A.

Teknologi Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

E-arsip atau arsip elektronik adalahsistem atau tata cara pengumpulan informasi
berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk
dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar
dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali. Dengan demikian,
kami menggunakan teknologi aplikasi e-arsip “ArsipKita”. Arsip Kita adalah aplikasi
manajemen arsip elektronik yang berbentuk website, ArsipKita dapat diakses melalui
browser dari berbagai perangkat melalui jaringan internet . Aplikasi ini lebih tersentralisasi,
digital, sistematis, aman, dan terstruktur. Dengan menggunakan metode ini dapat
mempermudah perusahaan untuk menyimpan, berbagi, dan mengelola arsip secara efisien. Di
aplikasi ArsipKita memiliki fitur-fitur yang memudahkan pengguna dalam mengelola surat,
yaitu fitur dashboard, tugas, manajemen arsip, buku agenda, buku agenda rapat, edit profil.

A. Cara Menggunakan Aplikasi ArsipKita

1. Membuat Akun
 Buka website ArsipKita, kemudian klik tombol daftar sekarang.

 Masukkan nama lengkap, Nomor Induk Mahasiswa (NIM), Nomor

Whatsapp (yang aktif), pilih kelas, kemudian buat password. Setelah itu klik
daftar.
  Setelah melengkapi persyaratan, maka akun berhasil dibuat atau berhasil di
daftarkan.
2. Log In Sistem
 Setelah mendaftarkan akun, kemudian kembali lagi home atau membuka website
ArsipKita, kemudian klik tombol log in.

 Masukkan NIM dan Password yang telah dibuat dan diisi dengan benar.

 Anda berhasil log in

B. Mengelola Surat Masuk
1. Melihat Data Surat Masuk
 Untuk melihat data surat masuk, klik Manajemen Arsip Surat Masuk

 Maka akan ditampilkan tabel laporan surat masuk seperti gambar di bawah ini
  Anda dapat mencari data dengan menginputkan kata/kalimat ke dalam kolom
search

2. Menambah Data Surat Masuk

 Klik tombol tambah data pada bagian kiri table

 Kemudian isi data pada form surat masuk dengan benar

 Setelah mengiisi form surat masuk dengan benar, di bawah ini

 Kemudian klik scan dokumen atau upload dokumen untuk menambah file foto,
jika melakukan scan foto, maka klik scan foto

Kemudian pilih start untuk menyalakan kamera , dan flip untuk mengganti kamera
depan / belakang apabila menggunakan mobile phone

Take Picture untuk melakukan capture image , dan hasil scan akan muncul.
Setelah itu Download hasil scan gambar yang telah di tangkap, lalu pilih
stop atau close untuk berhenti melakukan scanning document dan
mematikan kamera. Dan terakhir klik download picture untuk mengunduh
gambar atau foto scanningnya.
 Upload foto hasil scan tersebut , dengan memilih tombol choose file
  Kemudian lanjutkan pengisian data pada form surat masuk
 Pastikan semua data telah terisi dan telah melakukan upload file karena apabila
tidak terisi maka data tidak dapat diproses dan Tekan tombol Simpan untuk
menyimpan data.

3. Mengubah Data Surat Masuk

 Klik tombol edit pada bagian kanan data yang ingin diubah

 Ubah informasi surat masuk sesuai kebutuhan

 Untuk menyimpan perubahan, tekan tombol perbarui

4. Mencetak Surat Disposisi

 Pertama masuk pada menu tambah data atau edit surat masuk / keluar. Kemudian
untuk mencetak disposisi, tekan tombol Disposisi

 Isi data pada form sesuai dengan keterangan disposisi yang diinginkan

 Setelah mengisi data dengan benar kemudian, cetak data untuk keterangan fisik
dari surat disposisi
C. Mengelola Surat Keluar
1. Melihat Data Surat Keluar
 Untuk melihat data surat keluar, klik Manajemen Arsip Surat Keluar pada
sidebar.

2. Menambah Data Surat Keluar

 Pilih Tambah Data untuk memulai mengisi data surat keluar

 Pastikan telah mengisi semua form data surat keluar dengan lengkap dan
melakukan upload dokumen.
  Simpan data surat keluar dengan menekan tombol Tambah.

3. Mengubah Data Surat Keluar

 Klik tombol edit pada bagian kanan tabel

 Ubah informasi surat keluar sesuai kebutuhan

 Untuk menyimpan perubahan, tekan tombol perbarui