ADMINISTRASI DAN

KEUANGAN P3A

Disampaikan pada
.Acara Pelatihan Penguatan Kelembagaan P3A
ARIFIN TA – ISAI IPDMIP

INTEGRATED PARTICIPATORY DEVELOPMENT FOR MANAGEMENT

IRRIGATION PROGRAM
IPDMIP
 Alamat Kantor
 Sarana dan Prasarana
 Struktur Organisasi
 Administrasi ( Buku tamu, Buku Notulen
Rapat, Buku daftar anggota, Buku iuran
anggota P3A, Daftar hadiri rapat dll)
 Dokumen kegiatan (gotong royong, Rapat, dll)
 2 Buku-buku pendukung Administrasi
P3A/GP3A/IP3A
 Dalam menjalankan kegiatannya P3A/GP3A/IP3A
perlu dilengkapi dengan buku-buku
operasionalnya
 Tujuan penyiapan buku-buku ini adalah untuk
mengagendakan seluruh kegiatan
P3A/GP3A/IP3A yang berupa kegiatan fisik
administrasi & Keuangan P3A/GP3A/IP3A.
 Buku-buku pendukung merupakan kelengkapan
buku-buku Administrasi P3A/GP3A/IP3A antara
lain berupa
Administrasi umum dilaksanakan oleh sekretaris
yang kegiatannya meliputi
1) Penyusunan PSETK (Profil Sosial Ekonomi
Teknik Kelembagaan)
2) Penyusunan rencana kegiatan
3) Pembuatan daftar pengurus dan anggota P3A
4) Pembuatan notulen dan daftar hadir rapat; dan
5) Surat menyurat.
No Nama Umur Alamat Jabatan Keterangan
1 Sumadin 49 Desa Marga mulya Ketua Terpilih dalam
rapat
2 Mukidi 61 Desa Mercan Wakil Terpilih tgl.......
Ketua
3 Sapaat 55 Desa Kabiren Sekretaris Terpilih tgl.......

4 Suryani 45 Desa Keban Bendahara Terpilih tgl.....

5 Apud 50 Desa Agung Ulu-ulu Terpilih tgl....

6 Dudung 56 Desa Mekar Ketua
Blok-1
7 Arif 54 Desa Murni Ketua Terpilih tgl...
Blok-2
No Nama Umur Alam Luas Status
at (Ha) Pemili Pemilik/ Penggara
k Penggara p
p
1 Asmuin 55 Th Lahat 0,50
2 Samsir 57 Ps II 0,50
3 Mardi 60 Th Muara 1,00
dua
Keanggotaan P3A/GP3A/IP3A
 Anggota P3A/GP3A/IP3A terbagi dalam
beberapa blok kwarter sesuai dengan letak
lahan garapannya .
 Masing-masing blok kwarter diketuai oleh
seorang Ketua Blok
 Ketua blok ini dikoordinir oleh seorang Ulu-
ulu terutama dalam hal pendistribusian air di
masing-masing wilayahnya.
 No Tanggal Nama Jabatan Alamat Maksud Saran Tanda
lengkap & Tujuan /Pendapa Tangan
t
Kedatangan Tamu
tamu yang
bersangkutan

Contoh buku agenda :

Agenda surat masuk, agenda ini disiapkan untuk mencatat semua surat-surat yang
masuk/diterima oleh P3A/GP3A/ IP3A dengan membikin tabel yang kolom-kolom nya
berisi sebagai contoh berikut :

No Tanggal Asal surat Nomor Surat Perihal surat dan Tanda tangan
dan tanggal lampiran
Surat diterima (jelas) (jelas) (jelas) Pengantar
surat
 Kepada : Yth
Anggota P3A Saluyu
 Nomor : 01/P3A Sal/X/2018 di
 Perihal : Undangan Rapat Tempat
 Dengan hormat
 Bersama ini kami mengundang saudara-saudara pada pertemuan Anggota P3A Saluyu
yang akan diadakan pada,
 Hari : Kamis, 3 Oktober 2018 2018
 Pukul : 09.00 s.d selesa
 Tempat : Desa Mekar (Rumah Ketua P3A Saluyu)
 Acara : persiapan perbaikan saluran
 Atas kehadiran saudara pada pertemuan di atas diucapkan terima kasih.
 Desa Mekar, 1 Oktober 2018
 Ketua Sekretaris

 ( Sumadin ) ( Sappat)

 Tembusan :
 1. Ketua Ketua Komisi Irigasi
 2. Arsip
No Nama Utusan No Hp Tanda Tangan

1 Santo P3A Mandiri O813.....

2 Sukman P3A Saluyu 0812....
3 Mardianto P3A Ulu Danau 0815...
 Rapat diadakan pada tanggal...................
 Untuk membahas masalah.................
 Usulan untuk memecahkan masalah disampaikan oleh peserta rapat
sebagai berikut :
 1
 2
 3
 Usul telah disetujui oleh peserta rapat dan rapat selanjutnya akan diadakan
pada tanggal......
 Untuk membahas masalah yang belum diselesaikan
 Muara danau 3 Oktober 2018
 Mengetahui
 Ketua Sekretaris

 Sumadin Sapaat

 Pembuatan Notulen Rapat dan Daftar Hadir
 Untuk mengetahui tingkat kehadiran rapat dan siapa
yang hadir dalam rapat, perlu di buat notulen.
 Notulen berisi catatan tentang materi dan keputusan
dalam rapat serta hal-hal yang perlu dibicarakan di rapat
berikutnya karena ada hal yang belum selesai
dibicarakan.
 Daftar hadir juga penting untuk mengetahui siapa saja
yang mengambil keputusan dalam rapat.
 Catatan :
 Notulen dan daftar hadir dibuat oleh sekretaris dan
disimpan untuk kemudian dibacakan pada saat
rapat berikutnya akan dimulai.
 Dengan demikian menjadi jelas apa yang sudah
dan yang belum diputuskan dalam rapat terdahulu.
 c. Surat Menyurat
 Kegiatan surat menyurat P3A merupakan
tanggung jawab sekretaris.
 Sehingga Perlu diajarkan cara membuat dan
mengarsipkan surat-surat seperti surat undangan,
surat pemberitahuan. dll
  Kepada : Yth.
  
 Nomor : 03/X/2018 Bapak Petugas Pengairan
 Perihal : Laporan Kebanjiran di
 Muara Dua
   
 Isi :
 Di daerah kami yang mendapat air dari pintu tersier BBL II pada blok petak kuarter II banyak
areal sawah seluas kurang lebih 10 ha yang tergenang air sehingga dikhawatirkan merusak
tanaman padi yang sedang berumur 2 (dua) minggu.
  Maka kami minta pada Bapak agar dapat mengurangi air yang diberikan ke petak sawah
kami.
   Ulu Danau 10 Oktober 2018
 Ketua P3A ....I
 Supardin
 Tembusan :
 Ketua Komisi Irigasi
 Arsip



 Administrasi keuangan dilakukan oleh bendahara.
 Tugas bendahara berhubungan dengan segala hal yang menyangkut tentang
penerimaan dan pengeluaran uang termasuk kebijaksanaan tentang
anggaran dan penggunaan uang organisasi. Secara terperinci tugas itu
sebagai berikut:
• Mengelola seluruh pemasukan baik yang berasal dari iuran anggota,
hasil kerjasama dari pihak luar, hasil usaha kegiatan ekonomi, dan lain-
lain, serta mengatur dan mencatat pengeluarannya;
• Menyimpan uang di Bank dan untuk pengambilan sekurang-kurangnya
ditanda tangani oleh bendahara dan ketua; dan
• Membuat rencana anggaran biaya kegiatan yang perlu diputuskan dalam
rapat anggota.
 • Tugas Rinci Bendahara
 1) Bersama dengan pengurus P3A lainnya mengadakan Pertemuan untuk
membahas pengumpulan iuran P3A
 2) Mengelola seluruh pemasukan P3A
 berasal dari iuran anggota;
 berasal dari hasil kerjasama dengan pihak luar;
 berasal dari hasil usaha kegiatan ekonomi P3A;
 Dan pemasukan lainnya
 Mengatur dan mencatat pengeluaran P3A dan menyusun Pembukuannya;
 Menyimpan uang di Bank atas nama P3A yang bersangkutan
 Untuk pengambilan uangnya, sekurang-kurangnya harus ditanda tangani oleh
bendahara dan ketua P3A ; dan
 Menyusun rencana anggaran biaya untuk setiap kegiatan P3A.
 Rencana Kegiatan P3A tadi harus diusulkan berdasarkan keputusan rapat anggota
P3A
 Melaporkan rincian pengeluaran P3A dan mempertanggung jawabkannya dalam
forum rapat anggota;
 Rincian Pengeluaran uang P3A harus transparan
  
 Bendahara perlu memiliki pembukuan
keuangan harian yang terdiri dari catatan
pengeluaran dan penerimaan. Berdasarkan
catatan ini selanjutnya setiap bulan atau setiap
tiga bulan atau setiap akhir tahun (kalau
kegiatannya jarang) bendahara membuat buku
besar.
No Tanggal Uraian Penerimaan Pengeluaran Sisa
(Rp) (Rp)

1. 1-1-2018 Sumbangan PT. X 100.000 - 100.000

2. 3-1-2018 IPAIR P3A 700.000 800.000

3. 12-1-2018 Membeli 150.000 650.000

PC = 5 zak

4. 13-1-2018 Kegiatan konsumsi 10.000 640.000

kerja bakti

Mengetahui …………..,1 Januari 2019

Ketua Bendahara
 Laporan kegiatan disiapkan oleh sekretaris dan
dibahas pengurus lainnya pada dasarnya dapat
dilakukan dengan sederhana yakni dituliskan
kegiatan mana yang tercantum dalam rencana
yang telah dilakukan dan kegitan mana yang
tercantum dalam rencana yang belum
dilakukan.
 Laporan ini disampaikan oleh ketua pada rapat
anggota sebagai laporan tahunan.
No Kegiatan Yang Dalam Kegiatan yang belum Keterangan
Pelaksanaan Dilaksanakan
1. Lining saluran -
2. - Bangunan box tersier Belum tersedia dana
3. Pekerjaan longsoran - Gotong royong
sal. Tersier
 Sumber Dana
Sumber Dana P3A berasal dari berbagai sumber antara lain dari :Iuran
anggota.
 Sumber lain yang syah menurut hukum, seperti usaha ekonomi P3A
yang sifatnya mandiri maupun hasil kerjasama P3A dengan pihak luar,
misalnya hasil usaha penyediaan saprodi, kerjasama pemasaran dengan
pengusaha, hasil kontrak karya pekerjaan fisik.
 Pinjaman lunak dari luar misalnya dari pemerintah maupun di luar
pemerintah, yang tujuannya demi kemajuan P3A.
 Bantuan dari luar misalnya dari pemerintah maupun lembaga lainnya,
tetapi bantuan tersebut tidak harus manyebabkan P3A tidak mandiri.
 Denda dari anggota.