PEDOMAN PEMBIMBINGAN AKADEMIK

MAHASISWA
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS AL WASHLIYAH MEDAN

Tim Penyusun

Penanggung jawab
Dekan : H. Iskandar Zulkarnain, S.Pd.,M.Hum.

Ketua Tim
Wakil Dekan: Meida Rabia Sihite, S.Pd.,M.Hum.

Sekretaris
Syamsu Rizal

Anggota
Yunita Mutiara Harahap, S.Pd.,M.Hum.
Nur Rahmi Rizqi, M.Pd.
Diah Kusyani, M.Pd.
Wiki Tedi Rahmawati, S.Pd.,M.Hum.

1
 VISI DAN MISI

1. Visi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

Menjadi fakultas yang unggul (mumtaz) dalam menghasilkan sarjana
pendidikan yang menjunjung tinggi nilai keislaman, sains, teknologi, dan
seni secara global pada tahun 2040
2. Misi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
a. Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran yang bermutu dalam
menghasilkan tenaga pendidik yang profesional, menjunjung tinggi nilai
budaya, dan berkarakter kealwashliyahan.
b. Menyelenggarakan penelitian yang berkontribusi bagi pengembangan
kualitas pendidikan dan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni.
c. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat yang berorientasi
pada pengembangan pendidikan dan pengajaran, ilmu pengetahuan,
teknologi, dan seni untuk kesejahteraan masyarakat.
d. Menyelenggarakan kerja sama dengan berbagai pihak di dalam dan luar
negeri dalam penyelenggaraan catur dharma perguruan tinggu.
e. Menyelenggarakan tata kelola berbasis Good University Governance
(GUG) untuk menunjang peningkatan mutu fakultas.

2
 SAMBUTAN DEKAN

Assalamu'alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, yang senantiasa melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua. Shalawat serta salam semoga tercurah
kepada junjungan kita, Nabi Muhammad SAW, yang telah membimbing umat dengan
ajaran cahaya yang penuh kebijaksanaan.
Sebagai pimpinan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas Al
Washliyah Medan, saya mengucapkan selamat datang kepada seluruh mahasiswa baru dan
mahasiswa yang telah melangkah lebih jauh dalam perjalanan akademik mereka. Kami
sangat bangga melihat semangat dan dedikasi kalian dalam mengejar ilmu di lingkungan
akademik yang penuh keberagaman ini.
Buku Pedoman Pembimbingan Akademik Mahasiswa ini merupakan panduan utama
yang akan menuntun langkah-langkah Saudara/i dalam meniti perjalanan pendidikan
tinggi. Kami percaya bahwa dengan memiliki panduan yang jelas, Saudara/i akan mampu
mengoptimalkan potensi akademik dan pengembangan diri secara menyeluruh.
FKIP Universitas Al Washliyah Medan selalu berkomitmen untuk memberikan
pendidikan berkualitas tinggi dan membentuk mahasiswa yang bukan hanya cerdas secara
intelektual, tetapi juga memiliki karakter dan etika yang baik. Oleh karena itu, mari kita
sambut buku pedoman ini dengan semangat pembelajaran yang tinggi.
Saya juga ingin mengajak seluruh mahasiswa untuk aktif berpartisipasi dalam
kegiatan akademik dan non-akademik yang telah disiapkan oleh fakultas maupun pihak
eksternal yang relevan. Keterlibatan Saudara/i dalam kehidupan kampus akan menjadi
bekal berharga dalam menghadapi tantangan di masa depan.
Terakhir, kepada seluruh dosen dan staf fakultas, mari kita bersama-sama
mendukung dan membimbing mahasiswa dengan penuh dedikasi. Kita memiliki tanggung
jawab bersama untuk menciptakan lingkungan akademik yang kondusif bagi pertumbuhan
ilmu dan karakter.Semoga dengan semangat kebersamaan dan kerja keras kita, Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Al Washliyah Medan akan menjadi fakultas
yang mumtaz dan menghasilkan lulusan yang menjadi kebanggaan kita semua.
Wassalamu'alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Medan, 05 Desember 2022

Dekan

dto

H. Iskandar Zulkarnain, S.Pd.,M.Hum.

3
 KATA PENGANTAR

Assalamu'alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Segala puji bagi Allah SWT, Tuhan semesta alam, yang telah melimpahkan
rahmat, hidayah, dan karunia-Nya kepada kita semua. Shalawat serta salam
senantiasa tercurahkan kepada Rasulullah Muhammad SAW, sebagai rahmat bagi
seluruh alam.
Dengan penuh rasa syukur dan dedikasi, kami, sebagai tim penulis,
mempersembahkan buku ini dengan judul "Pedoman Pembimbingan Akademik
Mahasiswa". Buku ini adalah hasil kerja sama tim yang bersifat kolektif, untuk
menyajikan panduan yang komprehensif dan berkualitas tinggi, bertujuan
mendukung proses pembimbingan akademik bagi mahasiswa di lingkungan
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Al Washliyah Medan.
Dalam penyusunan pedoman ini, kami berkomitmen untuk memberikan
kontribusi yang maksimal agar buku ini tidak hanya sekadar panduan, melainkan
juga sebagai sumber acuan yang berdaya guna. Upaya ini sejalan dengan visi dan
misi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan dalam meningkatkan kualitas
pembimbingan akademik untuk mahasiswa.
Semoga pedoman ini dapat memberikan manfaat yang signifikan, menjadi
pedoman yang relevan, dan mendukung peningkatan kualitas pembimbingan
akademik di lingkungan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Al
Washliyah Medan.
Terima kasih atas dukungan dan partisipasi semua pihak yang telah turut
serta dalam penyusunan buku ini.

Medan, 02 Desember 2022

Ketua Tim

dto

Meida Rabia Sihite, S.Pd.,M.Hum.

4
 DAFTAR ISI
Sambutan Dekan ................................................................................................................... i
Kata Pengantar ..................................................................................................................... ii
BAB I : Pendahuluan ............................................................................ 1
Visi dan Misi ............................................................................................... 1
Dasar Penyusunan ................................................................................... 1
BAB II : Defenisi Istilah ......................................................................... 3
Bimbingan Akademik ............................................................................. 3
Rencana Studi ............................................................................................ 3
Perubahan Rencana Studi ..................................................................... 3
Beban Kredit Semester .......................................................................... 3
Indeks Prestasi .......................................................................................... 4
Indeks Prestasi kumulatif ..................................................................... 4
Dosen Pembimbing Akademik ............................................................ 4
Kartu Rencana Studi................................................................................ 4
Kartu Hasil Studi....................................................................................... 5
Transkrip Nilai .......................................................................................... 6
BAB III : Tujuan Dan Pelaksanaan Pembimbingan Akademik....... 10
Tujuan Pembimbingan Akademik ..................................................... 10
Mekanisme Pelaksanaan Pembimbingan Akademik ................. 10
Waktu Pelaksanaan Pembimbingan Akademik ........................... 11
Ketentuan Pelaksanaan Pembimbingan ......................................... 13
BAB IV : Syarat, Tugas, Fungsi, Dan Wewenang DPA Serta
Pendamping DPA ..................................................................... 14
Syarat DPA .................................................................................................. 14
Tugas DPA ..................................................................................................... 14
Hak, Kewajiban, dan Etika DPA .......................................................... 16
Perubahan Rencana Studi ..................................................................... 17
BAB V : Prosedur Akses Layanan Informasi Akademik ............................. 18
Lampiran

5
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Dasar Penyusunan
1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional.
2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang
Pendidikan Tinggi.
4. Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2009 tentang Dosen.
5. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan dan Kepala Badan
Kepegawaian Negara Nomor 4/VIII/PB/2014 dan Nomor 4 Tahun 2014
tentang Ketentuan Pelaksanaan Jabatan Fungsional Dosen dan Angka
Kreditnya.
6. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 92 Tahun 2014
tentang Pentunjuk Teknis Pelaksanaan Penilaian Angka Kredit Jabatan
Fungsional Dosen dan Angka Kreditnya.
7. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik
Indonesia Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan
Tinggi.
8. Surat Dirjen Dikti Nomor 3298/D/T/99 tentang Beban Kerja Normal
seorang Dosen Tetap.
9. Keputusan Mendiknas Nomor 155/U/1998 tentang Pedoman
Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi.
10. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan
dan Kebudayaan Nomor 25/DIKTI/Kep/2014 tentang Panduan Umum
Pengenalan Kehidupan Kampus bagi Mahasiswa Baru.
11. Pedoman Operasional Penilaian Angka Kredit Kenaikan Pangkat/Jabatan
Akademik Dosen 2014.
12. Rencana Induk Pengembangan (RIP) Universitas Al Washliyah Medan Tahun
2020-2025.
13. Statuta Universitas Al Washliyah Medan Tahun 2022.
14. Surat Keputusan Pengurus Besar Al Washliyah Nomor: Kep-212/PB-
AW/XXII/XI/2022 tentang Pengangkatan Dekan Fakultas Keguruan dan
Ilmu Pendidikan Universitas Al Washliyah Medan Periode 2022-2026.

6
 BAB II
DEFENISI ISTILAH

1. Bimbingan Akademik
Bimbingan akademik di Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Al
Washliyah Medan merupakan kegiatan konsultasi yang melibatkan interaksi
antara dosen pembimbing akademik dan mahasiswa. Dalam konteks ini,
mahasiswa mendapatkan panduan dan dukungan saat merencanakan
perjalanan studinya, serta membahas identifikasi dan penyelesaian masalah
yang mungkin dihadapi selama masa kuliah. Tujuan utamanya adalah agar
mahasiswa dapat menyelesaikan studinya dengan tepat waktu dan meraih
prestasi akademis yang optimal.

2. Rencana Studi
Rencana studi merupakan penyusunan program akademik oleh mahasiswa di
bawah bimbingan pembimbing akademik, dengan merujuk pada ketentuan
yang berlaku, termasuk Indeks Prestasi Semester yang telah diperoleh
sebelumnya bagi mahasiswa semester 2 dan seterusnya. Tujuannya adalah
mengidentifikasi dan memilih mata kuliah wajib yang akan diambil dalam satu
semester tertentu.

3. Perubahan Rencana Studi

Perubahan rencana studi mencakup modifikasi mata kuliah yang telah
direncanakan oleh mahasiswa. Proses pengubahannya diselenggarakan melalui
konsultasi dan bimbingan bersama Dosen Pembimbing Akademik, sesuai
dengan jadwal yang tertera dalam kalender akademik.

4. Beban Kredit Semester

Beban kredit semester merujuk pada jumlah Satuan Kredit Semester (SKS)
yang dipilih oleh mahasiswa selama satu semester. Penentuan jumlah SKS

7
 tersebut tergantung pada sistem paket untuk mahasiswa semester satu dan
berdasarkan Indeks Prestasi (IP) yang telah dicapai pada semester
sebelumnya, sebagaimana dijelaskan dalam buku Pedoman Akademik. Adapun
batas maksimal SKS yang dapat diambil adalah sebanyak 24 SKS.

5. Indeks Prestasi
Indeks Prestasi (IP) adalah nilai yang mencerminkan prestasi mahasiswa
dalam satu semester, dapat diakses melalui akun Sistem Informasi Akademik
Terpadu Universitas Al Washliyah Medan (Satuva) pada akhir semester.
Tujuannya adalah untuk menyajikan secara kuantitatif tingkat keberhasilan
mahasiswa. Di Universitas Al Washliyah Medan, rentang Indeks Prestasi
berkisar antara 0.00 hingga 4.00.

6. Indeks Prestasi kumulatif

Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) mencerminkan akumulasi dari seluruh Indeks
Prestasi Semester (IPS) yang diperoleh oleh seorang mahasiswa.

7. Dosen Pembimbing Akademik

Dosen Pembimbing Akademik (DPA) adalah dosen tetap di lingkungan Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Al Washliyah Medan, yang diakui
melalui Surat Keputusan Pengangkatan oleh dekan. Dosen ini ditunjuk dan
bertugas sebagai pembimbing akademik untuk memberikan bimbingan kepada
mahasiswa di luar jadwal perkuliahan selama masa studi mereka.

8. Kartu Rencana Studi

Kartu Rencana Studi (KRS) adalah dokumen yang berisi daftar mata kuliah
beserta jumlah Satuan Kredit Semester (SKS) yang direncanakan oleh
mahasiswa untuk satu semester tertentu. Setelah dicetak oleh mahasiswa, KRS
perlu ditandatangani oleh Dosen Pembimbing Akademik (DPA) dan disahkan
oleh Wakil Dekan Bidang Akademik.

8
 Gambar 1. Kartu Rencana Studi (KRS)
9. Kartu Hasil Studi
Kartu Hasil Studi (KHS) adalah dokumen yang mencakup daftar nilai mata
kuliah yang telah diambil pada semester sebelumnya, melibatkan pula
perhitungan Indeks Prestasi (IP) Semester mahasiswa. Selain itu, KHS juga
menyajikan informasi mengenai batas maksimal Satuan Kredit Semester (SKS)
yang dapat diambil oleh mahasiswa pada semester berikutnya.

Gambar 2. Kartu Hasil Studi (KHS)

9
10. Transkrip Nilai
Transkrip Nilai adalah dokumentasi resmi yang merekapitulasi nilai
mahasiswa untuk semua mata kuliah yang telah diambil, mencerminkan
tingkat keberhasilan akademis mereka.

10
 BAB III
HAK, KEWAJIBAN, DAN ETIKA MAHASISWA

1. Hak Mahasiswa
a. Dibimbing oleh seorang Dosen Pembimbing Akademik (DPA) yang
ditetapkan oleh Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan melalui
Surat Keputusan, sebagai langkah awal ketika mengikuti studi.
b. Mendapatkan penjelasan tentang sistem pendidikan yang berlaku di
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Al Washliyah Medan.
c. Merancang mata kuliah untuk satu semester, dengan mempertimbangkan
jumlah SKS dan IP sebelumnya, termasuk mata kuliah umum, pilihan, dan
prasyarat, serta mendapat panduan dari DPA.
d. Mendapatkan bimbingan dalam merancang mata kuliah yang akan
ditempuh dalam satu semester dengan mempertimbangan jumlah SKS dan
IP yang telah diperoleh sebelumnya. Dalam hal ini diperlukan pula
bimbingan untuk mencermati mata kuliah umum, mata kuliah pilihan, dan
mata kuliah prasyarat.
e. Mendapatkan penjelasan tentang sistem pendidikan di program studi.
f. Mendapatkan bimbingan khusus saat menghadapi Indeks Prestasi rendah,
dengan aturan jumlah SKS berdasarkan IP semester sebelumnya, seperti
yang tertera dalam tabel berikut ini.
Tabel 3.1 Indeks Prestasi Semester dan Jumlah SKS Maksimal
Indeks Prestasi Semester Maksimal Jumlah SKS
3,00 – 4,00 24
2,51 – 2,99 21
2,00- 2,49 18
1,55 – 1,99 15
</=1,54 12

11
 g. Mendapatkan motivasi dalam mengembangkan bakat dan minat sesuai
dengan kompetensi mahasiswa.

2. Kewajiban Mahasiswa
a. Membayar uang kuliah sesuai dengan cicilan yang ditetapkan universitas.
b. Melaksanakan bimbingan akademik sesuai jadwal yang telah ditentukan
oleh Universitas Al Washliyah Medan dalam kalender akademik.
c. Mengisi daftar hadir bimbingan akademik yang telah disediakan.
d. Melakukan konsultasi dengan DPA dan mendapatkan persetujuan untuk
dapat tercantum sebagai peserta kuliah di semester yang telah
direncanakan. Bimbingan akademik ini dilakukan minimal 3 kali dalam
satu semester yaitu pada: awal semester, sebelum UTS, dan sebelum UAS
e. Menuliskan permasalahan akademik dalam daftar konsultasi.

3. Etika Mahasiswa
a. Melaksanakan koordinasi kepada DPA terkait waktu bimbingan yang akan
dilaksanakan.
b. Ramah, sopan, dan santun kepada DPA ketika melaksanakan koordinasi dan
pelaksanaan bimbingan akademik.
c. Menggunakan pakaian yang sopan sesuai dengan aturan yang berlaku di
Universitas Al Washliyah Medan.
d. Datang tepat waktu ketika pelaksanaan bimbingan sesuai dengan
kesepatakan bersama DPA.

4. Hubungan Mahasiswa dengan Pembimbing Akademik

a. Sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pembimbing akademik, mahasiswa
harus memanfaatkan fungsi pembimbing akademik sebaik-baiknya.
b. Penggantian dosen pembimbing akademik dilakukan melalui persetujuan
ketua program studi.

12
5. Urgensi Bimbingan Mahasiswa
Dalam rangka mencapai sasaran mutu program studi yang telah ditetapkan,
fokus pada masa studi mahasiswa menjadi krusial, di mana target persentase
lulusan tepat waktu minimal 90%. Oleh karena itu, pelaksanaan bimbingan
akademik oleh DPA menjadi elemen kunci yang tak terpisahkan. Keterlibatan
ini menjadi langkah strategis dalam mewujudkan tujuan dan sasaran mutu
program studi di lingkungan Fakultas Keguruan Ilmu dan Pendidikan
Universitas Al Washliyah Medan.

13
 BAB IV
TUJUAN DAN PELAKSANAAN PEMBIMBINGAN AKADEMIK

1. Tujuan Pembimbingan Akademik

a. Mengarahkan mahasiswa dalam merencanakan studi dengan memberikan
panduan tentang mekanisme dan pemantauan, baik secara keseluruhan
maupun setiap semester.
b. Memberikan panduan tentang prosedur untuk membantu mahasiswa
mengidentifikasi alternatif pemecahan masalah yang mungkin menghambat
proses perkuliahannya.
c. Mendukung perkembangan optimal mahasiswa di segala aspek, termasuk
akademik, psikologis, dan sosial.
d. Menyediakan layanan bimbingan dan konseling agar mahasiswa dapat
menyesuaikan diri dengan tuntutan akademis, sehingga mencapai prestasi
optimal.

2. Mekanisme Pelaksanaan Pembimbingan Akademik

Pembimbingan akademik diselenggarakan dengan metode tatap muka
langsung, yang dapat dilakukan baik secara personal maupun dalam kelompok.
Berikut adalah prosedur pelaksanaan pembimbingan akademik:
a. Program studi mengusulkan daftar DPA dan mahasiswa bimbingan ke
dekan.
b. Dekan menetapkan DPA melalui surat keputusan paling lambat satu
minggu sebelum masa bimbingan dimulai pada semester satu.
c. Program studi menyerahkan SK DPA kepada masing-masing dosen paling
lambat tiga hari sebelum masa bimbingan.
d. Program studi memberikan informasi mengenai daftar pembimbing
akademik dan mahasiswa bimbingan kepada mahasiswa, paling lambat
tiga hari sebelum dimulainya periode bimbingan.

14
 e. Mahasiswa mengisi KRS dan mengunggah foto, setelah itu KRS dicetak
dalam empat rangkap.
f. Program studi membuat daftar kehadiran pembimbingan akademik
mahasiswa.
g. Kegiatan pembimbingan akademik dilakukan di ruangan konsultasi
akademik.
h. Mahasiswa melakukan konsultasi akademik dengan membawa KRS
empat rangkap, yakni untuk diberikan kepada: a). DPA, b). program studi,
c). mahasiswa d). biro rektor sebagai dokumen universitas.

3. Waktu Pelaksanaan Pembimbingan Akademik

Pelaksanaan pembimbingan akademik diselenggarakan sesuai jadwal yang
telah ditentukan pada waktu-waktu tertentu sebagai berikut:
a. Awal Semester
Sebelum mahasiswa melakukan pengisian KRS, mahasiswa melakukan
konsultasi dengan DPA sesuai dengan jadwal yang ditetapkan oleh
Universitas Al Washliyah Medan.
DPA berkewajiban untuk:
1) Memberikan bimbingan perencanaan studi dalam 1 (satu) semester.
2) Memastikan mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa adalah sesuai
dengan sebaran mata kuliah yang berlaku, serta memastikan jumlah
SKS yang diambil oleh mahasiswa sesuai dengan paket yang telah
diberikan bagi mahasiswa semester 1 (satu) dan sesuai dengan IPS
bagi mahasiswa semester dua dan selanjutnya.
3) Mengingatkan mahasiswa untuk selalu mengakses
https://mahasiswa.univamedan.ac.id guna memperoleh informasi
akademik.
4) Menyakinkan bahwa mahasiswa sudah memiliki akun Siakad yang
diberikan pada saat orientasi mahasiswa oleh Sub Akademik
Universitas.

15
 5) Memastikan mahasiswa sudah melakukan pengisian KRS secara
online.
6) Mensosialisasikan ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam
perkuliahan.
b. Sebelum Ujian Tengah Semester
1) Mengenali kendala yang dihadapi oleh mahasiswa bimbingan.
2) Berinteraksi dengan mahasiswa untuk mencari solusi terhadap masalah
akademik.
3) Menegaskan kepada mahasiswa tentang tanggung jawab administratif
yang harus dipenuhi.
4) Memberikan dorongan agar mahasiswa dapat mempersiapkan Ujian
Tengah Semester dengan cermat.
5) Mengingatkan mahasiswa untuk memahami dan mengikuti peraturan
dan tata tertib ujian.
6) Menyakinkan bahwa mahasiswa sudah memiliki Kartu Rencana Studi
(KRS).
c. Sebelum Ujian Akhir Semester
1) Mengingatkan mahasiswa agar memantau rekapitulasi kehadiran di
Satuva, agar mahasiswa dapat memperoleh hasil belajar yang maksimal
dengan kehadiran minimal 75%.
2) Memberikan motivasi dan arahan untuk mengikuti Ujian Akhir
Semester.
3) Mengingatkan mahasiswa untuk menyelesaikan persyaratan
administrasi ujian.
d. Insidental
Pertemuan pembimbingan akademik insidental dapat dilakukan secara
langsung atau melalui komunikasi telepon seluler (SMS, telepon langsung,
WhatsApp, dll) sesuai kesepakatan dengan pembimbing akademik jika
dipandang penting bagi mahasiswa dan pembimbing akademik yang terlibat
dalam proses pembelajaran.

16
4. Ketentuan Pelaksanaan Pembimbingan
Proses bimbingan akademik tidak dapat diwakilkan, kecuali karena alasan
yang dapat diterima dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Mahasiswa dalam kondisi sakit tidak dapat diwakilkan dengan
pernyataan surat keterangan dari dokter.
b. Jika mahasiswa mengalami kendala seperti kehilangan anggota keluarga
atau tengah menjalankan tugas yang tidak dapat ditinggalkan, dapat
mengajukan permohonan dengan melampirkan surat pernyataan.
Kondisi khusus lainnya akan dinilai lebih lanjut oleh ketua program
studi.
c. Dalam kondisi pada poin a atau b, proses bimbingan akademik dapat
diwakilkan dengan membuat surat kuasa bermaterai Rp.10.000,-.
d. Mahasiswa yang tidak mengikuti sesi bimbingan akademik sesuai
dengan jadwal yang telah ditentukan universitas selama 2 (dua) minggu,
akan menghadapi konsekuensi di mana mata kuliah yang tercantum
dalam KRS tidak akan disetujui dan mahasiswa tidak dapat mengikuti
perkuliahan pada semester yang direncanakan.

17
 BAB V
SYARAT, TUGAS, FUNGSI, DAN WEWENANG DPA
SERTA PENDAMPING DPA

1. Syarat DPA
a. Dosen Tetap Program Studi (DTPS).
b. Berpendidikan minimal S-2.
c. Memiliki Jabatan Fungsional minimal Asisten Ahli.
d. Tidak memiliki rekam jejak yang buruk dalam membimbing mahasiswa.
e. Ditetapkan oleh surat keputusan dekan melalui rekomendasi ketua program
studi.

2. Tugas DPA
a. Menyelenggarakan pertemuan untuk konsultasi dengan mahasiswa minimal
3 (tiga) kali dalam 1 (satu) semester. Proses pembimbingan DPA dan
mahasiswa dibuktikan dengan daftar hadir dan tanggal pertemuan.
b. Membangun komunikasi yang efektif dengan mahasiswa yang dibimbing,
bertujuan agar mahasiswa dapat mengoptimalkan manfaat dari bimbingan
akademik.
c. Mensosialisasikan peraturan-peraturan yang berhubungan dengan
bimbingan akademik dan proses belajar mengajar.
d. Memberikan panduan, bimbingan, dan pertimbangan kepada mahasiswa
dalam menentukan pilihan mata kuliah untuk semester yang dijadwalkan.
e. Menyampaikan penjelasan mengenai sistem penentuan jumlah SKS
berdasarkan Indeks Prestasi yang diperoleh pada semester sebelumnya.
f. Menjelaskan tentang klasifikasi mata kuliah: umum, khusus, pilihan dan
bersyarat kepada mahasiswa.
g. Memonitor kemajuan studi mahasiswa.

18
h. Melakukan pembimbingan khusus bagi mahasiswa dengan Indeks Prestasi
rendah, dengan tujuan mencegah potensi kegagalan studi (drop out)
sebelum masa studinya berakhir.
i. Mengarahkan, membantu, dan memberikan solusi kepada mahasiswa
apabila mereka mengalami kesulitan dalam menyelesaikan studinya.
j. Membantu mahasiswa mengidentifikasi bakat dan minatnya dalam rangka
pengembangan akademik selama studi berupa strategi pembelajaran,
penyerapan mata kuliah, komunikasi dengan dosen dan non-akademik
seperti penyesuaian dengan lingkungan kampus, sosialisasi keuangan
keluarga, lingkungan keluarga dan dari diri mahasiswa sendiri.
k. Memberikan bimbingan dan mengembangkan potensi di bidang pendidikan,
penelitian, seni dan budaya agar tertarik dan semangat untuk ikut serta
dalam kegiatan ilmiah di luar kampus.
l. Memotivasi dan mendorong mahasiswa untuk aktif dalam kegiatan
kemahasiswa yang positif.
m. Memberikan tanda tangan pada buku bimbingan akademik setiap selesai
melakukan bimbingan akademik.
n. Memberikan rekomendasi tentang tingkat keberhasilan studi mahasiswa,
misalnya terkait dengan evaluasi studi untuk kemajuan dan/atau
menentukan kelanjutan status studi mahasiswa kepada program studi.
o. Melakukan persetujuan setelah mahasiswa melakukan konsultasi dalam
bimbingan akademik.
p. Menyerahkan kembali daftar hadir bimbingan akademik kepada program
studi.
q. Jika DPA tidak dapat menjalankan bimbingan akademik sesuai jadwal yang
telah ditetapkan, tanggung jawab tersebut akan dialihkan kepada Ketua
Program Studi, dengan pemberitahuan kepada Wakil Dekan I Bidang
Akademik.

19
3. Hak, Kewajiban, dan Etika DPA
a. Hak Dosen Pembimbing Akademik
1) Memperoleh honorarium yang layak dan jelas sesuai dengan peraturan
yang berlaku.
2) Memperoleh rekam akademik mahasiswa secara lengkap.
b. Kewajiban Dosen Pembimbing Akademik
DPA wajib melaksanakan tugas pokok DPA.
c. Etika Dosen Pembimbing Akademik
1) Ramah, penuh penghargaan, dan memperlakukan mahasiswa sebagai
pembelajar dewasa.
2) Adil, objektif, dan tidak berlaku diskriminatif kepada semua mahasiswa
bimbingannya.
3) Peduli kepada permasalahan yang dialami mahasiswa.
4) Tidak terlibat dalam konflik kepentingan dengan mahasiswa
bimbingannya.
5) Menggunakan cara-cara yang dibenarkan dalam menangani perilaku
tidak etis yang terjadi pada mahasiswa bimbingannya.
6) Menjaga kerahasiaan rekam akademik dan masalah personal mahasiswa
bimbingannya.
7) Menepati janji atas kesepakatan yang telah disepakati.
8) Tidak memaksakan pendapat kepada mahasiswa bimbingannya.

4. Mekanisme Pergantian Dosen Pembimbing Akademik

Pada dasarnya, Dosen Pembimbing Akademik (DPA) memiliki sifat
keberlanjutan, namun, pergantian DPA dapat terjadi dalam situasi sebagai
berikut:
a. DPA meninggal dunia.
b. DPA sakit yang mengakibatkan tidak dapat melaksanakan tugas dan
kewajibannya selama satu semester.

20
 c. DPA mendapat tugas belajar atau tugas negara dalam waktu lebih dari
satu tahun.
d. DPA pindah tugas (homebase) ke universitas lain atau program studi lain.
e. DPA tidak melaksanakan tugasnya selama satu semester berturut-turut.
f. DPA mengundurkan diri.
g. Terdapat konflik antara DPA dan mahasiswa bimbingannya yang tidak
dapat dipecahkan setelah melalui berbagai mediasi.
h. DPA melakukan diskriminasi terhadap mahasiswa bimbingannya.
i. DPA dan mahasiswa bimbingan terlipat hubungan personal.
j. Alasan lain yang dapat diterima oleh pimpinan program studi atau
fakultas.
Adapun mekanisme pergantian DPA adalah sebagai berikut:
a. Mahasiswa membuat laporan kepada ketua program studi.
b. Ketua program studi mengusulkan pergantian DPA kepada dekan disertai
dengan bukti atau alasan sebagaimana diuraikan pada poin di atas.
c. Dekan mempertimbangkan untuk menolak atau menyetujui usulan ketua
program studi dan mengeluarkan SK pergantian DPA jika disetujui.

5. Perubahan Rencana Studi

Perubahan rencana studi dapat terjadi akibat kesalahan teknis dalam
pengisian. Untuk melaksanakan proses perubahan ini, disarankan untuk
mengonsultasikan dan mendapatkan bimbingan dari dosen pembimbing,
sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dalam kalender akademik.

21
 BAB VI
PROSEDUR AKSES LAYANAN INFORMASI AKADEMIK
Sistem Informasi Terpadu Universitas Al Washliyah Medan (Satuva)
merupakan produk kampus yang awalnya dikenal sebagai Siakad. Diluncurkan
pada tahun 2022, layanan ini dapat diakses melalui internet. Satuva menyediakan
akses kepada mahasiswa, dosen, dan orang tua mahasiswa untuk memantau
perkembangan studi selama proses belajar mengajar di program studi di Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Al Washliyah. Selain itu, layanan ini
juga memungkinkan pemantauan oleh program studi setelah mahasiswa tersebut
menjadi alumni.
Karena pentingnya dalam administrasi akademik mahasiswa di Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Al Washliyah Medan, setiap mahasiswa
harus mengisi data secara lengkap dan akurat, termasuk alamat tempat tinggal
yang harus sesuai dengan keadaan aktual, bahkan jika terjadi perubahan tempat
tinggal (alamat email, nomor telepon/HP). Untuk mengakses layanan informasi
akademik, berikut langkah-langkah yang perlu diikuti.
A. Buka website Universitas Al Washliyah Medan: http//:univamedan.ac.id ,
sehingga tampil halaman web seperti di bawah ini.

22
B. Klik Portal atau Pintu Gerbang, sehingga akan tampil menu Satuva, Dosen dan
Mahasiswa.

C. Klik Satuva, sehingga akan ditampilkan seperti gambar di bawah ini.

D. Klik aplikasi pilih portal mahasiswa seperti gambar berikut :

E. Portal Mahasiswa

23
Portal mahasiswa merupakan sistem infomasi yang dirancang khusus untuk
kemudahan mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan akademik. Selanjutnya,
mahasiswa diharuskan untuk memasuki halaman login dengan mengisi
username (NPM) dan password pada kolom yang telah disediakan,
sebagaimana tampak pada gambar berikut:

Nomor Pokok Mahasiswa (NPM) dan kata sandi mahasiswa diminta dari
petugas yang ditunjuk Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan agar bisa login
di portal mahasiswa
1. Biodata
Fitur Biodata digunakan untuk menampilkan informasi pribadi mahasiswa.
Tampilannya dapat dilihat sebagai berikut:

24
 Supaya mahasiswa bisa melakukan revisi terhadap data yang dimasukkan
tersebut sebelumnya maka disedikan fitur untuk edit profil. Tampilan edit
profil adalah sebagai berikut:

Jika mahasiswa sudah melakukan pengubahan data maka dibagian bawah

klik padatombol “save”.

2. Kartu Rencana Studi

Mahasiswa bisa melakukan pengisian KRS online melalui fitur ini. Setelah
diklik pada Kartu Rencana Studi maka akan muncul tampilan seperti berikut
ini :

25
Selanjutnya untuk melakukan pengisian KRS, maka mahasiswa akan
melakukan klik pada tombol “Tambah”. Tampilan pengelolaan KRS seperti
berikut ini :

Untuk melakukan penyimpanan dilakukan scrolling ke bawah, maka akan

ditemukan tombol “simpan”. Seperti pada gambar di bawah ini:

Setelah dilakukan penyimpanan, maka akan muncul seperti berikut ini :

26
Mahasiswa bisa melakukan cetak KRS. Dengan menekan tombol “Print KRS”.

27
 LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1
DAFTAR KEHADIRAN PEMBIMBINGAN AKADEMIK
Tanda
No NPM Mahasiswa
Tangan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.

Medan,….-…………………..-20….
Ka. Program Studi

(………………………………………………..)

28
Lampiran 2
PERKEMBANGAN INDEKS PRESTASI KUMULATIF MAHASISWA
SEMESTER INDEKS INDEKS JUMLAH SKS PARAF
PRESTASI PRESTASI
KUMULATIF
1 2 3 4 5

II

III

IV

VI

VII

VIII

LULUS TANGGAL …………………………………

*Paraf diisi oleh dosen pembimbing akademik setelah berkonsultasi.

Medan,....-………………..-20……

Ka. Program Studi Dosen Pembimbing Akademik

(……………………………………) (……………………………….)

29
Lampiran 3

LEMBAR KONSULTASI MAHASISWA

Hari dan Tanggal :
Waktu :
Topik :

Saran :

Mahasiswa Dosen Pembimbing Akademik

…………………………………… ……………………………………

Hari dan Tanggal :

Waktu :
Topik :

Saran :

Mahasiswa Dosen Pembimbing Akademik

…………………………………… ……………………………………

30
Hari dan Tanggal :
Waktu :
Topik :

Saran :

Mahasiswa Dosen Pembimbing Akademik

…………………………………… ……………………………………

Hari dan Tanggal :

Waktu :
Topik :

Saran :

Mahasiswa Dosen Pembimbing Akademik

…………………………………… ……………………………………

Medan,….-………………..-20…..
Dosen Pembimbing Akademik

(……………………………………………..)

31
32
33