ADMINISTRASI KELOMPOK

By. : Didi Supriyadi

Disampaikan pada Bintek Kawasan Rumah Pangan Lestari (KRPL) Bagi

Penyuluh Pendamping Program Percepatan Penganekaragaman Konsumsi Pangan (P2KP)
Bertempat di Aula Dinpertan dan KP Kabupaten Banyumas
Tanggal 02 Agustus 2019
DEFINISI :
Pengertian Administrasi Kelompok
 Administrasi Kelompok ; adalah seperangkat catatan
atau dokumen yang menyangkut semua kegiatan yang
dilakukan oleh kelompok .
 Perangkat administrasi kelompok yang baik dan benar
diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok
maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok ,
seperti : usaha, permodalan, jaringan kerjasama, dll.
 Perangkat administrasi dibedakan menjadi dua bagian
pokok, yaitu :
a). administrasi kegiatan dan
b). administrasi keuangan.
 I. ADMINISTRASI KEGIATAN
Administrasi Kegiatan;
adalah segala catatan yang berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar
urusan keuangan.

Beberapa perangkat administrasi kegiatan;

1)Buku Induk Anggota
2)Buku Pengurus
3)Buku Kegiatan Kelompok
4)Buku Tamu
5)Buku Notulen Rapat
6)Buku Produktivitas dan Hasil Produksi
7)Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
8)Buku Ekspedisi
9)Buku Kepemilikan Sarana/ Prasarana Anggota
Buku Luas Lahan Garapan
10)
Buku Daftar Hadir
11)

 
 II. ADMINISTRASI KEUANGAN
Administrasi Keuangan;
adalah segala catatan yang berkaitan dengan keuangan kelompok.

Beberapa perangkat administrasi keuangan yang diperlukan

kelompok antara lain :
1).   Buku Kas
2).   Buku Iuran Anggota
3).   Buku Tabungan Anggota
4).   Buku Inventaris
5).   Buku Penjualan
6).   Buku Pembelian
7). Buku Arisan
8). Buku Simpanan
 III. PERANGKAT KELENGKAPAN
ADMINISTRASI LAINNYA
Kelompok Wanita Tani, yang kuat dan maju diharapkan haruslah
memiliki perangkat administrasi, antara lain :
1).   Sekretariat Kelompok
2).   Papan Nama (Plank) Kelompok
3).   Stempel Kelompok
4).   Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar
5     Arsip Dokumen Berita Acara Pembentukan Kelompok
6).   Arsip Dokumen AD/ART
7).   RDK dan RDKK
8). RUA dan RUB
9).  Arsip Dokumen Biodata Anggota Kelompok
10). Papan Monografi  
11). Peta Wilayah Kelompok
 
 IV. JENIS-JENIS ADMINISTRASI
KELOMPOK WANITA TANI
Administrasi Kegiatan Kelompok
1). Buku Induk Anggota
 Buku induk anggota adalah dokumen tertulis yang berisi

tentang biodata setiap ibu-ibu tani maupun wanita tani

yang menjadi anggota kelompok.
 Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama

anggota, jumlah dan perkembangan anggotanya serta hal-

hal lain yang berhubungan dengan data anggota kelompok.
 Nomor anggota diberikan kepada setiap anggota sesuai

dengan urutan pada saat petani menyatakan diri menjadi

anggota kelompok.
 Co. Format Buku Daftar Anggota
TGL TGL.
PEKERJAA
NO. NAMA LAHIR / L/P ALAMAT MASUK TTD KET.
N
UMUR ANGGOTA

1 2 3 4 5 6 7 8 1
   
   
             
   
   
 2. Buku Tamu

2). Buku Tamu
 Buku tamu adalah dokumen tertulis yang berisi
catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah
berkunjung ke dalam kelompok.
 Buku ini bermanfaat untuk mengetahui seberapa
jauh perhatian maupun bimbingan yang pernah
diberikan oleh pihak luar.
 Contoh Formatnya sbb :
 Co. Format Buku Tamu
HARI INSTANSI / MAKSUD KESAN / TANDA
NO. NAMA JABATAN
TANGGAL ALAMAT TUJUAN PESAN TANGAN
1 2 3 4 5 6 7 8
 
 
             
 
 
 3). BUKU NOTULEN RAPAT
  Buku notulen rapat adalah berisi catatan tentang hal-hal yang telah
dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan pengurus
maupun pertemuan anggota.
 Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan
ataupun hal-hal lain yang pernah dibicarakan. Catatan ini juga
bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalaman-pengalamannya
yang lalu baik berupa keberhasilan maupun kelemahan serta persoalan-
persoalan yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya.
 Bagi pihak luar, catatan ini juga bermanfaat untuk mengetahui persoalan
yang pernah dibicarakan di dalam kelompok sehingga dapat membantu
pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya.
 Hasil pertemuan dicatat secara garis besar ataupun kesimpulan yang
menurut anggota dianggap penting, tidak perlu semua kalimat/ perkataan
yang disampaikan semua peserta dicatat sebagai hasil pertemuan.
 Co. Format Buku Notulen Rapat
POKOK KETERANG
HASIL AN
NO. HARI BAHASAN / JML
TEMPAT PESERTA KESEPAKATA
  / TGL AGENDA PESERTA
N
RAPAT

1 2 3 4 5 6 7 8
             
 
 
 4). Buku Kegiatan Kelompok
 Buku kegiatan kelompok;
adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala
kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok, misalnya;
rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan
kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan
kelompok, dan sebagainya.
 Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi
kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-
pengalaman yang dimiliki.                       
 Co. Buku Kegiatan Kelompok
No. Hari/Tgl Jenis Kegiatan Uraian Hasil Keterangan
kegiatan
5. Buku Produktivitas dan Hasil
Produksi
 Buku Produktivitas dan Hasil Produksi
 Buku produktivitas dan hasil produksi;

adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala

hasil tingkat produktivitas dan produksi usahatani
seluruh komoditi yang diusahakan, misalnya
produktivitas dan produksi usahatani padi sawah,
palawija, hortikultura maupun komoditi peternakan dan
perikanan.
 Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat untuk
mengetahui tingkat fluktuasi produktivitas dan produksi
berbagai komoditi dari musim ke musim.
 Co. Buku Produktivitas & Produksi
No. Nama Petani Jenis Luas Produksi Provitas Keter.
Tanaman (MT/Th)
6). Buku Agenda Surat Masuk dan Surat
Keluar
 Buku agenda surat masuk dan surat keluar;
 adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang
surat-surat yang dibuat kelompok untuk para anggota
maupun pihak luar serta surat-surat yang diterima
kelompok dari pihak-pihak luar yang pernah dikirim ke
kelompok.
 
 Co. Agenda Surat Masuk/ Keluar
No. Tgl Surat Dari/ Kepada Isi Surat Keter.
 7. Buku Ekspedisi

 Buku ekspedisi;
adalah dokumen tertulis yang memuat tentang bukti
pengiriman dokumen seperti surat maupun dokumen/
barang lainnya yang dikirim kepada para anggota
maupun kepada pihak-pihak luar. 
 co. Buku Ekspedisi
No. Jenis/ Isi surat Dikirim Kepada Banyak Tanda tangan
nya Penerima
8). Buku Kepemilikan Sarana/ Prasarana
Anggota
 Buku kepemilikan sarana/ prasarana anggota;
adalah dokumen tertulis yang berisi tentang jenis-jenis
sarana dan prasarana pertanian seperti alat-alat dan
mesin pertanian yang dimiliki anggota kelompok.
 Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama
anggota yang memiliki alat-alat dan mesin
pertanian; sehingga dapat direkapitulasi jumlah
sarana dan prasarana pertanian di kelompok tersebut.
 9). Buku Luas Lahan Garapan

 Buku luas lahan garapan dan usahatani anggota;

adalah dokumen tertulis yang berisi tentang luasan
areal lahan garapan anggota kelompok berupa lahan
darat pekarangan, tegalan, kebun serta jenis-jenis
usahatani yang dijalankan para anggota .
 Buku ini berguna untuk mengetahui luasan areal

garapan dan jenis usahatani anggota sehingga

kelompok dapat mengklasifikasi anggotanya
berdasarkan jenis usahatani para anggota.
 Co. Buku Luas Garapan
No. Nama Luas Garapan (Ha) Keterangan
S T P
 10).  Buku Pengurus

 Buku pengurus;
adalah dokumen tertulis yang berisi tentang biodata
setiap petani yang menjadi pengurus kelompok.
 Contoh Format sbb :
 Co. Format
Buku Susunan Pengurus
Periode Tahun ....... Sampai Dengan .........

BERHENTI
TGL
TGL PEKERJA
NO. NAMA L/P ALAMAT JABATAN DIANGKA
LAHIR AN
T TGL ALASAN
 11). Buku Daftar Hadir

 Buku daftar hadir anggota kelompok dalam setiap kali

kelompok mengadakan kegiatan.
 Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama

anggota yang menghadiri berbagai kegiatan kelompok.

 Co. Buku Daftar Hadir
No. Nama Jabatan Alamat Tanda
tangan
 
ADMINISTRASI KEUANGAN
 1). Buku Kas

 Buku kas adalah;

dokumen tertulis yang mencatat tentang segala
kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok yang
menyangkut keluar masuknya keuangan kelompok.
 Contoh Format buku kas :
 Co. Fomrat Buku Kas

HARI
URAIAN
NO. / TANGGAL PENERIMAAN PENGELUARAN SISA
KETERANGAN
 
 2). Buku Iuran Anggota

 Buku iuran anggota;

adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang
masuknya iuran dalam bentuk uang tunai maupun
natura kedalam kas kelompok.

 Besar
kecilnya iuran ditentukan berdasarkan
keputusan musyawarah anggota kelompok.
 Co. Buku Iuran Anggota
No. Nama Alamat Besarnya Keterangan
Iuran (Rp)
 3). Buku Tabungan Anggota

 Buku tabungan anggota;

adalah dokumen yang mencatat tentang tabungan baik
dalam bentuk uang tunai maupun natura kedalam kas
kelompok. Besar kecilnya iuran ditentukan berdasarkan
keputusan musyawarah
 Co. Buku Tabungan
No. Nama Bulan / Rp. Keter
4. Buku Tabungan
Anggota Jan Peb Mat Apr dst
 4). Buku Inventaris

 Buku inventaris;
adalah dokumen tertulis yang berisi tentang jenis
barang, sarana dan prasarana yang dimiliki kelompok
baik yang berasal dari pembelian yang dilakukan oleh
Kelompok Wanita Tani maupun dari bantuan
pemerintah.
 Co. Format Buku Inventaris
KEADAAN
PERKIRAAN
JUMLAH
NO. NAMA BARANG NILAI KETERANGAN
(UNIT)
(HARGA RP.) BAIK RUSAK

 
 1 2  3  4  5  6   7
 
 5). Buku Penjualan
 Buku penjualan;
 adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala
kegiatan penjualan hasil produksi usahatani yang
dihasilkan Kelompok Wanita Tani yang dilaksanakan
oleh anggota kelompok.
 Buku penjualan akan bermanfaat untuk mengetahui

perkembangan penjualan hasil produksi usahatani,

termasuk perkembangan harga jual tiap-tiap komoditi
usahatani yang dijual.
 Co. Buku Penjualan.
No. Hr/Tgl/Bln Jenis Jumlah Harga Totol Ket.
Barang Satuan(R (Rp)
p)
 6). Buku Pembelian

 Buku pembelin;
 adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala
kegiatan pengeluaran uang yang dipergunakan untuk
membeli barang berupa alat dan mesin pertanian serta
bahan baku usahatani berupa sarana prduksi pertanian
seperti pupuk, pestisida dsb.
 co. Buku Pembelian.
No. Hr/Tgl/Bln Jenis Jumlah Harga Totol Ket.
Barang Satuan(R (Rp)
p)
 Co. Buku Arisan

No. Nama Bulan / Rp. TTD Keter

5. Buku Arisan
Anggota Jan Peb Mat dst
 Co. Buku Simpanan
No Nama Jenis Simpanan Ket.
6. Buku Simpanan
Pokok Wajib sukarel
a
 IV. PENUTUP

1. Kesimpulan
Sebuah organisasi yang kuat dan
maju sudah sepatutnya mempunyai
administrasi kelompok yang baik dan benar.
Perangkat kelengkapan administrasi
Kelompok yang semestinya dibuat,
digunakan dan dimiliki Kelompok,
diantaranya adalah :
1). Administrasi Kegiatan
2 ).Administrasi Keuangan
3 ).Perangkat Kelengkapan Administrasi Lainnya
 2. Saran-saran
Karena dalam melaksanakan administrasi memerlukan biaya,
keterampilan maupun kemauan pengurus Kelompok, ada
beberapa saran sebagai beriktut :
1). Secara periodik perlu dilaksanakan kegiatan berupa kursus
kilat administrasi bagi pengurus Kelompok Wanita Tani ;
2). Memanfaatkan potensi dan sumberdaya yang ada di
lingkungan Kelompok;
3). Bimbingan para Penyuluh Pertanian kepada Kelompok
secara berkala ;
4). Perlombaan administrasi kelompok perlu dilaksanakan
untuk memacu pelaksanaan tertib administrasi.