A. PENDAHULUAN
1. Maksud
Halaman 1 dari 23
2. Tujuan
C. LANDASAN KEBIJAKAN
D. PENGERTIAN
Halaman 2 dari 23
6. Buku Agenda adalah buku untuk mencatat semua surat baik surat masuk
maupun surat keluar sesuai klasifikasinya, yang digunakan untuk mengetahui
keberadaan surat;
7. Buku Ekspedisi adalah buku catatan yang berisi data singkat pengiriman
dokumen internal;
8. Lembar Tanda Terima adalah formulir yang berisi data singkat pengiriman
dokumen eksternal;
9. Berita Acara Penilaian dan Pemusnahan Dokumen adalah berita acara
yang berisikan pernyataan, penilaian dan pemusnahan dokumen.
10. Dokumen Pekerja adalah data , catatan dan bukti otentik setiap Pekerja
yang bekerja pada Dana Pensiun;
11. Dokumen Peserta adalah data, catatan dan bukti otentik Pekerja yang
memenuhi syarat Kepesertaan sesuai Peraturan dan terdaftar di Dana
Pensiun;
12. Dokumen Penerima Manfaat Pensiun adalah data, catatan dan bukti
otentik Peserta yang telah putus hubungan kerja dan memperoleh hak
Manfaat Pensiun berdasarkan Peraturan ;
13. Dokumen Investasi adalah catatan, surat berharga dan data bukti
pembukuan transaksi investasi;
14. Dokumen Keuangan adalah catatan, bukti pembukuan dan data pendukung
administrasi keuangan;
15. Dokumen lainnya adalah data atau setiap tulisan yang berisi keterangan
yang mempunyai nilai guna bagi Dana Pensiun, antara lain Risalah Rapat,
Surat Keputusan, Sertifikat dan Nomor Pokok Wajib Pajak;
16. Kode Penyimpanan adalah pemberian tanda / kode pada dokumen untuk
memastikan dan mengenali kembali dimana tempat dokumen disimpan
sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
17. Penggolongan / Klasifikasi Dokumen adalah pengelompokan dokumen
secara kronologis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan
administrasi Dana Pensiun.
18. Daftar Indeks Dokumen adalah daftar jenis dokumen yang disusun
berdasarkan abjad, dilengkapi dengan kode penyimpanan subjek / bentuk /
lembaga, digunakan sebagai pedoman untuk penyimpanan dan pencarian
dokumen;
19. Retensi Arsip adalah penetapan jangka waktu penyimpanan arsip, yang
dimaksudkan sebagai pembatasan agar arsip yang bersangkutan disimpan
hanya sampai suatu jangka waktu yang benar – benar diperlukan;
20. Jadwal Retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen yang disusun
dalam suatu daftar sesuai dengan jenis nilai kegunaannya dan dipakai
sebagai pedoman pemusnahan dokumen;
21. Konservasi Dokumen adalah usaha pemulihan dan perlindungan fisik
dokumen yang telah rusak dengan jalan pengawetan;
22. Legalisasi Dokumen adalah tindakan pengesahan isi dokumen yang
dialihkan atau ditransformasikan ke dalam Berita Negara, Lembaran Berita
Negara, mikrofilm atau media lain, yang menerangkan atau menyatakan
bahwa isi dokumen yang terkandung di dalamnya sesuai dengan naskah
aslinya;
23. Warkat adalah dokumen tertulis atau tergambar dalam bentuk kertas yang
mengandung informasi.
Halaman 3 dari 23
E. RUANG LINGKUP
Halaman 4 dari 23
PEDOMAN TATA KELOLA
A. BERDASARKAN KEGUNAANNYA
Kegunaan dokumen sebagai bahan informasi dan sumber acuan, penunjang proses
kerja, bahan pembuktian, bahan pertanggungjawaban, dan bahan penelitian.
a. Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang secara langsung dan terus
menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
Dana Pensiun.
b. Dokumen dinamis semi aktif adalah dokumen yang masih diperlukan dan
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi Dana Pensiun di fungsi
masing-masing, tetapi frekuensi penggunaannya sudah menurun.
2. Dokumen Statis adalah dokumen yang telah habis masa aktifnya tetapi masih
dianggap perlu untuk disimpan guna kepentingan sejarah dan penelitian, serta
kepentingan nasional.
Dokumen statis dapat berubah statusnya menjadi dokumen dinamis aktif lagi,
setelah adanya penilaian kembali bahwa dokumen tersebut masih diperlukan oleh
pemilik.
Halaman 5 dari 23
A.
B. BERDASARKAN NILAIGUNA BAGI KEPENTINGAN PENGGUNA
Halaman 6 dari 23
d. Nilai Dokumentasi adalah nilaiguna dokumen yang mengandung informasi
tentang dokumentasi.
Jangka waktu penyimpanan dokumen dalam bentuk dokumentasi ditetapkan
10 sampai dengan 30 tahun atau permanen.
Dokumen tidak selalu hanya memiliki nilaiguna tunggal, tetapi dapat juga memiliki
nilaiguna ganda. Pada dokumen yang mempunyai nilaiguna ganda, apabila
niliaguna yang satu berakhir, maka masih berlaku nilaiguna yang lain. Kegunaan
yang ganda ini menentukan pula nilai dokumen sehubungan dengan jangka
waktu penyimpanan/retensinya.
Halaman 7 dari 23
3. Dokumen Berguna adalah dokumen yang dipergunakan
untuk membantu kelancaran pekerjaan dan bernilai simpan sesuai Pedoman Tata
Kelola Dana Pensiun XYZ.
Apabila dokumen ini hilang mudah diganti, antara lain Rencana Kerja dan
Anggaran, Sistem Manajemen Kinerja.
4. Dokumen Berguna Sementara adalah dokumen yang
kegunaannya terbatas dan setelah pekerjaan selesai tidak dipergunakan lagi,
antara lain brosur kursus, kliping, undangan, edaran.
E. BERDASARKAN JENIS
Halaman 8 dari 23
PEDOMAN TATA KELOLA
Dana Pensiun membentuk Fungsi pengelola dokumen sesuai jenjang organisasi yang
ada yaitu : Fungsi Kepensiunan, Fungsi Umum, Fungsi Hukum, Fungsi Keuangan,
Fungsi Investasi dan Fungsi Operasi Oil Centre.
Halaman 9 dari 23
Halaman 10 dari 23
2. Tugas dan Tanggung Jawab Panitia Penilaian Dokumen Dana Pensiun adalah :
b. Menerima dan meneliti daftar pertelaan dokumen dinamis inaktif yang sudah
boleh dimusnahkan serta memproses persetujuan pemusnahannya sebagai
berikut :
1) Mengadakan sidang penilaian dokumen dan membuat
pertimbangan pemusnahan dokumen untuk dimintakan persetujuan
pemusnahannya kepada pimpinan Dana Pensiun atau pejabat yang
ditunjuk;
2) Membuat Berita Acara Penilaian dan Pemusnahan
Dokumen;
3) Melaksanakan Pemusnahan dokumen.
Halaman 11 dari 23
PEDOMAN TATA KELOLA
A. PENERIMAAN DOKUMEN
Adalah kegiatan menerima dokumen dan mencatatnya, baik yang berasal dari
intern maupun ekstern Dana Pensiun.
B. PENGELOMPOKAN DOKUMEN
Adalah kegiatan memilah – milah dokumen menurut kelompok berdasarkan subjek
(pokok permasalahan), bentuk (wadah penuangan), dan lembaga / instansi
pembuat dokumen sesuai ketentuan yang telah dibakukan, yang pada umumnya
dilaksanakan setelah dokumen selesai diproses dan akan disimpan dengan tujuan
untuk mempermudah :
1. Pemberian kode simpan;
2. Penyimpanan;
3. Pencarian dan penemuan kembali.
S0 = Umum
S1 = Kepensiunan
S4 = Keuangan
S8 = Sumber Daya Manusia
Halaman 12 dari 23
2. Kelompok Bentuk (B) adalah pengelompokan dokumen yang prinsipnya
berdasarkan pada bentuk ;
B0 = Umum
B1 = Pengatur dan Hukum
B2 = Naskah dan Pemberitaan
B3 = Keuangan
B4 = Sumber Daya Manusia
12 BNI Menteng
30 BNI Harmoni
80 Bank Muamalat
Halaman 13 dari 23
2) Dokumen Pajak, berupa :
a) SPT Pajak berdasarkan kode bayar, nomor pensiun, dan nomor
pekerja
b) Pajak Penghasilan pihak ketiga berupa bukti potong yang
diserahkan kepada Kantor Pajak berdasarkan urutan tanggal
pemotongan.
Halaman 14 dari 23
Contoh Kode Pemberi Kerja :
01 = PT XYZ
02 = PT Tongkang
03 = PT Patra Jasa
06 = PT Badak
07 = PT Pelita Air Service
11 = PT XYZ Dana Ventura (PDV)
12 = YKPP
10 Pensiun Normal
11 Pensiun Dipercepat
12 Pensiun Tertunda
13 Pensiun Diperlambat
21 Pensiun Janda langsung
31 Pensin Janda ex pensiun peserta
22 Pensiun Duda langsung
32 Pensiun Duda ex Pensiun peserta
41 Pensiun Anak langsung ex peserta
51 Pensiun Anak ex pensiun peserta/ janda/duda
1. Kode Pokok adalah Kode yang dicantumkan pada saat pembuatan suatu
dokumen yang menunjukan inti permasalahan dengan menggunakan dua digit,
terdiri dari satu huruf dan satu angka (biasanya digunakan pada dokumen yang
bersifat umum).
Contoh : S1 = Kepensiunan
S4 = Keuangan
Kode yang digunakan selalu S, dicantumkan dibelakang penulisan tahun
pembuatan nomor warkat.
Halaman 15 dari 23
Contoh pemberian kode pada memorandum
--- M EMORANDUM
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
Jakarta,
Nomor : /S02000/2007-S8
2. Kode Simpan adalah Kode yang dicantumkan di sudut kanan atas pada warkat
untuk menunjukan tempat penyimpanan dengan mencantumkan 2 digit sesuai
pokok permasalahan.
Contoh:
S0 - Umum
B1 - Pengaturan / Hukum
L3 - Badan Usaha
Perubahan kode simpan dapat terjadi apabila ada perubahan penafsiran dari
suatu subjek menjadi subjek yang lain, atau dari bentuk / lembaga menjadi
subjek.
L3
Jakarta, 27 Maret 2007
Nomor : 15/IM/2007-MO Yang terhormat
Lampiran: satu berkas Manajer Umum Dana Pensiun
Perihal : Perkenalan Dana Pensiun Jl. Mi. Ridwan Rais No. 7A
Jakarta
Dengan hormat,
isi surat
PT Intermasa
Direktur
Ttd
L3=kode simpan yang dicantumkan penerima, sebelum ada kebutuhan dan kaitan permasalahannya
Halaman 16 dari 23
Halaman 17 dari 23
Contoh pemberian kode simpan surat intern Dana Pensiun
B1
DANA PENSIUN XYZ
SURAT KEPUTUSAN
No. Kpts- ................/S00000/2007-S0
TENTANG
PENGAMANAN DOKUMEN DANA PENSIUN
Keterangan:
B1 = Kode simpan yang dicantumkan, merupakan kode simpan penerima warkat
untuk kelompok Pengatur dan Hukum
DANA PENSIUN
Halaman 18 dari 23
Contoh pemberian kode simpan untuk dokumen keuangan
(SPT PPH 21) DISUSUN SESUAI NO PENSIUN
Sesuai Peraturan Dana Pensiun XYZ yang berlaku maka kepada yang namanya tersebut di dibawah ini diberikan hak
pensiun sebagi berikut :
===============================================================
Dasar : Surat Keputusan PT XYZ ( Persero) …………..
Nama : Achmad Putro (5)
Nomor Pensiun : 01-9-327931-10
Jenis Pensiun : Pensiun Normal
Kode keluarga
Dst ............
===============================================================
Halaman 19 dari 23
D. PENYIMPANAN DOKUMEN
Halaman 20 dari 23
2) Penyimpanan berdasarkan Kelompok Kode Bayar adalah
penyimpanan dari kumpulan dokumen yang berhubungan dengan
Keuangan / pembayaran berdasarkan pada kode bayar dan nomor
pensiun .
Contoh : pembayaran SPT PPH pasal 21 dengan nomor urut 10100 dan
nomor pensiun 01 -9-472402 -10.
Surat ini disimpan dalam kode bayar 10100 yaitu Bank Mandiri ex BDN dan
disusun secara berurutan sesuai nomor pensiun.
Halaman 21 dari 23
4. Dalam kegiatan penyimpanan dokumen dilakukan dengan menggunakan alat
pendukung yang dibedakan berdasarkan warna :
c. Warna ordner, tanda pada dos dokumen, lembar pembatas dan lain – lainnya
hendaknya disesuaikan dengan warna – warna tersebut.
E. PEMELIHARAAN DOKUMEN
Adalah kegiatan perawatan fisik dan pengamanan dokumen agar selalu terpelihara
dengan baik, aman dan terlindung dari segala kemungkinan yang merugikan.
Cara pemeliharaan tersebut mencakup :
1. Perawatan :
a. Susunan tata letak dokumen agar mudah dijangkau;
b. Suhu dalam ruangan penyimpanan diatur tetap, berkisar antara 170 C
0
- 22 C dan kelembaban udara diusahakan 50% - 60%;
c. Tidak boleh terkena sinar matahari langsung;
d. Pemeriksaan dilakukan secara berkala/ sesuai kebutuhan;
e. Sebelum disimpan, dokumen harus difumigasi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku;
f. Setelah penyimpanan dokumen difumigasi setiap 6 bulan;
g. Tempat penyimpanan dokumen diberi kapur barus; dan
h. Konservasi dokumen yaitu usaha pemulihan dan perlindungan fisik
dokumen yang telah rusak dengan cara mengawetkan, misalnya laminating,
penambalan.
2. Pengamanan :
a. Tidak diperbolehkan meletakan dokumen di sembarang tempat;
b. Tidak diperbolehkan membawa dokumen keluar kantor tanpa ijin;
c. Tidak menyerahkan tugas/ kewajiban kepada orang yang tidak
berwenang;
d. Wajib menjaga kerahasiaan dokumen baik lisan maupun tertulis di
dalam atau di luar kedinasan;
e. Menghindari penyimpanan dokumen secara berlebihan / duplikasi;
f. Mengunci tempat penyimpanan dokumen untuk menghindari
kemungkinan penyadapan dan pencurian;
g. Menyimpan dokumen yang bersifat rahasia dan vital secara
khusus;dan
Halaman 22 dari 23
h. Tidak membawa atau mengirim dokumen secara terbuka.
Adalah kegiatan penemuan kembali dan peminjaman suatu dokumen secara cepat dan
tepat, sebagai berikut :
1. Langsung menuju ke tempat penyimpanan dokumen (Kelompok S, B, L dan
N);
2. Lihat buku kendali pada file/ tanggal;
3. Lihat Bon Peminjaman (contoh terlampir );
4. Apabila tidak ditemukan di tempat penyimpanan dokumen dapat dilihat pada bon
peminjaman dan pengembalian dokumen;
5. Peminjaman dokumen dilakukan :
a. Peminjam dokumen mengisi bon peminjaman dan pengembalian
dokumen dalam rangkap 3 (tiga) :
1) Lembar pertama oleh Pelaksana Pengelola Arsip
ditempatkan pada file sebagai pengganti dokumen yang dipinjam;
2) Lembar kedua dilekatkan pada dokumen yang dipinjam;
3) Lembar ketiga oleh Pelaksana Pengelola Arsip disimpan
pada tempat penyimpanan bon peminjaman & pengembalian dokumen.
b. Peminjam dapat menggandakan dokumen sesuai kebutuhan.
G. PENGEMBALIAN DOKUMEN
H. PENYUSUTAN DOKUMEN
b. Penyerahan dokumen
1) Kegiatan sebelum penyerahan dokumen :
Halaman 23 dari 23
a) Memeriksa jenis/ macam dokumen;
b) Menentukan usia penyimpanan dokumen;
c) Menentukan penyerahan secara vertikal / horizontal.
c. Pemusnahan dokumen
1) Kegiatan pemusnahan fisik dokumen secara total sehingga tidak dapat
dikenal lagi baik isi maupun bentuknya terhadap dokumen yang :
a) Telah
melampaui jangka waktu wajib simpan;
b) Tidak
lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan Dana Pensiun;
c) Tidak
mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional;
d) Tidak
ada peraturan perundang – undangan yang melarang; atau
e) Tidak
terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang
masih dalam proses.
Halaman 24 dari 23
PEDOMAN TATA KELOLA
Presiden Direktur
Halaman 25 dari 23
Halaman 26 dari 23