UNJUK KETRAMPILAN

Mengelola Administrasi dan Keterampilan Manajerial Untuk

Sekretaris
 • PETUNJUK UMUM
Baca setiap instruksi kerja dibawah ini dengan cermat
sebelum melaksanakan praktik

SOAL UNJUK •
BAHAN DAN ALAT
KETRAMPILAN A. Bahan-bahan yang disediakan oleh lembaga
• Materi Uji Kompetensi Berisi informasi tentang
1. Mengatur materi yang akan dibuat presentasi

Rapat/Pertemuan B. Alat-alat yang disediakan oleh Peserta :

• Komputer / Laptop dengan aplikasi Microsoft Office
• Alat Tulis
 INSTRUKSI KERJA
• Kompetensi seorang sekretaris dalam merencanakan rapat
memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan
produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat
perhatian sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi,
salah satunya adalah persiapan administrasi, dibawah ini adalah materi
uji, dimana Anda adalah sekretaris perusahaan PT Terang Andalan,
pimpinan anda memberi tugas untuk mempersiapkan rapat dan menjadi
notulen rapat.

• Berikut keterangan untuk materi uji kompetensi :

• Rencana Rapat Pimpinan :
• Rapat diselenggarakan secara Hybrid (Online dan Offline),
pada tanggal 12 Juli 2022, dengan topik pembahasan evaluasi
kinerja perusahaan semester 1 (pertengahan tahun 2022), dengan
undangan Manajer di bidang keuangan, sumber daya manusia,
marketing, produksi. Rapat dimulai pukul 09.00 – 16.00.
Tempatnya adalah Hotel Indonesia Nirwana Room, Jalan Thamrin,
Jakarta.
2. Hasil Rapat Pimpinan
Rapat dibuka oleh manajer SDM yaitu Bapak Handi, mengucapkan terimakasih atas kehadiran peserta rapat dan mennyampaikan tentang tujuan
diadakannya rapat. Selanjutnya menyampaikan materi tentang kinerja pegawai. Berdasarkan data yang dihimpun oleh para staf SDM ternyata kinerja
karyawan selama 6 bulan menunjukkan hasil yang bagus dibandingkan tahun sebelumnya. Hal ini ditunjukkan dengan tingkat kehadiran karyawan yang
mencapati 90%. Angka ini lebih tinggi 4% dari tahun sebelumnya. Namun demikian, tingkat keterlambatan pegawai masih cukup tinggi mencapai angka
11%. Sedangkan keterlambatan disetiap departemen bervariasi. Disamping tingkat kehadiran pegawai, beliau juga menyampaikan tentang hal lainnya,
seperti disiplin, kemampuan kerja karyawan dan hasil kinerja yang dihitung dengan peningkatan keuntungan yang telah dicapai perusahaan, pimpinan juga
menganalisa bahwa kinerja karyawan turut mempengaruhi pencapaian tersebut. Selanjutnya beliau menyampaikan ketidakhadiran pegawai paling besar
karena sakit, dan keterlambatan karena alasan perjalanan.
Selanjutnya pimpinan meminta masukan, tanggapan dan saran dari para peserta tentang data yang telah disampaikan berikut untuk perbaikan ke depan.
Manajer Keuangan, Ibu Fatma, menyampaikan perlu ada kebijakan yang dapat membuat karyawan untuk bekerja lebih rajin, dengan memberi insentif
untuk mereka yang hadir 100% tanpa cuti/ijin setiap bulan, serta diberikan penghargaan foto yang bisa ditampilkan di kantor untuk memotivasi mereka.
Bapak Armana, selaku manajer pemasaran menyampaikan bahwa data yang sudah ada sebaiknya diumumkan kepada setiap departemen untuk dapat
ditindaklanjuti.
Manajer Produksi, Bapak Andre menyampaikan bahwa selain diberi penghargaan, untuk mereka yang berprestasi, sedangkan untuk yang berkinerja rendah
diberikan peringatan, seperti memotong gaji atau uang meakan dikurangi.
Setelah adanya masukan dari manajer, pimpinan memberikan kebijakan dalam meningkatkan kehadiran karyawan, yaitu toleransi keterlambatan sebanyak
3 kali dalam sebulan, selebihnya keterlambatan mereka dipotong sebesar Rp. 50.000,- yang disetujui peserta, dan apabila ada karyawan yang hadir 100%
tanpa cuti/ijin, karyawan akan diberikan tambahan insentif Rp. 250.000,-/bulan.
Selanjutnya pimpinan mengharapkan masukan dari peserta untuk meningkatkan profesionalsme kerja mereka.
Tentang hal ini, semua manajer mempunyai pendapat yang sama yaitu perlunya peningkatan gaji, pelatihan karyawan yang berkesinambungan,
penghargaan dan bonus yang adil, fasilitas yang dipenuhi seperti transportasi, makanan yang baik, dimana akan dibahas dalam pertemuan berikutnya yaitu
25 Juli 2022.
Rapat ditutup pada pukul 16.00 WIB.
 Terkait materi uji kompetensi diatas, silahkan Anda :
• Membuat Surat Undangan Rapat
• Menyusun agenda rapat
• Menyusun daftar Hadir
• Daftar ceklist persiapan bahan rapat dan peralatan rapat
INSTRUKSI • Membuat catatan hasil rapat

KERJA
Kerjakan dalam waktu 120 Menit

Silahkan membuat dalam Microsoft Word dan hasil

tugas dijadikan satu menjadi format pdf, uploud
dalam LMS Karirmu.
SOAL UNJUK KETERAMPILAN
2. Membalas Surat Masuk
PETUNJUK UMUM
Baca setiap instruksi kerja dibawah ini dengan cermat sebelum melaksanakan praktik

BAHAN DAN ALAT

A. Bahan-bahan yang disediakan oleh lembaga
 Materi Uji Kompetensi Berisi informasi tentang materi yang akan dibuat presentasi

B. Alat-alat yang disediakan oleh Peserta :

 Komputer / Laptop dengan aplikasi Microsoft Office
 Alat Tulis

Silahkan Anda, sebagai seorang sekretaris membalas surat masuk (terlampir dibawah).

INSTRUKSI KERJA : Kejakan Tugas dalam waktu 60 Menit

Silahkan membuat dalam Microsoft Word dan hasil tugas dalam bentuk format pdf, uploud dalam LMS
Karirmu.
 PT MAGENTA EDUCATION
JL. Pondok Maritim Indah D23 Surabaya
Telp. 031-5667789 | www.magentaedu.com

Gresik, 30 Januari 2023

Nomor : 276/MGT/BP/02/2023
Perihal : Pesanan Barang Furniture Kantor

Kepada Yth.
Pimpinan
PT Karya Maju Bersama
Jl. Raya Petikan No. 67
Gresik

Dengan hormat,

Setelah kami membaca surat penawaran barang furtniture kantor yang saudara kirimkan pada tanggal
10 Januari 2023 lalu, kami sangat tertarik dengan barang dan harga yang saudara tawarkan. Maka dari itu,
kami bermaksud memesan barang furniture kantor seperti berikut :

- 10 Lemari Kantor
- 30 Buah Kursi Kantor
- 20 Meja Kantor
- 4 Set Meja Tamu
- 3 Set Meja Makan

Mengenai pembayaran akan kami lakukan secara tunai setelah barang datang dan dikurangi diskon
sebesar 15% sesuai dengan penawaran saudara jika kami membayar secara tunai. Kami berharap barang
tersebut sampai ditempat kami paling lambat pada 30 Juli 2023 mendatang.

Atas perhatian dan pelayanan saudara yang baik, kami mengucapkan terimakasih.

Hormat Kami,

Fantia Waharani
Direktur PT Magenta Education