Kemutakhiran data yang tersedia secara berkala yang selanjutnya dapat dijadikan bahan rapat
atau menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling mutakhir tentang sesuatu seperti
data pemasaran.
b. Kelompok diskusi terfokus.
c. Urun-rembug.
d. Dialog.
e. Konsultasi.
f. Analisis kesenjangan dan kebutuhan.
g. Analisis isu.

5, Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, yang dilakukan dengar menetapkan langkah-
langkah sebagai berikut.
a. Temu-kenal masalah dan merumuskan masalah.
b. Pendekatan pemecahan masalah: berpikir linear-rasional atau lateral-kreatif yang akan kita
pakai.
c. Gaya untuk pengambilan keputusan. musyawarah atau pemungutan suara.

2. 1. Menentukan Tujuan dan Jenis Rapat

Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah menentukan tujuan dan jenis rapat yang ingin
diadakan. Biasanya rapat bisnis dapat dibedakan ke dalam beberapa jenis yaitu :
- Status Update Meetings, rapat yang mencakup pertemuan antara tim dan proyek reguler
Information sharing meetings, yaitu untuk membagikan informasi dengan para peserta, seperti
perubahan yang akan datang, produk terbaru, atau pengetahuan tentang suatu hal.
- Decision Making meetings, untuk mengambil keputusan tertentu, bisa dilakukan secara umum
atau bisa juga pertemuan khusus sendiri dengan jumlah orang terbatas
- Problem solving meetings, jenis rapat yang paling kompleks dan beragam, membahas masalah
yang sudah diidentifikasi atau menyusun strategi untuk penyelesaian masalah
- Innovation meeting atau brainstorming meeting, yaitu mengumpulkan ide serta merancang,
sehingga menghasilkan rekomendasi tugas pada pihak yang bersangkutan
- Team building meetings, berfokus pada kontribusi membangun tim, seperti mencakup kick-off
meeting, all-hands meeting dan event perusahaan.

2. Membuat Perencanaan Rapat

Termasuk didalamnya adalah contoh agenda rapat. Menampilkan agenda rapat pada undangan,
adalah poin penting dalam membuat rapat bisnis yang lebih efektif dan efisien. Agenda rapat
(meeting agenda) akan membuat anggota rapat mengetahui hal apa saja yang akan dibahas dalam
pertemuan bisnis tersebut, sehingga setiap anggota bisa mempersiapkan materi meeting dengan
baik. Selain itu, rencana rapat akan mencegah topik rapat keluar dari jalur yang telah ditetapkan,
dan notulen bisa dengan mudah mengarahkannya kembali pada jalur topik yang benar.

3. Menentukan Undangan Rapat

Rapat yang berkualitas juga ditentukan oleh seberapa banyak undangan rapat. Apabila rapat
dihadiri oleh banyak orang, hal ini tidak jarang yang membuat ruangan terasa sesak dan
situasinya sering tidak terkendali. Memastikan Pelaksanaan Undangan Tepat Sasaran Jangan
mengundang semua karyawan kalau topik rapat hanya tentang strategi marketing produk saja.
Praktisnya kamu bisa menentukan untuk mengundang Divisi Pemasaran dan Brand saja untuk
mengikuti rapat bisnis tersebut. Begitu juga dengan rapat lainnya. Tentu saja hal ini supaya rapat
bisa diisi oleh orang orang yang memang mengerti dan bisa berkontribusi maksimal.

4. Pelaksanaan Rapat
Maka langkah utamanya adalah mengenai pelaksanaan rapat yang berjalan lancar dan efektif.
Efektifitas rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga elemen utama Yaitu kesiapan panitia
penyelenggara, kesiapan narasumber dalam mempersiapkan materi dan keaktifan peserta dalam
mengikuti rapat bisnis.
Dalam pelaksanaannya, beberapa hal penting yang harus dilakukan supaya bisa berjalan efektif,
efisien dan berkualitas antara lain :
- Mencatat hal penting dalam rapat (masalah, saran dan kesepakatan)
- Mengontrol berjalannya rapat supaya tetap terkendali
- Memastikan pelaksanaan rapat tepat waktu sesuai agenda rapat yang sudah ditetapkan
- Melarang penggunaan gadget selama rapat
- Mengusahakan durasi rapat bisnis yang singkat

5. Mengadakan Sesi Q&A

jangan lupa untuk menyediakan sesi tanya jawab. Karena segmen ini cukup penting untuk
merangsang anggota aktif terhadap keseluruhan pembahasan yang mungkin telah dilakukan.
Pada sesi ini kamu bisa memastikan keterlibatan peserta supaya lebih pro aktif dalam mengikuti
rapat yang telah selesai dilakukan. Kalian juga dapat memberitahukan peserta dam
mempersilahkan mereka mempersiapkan pertanyaan yang ingin mereka tanyakan. Supaya ada
pertimbangan gagasan apa yang ingin dibahas.

6. Membuat Action Plan

Action plan adalah poin yang menjadi hal penting untuk dilaksanakan setelah rapat selesai.
Beberapa saat ketika rapat hendak berakhir (atau bisa juga setelah rapat selesai) ada baiknya
untuk mendiskusikan langkah konkrit yang harus dilakukan.
Seperti menentukan siapa yang bertanggung jawab terhadap tugas tertentu, menentukan tenggat
waktu yang harus diselesaikan untuk menyelesaikan suatu isu, kewajiban baru karyawan dan
sebagainya. Action plan membuat hasil rapat yang sudah selesai jadinya tidak akan berakhir
tanpa kesimpulan. Bagian ini sangat penting supaya setiap anggota rapat dapat menindak lanjuti
hasilnya rapat pada kemudian hari

Cara Membuat Laporan Rapat Bisnis

yang dilakukan sebelum menulis laporan bisnis antara lain:
- Mendefinisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup rapat bisnis
- Mempertimbangkan siapa yang akan menerima laporan
- Menentukan ide tau gagasan dalam rapat
- Mengumpulkan bahan yang diperlukan
- Menganalisis dan menafsirkan data yang sudah diperoleh
- Mengolah data dan mempersiapkan kerangka akhir yang diperlukan
- Membuat bagian pokok laporan bisnis yang terdiri dari Pendahuluan, Isi atau teks serta Penutup

Setelah melakukan beberapa persiapan tersebut, berikut cara menyusun teks laporan bisnis :
- Membuat topik atau kriteria laporan rapat
- Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian rapat
- Mendeskripsikan lokasi atau tempat
- Menjelaskan berbagai proses atau prosedur dalam rapat
- Menyusun urutan tingkat pentingnya topik beserta solusinya secara alphabet
- Menyusun urutan tingkat pamiliaritas
- Menyusun sumber-sumber yang digunakan
- Pemecahan masalah