ADMINISTRASI KELOMPOK

Administrasi kelompok adalah seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut semua kegiatan yang
dilakukan oleh kelompok tersebut.
Perangkat administrasi kelompok yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok
maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok itu, seperti : usaha, permodalan, jaringan kerjasama
dan lain-lain. Perangkat administrasi itu dibedakan menjadi dua bagian pokok, yaitu administrasi kegiatan
dan administrasi keuanagan.
Administrasi kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan
kelompok diluar urusan keuangan. Beberapa perangkat administrasi kegiatan yang diperlukan kelompok
antara lain:
1.      Buku Anggota
2.      Buku Kegiatan Kelompok
3.      Buku Tamu
4.      Buku Notulen Rapat
5.      Buku Produktivitas dan Hail Produksi
6.      Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
7.      Buku Ekspedisi
8.      Buku Kepemilikan Sarana /Prasarana Anggota
9.      Buku Luas Lahan Garapan
10.  Buku Pengurus
11.  Buku Daftar Hadir

Administrasi Keuangan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan keuangan
kelompok

Perangkat Kelengkapan Administrasi Lainnya:

Buku-buku dan dokumen penting lain yang harus dimiliki kelompok yang kuat dan sudah maju..

Jenis – Jenis Administrasi Kelompok

A. Administrasi Kegiatan Kelompok
1. Buku Induk Anggota
Adalah dokumen tertulis yang berisi tentang biodata kelompok. Buku ini bermanfaat untuk
mengetahui nama-nama anggota, jumlah dan perkembangan anggotanya serta hal-hal lain yang
berhubungan dengan data anggota kelompok.

Modul Tatap Muka ke 3 / Administrasi Kelompok / Ina F / 2020 Page 1

 2. Buku Tamu
Adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke
dalam kelompok.

3. Buku Notulen Rapat

Adalah berisi catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik
pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota.

4. Buku Kegiatan Kelompok

Adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh
kelompok, misalnya rencana kegiatan kelompok, catatn pelaksaan kegiatan, hasil monitoring dan
evaluasi.

5. Buku Produktifitas dan Hasil Produksi

Adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala hasil tingkat produktivitas panen dan
produksi usaha perikanan  seluruh komoditi yang diusahakan para poklahsar yang dilaksanakan di
wilayah kelompok tersebut.

6. Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang surat-surat yang dibuat kelompok untuk para
anggota maupun pihak luar serta surat-surat yang diterima kelompok dari pihak-pihak luar yang
pernah dikirim ke kelompok.

7. Buku Ekspedisi
Adalah dokumen tertulis yang memuat tentang bukti pengiriman dokumen seperti surat maupun
dokumen/barang lainnya yang dikirim kepada para anggota maupun kepada pihak-pihak luar.

8. Buku Kepemilikan Srana/Prasarana Anggota

Adalah dokumen tertulis yang memuat tentang jenis-jenis sarana-prasarana perikanan seperti alat-
alat dan mesin yang dimiliki anggota kelompok

9. Buku Luas Lahan

Adalah dokumen tertulis yang berisi tentang luasan areal lahan garapan anggota kelompok berupa
lahan yang dijalankan para anggota.

10. Buku Pengurus

Adalah dokumen tertulis yang berisi tentang biodata setiap pokdakan poklahsar dan KUB yang
menjadi pengurus kelompok

Modul Tatap Muka ke 3 / Administrasi Kelompok / Ina F / 2020 Page 2

 11. Buku Daftar Hadir
Adalah dokumen tertulis yang berisi kehadiran setiap anggota kelompok dalam setiap kali
kelompok mengadakan kegiatan.

B. Administrasi Keuangan
1. Buku Kas
Adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok
yang menyangkut keluar masuknya keuangan kelompok.

2. Buku Iuran Anggota

Adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang masuknya iuran dalam bentuk uang tunai maupun
kedalam kas kelompok.

3. Buku Inventaris
Adalah dokumen tertulis yang berisi tentang jenis barang, sarana dan prasarana seperti alat-alat
dan mesin yang dimiliki kelompok baik yang berasal dari pembelian yang dilakukan oleh kelompok
maupun dari bantuan pemerintah.

4. Buku Penjualan
Adalah dokumen yang berisi tentang segala kegiatan penjualan hasil produksi usaha yang
dihasilkan kelompok yang dilaksanakan oleh anggota kelompok.

5. Buku Pembelian
Adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan pengeluaran uang yang
dipergunakan untuk membeli barang berupa alat dan mesin serta bahan baku usaha berupa
sarana produksi,

Perangkat Kelengkapan Administrasi Lainnya

Selain buku-buku dan dokumen penting lain yang harus dimiliki Kelompok Tani, Kelompok Tani yang kuat
dan sudah maju diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan administrasi lainnya, yakni berupa :
1.    Sekretariat Kelompok Tani
2.    Papan Nama (Plank) Kelompok Tani
3.    Stempel Kelompok Tani
4.    Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar

Modul Tatap Muka ke 3 / Administrasi Kelompok / Ina F / 2020 Page 3

5.    Arsip Dokumen Berita Acara Pembentukan Kelompok Tani
6.    Arsip Dokumen Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kelompok Tani
7.    Arsip Dokumen Berita Acara Benah Kelompok Tani
8.    Rencana Kerja Kelompok atau Rencana Definitif Kelompok Tani (RDK)
9.    Rencana Kebutuhan Kelompok Tani (RDKK)
10.  Rencana Usaha Anggota (RUA)
11.  Arsip Dokumen Biodata Anggota Kelompok Tani
12.  Dokumen berupa papan data (Monografi) Kelompok Tani

Modul Tatap Muka ke 3 / Administrasi Kelompok / Ina F / 2020 Page 4