PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN PADA PENYIMPANAN

LEMBAR TUGAS SISWA BERDASARKAN SISTEM NOMOR

DI MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Menempuh Ujian Sekolah dan
sebagai Pertanggungjawaban dalam Pelaksanaan Kegiatan Prakerin

Oleh:

SALMA LAILATURRODHIYAH
NIS 202110239

KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMK PGRI SELAAWI

2022/2023
 Moto:

“BELAJAR DARI KEMARIN, HIDUP UNTUK HARI INI,

BERHARAP UNTUK HARI ESOK, TETAPLAH SEMANGAT
DALAM BELAJAR UNTUK MENCAPAI HARAPANMU”

Kupersembahkan Kepada:

Ayah dan ibu yang senantiasa selalu memberikan do’a serta menemani
perjuanganku untuk mendapatkan ilmu

ii
A. Lembar Pengesahan dari Tempat Kerja

Pembelajaran dan mengajar DI MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

Oleh

Salma Lailaturrodhiyah

3051252010

Nama Instansi : MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

Alamat : Kp Ciloa,Mekarsari,Selaawi-Garut

Disahkan di : MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

Pada tanggal : 24 Juli 2022

Disahkan oleh :

Kepala Sekolah MTs.TAUFIQSH Instruktur

SHADIQIN

DIDIN ABRUDIN S,Pd LINA RESNAWATI S,Pd

NIP. NIP.-

iii
B. Lembar Pengesahan dari Sekolah

Pembelajaran dan mengajar Di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

Oleh:

Salma Lailaturrodhiyah

0042182373

Disahkan di : SMK PGRI Selaawi

Pada Tanggal : 24 Agustus 2022

Disahkan oleh:

Kepala Program OTKP, Pembimbing Prakerin

Danyu Suryani, SE Drs. Ade Sujana A.S.,S,Ag.M.Si

Disetujui oleh:

Kepala SMK PGRI Selaawi,

Dr. H. Entis Suntara, S.Pd., M.Si.

NIP 19690615 201409 1 001

iv
 KATA PENGANTAR

Kesempatan yang berbahagia ini, penilis panjatkan puji serta syukur kepada

Allah swt. Karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis selalu diberikan

kelancaran dalam segala aktivitas.

Dalam upaya mengahasilkan insan indonesia yang cerdas dan

kompetitif pemerintah, khususnya depdiknas, berupaya agar setiap individu

memperoleh kesempatan mendapatkan pendidikan yang bermutu dengan utuh, hal

ini mewujudkan secara berkesinambungan meningkatkan kualitas sistem

pendidikan nasional di Indonesia.

Pendidikan nasional, Khususnya bagi SMK merupakan wadah untuk tenaga-

tenaga yang siap bekerja. Wujud kebijakan pendidikan nasional diantaranya

mempersiapkan dan melaksanakan prakerin.

Prakerin merupan sarana penunjang di luar teori sekolah, dengan upaya

menjalin kerja sama yang baik antara MTs TAUFIQUSH SHADIQIN dan SMK

PGRI Selaawi. Maka dengan ini kami mohon dukungan dan doa dari semua

pihak, semoga prakerin di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN ini berjalan dengan

lancar dan benar-benar bermanfaat bagi pesertanya.

Tentunya laporan prakerin ini masih banyak kekurangan, bahkan jauh dari

kata sempurna baik itu dari isi atau sistematikanya. Namun, atas rahmat Allah

swt., terwujud dengan baik. Oleh karena itu,, dengan segala kerendahan hati

penulis menerima kritik dan saran dari berbagai pihak demi perbaikan pada

penulis laporan di masa yang akan datang.

v
 Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak

yang telah membantu dan mendukung dalam penulisan laporan ini serta ucapan

terima kasih yang sebesar - besarnya kepada yang terhormat :

1. Bapak Dr. H. Entis Suntara, S.Pd., M.Si Selaku Kepala Sekolah SMK

PGRI Selaawi yang telah menyediakan fasilitas kenyamanan belajar

kepada penulis.

2. Ibu Danyu Suryani, S.E. selaku kepala kompetensi Otomatisasi dan Tata

Kelola Perkantoran (OTKP) yang telah mengarahkan, membimbing, dan

memberikan motivasi kepada penulis untuk melaksanakan prakerin.

3. Bapak Didin Abrudin S,Pd selaku kepala sekolah MTs TAUFIQUSH

SHADIKIN yang telah bersedia menerima penilis untuk melaksanakan

prakerin.

4. Ibu Lina Resnawati S,Pd selaku pembimbing di MTs TAUFIQUSH

SHADIQIN yang telah membimbing, memberikan dan mengajarkan

penulis banyak pengetahuan dan keterampilan dalam bidang prakerin.

5. Ade Sujana A.S.,S.Ag.M.Si Selaku Pembimbing dari sekolah yang telah

memberikan saran dan arahan yang berharga kepada penulis.

6. Guru dan Staf SMK PGRI Selaawi yang telah membimbing, mengarahkan,

dan mengajarkan penulis banyak pengetahuan dan keterampilan.

Penulis berharap semoga Allah SWT membalas segala kebaikan baik tenaga

waktu serta pemikiran laporan ini jauh dari sempurna, untuk itu penulis dengan

senang hati menerima kritik dan saran yang sifatnya mendukung demi kemajuan

penulis dimasa yang akan datang.

vi
Penulis berharap mudah-mudahan laporan ini bermanfaat bagi penulis, pembaca

dan semua pihak.

Selaawi, 24 Agustus 2022

Penulis,

Salma Lailaturrodhiyah

vii
 DAFTAR ISI

HALAMAN PRINSIP........................................................................................... ii
LEMBAR PENGESAHAN DARI INSTANSI .................................................. iii
LEMBAR PENGESAHAN DARI SEKOLAH ................................................. iv
KATA PENGANTAR ......................................................................................... v
DAFTAR ISI ......................................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1
A. Latar Belakang ................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................ 2
C.Batasan Masalah........................................................................... 3
D. Tujuan Penulisan ............................................................................. 4
E. Manfaat penulisan ............................................................................ 4
F. Teknik Pengumpulan Data .............................................................. 6
G.Waktu dan Tempat Prakerin ................................................................ 7
BAB II RUANG LINGKUP MTs TAUFIQUSH SHADIQIN .................
8
A. Sejarah Singkat MTs TAUFIQUSH SHADIQIN ........................ 8
B. Struktur Organisasi MTs TAUFIQUSH SHADIQIN .................. 9
C. Gambaran Pekerjaan ........................................................................ 11
BAB III PEMBAHASAN ..................................................................................
14
A. Landasan Teori................................................................................. 14
B. Uraian Materi ................................................................................... 19
C. Pengalaman Praktik di Lapangan ................................................... 20

BAB IV PENUTUP 21
..........................................................................................
A. Kesimpulan ................................................................................... 21
B. Saran .............................................................................................. 22
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 24
LAMPIAN-LAMPIRAN ................................................................................ 25
RIWAYAT HIDUP ...................................................................................

viii
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Sekolah menengah kejuruan (SMK) berkontribusi besar dalam

menyiapkan tunas-tunas bangsa yang berkualitas. Tunas-tunas bangsa yang

berkualitas adalah generasi yang mampu bersaing sesuai tuntutan zaman. Melalui

sekolah menengah kejuruan (SMK), tunas-tunas bangsa disiapkan menjadi tenaga

kerja yang terampil dan handal dalam melaksanakan bidang pekerjaan tertentu

sesuai dengan kompetensi keahlian masing-masing. Dengan demikian, sekolah

menengah kejuruan (SMK) berorientasi pada kebutuhan tatanan kerja bahkan

mampu mengembangkan inovasi untuk mempengaruhi perubahan kebutuhan

pasar sehingga dapat mewujudkan kepuasan pelanggan dan kebutuhan kerja.

Sejalan dengan hal di atas, sekolah menengah kejuruan (SMK) sendiri

menerapkan pendidikan sistem ganda (PSG). Melalui pendidikan sistem ganda

(PSG) peserta didik diarahkan untuk melakukan praktik kerja industri (prakerin)

di perusahaan, instansi, atau industri yang merupakan bagian integral dari proses

pendidikan dan pelatihan dari pihak sekolah. Salah satu tujuan dari praktik kerja

industri (prakerin) ini yaitu sebagai pendekatan yang dirancang untuk

memudahkan para siswa mencapai keterampilan dan keahlian sesuai dengan

bidang keahlian atau kompetensi kejuruan yang ditekuninya di sekolah. Dengan

demikian, pendekatan ini merupakan upaya untuk mencari kesesuaian antara

kebutuhan lapangan kerja dan penyediaan tenaga kerja di dunia kerja.

Pelaksanaan praktik kerja industri (prakerin) yang singkat ini, penulis

ditempatkan oleh pihak sekolah di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN yang

1
beralamat di Kp.Ciloa, Mekarsari-Selaawi, Garut. Pada pelaksanaannya penulis

diarahkan oleh Pak Drs. Mumuh, M.M. sebagai pembimbing praktik kerja industri

(prakerin) di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN. Dalam bidang pekerjaan yang

diarahkan beliau, penulis sempat bersentuhan dalam penanganan sistem kearsipan

untuk menyimpan lembar tugas siswa berdasarkan sistem nomor. Dengan

demikian, judul laporan yang diangkat penulis dalam pembuatan laporan hasil

praktik kerja industri (prakerin) ini pun berjudul “Penerapan Sistem Kearsipan

pada Penyimpanan Lembar Tugas Siswa Berdasarkan Sistem Nomor di MTs

TAUFIQUSH SHADIQIN”. Diharapkan dengan diangkatnya judul laporan

tersebut dapat menjadi bahan pertanggungjawaban penulis dalam melaksanakan

praktik kerja industri (prakerin) di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN yang

beralamat di Kp.Ciloa, Mekarsari-Selaawi, Garut. Di satu sisi, penulis

mengangkat judul laporan tersebut karena adanya kesesuaian antara praktik kerja

industri (prakerin) dengan kompetensi kejuruan Otomatisasi dan Tata Kelola

Perkantoran (OTKP) yang diambil oleh penulis di sekolah MTs TAUFIQUSH

SHADIQIN.

B. Batasan Masalah

Dalam membuat laporan hasil praktik kerja industri (prakerin) ini penulis

membatasi cakupan masalah yang akan dibahas. Hal tersebut sangatlah penting

demi keefektifan pembahasan sehingga cakupan masalah tidak meluas. Adapun

batasan masalah yang telah ditetapkan penulis pada laporan hasil praktik kerja

industri (prakerin) ini yaitu sebagai berikut:

1. Masalah yang dibahas pada laporan ini berdasarkan pengalaman penulis

selama melaksanakan praktik kerja industri (prakerin) di MTs

2
 TAUFIQUSH SHADIQIN yang beralamat di Kp. Ciloa, Mekarsari-

Selaawi, Garut terhitung mulai tanggal 24 Juli 2022 sampai dengan 24

September 2022

2. Masalah yang dibahas berkaitan dengan kegiatan kearsipan pada

penyimpanan lembar tugas siswa berdasarkan sistem nomor. Kegiatan

kearsipan ini memiliki kesesuaian antara kompetensi jurusan Otomatisasi

dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP) yang diambil oleh penulis di

sekolah.

C. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan batasan masalah di atas, pada bagian ini

penulis menentukan beberapa rumusan masalah. Adapun rumusan masalah pada

laporan praktik kerja industri (prakerin) ini yaitu sebagai berikut:

1. Apakah yang di maksud sistem kearsipan pada penyimpanan lembar

tugas siswa berdasarkan sistem nomor di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

itu?

2. Bagaimanakah penerapan sistem kerasipan pada penyimpanan

lembar tugas siswa berdasarkan sistem nomor di MTs TAUFIQUSH

SHADIQIN itu?

3. Bagaimanakah pengalaman praktik kerja industri (prakerin) di MTs

TAUFIQUSH SHADIQIN yang beralamat di Kp. Ciloa, Mekarsari-

Selaawi, Garut itu?

D. Tujuan Penulisan

3
 Secara umum laporan hasil praktik kerja industri (prakerin) ini bertujuan

untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai penerapan sistem

kearsipan pada penyimpanan lembar tugas siswa berdasarkan sistem

nomor di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN yang beralamat di Kp.

Ciloa, Mekarsari-Selaawi,Garut.

Adapun secara substansi laporan hasil praktik kerja industri (prakerin) ini

bertujuan untuk hal berikut:

1. Memantapkan, meningkatkan, dan memperluas keterampilan yang dimiliki

peserta dalam dunia kerja.

2. Mengembangkan sikap profesional yang diperlukan untuk memasuki

dunia kerja sesuai bidang masing-masing.

3. Memberikan arahan, masukan, dan umpan balik guna perkembagan dan

perbaikan mutu pendidikan.

E. Manfaat Penulisan

Laporan hasil praktik kerja industri (prakerin) ini diharapkan dapat

bermanfaat bagi pihak MTs TAUFIQUSH SHADIQIN, pihak sekolah, maupun

bagi penulis. Uraian beberapa manfaat tersebut yaitu sebagai berikut:

1. Manfaat bagi MTs TAUFIQUSH SHADIQIN:

a. Mengenal kualitas dan ruang lingkup pekerjaan yang sedang dijalankan di

lingkungan MTs TAUFIQUSH SHADIQIN sebagai lembaga pendidikan.

b. Memberikan tugas yang sesuai kepada peserta didik dalam melaksanakan

praktik demi kelancaran proses kerja.

c. Kegiatan kerja atau produksi akan terbantu karena peserta didik yang

berpraktik terlibat aktif emi kelancaran kerja atau produksi.

4
 d. Membina hubungan yang harmonis dengan dunia pendidikan dalam hal

kerja sama penempatan peserta didik dalam melaksanakan prakerin.

2. Manfaat bagi pihak sekolah:

a. Tujuan pendidikan dapat tercapai dalam hal memberikan keahlian kepada

peserta didik sehingga akan terjamin pencapaiannya.

b. Terdapat kesesuaian antara program pendidikan yang diselenggarakan

dengan kebutuhan lapangan pekerjaan.

c. Mengetahui kesesuaian kompetensi keahlian yang telah dipelajari

antara teori dan praktik dengan pelaksanaan dan tuntutan dunia kerja.

d. Memberikan kepuasan terhadap penyelenggara pendidikan bahwa lulusan

lebih siap bekerja karena memiliki pengalaman kerja.

3. Manfaat bagi penulis:

a. Mempraktikkan teori keilmuan dan keterampilan yang telah dipelajari di

sekolah dengan dunia kerja.

b. Hasil belajar peserta didik akan lebih bermakna karena benar-benar

memiliki keahlian profesional demi meningatkan perkembangan dirinya

secara berkelanjutan.

c. Menambah wawasan, pengalaman, dan kedewasaan untuk menyongsong

dunia kerja sebagai dunia nyata untuk berkarier.

F. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data adalah salah satu prosedur yang ditempuh

penulis dalam membuat laporan hasil praktik kerja industri (prakerin) ini demi

5
mendapatkan data-data yang akurat dan objektif. Adapun teknik pengumpulan

data yang digunakan penulis yaitu sebagai berikut.

1. Wawancara. Wawancara dilakukan dengan pembimbing di MTs

TAUFIQUSH SHADIQIN untuk mendapatkan data-data berupa sejarah

singkat MTs TAUFIQUSH SHADIQIN, struktur jabatan, dan gambaran

pekerjaan yang sedang dijalankan.

2. Observasi. Observasi dilakukan penulis dengan mengamati langsung objek

kajian berkaitan dengan kegiatan pekerjaan.

3. Studi dokumentasi. Studi dokumentasi dilakukan penulis dengan

mengambil beberapa materi untuk menunjang pembahasan laporan, baik

dari buku-buku yang relevan ataupun akses internet.

G. Waktu dan Tempat Prakerin

Praktik kerja industri (prakerin) dilaksanakan oleh penulis selama 2 bulan,

terhitung mulai tanggal 24 Juli 2022 sampai dengan 24 September 2022. Adapun

tempat pelaksanaannya yaitu di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN yang beralamat

di Kp Ciloa, Mekarsari-Selaawi, Garut. Waktu kerja dilaksanakan setiap hari dari

senin sampai sabtu dengan jam masuk pukul 07.00 WIB dan pulang kerja pukul

13.00.WIB.

6
 BAB II

RUANG LINGUP MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

A. Sejarah Singkat MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

MTs TAUFIQUSH SHADIQIN adalah sekolah menengah yang beralamat

di Kp. Ciloa, Mekarsari-Selaawi, Garut. Sekolah ini berdiri pada tahun 2001

sporak yang berbasis Madrasah dimana untuk tingkat menengah SMP/MTs kalau

SMP dibawah naungan dinas kementrian dinasnya dan sedangkan MTs atau

Madrasah Tsanawiyah dibawah naungan kementrian agama dengan dirjen

pendidikan islam kebawahnya ada direktur Madrasah, Latar belakang berdirinya

MTs TAUFIQUSH SHADIQIN itu didasari dengan adanya kebutuhan dari

masyarakat, jadi lainnya MTs TAUFIQUSH SHADIQIN ini berdiri atas praksa

tokoh di desa Mekarsari, atas praksabeliau bapak Osis Shadikin, bapak Momon

sebagai kepala desa Mekarsari pada waktu itu, ada bapak Ade Sujana selaku tokoh

pendidikan di desa Mekarsari beliau ini bergegas berdirinya MTs TAUFIQUSH

SHADIQIN ini, diamana pada saat itu desa kita desa petinggal karena di salah

satu kantornya pendapatan perkapitanya ekonominya tingkat kesehatan dan

tingkat pendidikan dimana masih jauh sekali untuk daerah Kp. Ciloa dan

sekitarnya masih jarang yang melanjukan pendidikannya.

Demi keinginan yang kuat bapak Osih Shadikin membangunkan kelas,

jadi bapal Osih ini memanfaatkan tanahnya ini untuk menjadi sebuah sekolah

pertama yang dibangunkan, pada sejak dulu tanah tersebut adalah kebun dan

hanya ada dua bangunan kelas saja dan pada waktu itu juga belums selesai,

kemudian pada tahun 2006 hanya ada 15 orang siswa yang sekolah, dengan

berjalannya waktu siswa/i bertambah sampai sekarang berjumlah sekitar 200,

7
semakin bertambahnya siswa/i akhirnya bertambahlah bangunan 2 kelas pada

tahun 2012, dan pada tahun 2015 dibangun 1 kelas dan di tahun berikutnya

bertambah lebih dari 1 kelas.

Jadi adanya MTs TAUFUQUSH SHADIQIN ini akhir dari kebutuhan

masyarakat dibuat, dibangun, dikembangkan untuk masyarakat. MTs

TAUFIQUSH SHADIQIN besar karenya ada prestasi MTs ini punya kegiatan

seperti: Bola voly, Kaligrafi, dan akan dikembangkannya Bahasa Sunda, Kosidah,

Upacara adat dan sebagainya.

B. Struktur Jabatan MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

Struktur jabatan MTs TAUFIQUDH SHADIQIN memegang peranan

yang sangat penting terhadap berjalannya operasional kerja sebagai

lembaga pendidikan. Struktur jabatan MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

tergambar dari pimpinan sampai ke tingkat paling bawah, dalam hal ini

siswa sebagai pembelajar. Adapun struktur jabatan MTs TAUFIQUSH

SHADIQIN pada tahun ajaran 2022-2023 tergambar dengan jelas melalui

lajur bagan di bawah ini.

8
 KETUA YAYASAN
MUHIDIN, S.Pd,I

KEMENANG KAB. GARUT KEPALA MADRASAH KOMITE MADRASAH

KASI DIKMAD DIDIN ABRUDIN, S.Pd,I TAMYIZ ISMAIL

TATA USAHA
- Hendra Firmansyah,S.Pd.
- Hilman Nawawi
- Jajang Badru Jaman
- Nono Suratno

Wakamad. Kurikulum Wakamad. Kesiswaan

MUHIDIN, S.Pd.I LINA RESNAWATI, S.Pd

WALI KELAS

VII A Yuli Nafisah, S.Pd. VIII A Wiwin Handayani, IX A Asep Komar, S.Pd,I
VII B Hendra F, S.Pd S,Pd. IX B Rusdiman, S.Pd
VIII B Kosih, S.Pd,I
DEWAN GURU

SISWA

9
C. Gambaran Pekerjaan MTsTAUFIQUSH SHADIQIN

Gambaran pekerjaan MTs TAUFIQUSH SHADIQIN sebagai lembaga pendidikan

secara umum menyelenggarakan pendidikan pada tingkat sekolah menengah

pertama. Penyelenggaraan pendidikan tersebut adanya proses belajar dan

mengajar serta pelayanan administrasi ketatausahaan. Adapun secara khusus

gambaran pekerjaan MTs TAUFIQUSH SHADIQN yaitu sebagai berikut:

1. Kepala sekolah sebagai pendidik yaitu membimbing guru, karyawan,

siswa, dan staf melalui pelatihan atau program sekolah seperti penataran,

diklat, seminar, diskusi, dan sebagainya.

2. Kepala sekolah sebagai manajer yaitu mengelola administrasi kegiatan

belajar dan pembelajaran, administrasi kesiswaan, administrasi

ketenagapendidikan, administrasi keuangan, dan administrasi

sarana/prasarana.

3. Wakil kepala sekolah berperan membantu dan bertanggung jawab kepada

kepala sekolah dalam hal perorganisasian operasional sekolah.

4. PKS kurikulum berperan dalam hal menyusun program pengajaran

termasuk di dalamnya menyusun kalender pendidikan, pembagian tugas

guru dan jadwal pelajaran, menyusun jadwal evaluasi belajar, menerapkan

kriteria persyaratan kenaikan kelas, dan melakukan supervisi administrasi

akademis.

5. PKS kesiswaan berperan dalam hal menyusun program pembinaan

kesiswaan (OSIS), melaksanakan bimbingan pengarahan dan pengendalian

kegiatan kesiswaan, menegakan disiplin dan tata tertib sekolah serta

pemilihan pengurus OSIS, dan mengadakan pemilihan siswa untuk

mewakili sekolah dalam kegiatan di luar lingkungan sekolah.

10
6. PKS sarana dan prasarana berperan dalam menyusun program pengadaan

sarana dan prasarana, mengkoordinasikan penggunaan sarana dan

prasarana, pengelolaan pembiayaan alat-alat pengajaran, mengelola

perawatan dan perbaikan sarana prasarana, dan melaksanakan pembukuan

saarana prasarana.

7. PKS humas berperan dalam mengatur dan menyelenggarakan hubungan

sekolah dengan dewan sekolah, membina hubungan antara sekolah dengan

wali murid, membina pengembangan antara sekolah dengan lembaga

pemerintah, dunia usaha, serta lembaga sosial lainnya, serta menciptakan

hubungan yang kondusif di antara warga sekolah.

8. Tata usaha berperan dalam penyusunan program kerja tata usaha sekolah,

pengurusan dan pelaksanaan administrasi sekolah, dan penyusunan

laporan pelaksanaan secara berkala.

9. Wali kelas berperan dalam kepengurusan dan pengelolaan kelas serta

penyelenggaraan administrasi kelas

10. BP/BK berperan dalam penyusunan dan pelaksanaan program bimbingan

konseling, koordinasi denga wali kelas dalam rangka mengatasi

masalahmasalah yang dihadapi siswa, memberikan layanan kepada siswa

supaya lebih berprestasi dalam pembelajaran, memberikan saran dan

pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan

pendidikan dan lapangan pekerjaan yang sesuai, dan menyusun laporan

pelaksanaan kegiatan bimbingan konseling.

11. Guru berperan dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah dalam

melaksanakan kegiatan belajar dan mengajar.

11
 BAB III

PEMBAHASAN

A. Sistem Kearsipan pada Lembar Tugas Siswa Berdasarkan Sistem Nomor

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek)

yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian

arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat untuk menyimpan

arsipnya.Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip

sebagai warkat. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan

warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah

kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu

kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Tujuan kerasipan yaitu:supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan

aman, jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat, menghilangkan

pemborosan waktu dan tenaga, penghematan tempat penyimpanan, menjaga

rahasia arsip, menjaga kelestarian arsip, menyelamatkan pertanggung jawaban

perencanaan, dan pelaksanaan kegiatan kemasyarakatan.

Asas kearsipan ada tiga macam yaitu: asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan

asas gabungan. Asas sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip

dilakukan dengan cara dipusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang

arsip. Keuntungan asas ini yaitu: pengawasan akan lebih efektif dan efisien dan

penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya. Adapun kelemahan

asas ini yaitu: jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan

kesulitan

12
terpenuhi dalam waktu cepat dan prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang

ada di masing-masing unit.

Asas desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan ke

masing-masing unit yang ada dalam organisasi. Keuntungan asas desentralisasi

yaitu: tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan

yang diinginkan dan pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah. Adapun

kelemahan asas desentralisasi yaitu: pimpinan unit sedikit kehilangan waktu

karena untuk menangani arsip dan tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun

sarana lain untuk menyimpan arsip. Ada pula gabungan adalah penyelenggaraan

kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas

desentralisasi.

Adapun fungsi arsip yaitu sebagai alat penyimpanan warkat, alat bantuan

perpustakaan,penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil,

kadangkadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan

kebijaksanaan perusahaan, dan kearsipan berarti menghimpun secara teratur tetap

warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

Jenis-jenis arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung

dari sisi peninjauannya. Jenis arsip dapat digolongkan berdasarkan fungsi,

berdasarkan nilai guna, bedasarkan sifat, berdasarkan keaslian,

berdasarkan subyeknya, berdasarkan bentuk dan wujud, serta berdasarkan sifat

kepentingan arsip. Arsip berdasarkan fungsi dapat menjadi arsip dinamis dan arsip

statis. Arsip dinamis yakni yaitu arsip yang masih dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan administrasi

perkantoran, sedangkan arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara

13
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi

perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Arsip berdasarkan nilai guna dapat dibedakan menjadi nilai guna primer

dan nilai guna sekunder. Arsip bernilai guna primer yaitu arsip yang didasarkan

pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta menghasilkan arsip.

Nilai guna primer meliputi: nilai guna administrasi yaitu arsip yang didasa

rkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas lembaga/instansi pencipta arsip,

nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai

kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah, nilai guna

keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan

pertanggungjawaban keuangan, dan nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu: arsip

yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni

atau penelitian terapan. Adapun nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang

didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi dan

pertanggungjawaban nasional. Arsip nilai guna sekunder meliputi: nilai guna

pembuktian yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat

digunakan untuk menjelaskan tentang lembaga/isntansi tersebut diciptakan dan

nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan

berbagai kepentingan penelitian dan sejarah.

Arsip berdasarkan sifat dibedakan atas arsip tertutup dan arsip terbuka. Arsip

tertutup yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan

16 tentang kerahasian surat-surat. Arsip terbuka yaitu arsip yang boleh diketahui

oleh semua pihak berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya.

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas : arsip

sentral, arsip pemerintah, dan arsip unit. Arsip sentral yaitu

14
arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), dan pemeliharaannya

pada suatu tempat tertentu. Arsip pemerintah yaitu arsip yang mengandung nilai

khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip

Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik

Indonesia). Arsip unit yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit

dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus,

karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan. Arsip

berdasarkan keaslian dibedakan atas arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan

arsip petikan.

Arsip berdasarkan subyeknya dibedakan atas berbagai macam, misalnya:

arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip pemasaran, arsip

penjualan, dan sebagainya. Arsip berdasarkan bentuk dan wujudnya terdiri dari

berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini

diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan

yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. Adapun arsip

berdasarkan kepentingan arsip dibedakan atas arsip penting dan arsip vital. Arsip

penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,

dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat

permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, dan buku induk

mahasiswa. Sistem penyimpanan arsip terdiri dari: sistem abjad (Alphabetical 17

Filling System), sistem perihal (pokok isi surat), sistem nomor, sistem

geografis/wilayah, sistem tanggal (Chronologis), dan sistem buku agenda.

Sistem penyimpanan arsip merupakan sistem penyimpanan warkat yang

berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang

disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan

15
memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu). Sistem nomor adalah

sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan

menggunakankode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan

berdasarkan

peraturan yang sudah lazim digunakan yakni:

1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit

3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

4. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai

kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP,

No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain

semacamnya. Contoh:

Sekolah : Nomor Induk Siswa Perguruan

Tinggi : Nomor Induk Siswa

PLN : Nomor Rekening Listrik

Rumah Sakit : Nomor Identitas Pasien

Adapun persiapan penataan arsip berdasarkan nomor yaitu: (1) menyusun pola

klasifikasi arsip dan (2) menyiapkan peralatan arsip. Sementara itu kelebihan

penataan arsip berdasarkan nomor yaitu: (1) penyimpanan dapat lebih teliti,

cermat, 18 dan teratur, (2) penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat, (3) sederhana

dan mudah dilaksanaka, (4) dapat dipakai untuk segala macam

surat/warkat/dokumen, (5) nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi

dalam korespondensi, dan (6) nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa

batas. Adapun kelemahan penataan arsip bedasarkan sistem nomor yaitu: (1) lebih

banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks, (2) banyaknya map untuk surat-

16
surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan, dan (3) perlu ruangan yang

luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Sementara itu, lembar tugas siswa adalah hasil tugas yang dikerjakan siswa

selama proses pembelajaran luring. Tugas siswa tersebut secara berkala tiap

minggunya dikumpulkan dan disimpan berdasarkan sistem penyimpanan yang

digunakan untuk mengurus arsip.

Berdasarkan pembahasan kearsipan dan lembar tugas siswa di atas, dapat

disimpulkan bahwa sistem kearsipan pada lembar tugas siswa berdasarkan

sistem nomor adalah sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan teknik

penataan arsip berdasarkan ssitem nomor. Pendek kata, sistem kearsipan pada

lembar tugas siswa berdasarkan sistem nomor adalah usaha pihak MTs

TAUFIQUSH SHADIQIN dalam menata lembar tugas siswa sebagai arsip guna

memudahkan dalam pengurusan arsip manakala guru memerlukan arsip tersebut

ketika akan diberi penilaian.

B. Penerapan Sistem Kearsipan pada Lembar Tugas Berdasarkan Sistem

Nomor

Penerapan sistem kearsipan pada lembar tugas siswa berdasarkan sistem

nomor adalah usaha pihak MTs TAUFIQUSHSHADIQIN dalam menata lembar

tugas siswa sebagai 19 arsip yang berguna nantinya demi kemudahan guru ketika

memerlukan arsip tersebut. Penulis sendiri yang bersentuhan dengan penataan

arsip lembar tugas siswa tersebut mencoba menatanya dengan menggunakan

sistem nomor dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menampung tugas yang masuk dari ketua kelompok pembelajaran.

2. Meneliti dan menyotir tugas-tugas siswa.

17
3. Menyimpan tugas-tugas siswa berdasarkan urut per kelas.

Itulah langkah-langkah penulis dalam bidang pekerjaan penataan sistem

kearsipan pada lembar tugas siswa berdasarkan sistem nomor sebagai tindak

lanjut penanganan tugas siswa yang sedang melaksanakan pembelajaran luring.

Diharapkan dengan penerapan sistem penataan arsip berdasarkan sistem nomor

khususnya penomoran urut, dapat membantu guru ketika ingin memerlukan arsip

di kemudian hari. Selain itu juga, penataan arsip berdasarkan sistem nomor

membuat arsip yang tersimpan tampak rapi. Di satu sisi, bidang pekerjaan ini

terdapat kesesuaian antara kompetensi kejuruan Otomatisasi dan Tata Kelola

Perkantoran (OTKP) dengan mata diklat praktik kerja industri (prakerin)

khususnya tentang kearsipan. Melalui kesesuaian peran kerja ini penulis

menerapkan ilmu tentang kearsipan di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN.

C. Pengalaman Prakerin di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

Rentang waktu yang begitu singkat yakni lebih kurang 1 bulan penulis

melaksanakan praktik kerja industri (prakerin) di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

memberikan pengalaman tersendiri. Pengalaman tersebut dibagi ke dalam

pengalaman umum dan pengalaman khusus. Pengalaman umum melaksanakan

praktik kerja industri (prakerin) di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN yaitu

pelaksanaannya dapat dilewati dengan baik. Adapun pengalaman khusus

melaksanakan praktik kerja industri (prakerin) di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

ini yaitu sebagai berikut:

1. Waktu pelaksanaan praktik kerja industri (prakerin) ini bisa dikatakan baru

bisa menyesuaikan dengan lingkungan dan tempat kerja.

18
2. Penulis sempat menerima arahan dari pembimbing dalam bidang

pekerjaan yang tidak sesuai dengan kompetensi jurusan dan mata diklat

yang diajarkan di sekolah. Namun hal ini adalah tantangan baru yang

harus dikerjakan oleh penulis dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut.

3. Adanya titik jenuh manakala tidak ada bidang pekerjaan yang dikerjakan

di tempat praktik kerja industri (prakerin).

Adapun rincian perjalanan penulis dalam melaksanakan praktik lerja

industri (prakerin) di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN pada tahun2022-

2023 ini tersaji pada tabel berikut:

19
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Praktik Kerja Industri (prakerin) merupakan kegiatan yang sangat

bermanfaat bagi siswa-siswi yang mengenyam pendidikan di sekolah menengah

kejuruan (SMK). Melalui kegiatan ini siswa-siswi dapat mengenal dan

mengetahui lebih jauh bagaimana pelaksanaan kerja di lapangan sesuai dengan

keahliaan dan kompetensi yang dimiliki masing-masing.

Di satu sisi, siswa-siswi dapat melihat gambaran mengenai peluang

kegiatan berwirausaha di masa yang akan datang. Siswa-siswi akan mengetahui

standar kompentensi yang akan dijadikan peluang kerja dan kesempatan kerja.

Dengan peluang dan kesempatan tersebut siswa-siswi dapat memanfaatkan

keadaan untuk nantinya dijadikan lapangan pekerjaan.

Pelaksanaan praktik kerja industri (prakerin) dibutuhkan kualifikasi

keilmuan dan keterampilan yang cukup demi menjalankan beban tugas yang

diberikan. Hal ini sempat dialami oleh penulis yang siap ditempatkan untuk

menangani lembar tugas siswa yang ditata dengan sistem kearsipan. Penulis pun

merasa bangga karena melalui garapan bidang pekerjaan tersebut bisa

mendapatkan ilmu, wawasan, dan pengalaman untuk dijadikan pedoman bekerja

di masa yang akan datang.

Pendek kata, praktik kerja industri (prakerin) yang telah dilaksanakan

penulis di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN ini dapat terlaksana dengan baik dan

lancar sesuai dengan kompetensi yang dimiliki dan fungsi serta peran kerja yang

diarahkan.
20
B. Saran

Pada bagian ini penulis merumuskan beberapa saran yang ditujukan untuk

pihak MTs TAUFIQUSH SHADIQIN, pihak sekolah, dan pihak pembaca.

Adapun saran tersebut yaitu sebagai berikut:

1. Pihak MTs TAUFIQUSH SHADIQIN

Semoga ruang lingkup kerja bisa lebih kondusif serta lebih meningkatkan cara

kerja yang efektif dan efisien.

a. Pembimbing maupun staf-staf instansi dapat memberikan perhatiannya

kepada peserta prakerin dengan memberikan arahan yang lebih baik dalam

memberikan beban kerja.

b. Diharapkan dalam pelaksanaan prakerin selanjutnya pihak MTs

TAUFIQUSH SHADIQIN dapat kembali bekerja sama dengan SMK

PGRI Selawi.

2. Pihak sekolah

a. Pembelajaran di sekolah lebih ditingkatkan terutama praktik kompetensi

kejuruan yang akan berguna untuk memasuki dunia kerja.

b. Sarana dan prasarana yang mendukung proses pembelajaran lebih baik

dilengkapi guna mendukung pembelajaran yang efektif.

3. Pihak pembaca

a. Diharapkan dengan adanya penulisan laporan ini, pihak pembaca dapat

mengetahui dan mempunyai gambaran aktivitas penulis selama

melaksanakan prakerin.

21
b. Semoga penulisan laporan ini dapat menjadi contoh yang baik demi

penulisaan laporan praktik kerja industri (prakerin) selanjutnya.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Djuharie, S. 2005. Panduan Membuat Karya Tulis. Bandung: Penerbit Yamma

Widya

Riyanto, Y. 2010. Metodologi Penelitian Pendidikan. Surabaya: Penerbit SIC.

Trian, M. 2016. Penanganan Arsip yang Baik. Makalah (Daring). Tersedia: http://

www.eb.com:180/cgibin/g:DocF=macro/5004/45/0.html. (28 Agustus 2020)

Ubadillah, A. 2015. Sistem Kerasipan. Artikel (Daring). Tersedia: http://

core.kmi.open.ac.uk/download/pdf/12153145 pdf. (28 Agustus 2020).

23
LAMPIRAN-LAMPIRAN

Gambar1.1 Tugas-tugas siswa

24
Gambar1.2 Mengecek Lembar tugas Siswa

25
 Gambar 1.3 Memberikan tugas Kepada Siswa

Gambar 1.4 Foto bersama Kepala Sekolah dan Pembimbing

26
Gambar 1.5 Membereskan Ruang Kantor

27
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Salma Lailaturrodhiyah nama lengkapnya, bisa dipangggil

dengan panggilan Salma atau Ama. Dilahirkan di Sumedang
pada tanggal 20 Mei 2005, buah hati pasangan Bapak Rais dan
Ibu Aliyah. Kedua orang tuanya telah bercerai sejak dia
berumur 3 tahun, Ibunya menikah lagi sejak dia beumur 6
tahun lalu tinggal di Garut, sejak dia berumur 10 Bpanya
menikah lagi kemudian Bpanya tinggal di Subang, sedangkan dia tinggal di
Sumedang bersama Neneknya, kemudian dia pindah ke kampung halaman Ibunya
di Kampung Ciloa, Desa Mekarsari, Kecamatan Selaawi, Kabupaten Garut, mulai
masuk SMK. Dia tidak masuk pendidikan PAUD namun dia berusaha belajar
dengan sungguh-sungguh meskipun tidak dengan kedua orang tuanya, pada awal
masuk sekolah dasar, dia sangat malu dan takut bertemu dengan otrang-orang
yang belum dikenalnya, bahkan dia sering menangis karena sering di kucilkan di
kelasnya. Adapun jenjang pendidikan setelah sekolah dasar, dia melanjutkan
sekolah menengah pertama le MTs Negri 1 Sumedang. Alasannya memilih
sekolah tersebut karena dia ingin belajar tentang ilmu agama. Selain itu, jarak
sekolahnya cukup jauh hingga membutuhkan bekal yang ukup. Selepas lulus dari
MTs Negri 1 Sumedang, dia pindah bersama ibunya melanjutkan sekolah ke SMK
PGRI Selaawi dengan memilih jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran
(OTKP). Masa-masa kelas X dan kelas XI dilaluinya akhirnya dia naik ke kelas
XII dia mengikuti program sekolah peraktik kerja industri (prakerin). Dia
ditempatkan di MTs TAUFIQUSH SHADIQIN.

28
29