1.

1Jelaskan fitur dari berbagai jenis pertemuan (Ini harus mencakup pertemuan
formal atau informal, internal dan konferensi)

Pertemuan formal adalah pertemuan dua orang atau lebih yang direncanakan
sebelumnya yang telah berkumpul untuk tujuan mencapai tujuan bersama
melalui interaksi verbal. Pertemuan formal ditandai dengan topik yang telah
ditentukan sebelumnya, seperangkat tujuan dan pemberitahuan formal.
Pertemuan ini diadakan pada waktu tertentu, di tempat yang ditentukan dan
sesuai dengan agenda yang disepakati. Rapat formal biasanya dipimpin oleh
seorang ketua dengan diskusi dan kesepakatan dicatat dalam bentuk tertulis
yang dikenal sebagai risalah.

Tujuan dari pertemuan formal adalah untuk membahas daftar topik yang telah
ditentukan sebelumnya dan membahas serangkaian tujuan, dan membuat
keputusan yang berkaitan dengannya.

Misalnya: Sebulan sekali dalam praktik kami, kami mengadakan pertemuan

dengan semua staf kami.

Selama berhari-hari saya menyiapkan topik tentang apa yang perlu saya
diskusikan.

Email dikirim ke semua staf untuk memberi tahu mereka tentang waktu dan hari
kapan kita akan mengadakan pertemuan. Saya menunggu semua orang untuk
mengonfirmasi.

Pada hari itu, semua orang berbicara dengan bebas dan jika mereka memiliki
ide, perhatian, masalah baru, dll, kami akan mendengarkan semua orang dan
mempertimbangkan dan mengambil tindakan.

Pertemuan informal adalah pertemuan yang jauh lebih tidak terencana dan
diatur daripada pertemuan bisnis formal, sehingga tidak memiliki banyak fitur
penentu pertemuan bisnis formal, seperti risalah, ketua, dan agenda yang
ditetapkan. Pertemuan informal ini jauh lebih mungkin dilakukan dalam suasana
santai, seperti restoran atau kedai kopi, atau di salah satu meja peserta, daripada
dilakukan di ruang rapat.

Pertemuan informal seperti pelatih yang melakukan obrolan cepat dan tepat
dengan pemain selama periode tidak bermain tentang masalah luas yang
mungkin atau mungkin tidak berhubungan langsung dengan olahraga tetapi
sangat relevan dengan pemain atau pelatih.
Kadang-kadang saya berbicara dengan salah satu perawat tentang beberapa
masalah, seperti autoklaf, atau tabel waktu, ATAU gaji.

1.2Uraikan berbagai cara memberikan dukungan administratif untuk rapat

Secara umum biasanya ada tim asisten yang bekerja sama untuk memastikan
rapat administrasi dan acara berjalan lancar.
Membuka dan menyortir surat, menyaring panggilan masuk dan email, dan
mengatur janji temu dengan staf.

Lakukan berbagai fungsi manajemen data, termasuk manajemen kertas dan

catatan elektronik, menyiapkan dan mengelola spreadsheet dan database,
membuat laporan, menyusun informasi, dan terkadang menganalisis hasil.

Mengkoordinasikan waktu rapat, menjadwalkan fasilitas ruang konferensi,

memesan lokasi rapat di luar lokasi, mengirimkan undangan, membuat dan
mendistribusikan agenda, serta mengatur layanan makanan dan minuman.
Merencanakan perjalanan atas nama eksekutif perusahaan merupakan bagian
penting dari banyak pekerjaan pendukung administratif

1.3 Jelaskan langkah-langkah yang terlibat dalam mengatur pertemuan

Perjelas maksud dan tujuan

Buat agenda
Jadwalkan rapat
Posting dan kirim agenda
Beredar informasi pendukung
Membuat pengaturan ruangan
Atur perekam