PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS)

PADA TOKO KUE DIAN

Disusun Oleh:

Ayu Zahra Humairoh 09031181419012

Eka Afrianti 09031181419008

Jeannisa Meriam Kennedy 09031181419020

Riri Yunita 09031281419054

Umi Fauziyyah 09031181419120

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS SRIWIJAYA

2017
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam bagian kehidupan sosial manusia modern tidak akan terlepas dari
knowledge. Selain itu, dalam sebuah organisasi, peran knowledge yang dimiliki
secara keseluruhan dapat meningkatkan daya saing dan efisiensi kerja dari
organisasi yang bersangkutan. Dalam era informasi penting untuk disadari bahwa
aliran knowledge ke dalam dan ke luar organisasi berlangsung sangat cepat.
Dengan pemanfaatan teknologi informasi dan telekomunikasi, revolusi
penyebaran dan pemanfaatan knowledge bukan merupakan hal yang aneh. Banyak
organisasi dewasa ini mengadopsi dan mengimplementasikan knowledge
management system sebagai sarana dalam menunjang proses-proses yang terkait
dengan pemberdayaan knowledge yang mereka miliki. Sistem ini juga dapat
menjadi sarana berbagi pengetahuan (sharing knowledge) antar karyawan agar
menjadi perusahaan berwawasan pengetahuan.
Melalui knowledge management akan teridentifikasi pengetahuan-
pengetahuan yang dimiliki sebuah organisasi untuk meningkatkan kinerja dan
menghasilkan berbagai inovasi. Inovasi dalam suatu organisasi dapat diperoleh
melalui kreasi pengetahuan (knowledge creating) yang merupakan salah satu
dimensi proses knowledge management. Dengan demikian organisasi terus
menerus memperbaiki diri (continous improvement) dan menghasilkan inovasi
berkelanjutan untuk menghadapi lingkungan yang selalu berubah. Cara
meningkatkan pengetahuan itu diantaranya membiasakan budaya berkomunikasi
antar pegawai, memberikan kesempatan untuk belajar, dan menggalakan saling
berbagi knowledge, baik lewat forum learning maupun coaching clinic. Dimana
usaha ini akan menciptakan dan mempertahankan peningkatan nilai dari inti
kompetensi organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada.
Salah satu Toko Kue Rumahan yang membuka pesananan kue untuk setiap
harinya dengan pelanggan tetap dengan jumlah yang lumayan banyak adalah Toko
Kue Dian. Dalam pembuatan pesanan, Dian selaku kepala departemen produksi
turun tangan langsung dalam pembuatan kue dibantu dengan karyawan-karyawan
yang ada pada departemen tersebut. Terlebih lagi bila dalam keadaan pesanan
yang banyak Dian tidak bisa menghandle pembuatan kue sendirian dan harus
berbagi tugas bersama karyawannya guna memenuhi segala pesanan pelanggan.
Untuk mengatasi masalah tersebut Dian perlu mendokumentasikan pengetahuan
yang ia miliki ke dalam dokumen resep. Hal ini sangat dibutuhkan karena ketika
kue yang akan dibuat tidak dibuat secara langsung oleh Dian maka rasa, bentuk,
tekstur dan tampilan kue tersebut akan tetap sama seperti yang dibuat oleh Dian
guna menjaga loyalitas pelanggan. Dengan adanya dokumentasi resep tersebut,
karyawan Dian dapat langsung membuat pesanan kue tersebut tanpa khawatir cita
rasa dari kue tersebut akan berubah.
Untuk mendokumentasikan knowledge yang ada tersebut, Toko Kue Dian
ingin menerapkan suatu aplikasi yang dapat digunakan dalam pengelolaan
knowledge mengenai resep Toko Kue Dian. Adapun tujuan dari penerapan
knowledge management ini adalah untuk lebih meningkatkan kinerja dalam
pembuatan pesanan kue pada Toko Kue Dian serta tidak menghilangkan cita rasa
yang khas dari Kue yang diproduksi oleh Dian dan karywan-karyaan lain pada
departemen produksi. Penerapan knowledge management diharapkan dapat
membantu Toko Kue Dian dalam mendokumentasikan knowledge berupa resep
dalam pembuatan kue. Selain itu, dengan adanya penerapan Knowledge ini, setiap
knowledge yang tersimpan dan dimiliki oleh Dian selaku kepada departemen
produksi dapat teridentifikasi, tersimpan dan terkelola serta dishare dengan baik
kepada karyawan sehingga knowledge yang ada dapat terus dikembangkan dan
digunakan agar selalu berkembang. Dengan menggunakan Metode String
Matching dan Algoritma Brute Force, karyawan dapat dengan mudah mencari
knowledge yang didokumentasikan berdasarkan kata kunci yang dimasukkan. Jika
karyawan dengan mudah mencari Problem Solving Knowledge yang diinginkan,
maka penyelesaian suatu masalah terkait pembuatan kue dapat dengan mudah
teratasi sehingga kesalahan berulang dapat dikurangi.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis mengangkat penelitian Tugas
Akhir dengan judul Penerapan Knowledge Management System (KMS) pada
Toko Kue Dian.
1.2 Tujuan Penelitan
Tujuan dari penelitian ini adalah menerapkan Knowledge Management
System pada Toko Kue Dian

1.3 Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Toko Kue Dian dapat mendokumentasikan knowledge yang dimiliki dan
membagikannya kepada para pegawai.
2. Berkurangnya kesalahan yang sering berulang.
3. Lebih mudah mendapatkan knowledge yang diinginkan pada
Document-Based Knowledge.
4. Mendukung kerja pegawai.
5. Konsistensi pembuatan kue dengan adanya Document-Based
Knowledge.
1.4 Batasan Penelitian
Batasan Masalah dari penelitian ini adalah
1. Objek penelitian adalah Toko Kue Dian
2. Metode Pengembangan Knowledge Management System menggunakan
langkah pertama sampai dengan langkah ketujuh dari 10-step
knowledge management roadmap, Amrit Tiwana (1999).
3. Metode pencarian knowledge yang terdokumentasi menggunakan
Metode String Matching dengan Algoritma Brute Force.
4. Model SECI yang akan diterapkan pada sistem adalah Socialization,
Externalization, dan Combination.
5. Tacit Knowledge yang didokumentasikan pada sistem adalah Problem
Solving Knowledge dan Explicit Knowledge yang didokumentasikan
pada sistem adalah Document-Based Knowledge.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Profil Toko Kue Dian

2.1.1 Latar Belakang Berdirinya

Pada tahun 2014 di daerah Plaju Palembang berdiri sebuah toko kue
bernama Toko Kue Dian, bertempat pada Jl. Kapten Abdullah Lr. Simpang Pipa
RT . 12 RW. 04 Plaju Palembang. Kue-kue khas dari toko kue ini antara lain
maksubah, lapis almond, lapis keju, lapis legit ori, engkak, lapis kojo, lapis kojo
maksuba, lapis legit serta beraneka ragam kue ulang tahun. Seiring dengan
berkembangnya waktu, semakin banyak variasi kue bolu yang dihasilkan dan juga
semakin meningkatnya penjualan. Lama-kelamaan toko kue ini memiliki ragam
kue dan makanan khas palembang lainnya seperti beraneka kue kering, jajanan
pasar, nasi kuning khusus, dan juga pempek-pempek.
Pada saat awal merintis toko kue ini, banyak produk khas yang tidak
terlalu populer seperti kue ulang tahun karakter dengan karakter kartun seperti
hello kitty, doraemon, dll. Dengan semakin terkenalnya serta permintaan yang
semakin meningkat, pada tahun 2015 toko kue ini memperluas pemasaran
dengan membuka layanan pesan antar via online. Serta mulai melakukan
penyebaran informasi di media sosial seperti facebook.
Toko Kue Dian ini sangat banjir pesanan pada saat menjelang hari-hari
besar, seperti hari raya idul fitri dan idul adha. Namun tidak hanya di hari-hari itu
saja, toko kue ini memang sudah banyak pelanggan pada hari-hari biasa dan pada
acara-acara keluarga. Untuk pengantaran pesanan sendiri terdapat dua cara. Jika
lokasi masih berada disekitaran daerah plaju palembang maka yang akan
mengantarkan pesanan ialah pemilik toko kue dengan mengendarai sepeda motor,
jika sudah di luar daerah plaju atau bahkan di luar kota palembang menggunakan
jasa pengiriman.
2.1.2 Visi dan Misi
Visi
Menjadi Perusahaan toko kue yang selalu dapat memberikan
kenyamanan/ kemudahan bagi pelanggan dalam memenuhi kebutuhan-nya
akan rasa dan variasi kue yang berbeda seperti beraneka ragam kue ulang
tahun dan bermacam-macam kue khas palembang dan dapat dikonsumsi
sehari-hari dan dengan harga yang terjangkau.
Misi
Secara terus-menerus menambah jaringan pemasaran dengan berbagai
cara, termasuk bekerjasama dengan pihak lain,agar mudah dijangkau
oleh pelanggan
Secara terus-menerus memperkuat rasa dan variasa yang berbeda dari
kue lainnya
Secara terus-menerus memperkuat Sumber Daya Manusia yang
berkualitas yang merupakan ujung tombak dalam memberikan
kenyamanan/ kemudahan bagi pelanggan.

2.1.3 Struktur Organisasi

Direktur Toko Dian Cake & Cockies : Febriansyah
Departemen Marketting : Yuliawati
Departemen Keuangan : Dian Permata Sari
Departemen Produksi : Dian Permata Sari

2.2 Knowledge
Menurut Davenport dan Prusak (1999) knowledge bukanlah data, bukan
pula informasi, namun sulit sekali dipisahkan dari keduanya. Perbedaan antara
data, informasi dan pengetahuan seringkali hanya pada masalah derajat
kedalamannya, dimana pengetahuan dipandang sebagai sesuatu yang lebih
mendalam dibandingkan informasi, apalagi data. Informasi, sesuai namanya
harus melakukan tugasnya, yaitu inform. Kata inform asalnya berarti
memberikan bentuk pada sesuatu, dan informasi ditujukan untuk membentuk
 orang yang menerimanya. Tepatnya, membentuk cara pandang (outlook; insight)
penerima. Jadi pihak penerimalah yang menentukan - bukan pengirim pesan -
apakah pesan yang diterima memang sudah merupakan informasi atau masih
berupa data. Yaitu dengan menilai apakah pesan yang diterimanya benar-benar
membentuk cara pandangnya sebagai penerima pesan.
Menurut Liebowitz (1999) knowledge adalah informasi yang terorganisasi
sehingga dapat diterapkan untuk pemecahan masalah.

2.3 Jenis-Jenis Knowledge

Menurut Nonaka dan Takeuchi (1999), knowledge dibagi menjadi dua jenis
yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge, yang dapat dijabarkan sebagai
berikut:
1. Tacit Knowledge
Tacit Knowledge adalah knowledge dari para pakar, baik individu maupun
masyarakat, serta pengalaman mereka. Tacit knowledge bersifat sangat personal
dan sulit dirumuskan sehingga membuatnya sangat sulit untuk dikomunikasikan
atau disampaikan kepada orang lain. Perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh,
pengalaman fisik serta petunjuk praktis (rule-of-thumb) termasuk dalam jenis tacit
knowledge.
2. Explicit Knowledge
Explicit Knowledge adalah sesuatu yang dapat diekspresikan dengan kata-
kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi, manual
dan sebagainya. Knowledge jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke
individu lainnya secara formal dan sistematis. Explicit knowledge juga dapat
dijelaskan sebagai suatu proses, metode, cara, pola bisnis dan pengalaman desain
dari suatu produksi.

2.3.1 Problem Solving Knowledge

Menurut Huber (1991) Problem Solving Knowledge adalah kendaraan

utama untuk belajar dalam organisasi; individu dapat mengembangkan
pemahaman yang lebih baik dari lingkungan mereka dengan mengakuisisi,
 mengeksplorasi dan menyelesaikan masalah dan peluang. Problem Solving
Knowledge termasuk Tacit Knowledge.

2.3.2 Document-Based Knowledge

Menurut Bhagdev, dkk. (2007) Document-Based Knowledge adalah

knowledge yang diperoleh dari dokumen (baik dari dokumen warisan atau saat
dokumen baru dibuat) dalam bentuk anotasi berbasis ontologi. Document-Based
Knowledge termasuk Explicit Knowledge.

2.4. Proses Penciptaan Knowledge

Menurut Nonaka dan Takeuchi (1999) proses penciptaan knowledge
organisasi terjadi karena adanya interaksi (konversi) antara tacit knowledge dan
explicit knowledge, melalui perwujudan dari Model SECI (socialization
externalization, combination, dan internalization) menggunakan perangkat
teknologi informasi pada organisasi.
Socialization
Socialization adalah proses transfer tacit knowledge dari seseorang ke
orang lain. Proses ini timbul sebagai akibat interaksi antara dua individu atau
lebih. Contoh dari socialization adalah training, rapat, mengobrol, brainstorming,
dan lainnya. Bentuk penerapan socialization pada knowledge management system
yang akan dikembangkan adalah chat, video/audio conference, forum dan
comment system.
Externalization
Externalization adalah proses mendokumentasikan tacit knowledge
menjadi bentuk explicit knowledge yang mudah dimengerti, terstruktur, dan jelas.
Contoh externalization adalah penyusunan SOP, notulen rapat, prosedur, laporan
pelaksanaan pekerjaan, dan sebagainya. Bentuk penerapan proses ini pada
knowledge management system yang akan dikembangkan di antaranya
mendokumentasikan dokumen yang masih paper-based ke dalam bentuk
elektronik atau mendokumentasikan tacit knowledge melalui form ke dalam
sistem.
 Combination
Combination adalah proses mengkombinasikan berbagai explicit
knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam knowledge management system.
Contoh penerapan proses ini adalah Business Intelligence sebagai fungsi
penganalisis data secara matematis untuk pengambilan keputusan.
Internalization
Semua knowledge yang telah didokumentasikan pada sistem harus dapat
dibaca oleh orang lain. Untuk dapat mendukung proses ini, sistem perlu memiliki
alat bantu pencarian dan pengambilan knowledge. Bentuk penerapan proses ini
pada sistem yang akan dikembangkan adalah fitur pencarian knowledge.

2.5. Knowledge Management

Menurut Davidson dan Voss (2003) mengelola knowledge adalah cara
organisasi mengelola karyawan mereka, dan berapa lama mereka menghabiskan
waktu untuk teknologi informasi. Menurut Tiwana (1999) knowledge
management adalah pe-ngelolaan knowledge organisasi untuk menciptakan nilai
dan menghasilkan keunggulan bersaing atau kinerja prima. Melalui knowledge
management, secara sadar organisasi mengidentifikasikan knowledge yang
dimiliki dan memanfaatkan-nya untuk meningkatkan kinerja dan menghasilkan
berbagai inovasi. Dengan dukungan knowledge management organisasi juga aktif
mengidentifikasikan dan mengakuisisi knowledge berkualitas yang ada di
lingkungan eksternal organisasi.

2.6. Proses Knowledge Management

Menurut Becerra-Fernandez, Gonzalez, dan Sabherwal (2004) Proses
Knowledge Management terdiri dari :
1. Knowledge Capture
Knowledge Capture adalah proses menangkap tacit knowledge yang
dipunya oleh orang atau badan organisasi.
2. Knowledge Discovery
Knowledge Discovery adalah proses menangkap explicit knowledge dari
data dan informasi sebelumnya.
3. Knowledge Sharing
Knowledge Sharing adalah proses menyebarkan dan mengkomunikasikan
tacit knowledge dan explicit knowledge kepada orang lain.
4. Knowledge Application
Proses yang mendukung individu untuk memanfaatkan knowledge yang
dimiliki oleh individu lain tanpa benar-benar memperoleh dan belajar
knowledge itu.

2.7 Knowledge Management System

Menurut Shi, Xu, dan Chen (2004) knowledge management system adalah
cara untuk mencapai tujuan dari knowledge management yang diterapkan oleh
organisasi dan kelompok industri dengan menggunakan teknologi informasi. KMS
mencakup beberapa kondisi hard environment seperti peralatan teknologi
informasi, dan serangkaian kondisi soft environment seperti sistem organisasi.

2.8 Insfrastruktur Knowledge Management

Menurut Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010), infrastruktur
knowledge management mencerminkan dasar jangka panjang untuk knowledge
management, yaitu :
1. Budaya organisasi
2. Struktur Organisasi
3. Knowledge Umum
4. Lingkungan Fisik
5. Infrastruktur Teknologi Informasi

2.9 Perancangan Sistem

2.9.1 Data Flow Diagram

Menurut Jogiyanto (1990) Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan

untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
data tersebut mengalir (misalnya telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan
fisik dimana data tersebut disimpan. Kristanto (2003) menyatakan ada beberapa
peraturan yang harus diperhatikan dalam penggambaran simbol DFD sehingga
dalam penggambarannya tidak terjadi kesalahan, yaitu :
Antar entitas luar tidak diijinkan terjadi hubungan atau relasi,
Tidak boleh ada aliran data antara entitas luar dengan data store
Untuk alasan kerapian, entitas luar atau data store boleh digambarkan
beberapa kali dengan tanda khusus, misalnya nomor,
Satu aliran boleh mengalirkan beberapa struktur data,
Bentuk aliran anak panah boleh variasi,
Semua objek harus mempunyai nama,
Aliran data selalu diawali dan diakhiri dengan proses
Semua aliran data harus mempunyai tanda arah
Untuk DFD, tugas akhir ini akan menggunakanan versi DeMarco/
Yourdon. Berikut adalah simbol-simbol yang dimaksudkan untuk mewakili :
Symbol Keterangan
Eksternal Entity
Eksternal entity, dikenal sebagai internal atau entity
eksternal entity sumber tujuan data

Process

Process, menggambarkan bagian dari sistem di

transformasikan input ke output.

Data Flow
Data Flow, menggambarkan data suatu proses ke
proses lain.

Data Store
Data Store, komponen yang berfungsi untuk
menyimpan data atau file.
 Tabel 2.1. Simbol-simbol Data Flow Diagram (DFD)

2.9.2 Entity Relational Diagram

Menurut Kadir (2008) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambar

atau diagram yang menunjukkan informasi yang dibuat, disimpan, dan digunakan
dalam sistem. Komponen-komponen Entity Relationship Diagram (ERD) adalah
sebagai berikut :

Simbol Keterangan
Entity, adalah suatu kumpulan objek atau sasaran
Entity Set
yang dapat dibedakan atau dapat didefinisikan
secara unik.

Atributte, adalah karakteristik dari entitas atau

Attribut relationship yang akan menyediakan penjelasan
detail entitas relation.

Relationship, adalah hubungan yang terjadi antara

Relationship Set
satu entitas atau lebih.

Link, adalah baris sebagai penghubung antara

Link himpunan, relasi dan himpunan entitas dan
atributnya.
Tabel 2.2. Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)

2.10 Studi Pustaka

Menurut Nazir (1998) studi pustaka adalah langkah penting dimana
setelah peneliti menetapkan penelitian, langkah selanjutnya adalah melakukan
kajian yang berkaitan dengan teori yang berkaitan dengan topik penelitian.
2.11 Observasi
Menurut Supardi (2006) observasi adalah metode pengumpul data yang
dilakukan dengan cara mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gejala
yang diselidiki.

2.12 Wawancara
Menurut Sugiono (2009) wawancara adalah pertemuan dua orang untuk
bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab sehingga dapat dikonstruksikan
makna dalam suatu topik tertentu. Dengan wawancara, peneliti akan mengetahui
hal-hal yang lebih mendalam tentang partisipan dalam menginterpretasikan situasi
dan fenomena yang terjadi, yang mungkin tidak dapat ditemukan melalui
observasi.

2.13 String Matching

String Matching adalah menemukan kecocokan antara pattern string
dengan string lainnya atau teks. (String Matching, Dictionary of Algorithms and
Data Structures, https://xlinux.nist.gov/dads//HTML/stringMatching.html, diakses
pada 4 Oktober 2015).

2.14 Algoritma Brute Force

Algoritma Brute Force adalah algoritma yang memeriksa semua teks pada
antara 0 sampai dengan n-m, apakah pola dimulai darisana atau tidak. Kemudian
setelah setiap upaya, algoritma itu menggeser tepat satu pola ke kanan (Brute
Force Algorithm, Exact String Matching Algorithms, http://www-igm.univ-
mlv.fr/~lecroq/ string/node3.html, diakses pada 4 Oktober 2015)

Berikut adalah pseudocode Algoritma Brute Force

 //input : An Array[0..n-1] of n characters representing a text and
// An Array[0..m-1] of m characters representing a pattern
//Output : The index of the first character in the text that starts
// a match substring or -1 if the search is unsuccessful

For I <- 0 to n m do
J <- 0
While j < m and P[j] = T[i+J] do
J <- j+1
If j = m return i
Return -1

2.15 Basis Data

Menurut Fathansyah (2012) basis data terdiri atas 2 kata, yaitu basis dan
data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat
bersarang atau bertampung. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata
yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan),
barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya, yang direkam dalam
bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya. Basis Data
sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti :
Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang
diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali
dengan cepat dan mudah.
Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama
sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu,
untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
Kumpulam file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam
media penyimpanan elektronis.

2.16 PHP
PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yang digunakan sebagai
bahasa script server-side dalam pengembangan web yang disisipkan pada
dokumen HTML. PHP merupakan open-source software yang disebarkan dan
dilisensikan secara gratis serta dapat diunduh secara bebas dari situs resminya
(Peranginangin, 2006).
2.17 SQL
SQL adalah kependekan dari Structured Query Language. Dalam bahasa
Inggris, SQL biasa dibaca sebagai SEQUEL. Bahasa ini merupakan standar yang
digunakan untuk mengakses database relasional. MySQL sebagai database server
juga mendukung perintah SQL. Secara khusus, MySQL juga menambahkan
sejumlah fungsi yang membuat perintah SQL pada MySQL sangat variatif (Kadir,
2008).

2.18 Web Application

Web Application atau aplikasi berbasis web adalah aplikasi perangkat
lunak client-server dimana client (atau pengguna interface) menjalankan aplikasi
tersebut di web browser. Keuntungan dari mengembangkan aplikasi berbasis web
adalah pengembang tidak perlu menyesuaikan aplikasi dengan computer atau
sistem informasi tertentu (Web Application, About Tech, http://webtrends.about.
com/od/webapplications/a/web_application.html, diakses pada 4 Oktober 2015).
 BAB III
METEDOLOGI PENELITIAN

3.1 Objek Penelitian

Objek penelitian dalam tugas akhir ini adalah Toko Kue Dian yang
beralamat di Jl. Kapten Abdullah Lr. Simpang Pipa RT . 12 RW. 04 Plaju
Palembang

3.2 Teknik Pengumpulan Data

3.2.1 Jenis Data

Jenis data yang dikumpulkan dalam tugas akhir ini adalah data primer dan
data sekunder. Data primer adalah data yang dikumpulkan peneliti secara
langsung dari objek yang diteliti, sedangkan data sekunder adalah data yang
dikumpulkan melalui dokumen yang berkaitan erat dengan kajian masalah yang
diteliti.
3.2.2 Sumber Data

Data primer diperoleh melalui Pemilik dan pegawai pada Toko Kue Dian.
Data sekunder diperoleh dari dokumen yang berkaitan dengan penelitian.
3.2.3 Metode Pengumpulan Data

1. Studi Pustaka
Pada penelitian ini, studi pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan
teori yang berkaitan dengan topic penelitan yang bersumber pada buku, jurnal,
halaman web, hasil penelitan, dan sumber lainnya. Setelah itu, dilakukan kajian
topic penelitian berdasarkan sumber-sumber teori tersebut.
2. Observasi
Pada penelitian ini, observasi dilakukan dengan cara melakukan
pengamatan langsung di Toko Kue Dian.
3. Wawancara
Wawancara dilakukan kepada beberapa pegawai yang ada di Toko Kue
Dian.
 3.3 Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan KMS ini menggunakan langkah pertama sampai
dengan langkah ketujuh dari 10-step knowledge management roadmap, Amrit
Tiwana (1999). Metode ini dibagi menjadi empat fase. Namun, karena langkah
yang digunakan hanya tujuh langkah, maka fase yang digunakan hanya tiga fase.

Gambar 3.1 Fase Metode Tiwana

Fase 1 : Evaluasi Infrastruktur
Fase pertama meliputi dua langkah, yaitu analisis infrastruktur yang ada dan
menyelaraskan knowledge management dengan strategi bisnis. Fase ini dilakukan
dengan mengumpulkan data, mendefinisikan masalah, dan mendokumentasikan
hasil penelitian.
Langkah 1 : Analisis Infrastruktur yang Ada
Langkah pertama, harus memahami variasi komponen yang sesuai dengan
KM strategy dan kerangka kerja teknologi. Dengan menganalisa dan menghitung
apa saja yang ada di perusahaan, kita dapat mengenali kondisi minimal
infrastruktur yang ada. Dengan demikian kita dapat memulai membangun dengan
apa yang telah ada. Kuncinya adalah mana yang bisa menjadi bagian KM sistem
dan mana yang tidak.
Langkah 2 : Kesejajaran KM dan strategi bisnis
Knowledge mendorong adanya strategi dan strategi mendorong KM. Langkah
kedua dalam 10-langkah roadmap mengizinkan adanya hubungan diantara dua:
menaikkan KMS ke tingkat strategi bisnis dan menarik strategi ke tingkat desain
sistem.

Fase 2 : Analisis, desain dan pengembangan KMS

Proses yang dilakukan pada tahap ini adalah mendesain infrastruktur yang
diinginkan oleh calon pengguna sistem, audit terhadap pengetahuan perusahaan
untuk mengetahui jenis dan sumber pengetahuan yang dimiliki saat ini dan sejauh
mana sistem yang digunakan dalam proses pendokumentasian dan penyebaran
pengetahuan kepada seluruh karyawan, merancang tim calon pengguna sistem dan
membuat desain sistem yaitu desain interface dari proses bisnis yang akan dibuat.
Langkah 3 : Desain infrastruktur KM
Langkah ketiga adalah memilih komponen infrstruktur untuk menyusun
arsitektur KMS berdasarkan tujuh layer, yaitu :
1. Interface Layer
2. Access and Authentication Layer
3. Collaborative Filtering and Intelligence
4. Application Layer
5. Transport Layer
 6. Middleware and Legacy Integration Layer
7. Repository Layer

Langkah 4 : Audit Terhadap Aset Knowledge dan Sistem yang Ada

Proyek ini bertujuan untuk mengetahui jenis knowledge yang dapat digunakan
untuk mengatasi masalah dan memberi kemudahan bagi perusahaan. Terntunya
untuk mendukung terlaksanana proses bisnis dengan baik.
Langkah 5 : Mendesain Tim Knowledge Management
Langkah kelima dalam KM roadmap adalah mendesain tim KM yang akan
mendesain, membangun, mengimplementasikan dan menempatkan sesuai
ketentuan dari KM perusahaan. Untuk mendesain tim yang efektif harus
mempertimbangkan kemampuan teknis dan manajerial dari sumberdaya internal
maupun eksternal.
Langkah 6 : Membuat cetak biru KMS
Pada langkah ini, Tim KM yang telah dibentuk dalam langkah sebelumnya
mendefinisikan cetak biru KM yang menyediakan sebuah rencana pembangunan
KMS secara berkala dan berkembang.
Langkah 7 : membangun KMS
Langkah ini adalah membangun sebuah system kerja KM berbasiskan
teknologi dalam bentuk sebuah aplikasi KMS.

BAB IV
ANALISIS SISTEM

4.1 Studi Literatur knowledge Management (KM)

 Sebagai bahan pertimbangan dalam penelitian ini penulis mendefinisikan
KM berdasarkan beberapa sumber yang berhubungan langsung dengan KM
dengan cara studi literatur, baik dari berbagai penelitian yang telah ada maupun
beberapa jurnal yang ada.
Penelitian pertama dilakukan oleh M. Rikho Tri Saputra yang berjudul
Penerapan Knowledge Management System (Kms) Pada PT. Telekomunikasi
Indonesia, TBK Plasa Rivai Palembang pada penelitian ini disebutkan bahwa
salah satu pentingnya penerapan KM pada perusahaan adalah karena kegiatan
perusahaan yang berhubungan dekat dengan manajement pengetahuan, serta
kemampuan untuk melakukan inovasi dan mengambil keputusan yang tepat untuk
mencapai tujuan perusahaan semua bergantung pada manajement pengentahuan
yang dimiliki.
Penelitian kedua dilakukan oleh Ihsan Dedy Boy Marpaung dengan judul
Implementasi Algoritma String Matching Pada Kamus Istilah-Istilah Kedokteran
Berbasis Android dalam penelitian ini algoritma string matching bermanfaat
untuk mempermudah pencarian kata dalam kamus mobile yang di pasnag pada
perangkat mobile berbasis android.
Gottschalk (2005) mendefinisikan sebagain metode untuk meningkatan,
menciptakan, menangkap, proses membagi, mendistribusi dan memahami
knowledge organisasi. Sedangkan sistem yang mendukung dalam proses siklus
pengetahuan tersebut dinamakan knowledge Management System (KMS).

4.2 Analisis Infrastruktur Yang Ada

Pada tahap ini akan dilakukan analisis infrastruktur penyimpanan dan
penyebaran ilmu pengetahuan yang ada pada kue Dian. Beberapa ilmu
pengetahuan telah disimpan di Facebook toko kue Dian dan beberapa nya lagi
masih dimiliki oleh dian itu sendiri atau belum di sharing.

Dengan dimanfaatkannya teknologi informasi dapa sangat menunjang

berlangsungnya kegiatan sharing ataupun transfer pengetahuan oleh departemen
produksi. Tersedianya teknologi sebagai media pendukung tersebut dapat
menambah motivasi Karyawan untuk melakukan kegiatan penyebaran
pengetahuan karena para karyawan akan lebih mudah mengakses informasi dan
pengetahuan yang dibutuhkan. Dan diharapkan dapat meningkatan kualitas kinerja
para karyawan Toko kue Dian itu sendiri.
Strategi KM yaitu mendeskripsikan langkah atau cara yang harus
dilakukan untuk mengakuisisi, menyimpan, memelihara serta mendistribusikan
pengetahuan tersebut agar dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. Strategi
Knowledge Management antara lain :
a. Strategi Akuisisi
b. Strategi Distribusi
c. Strategi Utilisasi
d. Strategi Penyimpanan dan pemeliharaan
Pengetahuan tidak hanya terdiri dari penegtahuan explicit saja melainkan
juga pengetahuan tacit.

BAB V

ANALISIS DAN DESAIN KMS

5.1 Desain Infrastruktur KM

 Pada desain infrastruktur ini kami akan merancang Aplikasi Knowledge
Management System berbasis website dengan desain interface yang user friendly
dan terintegrasi dengan sistem yang ada. Sistem yang akan dibangun memiliki 4
pilar utama di dalamnya yaitu teknologi, aktivitas, interface, dan berbagai
komponen.

5.2 Audit terhadap Aset Pengetahuan dan sistem yang ada

Secara Umum terdapat tiga macam pengetahuan yang dibutuhkan oleh

karyawan dalam melakukan tugasnya dalam perushaan. Tiga pengetahuan
tersebut adalah:
a. Pengetahuan mengenai Quality Management, problem and solution
b. Pengetahuan mengenai Marketing, Supply & distribution
c. Pengetahuan mengenai Information Technology

5.2.1 Analisis Permasalahan

Pada tahap ini akan dilakukan analisis terhadap sistem yang sudah ada
meliputi business proses dari sbeuah perushaan serta pengetahuan apa saja yang
mengalir didalamnya. Analisa yang dilakukan bertujuan untuk memahami
business proses dan problem domain dari sistem yang ada, maka dapat dihasilkan
suatu system improvement objective yang mencakup problems, opportunities dari
sistem yang ada, dan juga constraint dalam pengembangan sistem yang baru.

5.2.2 Pernyataan masalah dan Opportunities

5.2.2.1 Pernyataan Masalah

Pada Toko Kue Dian pengelolaan data penegtahuan dikelola oleh pemilik
toko sendiri. Masing- masing departemen memiliki tanggung jawab terhadap
pengetahuan yang dimiliki sehingga pengelolaan data pengetahuan masih secara
terpisah dan belum terintegrasi.
Berikut adalah masalah yang terdapat pada Toko Kue Dian :
1. Pengetahuan toko yang belum terdokumentasi
2. Belum terciptanya budaya knowledge sharing antar pemilik pengetahuan
dengan karywan.
 3. Proses searching knowledge belum terotomatisasi, sehingga masih
membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari knowledge yang
dibutuhkan.

5.2.2.2 Opportunities
Kelebihan dari sistem yang dikembangkan anatar lain :
1. Adanya integrasi seluruh data pengetahuan yang dimiliki perushaan
sehingga pengelolaan dan pembagian (sharing) pengetahuan menjadi lebih
mudah.
2. Dengan dimanfaatkannya database sebagai tempat peyimpanan data
pegethauan dapat meminimalisir terjaidnya kehlnagn data pengetahun
sehingga lebih aman
3. Proses pencarian data penegtahua menjadi lebih cepat dan mudah ketika
sudah terotomatisasi.

5.2.3 Hambatan Proyek

5.2.3.1 Business Constrains

Berikut adalah business constrains yang ada :

1. Data pengetahuan yang dapat diakses hanya pengetahun yang diinputkan
oleh karyawan departemen Produksi sehingga menghasilkan
pengetahuan yang dapat di sharing kepada Karyawan toko.
2. Sistem yang dibangun harus memenuhi technology constrains
3. Sistem yang dibangun akan digunakan oleh seluruh karyawan Toko Kue
Dian yang memiliki hak akses.

5.2.3.2 Technology Constrains

Berikut adalah standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh

sistem :

1. Knowledge Management System yang akan dibangun akan disesuaikan

dengan sistem operasi yang digunakan oleh Toko Kue Dian agar sistem
nantinya dapat digunakan dengan mudah dan tidak terbatas.
 2. Digunakan database sebagai media penyimpanan data. Adapun dbms yang
akan digunakan adalah MYSQL.
3. Knowledge Management System ini akan dibangun sebagai aplikasi web
dengan menggunakaan bahasa Pemrograman PHP.

5.2.4 Domain Permasalahan (Problem Domain)

Untuk dapat melakukan perbaikan dari sistem yang telah berjalan akan
dibutuhkan pemahaman yang mendalam terhadap permaslahan-permasalahan
yang terdapat pada sistem yang telah berjalan. Berikut ini adalah analisis data,
proses, dan interface yang dilakukan terhadap sistem yang telah berjalan :

a. Data
Pada pembangunan Knowledge Management System (KMS) diperlukan
data data pegawai, pengetahuan, pengalaman, dan semua data yang berkaitan
dengan pengawasan pada Toko Kue Dian, antara lain adalah data forum, data
masalah dan solusi, data pengalaman pribadi terkait perusahaan, dan SOP yang
berlaku.

b. Processes
Bisnis proses yang dilakukan untuk membangun Knowledge Management
pada Toko Kue Dian meliputi penyebaran knowledge yang ada ke seluruh
Karyawan yang ada.

1. Proses capture knowledge

Selama ini, belum ada sistem yang dapat menyimpan hasil capture
knowledge dengan baik. Tidak semua Karyawaan menyimpan dan
mendokumentasikan serta menyebarkan pengetahuannya.

2. Proses discovery knowledge

Proses pengelolaan pengetahuan yang terdokumentasi masih dilakukan
secara manual karena data pengetahuan masih banyak yang berbentuk paper base
dan softcopy yang disimpan secara personal oleh si pemilik toko. Pemilik toko
mengalami kesulitan dalam berbagi pengetahuan karena belum adanya sistem
yang terintegrasi untuk membantu proses sharing. Oleh kareana itu, sharing
knowledge yang dilakukan belum secara menyeluruh didapatkan oleh Karyawaan
karena pengetahuan tidak seluruh menyebar kesemua elemen dan informasi
knowledge yang kurang berkembang.

c. Interface
Knowledge Management System (KMS) yang akan dibangun pada Toko
Kue Dian adalah aplikasi internal perusahaan yang digunakan untuk membantu
bidang pengawasan dalam optimalisasi kinerjanya. Sistem ini akan dibangun
dengan interface yang user friendly sehingga memudahkan Karyawan dalam
menggunakannya.

5.2.5 Analisis Masalah dan Kesempatan

Dalam menganalisis permasalahan kita harus memahami terlebih dahulu

sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan. Dalam menganalisa permasalahan
ini, penulis menggunakan cause effect analysis sehingga dapat ditemukan inti
permasalahan yang sesungguhnya, sebagai berikut :
Proyek : Penerapan Knowledge Management System Pada Toko Dian Cake and Cookies Palem
Dibuat Oleh : Ayu Zahrah Humairoh, Eka Afrianti, Jeanissa Terakhir Diperbaharui Oleh : Ay
Meriam Keneddy, Riri Yunita, Umi Fauziyyah Jeanissa Meriam Keneddy, Riri Y
Tanggal Pembuatan : Maret 2017 Tanggal Terakhir Diperbaharui :M
Analisis Sebab dan Akibat Tujuan-tujuan Perbaikan Sistem
Masalah dan Kesempatan Sebab dan Akibat Tujuan Sistem
1. Pengetahuan perusahaan 1. Data pengetahuan belum 1. Data dapat saling terintegrasi,
belum terdokumentasi terintegrasi, data yang ada tidak hanya dimiliki oleh
hanya disimpan oleh divisi divisi yang bersangkutan
bersangkutan 2. Data pengetahuan disimpan
2. Belum digunakannya menggunakan database yang
database sebagai tempat dapat dikelola oleh system
penyimpanan data
pengetahuan
3. Data yang
didokumentasikan bersifat
paper based sehingga
memungkinkan kehilangan
data tanpa adanya backup
data

2. Belum terjadinya budaya 1. Belum tersedianya media 1. Sistem dapat menjadi media
knowledge sharing yang mendukung untuk knowledge sharing bagi para
membantu proses karyawan sehingga
knowledge sharing sehingga pengetahuan perusahaan dapat
pengetahuan yang dimiliki lebih merata
belum merata 2. Memudahkan para karyawan
2. Proses knowledge sharing perusahaan untuk melakukan
belum menyeluruh knowledge sharing agar lebih
dilakukan oleh para efektif dan efisien
karyawan dan belum
 dilakukan secara efektif dan
efisien

3. Proses searching 2. Sistem pencarian 1. Tercapainya akurasi dalam

knowledge belum belum terotomatisasi pecarian data
terotomatisasi 3. Pengetahuan masih 2. Data yang disimpan tidak
bersifat paper based mudah hilang
belum tersimpan 3. Proses pencarian data
didatabase pengetahuan menjadi lebih
4. Pencarian data cepat
pengetahuan dilakukan
secara manual baik
dari kertas ataupun
softcopysehingga
kurang efisien
Tabel 5.1. Cause-Effect Analysis & System Improvement Objective
5.2.6 Analisis Proses Bisnis

Analisis proses bisnis ditujukan untuk mengidentifikasi peluang dan

kelemahan dai proses bisnis yang ada. Hasil analisa proses bisnis berguna untuk
mengembangkan sistem menjadi lebih efisien sehingga dapat memberikan
kemudahan dan keuntungan bagi para penggunanya. Dalam menganalisis proses
bisnis dari sistem yang ada akan lebih mudah jika dilakukan dalam bentuk
pemodelan sistem.

Penulis memanfaatkan DFD dalam pembuatan diagram konteks sistem

yang sedang berjalan saat ini, seperti yang dapat dilihat pada gambar di bawah
ini.

Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar 5.1. Diagram Konteks Ssitem Berjalan

5.3 Merancang Tim Knowledge Management

Tahap selanjutnya dalam metode ini yaitu merancang tim KM, penentuan
tim ini dilakukan melalui tahap wawancara dengan pemilik toko dan departemn
produksi di Toko Kue Dian yang diperoleh adalah tiga tim KM, yaitu :

1. Direktur : Manajer Perusahaan

2. Karyawan : tim yang menjadi sumber pengetahuan yang terdiri dari
para karyawan Produksi terutama koki utama dan expert yang bertugas
 untuk menganalisis permasalahan,mencari solusi dan melakukan updating
terhadap masalah, solusi serta pengetahuan lain yang terkait.
3. Admin : administrator knowledge Management System Toko Kue
Dian, aktor yang bertanggungjawab untuk mengelola akun pengguna,
mensortir pengetahuan yang diinputkan oleh karyawan, memantau dan
melaporkan kegiatan yang terjadi dalam sistem serta mengembankan
sistem.

5.4 Analisis Knowledge Management

5.4.1 Kebutuhan perusahaan dan Knowledge Management

Salah satu bagian terpenting dalam menentukan kekuatan bertahan
hidup sebuah organisasi adalah pengetahuan (knowledge). Untuk memudahkan
pengembangan sumber daya manusia (SDM) perusahaan, diperlukan kemampuan
untuk mengelola dan mengembangkan knowledge yang dimiliki. Pengelolaan
yang baik terhadap pengetahuan yang dimiliki perusahaan sangat diperlukan agar
dapat melakukan pembelajaran dan mendukung laju proses bisnis, menghasilkan
kebijakan-kebijakan baru serta meningkatkan produktivitas kerja dengan
memberikan inovasi - inovasi baru dari hasil berbagi pengetahuan. Pengelolaan
pengetahuan, baik itu pengetahuan perusahaan pegawai maupun pengetahuan
perusahaan yang bersifat administratif dan manajerial dapat memberikan dampak
positif bagi kegiatan operasional perusahaan.
Pengelolaan pengetahuan pegawai dari luar perusahaan dapat menunjang
proses kesetaraan pemahaman pengetahuan teoritis pegawai. Selain itu
pengelolaan pengetahuan pegawai, khususnya pengetahuan pegawai senior, dapat
bermanfaat sebagai masukan bagi pengembangan kemampuan para pegawai baru.
Sebagai sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang jasa, peningkatan kualitas
pegawai akan memberikan dampak positif bagi kemajuan perusahaan. Untuk itu,
perusahaan perlu beradaptasi dengan terus menerus belajar. Pembelajaran sebuah
perusahaan dapat diawali dengan pengelolaan pengetahuan yang dimilikinya.

5.4.2 Analisis Kebutuhan Umum KMS Toko Kue Dian

 Pengetahuan merupakan informasi yang telah disusun dan dianalisa
agar mudah dimengerti dan berguna untuk pemecahan masalah. Pengetahuan
pegawai adalah kunci utama dalam proses kegiatan kerja di perusahaan.
Sedangkan kemajuan perusahaan sangat dipengaruhi oleh pegawai yang
berkualitas. Oleh karena itu, pengetahuan perusahaan pegawai merupakan salah
satu yang utama untuk dikelola. Perancangan Knowledge Management System
(KMS) bidang pengawasan Toko Kue Dian dengan fokus pengetahuan perusahaan
pegawai diawali dengan melakukan analisis sistem yang berjalan dan kebutuhan
umum sistem yang akan dibangun. Berdasarkan hasil observasi, dapat dilihat
bahwa terjadi aliran pengetahuan selama proses kegiatan rutin yang dilakukan
oleh pegawai.
No. Proses Model Kebutuhan Sistem Bentuk
SECI Penerapan Dalam
Sistem
1. Socialization Aplikasi yang memfasilitasi Fitur Upload dan
penyebaran, pemindahan, dan download,
penciptaan pengetahuan baik dokumen, teks,
Tacit maupun Explicit dari link, masalah dan
Karyawan perusahaan melalui solusi.
interaksi dan Pengalaan
langsung.
2. Externalization Aplikasi yang dapat Fitur pembuatan
memfasilitasi penciptaan dokumen dari hasil
pengetahuan Expicit karyawan forum diskus,
dari luar kegiatan perusahaan. pembentukan
pengetahuan Tacit
menjadi Explicit
melalui dialog.
Fitur pencarian
yang mudah.
3. Combination Aplikasi yang mengkonversi Fitur Knowledge
pengetahuan Explicit menjadi directories, upload
 pengetahuan Explicit yang baru dan download
melalui sistemasi dan dokumen dalam
pengaplikasian pengetahuan bentuk teks, link,
Explicit dan informasi gambar, maupun
video. Fitur
pencarian
dokumen masalah
dan solusi
4. Internalization Aplikasi yang memfasilitasi Fitur melihat
pemanfaatan pengetahuan tacit dokumen
dan Explicit dari karyawan. pengetahuan, fitur
Yaitu pembelajaran dan akuisisi melihat berita
pengetahuan yang disebarkan knowledge terbaru,
langsung kepada organisasi. info pelatihan,
agenda terbaru,
dan melihat reward
karyawan.
Tabel 5.2 Pengelolaan pengetahuan perusahaan

5.4.3 Spesifikasi kebutuhan Aplikasi KMS

Analisis KMS untuk Toko Kue Dian diawali dengan membahas proses
pengelolaan pengetahuan yang terjadi di sebuah perusahaan pada umumnya
dengan menggunakan model SECI. Hasil Pembahasan tersebut nantinya akan
melandasi pembuatan KMS yang sesuai untuk Toko Kue Dian, untuk kemudian
mengarahkan kepada pembentukan model aliran pengelolaan pengetahuan KMS
pada Toko Kue Dian, dari hasil analisis tersebut makan kebutuhan yang harus
dipenuhi ada 3 kategori, yaitu kebutuhan umum, kebutuhan fungsional, dan
kebutuhan non-fungsional. Tahapan ini merupakan bagian dari tahap membangun
KMS.

5.4.3.1 Kebutuhan Fungsional

 Spesifikasi kebutuhan fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan umum
sistem. Kebutuhan fungsional KMS direpresentasikan oleh sejumlah fitur yang
nantinya akan disediakan oleh sistem.

ID FITUR LAYANAN DESKRIPSI

KMS-F01 Pengelolaan Login pengguna Layanan prekondisi untuk
login masuk ke dalam sistem.
Login admin, karyawan, dan
manajer.
KMS-F02 Pengelolaan data Mengelola data Layanan yang dikelola oleh
pengguna pengguna admin terkait dengan
pengelolaan pengguna sistem
yaitu karyawan, manajer, dan
admin.
KMS-F03 Knowledge Pengelolaan Tacit Layanan yang digunakan
Management knowledge untuk mengelola Tacit
Capture Knowledge dan layanan
untuk pengelolaan (create,
delete, edit, upload, dan
download) file pengetahuan
yang diinginkan.
KMS-F04 Knowledge Pengelolaan Layanan yang berfungsi
Management Explicit untuk mengelola Explicit
Discovery knowledge knowledge dan layanan
untuk pengelolaan (create,
edit, delete, upload,
download) file pengetahuan
berupa Explicit knowledge.
Pengelolaan Layanan untuk pengelolaan
agenda (create, edit, delete) agenda
Toko Kue Dian
Pengelolaan Layanan untuk Pengelolaan
pelatihan (create, edit, delete) file
 pelatihan karyawan Toko
Kue Dian.
KMS-F05 Knowledge Knowledge base Layanan yang menyediakan
Management file pengetahuan-
Sharing pengetahuan kegiatan
operasional
My document Layanan untuk pengelolaan
terkait dokumen pribadi
KMS-F06 Search engine Search engine Layanan untuk pencarian
pengetahuan yang terkait
dengan keyword yang dicari.
Sistem dapat melakukan
pencarian. Knowledge yang
telah tersimpan sesuai
struktur knowledge dengan
menggunakan keyword.
KMS-F07 Reward reward Layanan untuk memberi
reward kepada pengguna
yang melakukan aktivitas
sharng knowledge terbanyak,
berupa input knowledge dan
komentar.
Tabel 5.3 Kebutuhan Fungsional

5.4.3.2 Kebutuhan Non-Fungsional

Kebutuhan non-fungsional adalah kebuthan tambahan yang tidak

memiliki input, proses, dan output. Namun demikian, kebutuhan non-Fungsional
ini sebaiknya dipenuhi, karena akan sangat menentukan apakh sistem ini akan
digunakan pengguna atau tidak.

ID Deskripsi
KMS-NF01 Sistem dapat melakukan validasi pengguna yang masuk
 KMS-NF02 Sistem dapat menampilkan menu sesuai priviledge role
pengguna yang masuk
KMS-NF03 Sistem dibangun dengan tampilan antar muka yang sederhana
Table 5.4 Non-Fungsional

5.4.4 Priorotas Kebutuhan

5.4.4.1 Mandatory Requiremnent

Fungsi fungsi yang harus ada dalam prototype sistem sebagian besar
merupakan kebutuhan fungsional. Mandatory Requiremnent dari sistem ini adalah
:

No. Proses Model Kebutuhan sistem ID Kebutuhan

SECI Fungsional
1 Socialization Aplikasi dapat memfasilitasi KMS-F03
penyebarluasan dan KMS-F04
KMS-F05
pemindahan pengetahuan Tacit
KMS-F06
maupun pengetahuan Explicit
dari antar karyawan perusahaan
2 Externalization Aplikasi memfasilitasi KMS-F03
penciptaan pengetahuan KMS-F04
KMS-F05
Explicit karyawan dari luar
kegiatan perusahaan.
3 Combination Aplikasi dapat memfasilitasi KMS-F03
penyimpanan dan pemilihan KMS-F04
KMS-F05
pengetahuan Explicit
KMS-F06
karyawan, dan memudahkan
karyawan untuk mendapatkan
pengetahuan yang terdapat pada
karyawan lain di dalam
perusahaan
4 Internalization Aplikasi dapat memfasilitasi KMS-F03
pemanfaatan pengetahuan Tacit KMS-F04
 dan Explicit dari karyawan. KMS-F05
Merupakan penyebaran KMS-F06
KMS-F07
pengetahuan yang sudah
dirumuskan perusahaan
Tabel 5.5 Mandatory Requirement

5.4.4.2 Desirabel Requiremnent

Fungsionalitas KMS-F01 dan KMS-F02 tidak termasuk dalam mandatory

Requiremnent karena keduanya tidak berhubungan langsung dengan pengelolaan
pengetahuan, namun merupakan fungsionalitas pendukung sebuah aplikasi terkait
dengan personalisasi dan autentikasi pengguna.

5.5 Desain Knowledge Management

Pada desain knowledge management ini digunakan perancangan logis yang

terdiri dari Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relational Diagram (ERD).

5.5.1 Data Flow Diagram

Berikut adalah diagram aliran data pada Knowledge Management System

yang dikembangkan. Aliran data tersebut digambarkan dalam bentuk Data Flow

Diagram.

5.5.1.1 DFD Level 0

 Gambar 5.2. DFD Level 0

Ada tiga jenis pengguna yang berhak menggunakan sistem ini, yaitu

Administrator, Karyawan, dan Direktur. Hak akses pengguna ini dibentuk

berdasarkan Desain Tim KM yang telah didesain sebelumnya.

DFD Level 1 Sistem Baru

 Gambar 5.3 DFD Level 2 Sub Prose Pengelolaan Pengguna

Pada sistem yang baru ini memiliki 5 proses diantaranya:

1. Proses pengelolaan sign in

 Proses pengelolaan login merupakan proses untuk mengelola data login pengguna,
yaitu login admin, pegawai dan pimpinan.

2. Proses pengelolaan data pengguna

Proses pengelolaan data pengguna merupakan proses untuk mengelola data data
pengguna, yaitu admin, pegawai dan pimpinan.

3. Proses Knowledge Capture

Proses knowledge capture merupakan proses yang mengelola data data

pengetahuan tacit yang di input-kan oleh pegawai dan pimpinan.

4. Proses Knowledge Discovery

Proses knowledge discovery merupakan proses yang mengelola data data

pengetahuan explicit yang di input-kan oleh pegawai dan pimpinan.

5. Proses Sharing Knowledge

Proses sharing knowledge merupakan proses yang mengelola data data

pengetahuan yaitu pengetahuan tacit dan explicit serta data lain yang berkaitan

untuk di shared ke semua pengguna system.

DFD Level 2 Sub Proses Pengelolaan Pengguna

Gambar 5.4. DFD Level 2 Sub Prose Pengelolaan Pengguna

Sub Proses Pengelolaan Pengguna yang ada di DFD Level 2 ini adalah :

1. Pengelolaan Data Pengguna

 Subproses ini digunakan administrator untuk mengelola seluruh

data pengguna sistem.

2. Pembaruan Data Pribadi

Subproses ini digunakan oleh Administrator, Pegawai, dan Pegawai

Ahli untuk memperbarui data pribadi.

DFD Level 2 Sub Proses Knowledge Capture

Gambar 5.5. DFD Level 2 Sub Proses Knowledge Capture

Sub Proses Knowledge Capture yang ada di DFD Level 2 ini adalah :

1. Knowledge Capture
 Sub Proses Knowledge Capture berfungsi untuk menangkap Tacit

Knowledge berupa Problem Solving Knowledge untuk didokumentasikan

pada sistem.

2. Pemberian Komentar

Sub Proses Pemberian Komentar berfungsi untuk memberikan komentar

kepada Tacit Knowledge yang tersimpan.

3. Verifikasi Tacit Knowledge

Sub Proses Verifikasi Tacit Knowledge berfungsi untuk memverifikasi

Tacit Knowledge yang dapat masuk ke dalam sistem.

DFD Level 2 Sub Proses Knowledge Discovery

Gambar 5.6. DFD Level 2 Subproses Knowledge Discovery

Sub Proses Knowledge Discovery yang ada di DFD Level 2 ini adalah :
 1. Knowledge Discovery

Sub Proses Knowledge Discovery berfungsi untuk menangkap Explicit

Knowledge berupa Document-Based Knowledge untuk didokumentasikan

pada sistem.

2. Pemberian Komentar

Sub Proses Pemberian Komentar berfungsi untuk memberikan komentar

kepada Explicit Knowledge yang tersimpan.

3. Verifikasi Explicit Knowledge

Sub Proses Verifikasi Explicit Knowledge berfungsi untuk memverifikasi

Explicit Knowledge yang dapat masuk ke dalam sistem.

5.5.2 Entity Relational Diagram

Gambar 5.7. ERD

Keterangan ERD :

1. Entity Pengguna, yaitu berisi data pengguna sistem beserta hak aksesnya.
2. Entity Tacit Knowledge, yaitu berisi data tacit knowledge berupa Problem

Solving Knowledge

3. Entity Explicit Knowledge, yaitu berisi data explicit knowledge berupa

Document-Based Knowledge.

4. Entity Komentar, yaitu berisi data komentar pengguna sistem yang berkaitan

dengan data knowledge, baik Tacit Knowledge atau Explicit Knowledge

5.6 Rancangan Interface

Halaman Sign In
 Halaman Log In adalah tempat autentifikasi pengguna agar dapat masuk

sistem. Untuk masuk ke sistem, pengguna harus memasukkan kode user dan

password yang dipunya. Setelah itu, pengguna akan masuk ke dalam sistem

dengan level akses yang dimiliki, yaitu karyawan, direktur, atau admin.

Halaman Bagikan Masalah Solusi

Halaman ini digunakan untuk membagikan tacit knowledge berupa

masalah-solusi kepada seluruh pengguna.

Halaman Bagikan Dokumen

Halaman ini digunakan untuk membagikan explicit knowledge berupa

dokumen berekstensi .pdf kepada semua pengguna.

Halaman Cari Pengetahuan

Halaman ini digunakan untuk mencari knowledge sesuai kata kunci yang

dimasukkan.
Halaman Hasil Pencarian

Halaman ini menampilkan hasil pencarian setelah menerima masukkan

kata kunci yang diberikan

 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, penelitian ini
menghasilkan beberapa kesimpulan, yaitu :
1. Penelitan ini mengasilkan Knowledge Management System yang diterapkan pada
Toko Kue Dian.
2. Knowledge Management System ini dapat mengatasi kesalahan berulang melalui
fitur berbagi tacit knowledge berupa Problem Solving Knowledge yang dimiliki
oleh karyawan.
3. Knowledge Management System ini dapat mencari knowledge yang terdapat di
dalam explicit knowledge berupa Document-Based Knowledge yang dimiliki Toko
Kue Dian.
4. Fitur Pencarian String Matching dengan Algoritma Brute Force pada penelitian ini
menghasilkan nilai rata-rata recall sebesar 0,97 dan nilai rata-rata presicion
sebesar 1. Nilai rata-rata recall dan presicion ini lebih baik dari penelitan berjudul
Sistem Temu Kembali Informasi Dengan Metode Vector Space Model oleh
Fakhtul Amin (2012) dengan nilai rata-rata recall sebesar 0,19 dan nilai rata-rata
presicion sebesar 0,54.
5. Pencarian tacit knowledge berupa Problem Solving Knowledge dan knowledge
yang terdapat didalam explicit knowledge berupa Document-Based Knowledge
yang dimiliki dinas dilakukan melalui Metode String Matching dengan Algoritma
Brutre Force. Hasil dari pencarian adalah sangat baik dan akurat, namun terbatas
 pada kata kunci (pattern) berupa teks yang dimasukkan. Jika terdapat salah
penulisan terhadap kata kunci (pattern), misalnya angjutan sedangkan kata
kunci yang diinginkan adalah angkutan, maka hasil pencarian yang diinginkan,
yaitu angkutan tidak akan muncul.
6. Knowledge Management System ini dapat membantu meningkatkan kinerja
karyawan melalui kemudahan mendapatkan knowledge terkait.
6.2 Saran
Saran untuk penelitian selanjutnya berdasarkan penelitian yang dilakukan
adalah :
1. Pencarian knowledge menggunakan Metode String Matching dapat
mengenali kemiripan pada salah penulisan kata kunci dengan kata kunci
yang diinginkan. Misalnya kata kunci anjutan dapat menghasilkan hasil
pencarian dari kata angkutan.
2. Hasil pencarian knowledge diurutkan berdasarkan banyaknya knowledge
tersebut dilihat dan dikomentari oleh karyawan.
3. Karywan dapat membalas komentar yang ada di halaman knowledge.
 DAFTAR PUSTAKA

Amin, F. (2012). Sistem Temu Kembali Informasi dengan Metode Vector Space
Model. Jurnal Sistem Informasi Bisnis, 78-83.

Becerra-Fernandez, I., & Sabherwal, R. (2010). Knowledge Management: An

Evolutionary View. M.E.Sharpe.

Shi, Y., Xu, W., & Chen, Z. (2004). Data Mining and Knowledge Management.
Beijing: Chinese Academy of Sciences Symposium, CASDMKM 2004.

Sugiono. (2009). Metode Penelitian Pendidikan: Pendekatan Kuantitatif,

Kualitatif, R&D. Bandung: Alfabeta.

Supardi. (2006). Metedologi Penelitian. Mataram: Yayasan Cerdas Press.

Tiwana, A. (1999). The Knowledge Management Toolkit. Prentice Hall.