BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Sejarah Perusahaan Dan Perkembangannya

PT. PT. Dialogue Garmindo Utama merupakan perusahaan distributor untuk perkembangan bayi dan perlengkapan reguler ( perlengkapan rumah tangga) yang sudah mulai di rintis sejak tahun 1985 an. Namun secara legal PT. Dialogue Garmindo Utama berdiri pada tanggal 7 Januari 1992 Pada awalnya PT. Dialogue Garmindo Utama hanya mendistribusikan perlengkapan reguler ( perlengkapan rumah tangga ). Kemudian pada tahun 2003-2004 dibentuk divisi baby ( divisi BB) yang khusus mendistribusikan perlengkapan bayi. Pendistribusian perlengkapan bayi terus mengalami perkembangan sehingga pendistribusian terhadap perlengkapan rumah tangga mengalami penurunan. Oleh karena itu, pada tahun 2011 di bentuk divisi Rumah Tangga yang bertujuan untuk meningkatkan kembali pendistribusian perlengkapan rumah tangga. Saat ini PT. Dialogue Garmindo Utama telah mendistribusikan perlengkapan bayi dan perlengkapan rumah tangga ke seluruh wilayah di Indonesia. PT. Dialogue Garmindo Utama memiliki 5 kanor perwakilan, 10 post salesman, dan 16 up Country. Kantor perwakilan berada di jakarta, bandung, semarang, surabaya dan medan. Post salesman berada di palembang, Banjarmasin, Pontianak, Ujung Pandang, denpasar, Manado, Batam, samarinda, Pekanbaru dan Jogjakarta. Up Country ( cover area yang bukan wilayahnya ) meliputi aceh, Padang, Jambi, Bangka belitung, Lambung, Palangkaraya, Palu, kendari, Mamuju, Irian Jaya, Irian barat, Kupang, Mataram, Gorontalo, Ternate dan Ambon. Untuk menunjang proses pendistribusian baik perlengkapan bayi maupun perlengkapan rumah tangga, PT. Dialogue Garmindo Utama bekerjasama dengan beberapa supplier antara lain CV.Immanuel Knitting, CV Duta Setia Garmen, PT. Tegar rima nusantara, PT. Harmoni Utama textile, Cipta kreasi Abadi, Popon Collection dll.

1.3 Visi dan Misi PT. Dialogue Garmindo Utama Visi PT. Dialogue Garmindo Utama Berakar, bertumbuh dan berbuah dalam kebenaran di dunia bisnis yang profesional Misi PT. Dialogue Garmindo Utama Misi produk Menghasilkan produk tekstil yang inovatif untuk kelas menengah dan mendistribusikan secara nasional dengan harga yang dapat di pertanggungjawabkan. Misi sosial Meningkatkan kesejahteraan karyawan dan memperluas lapangan pekerjaan bagi masyarakat, serta menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas dan berkarakter baik. Misi ekonomi Memperoleh keuntungan yang wajar dan memberikan konribusi yang positif bagi pembangunan ekonomi di indonesia. Misi bisnis Mengutamakan pelayanan yang memuaskan pelanggan dan pemasok berdasarkan prinsip saling menguntungkan dengan pola kerja efektif, efisien dan profesional. Misi Etika Menjalankan etika bisnis yang benar sebagai bentuk tanggung jawab kepada Tuhan Yang maha esa. 1.4 Departeman departeman pada PT. Dialogue Garmindo Utama Setiap perusahan memiliki strategi dalam menjalankan usahanya agar terus mengalami peningkatan. PT. Dialogue Garmindo Utama memiliki departeman untuk mendukung kinerja perusahaan. Departemen departemen ini antar alain sebagai berikut : o Departemen Konsinyasi Departemen ini melakukan penjualan barang secara titip jual. PT. Dialogue Garmindo Utama menitipkan barang ke toko toko atau counter yang potensial dimana perhitungan penjualannya dilakukan berdasarkan barang barang yang laku bagi konsumen.

Departemen keuangan ( Financean Adminstration departeman ) Secara umum departemen keuangan memiliki tugas yang berkaitan dengan permasalahan lama, pembayaran/pelunasan ( term of payment ), proses penagihan piutang, biaya-biaya ( cost ), kas kecil, gudang, ( stock dan ekspedisi ), piutang dan plafon toko serta pembelian. A/R ( Account Receiveable) adalah aset yang masih berada di luar perusahaan. Tugas utama A/R berhubungan erat dengan piutang dagang perusahaan, mulai dari munculnya piutang hingga pelunasan piutang tersebut. Cost control and budgetting adalah bagian yang mengendalikan biaya-biaya operasional perusahaan. Bagian ini dibagi menjadi : Kasir, yaitu bagian yang mengatur serta mencatat pengeluaran dan pemasukan kas perusahaan, baik kas kecil, kas besar maupun kas bank. Pajak, yaitu bagian yang mengurus hal hal yang berhubungan dengan perpajakan. Admin finance yaitu bagian yang menangani masalah keuangan perusahaan serta pelaporan ke Accounting. Gudang, bagian ini memiliki tugas yang berkaiyan dengan adminstrasi pemenuhan barang dan bertanggung jawab atas jumlah barang yang ada di gudang serta membuat arsip yang berhubungan dengan transaksi barang. Gudang dibagi menjadi 2 bagian yaitu: Gudang stock, yaitu gudang yang menyimpan untuk

persediaan

barang

(inventory)

berfungsi

membuat BBK, rekap SPB, dan SJ pinjaman Gudang ekspedisi ( gudang pusat ), yaitu gudang yang mengurus barang siap untuk dikirimkan. Berfungsi untk membuat BBK, BBM, DKB, BAPD, dan lapangan stock Pembelian ( MD), bagian ini bertugas untuk melakukan order pembelian kepada supplier guna memenuhi setiap SPB, sehingga seluruh pemesanan barang terpenuhi.

Departemen Management information system (MIS) Departemen ini dibedakan menjadi dua bagian dan memilki masing masing tugas yang berbeda yaitu : a. Application and networking devolepment maintenance, memiliki tugas sebagai berikut : Menyusun dan membuat struktur fisik basis dan aplikasi Membuat dan memodifikasi program aplikasi Menyusun komunikasi antar komputer melalui jaringan

computer, baik secara hardware maupun software. Memelihara dan mengadministrasikan pengguna jaringan

komputer termasuk adimistrasi basis data terpusat diserver jaringan. Mengendalikan pemeliharaan perangkat keras dan lunak di perusahaan Mengawasi pengembangan perangkat lunak oleh pihak ketiga Membuat dan melakukan transformasi .konversi data

b. System analyst and administration, memiliki tugas sebagi berikut : Mencatat dan menganalisa aplikasi dan struktur data serta pemanfaatannya Merencanakan peraplikasi. Menetapkan spesifikasi fungsi aplikasi, berdasarkan kebutuhan pemakai dan mengoptimalkannya. Mengevaluasi / uji coba hasil penambahan dan perubahan dalam sistem atau aplikasi, dengan memastikan kesesuaian dengan kebutuhan pemakai akhir. Mengawasi aliran data dan validasi informasi serta koreksi. Memberikan penjelasan dan latihan kepada pemakai langsung. Memelihara data dan melakukan back up data dan aplikasi secara berkala. Melakukan persiapan seluruh proses dalam departemen MIS pengembangan detail struktur basis data

Departemen internal audit Secara umum internal audit bertugas mengamankan harta perusahaan yang berdasarkan standar operasional prosedur (SOP). Audit dibagi dua yaitu : Audit rutin yang pelaksananya berdasarkan jadwal atau dilakukan secara rutin. Audit khusus yang pelaksanaannya berdasarkan instruksi menajemen tergantung dengan kondisi perusahaan.

Departemen Personal general Affairs (PGA) Departemen ini berfungsi untuk mengurus berbagai hal umum mengenai pekerja demi kelangsungan perusahaan. Pekerja merupakan setiap orang yang bekerja dan mendapatkan upah. Pekerja terdiri atas dua macam yaitu : Pekerja tetap adalah pekerja yang telah diangkat menjadi karyawan tetap setelah melalui suatu prosedur seperti penilaian karyawan dan kebutuhan perusahaan Pekerja kontrak adalah pekerja yang diterima bekerja hanya untuk suatu periode tertentu dengan surat kesepakatan kerja.

Istilah istilah yang ada dalam personalia Promosi yaitu kenaikan jabatan / golongan jabatan ke jabatan yang lebih tinggi karena prestasi; Mutasi yaitu pemindahan pekerja dengan tidak mengurangi upah/ jabatan ke departemen lain Rotasi yaitu pemindahan pekerja dalam satu unit lain tapi dalam departemen yang sama Demosi yaitu pemindahan jabatan ke jabatan lebih rendah dengan upah yang juga ikut ( tunjangan jabatan dan fasilitas yang menyertai ) o

Departemen Penjualan ( Sales Departement ) Secara umum sales Departement melakukan follow up terhadap surat pemesanan Barang (SPB) sampai menjadi Nota dan siap untuk dikirimkan ke pelanggan. Selain itu juga menangani permasalahanpermasalahan yang terjadi berkaitan dengan proses penjualan.

Ada 3 bagian utama yang berperan penting di dalam Sales Departement, yaitu : Supplier (pemasok atau pabrikan) PT. Dialogue Garmindo Utama merupakan perusahaan

distributor yang bergerak di bidang produk perlengkapan bayi dan produk perlengkapan rumah tangga. Dalam pemenuhan barang, produk-produk yang didistribusikan tersebut dipasok oleh beberapa supplier, antara lain : CV Imanuel Kniting, CV Duta Setia Garmen, PT Tegar prima Nusantara, PT Harmoni Utama Textile, Cipta Kreasi Abadi, Popon Collection,dll. Distributor (PT. Dialogue Garmindo Utama) PT. Dialogue Garmindo Utama memiliki 34 titik pemasaran secara nasional, yaitu : 5 Kantor Perwakilan (KP) 10 Post Salesman (PS) 1 Makelar Up Country

Costumer (Pelanggan) Berdasarkan pemasaran produk, costumer (pelanggan)

dikelompokkan sebagai berikut : Modern Market,seperti Hyper Market, Super Market, Mini Market, Baby Shop. Tradisional Market, Seperti Toko atau P & D, dan Grosir. o Institusi, seperti Koperasi, apotek.

Departement Marketing Departement ini khusus mengurus hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan mempromosikan produk baik dengan memberikan diskon sampai membangun hubungan baik dengan toko atau pelanggan. Ada tahapan pemasaran yang dilakukan, yaitu Marketing Mix atau lebih dikenal dengan 4P: Product (Produk) Dilakukan dengan terus memberikan inovasi dan kreatifitas terhadap produk yang dipasarkan.

Price (Harga) Dilakukan dengan menetapkan harga produk yang sesuai dengan standar dan kualitas produk.

Place (Tempat) Dilakukan dengan menentukan tempat untuk memasarkan produk. Hal ini dapat dilakukan dengan mapping. Mapping merupakan cara PT Dialogue Garmindo Utama memetakan pelanggannya berdasarkan target pasar yang telah ditentukan sebelumnya untukkemudian dibagi menurut wilayah, provinsi, kota, dan kabupaten di Indonesia.

Promotion (Promosi) Hal ini berhubungan dengan bagaimana cara perusahaan untuk mempromosikan produk.

Terdapat dua macam promo yang dapat dilakukan di PT. Dialogue Garmindo Utama, yaitu : 1) Promo Toko yaitu toko yang mengajukan promosi kepada PT. Dialogue Garmindo Utama 2) Promo Pusat yaitu PT. Dialogue Garmindo Utama yang mengajukan promo kepada toko-toko

Bentuk-bentuk promo yang dapat dilakukan di PT. Dialogue Garmindo Utama adalah sebagai berikut : Diskon, ada 2 macam : Dana Hadiah Media promo seperti brosur, x-banner, katalog, spanduk Selling in promo diskon yang diberikan oleh PT. Garmindo Utama ke toko. Selling out promo diskon yang diberikan oleh PT. Garmindo Utama langsung ke konsumen.

BAB II JOB DESCRIPTION

2.1 Ikhtisar Pekerjaan Melaksanakan proses pembuatan Nota penjualan dan Kredit Nota dari mulai pemberian nomor Nota/KN sampai pencetakan hingga proses pengiriman dokumen dalam bentuk fisik maupun file. 2.2 Wewenang Meminta admin gudang dan admin sales untuk melakukan validasi atas SJSJ cabang yang telah dikirim ke pusat Meminta seluruh SJ pusat kepada admin gudang pusat agar dapat segera dibuatkan Nota Penjualan Menolak proses pembuatan Nota maupun KN jika ada perbedaan pada data di fisik dengan data di program 2.3 Tugas Mnerima Surat Jalan (SJ) pusat dan Surat Jalan (SJ) cabang serta Tanda Terima Barang (TTB) dan Bukti Barang Masuk (BBM) Membuat Nota atas SJ-SJ yang barangnya sudah dikirim ke pelanggan Membuat KN atas TTB dan BBM yang telah masuk ke Admin A/R Mencetak Nota dan KN kemudian meminta pengesahan/tanda tangan pada Nota dan KN yang sudah dicetak dari admin A/R yang berwenang Melakukan pengarsipan atas SJ yang telah dibuatkan Nota Melakukan pengarsipan atas dokumen yang berhubungan dengan KN seperti TTB, OP, dan bukti Retur Membuat TTD (tanda terima dokumen) sebagai bukti pengiriman dokumen baik Nota maupun KN Mengirim file NOTA (file tgh) dan file KN (file kndn) ke seluruh area tiap periode 2.4 Tanggung Jawab Melakukan follow up atas Surat Jalan (SJ) cabang maupun SJ pusat Memastikan Surat Jalan seluruh area telah dibuatkan Nota sesuai dengan urutan nomor SJ dan tanggal SJ di fisik maupun program back up data manual

Memastikan pencetakan Nota seluruh area telah sesuai dengan prosedur yang berlaku Memastikan cabang menerima dokumen yang telah dikirim

2.5 Alur Kerja Pembuatan Nota

Proses pembuatan Nota : Surat Jalan (SJ) cabang dan SJ pusat diurutkan berdasarkan tanggal dan nomor SJ Kemudian buka program ARMU2000 TRANSAKSI SPB, lalu pilih Kode Area Cari no SPB pada SJ Tekan F3 ketik nomor SPB Pada kolom No Nota tekan F8 Cek tanggal yang tertera pada SJ dengan tanggal pada program Jika sudah sama, tekan Y No Nota akan muncul pada kolom no Nota, tuliskan no Nota tersebut pada SJ dan SPB Cetak seluruh Nota berdasarkan no Nota yang sudah dituliskan pada SJ dan SPB Pisahkan SJ dengan SPB. SPB akan jadi arsip pada bagian Gudang. Kemudian satukan Nota dengan SJ, lihat tanggal, nominal dan jumlah item. Jika antara SJ dengan Nota sudah sesuai, minta ttd dari Admin A/R yang berwenang sebagai tanda bukti bahwa Nota tersebut sudah diakui.

 Nota yang sudah di tanda Nota dipisahkan sebagai berikut :

tangan tersebut :

Nota putih dan merah yang akan dikirimkan Nota kuning akan diarsip oleh admin pajak Nota hijau akan diarsip oleh bagian admin sales

SJ cabang dipisahkan dari Nota untuk dijadikan arsip oleh bagian fakturis

SJ pusat disatukan dengan Nota (putih dan merah) Pemberian cap perusahaan pada Nota putih Cap ASLI Pemberian cap perusahaan pada Nota merah Cap COPY Pembuatan TTD (Tanda Terima Dokumen) masing-masing area dengan cara sebagai berikut : ARMU2000 INFORMASI PENJUALAN Pilih AREA Tekan F8 Copy ke drive D Cari rptxx Copy ke excel Pengiriman dokumen ke setiap area kode area

Pembuatan KN

Proses Pembuatan Kredit Nota / KN : Fakturis menerima TTB dan BBM dari admin gudang pusat Buka program baru, lihat History Penjualan Pemberian no seri pajak dan tanggal sesuai dengan kode barang yang diretur Buka Program lam , TRANSAKSI RETURN PENJUALAN Pilih AREA Cari No BBM ( tekan F3) RINCI (tekan R) Validasi (ENTER) Simpan (F10) Buat KN dengan menekan F8 Ketik tanggal sesuai tanggal pembuatan KN Ketik No Faktur Pajak dan tanggal Faktur Pajak sesuai dengan No Seri Pajak Jika semua data telh diisi dengan benar, tekan ENTER Tuliskan Nomor KN di BBM Kemudian Proses Pencetakan KN

Setelah dicetak, CEK Nominal pada KN dan BBM. Jika sama, beri tanda tangan Pembuat lalu minta tanda tangan kepada admin A/R yang berwenang sebagai bukti pengesahan/pengakuan terhadap KN tersebut

Lalu sobek KN dan pisahkan seperti berikut ini : KN ASLI + Rinci ASLI + TTB Asli + OP + Bukti Retur diarsip oleh bagian fakturis KN COPY + Rinci COPY disatukan dan siap untuk dikirimkan ke area BBM ASLI + TTB COPY serahkan ke bagian gudang pusat

Pengiriman dokumen dengan menggunakan TTD manual

BAB III PERMASALAHAN DAN SOLUSI

Ada beberapa permasalahan yang sering terjadi saat proses pembuatan Nota maupun Kredit Nota (KN), antara lain : Pengiriman SJ copy dari cabang yang lama sehingga menghambat proses pembuatan Nota dan pada akhirnya menghambat pembuatan faktur pajak Lamanya proses pengerjaan/validasi SJ pada admin sales yang disebabkan oleh admin cabang yang belum mengirimkan e-mail file SPB yang sudah jadi SJ Lamanya proses penerjaan/validasi SJ pada admin gudang yang disebabkan oleh admin cabang yang belum mengirimkan e-mail file SJ, FD, dan GUD cabang Terjadinya pengiriman barang ke toko yang dilakukan cabang tanpa adanya Acc SPB dari admin A/R (pusat)