Disampaikan oleh

PPL UPTD PERTANIAN

TANGGUL
1. Latar Belakang
Setiap kelompok tani mempunyai beberapa buku yang
harus diisi oleh Pengurus kelompok tani. Tetapi di
lapangan banyak kelompok tani yang tidak mengisi
buku-buku tersebut dengan berbagai alasan, kalaupun
ada pencatatannya hanya dilakukan untuk hal-hal
tertentu saja (misalnya ; daftar anggota) jarang sekali
yang lengkap. Bahkan dibeberapa kelompok tani ada
yang diisikan oleh PPL / Pembina. Pada beberapa
kasus pengurus kelompok tani tidak tahu / mengerti
mengisi buku-buku tersebut. Pengurus kelompok tani
belum merasa bahwa buku-buku catatan tersebut
sangat berguna untuk kemajuan kelompok tani itu
sendiri.
2. Manfaat Adminitrasi
Kelompok
 Untuk mengingatkan kembali sesuatu hal
 Untuk menilai dan mengetahui
perkembangan kelompok tani
 Sebagai alat bukti
 Sebagai dokumen
 Sebagai bahan informasi bagi kelompok
tani maupun pihak lain yang berkaitan
dengan kelompok tani itu, seperti
perkembangan usaha, perkembangan
modal, jaringan kerjasama/mitra usaha dan
lain-lain.
 3. Macam-macam Buku
Administrasi Kelompok
 Administrasi kelompok adalah seperangkat
catatan atau dokumen yang menyangkut tentang
semua kegiatan yang dilakukan oleh kelompok
tersebut. Perangkat administrasi kelompok yang
baik dan benar diperlukan sebagai bahan
informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang
berkaitan dengan perkembangan kegiatan
kelompok, seperti usaha, permodalan, kerjasama
dan lain-lain. Perangkat administrasi itu
dibedakan menjadi 2 (dua) bagian pokok, yaitu :
 Administrasi kegiatan
 Administrasi keuangan (akan dibicarakan tersendiri)
 Admintrasi kelembagaan
Apa itu administrasi kegiatan

 Administrasi kegiatan adalah segala

catatan yang dilakukan oleh kelompok
berkaitan dengan kegiatan kelompok
diluar urusan keuangan. Selain aturan
dasar dan aturan rumah tangga,
beberapa perangkat administrasi yang
diperlukan kelompok a.l :
Buku Daftar Anggota

 Adalah dokumen tertulis yang berkaitan

tentang biodata setiap petani yang
menjadi anggota kelompok.
 Buku ini bermanfaat untuk mengetahui
nama-nama anggota, jumlah dan
perkembangan anggota, serta hal-hal
lain yang berhubungan dengan data
anggota kelompok
Contoh : BUKU DAFTAR
ANGGOTA
 Halaman Depan (sebagai sampul buku)
 Sampul Buku Berlaku untuk semua jenis
buku tinggal mengganti nama bukunya.

BUKU DAFTAR ANGGOTA

Nama Kelompok Tani : ………………………

Alamat : ………………………
Format isi buku

Pemilikan Lahan (ha)

Umur Jenis
No Nama L/P Pendidikan Jabatan
(Th) Sawah Tegal Pekrg Usaha
Buku Daftar Pengurus
 Adalah dokumen tertulis yang berkaitan
tentang biodata setiap petani yang
menjadi anggota pengurus kelompok.
 Buku ini bermanfaat untuk mengetahui
nama-nama anggota yang menjadi
pengurus, jabatan dalam pengurus,
masa bakti, serta hal-hal lain yang
berhubungan dengan data anggota
pengurus kelompok
Format isi buku

Umur Nomor Masa

No Nama L/P Pendidikan Jabatan Ketrng
(Th) Anggota Bakti
Buku Tamu
 Adalah dokumen tertulis yang berisikan
catatan tentang pihak-pihak luar yang
pernah berkunjung kedalam kelompok
tani. Buku ini bermanfaat untuk
mengetahui seberapa jauh perhatian
ataupun bimbingan yang pernah diberikan
oleh pihak luar terhadap kelompok tani
yang bersangkutan. Buku tamu diisi setiap
kali ada pihak dari luar kelompok tani yang
datang untuk suatu keperluan.
Format isi buku

Maksud dan Kesan/

No Tanggal Nama Jabatan Tanda-Tangan
Tujuan Pesan
Buku Daftar Hadir
 Adalah dokumen tertulis yang
berkaitan tentang data setiap petani
yang sering mengikuti berbagai
kegiatan kelompok.
 Buku ini bermanfaat untuk mengetahui
nama-nama anggota, jumlah dan
partisipasi anggota terhadap berbagai
kegiatan kelompok, terutama dalam
kegiatan belajar mengajar di kelompok
tani.
Format isi buku

No Nama Jabatan Alamat Tanda-Tangan

Buku Notulen Rapat
 Adalah catatan tentang hal-hal yang telah dibahas
dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan
anggota maupun pertemuan pengurus. Catatan
pertemuan ini penting untuk mengetahui segala
persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah
dibicarakan. Catatan ini juga bermanfaat bagi kelompok
untuk melihal pengalaman-pengalamannya yang lalu
baik berupa keberhasilan maupun kelemahan serta
persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan cara
mengatasinya. Bagi pihak luar catatan ini juga
bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah
dibicarakan di dalam kelompok sehingga membantu
pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya.
Format isi buku

Hari / Tanggal Kamis, 11 Oktober 2012

Tempat Pertemuan Balai Pertemuan UPTD Tanggul
Pokok Bahasan Sosialisasi SL-PTT tahun 2012
Peserta 30 orang
Hasil Pertemuan
Buku Kegiatan Kelompok
 Adalah dokumen tertulis yang mencatat
tentang segala kegiatan yang
dilaksanakan oleh kelompok, misalnya
rencana kegiatan kelompok, catatan
pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring
dan evaluasi kegiatan kelompok dan
sebagainya. Dokumen-dokumen
tersebut bermanfaat bagi kelompok
untuk mengingat kembali pengalaman-
pengalaman yang dimiliki.
Format isi buku

No Tanggal Uraian Kegiatan Keterangan

Admintrasi Keuangan
 Administrasi keuangan atau Pembukuan keuangan
kelompok adalah catatan keuangan untuk kegiatan-
kegiatan kelompok. Hal-hal yang dibukukan dalam
buku ini diantaranya adalah : iuran bulanan anggota,
sumbangan untuk kegiatan kelompok, biaya rapat,
biaya ATK kelompok, biaya transportasi dan lain-lain.
Bila kelompok melakukan kegiatan tabungan, simpan-
pinjam, usaha bersama, catatan (pembukuan)
keuangannya harus terpisah masing-masing kegiatan
harus ada catatan tersendiri.
 Buku-buku ini dilengkapai dengan arsip dari
kumpulan bukti-bukti pengeluaran maupun
pemasukan uang berupa nota, bon kwitansi, faktur
pembayaran dll. Jadi walaupun sudah dicatat bukti-
bukti tersebut tetap harus disimpan (diarsipkan)
Contoh :
BUKU KAS HARIAN/BULANAN
Bulan Januari 2012
No
No Tanggal Uraian Debet Kredit Saldo
Bukti

Mengetahui Pemegang Kas

Ketua Kelompok

Baskoro
Bintang Pradana
Contoh :
BUKU CATATAN PENGELUARAN
Beli Beli Beli Bayar Bayar
No Tanggal Jumlah
Pupuk ATK ………… Buruh Hutang
Contoh :
BUKU CATATAN PEMASUKAN
Jual Jual Terima Terima
No Tanggal DLL Jumlah
Pupuk ……… Pinjaman SW dll
Contoh : ARSIP BUKTI
PENGELUARAN/PEMASUKAN
No Tanggal Uraian Jumlah Catatan
Admintrasi Kelembagaan

 Admintrasi kelembagaan Poktan yang

perlu disiapkan adalah :
 Profil Kelompok Tani
 Rencana Kerja Kelompok (RDK/RDKK)
 Peta Wilayah Kelompok
 Data produktifitas usahatani
Adminitrasi SL-PTT
 Surat Permohonan
 Surat Pernyataan
 RDKK / CPCL
 RUK
 Tanda Terima Penerimaan Benih
 Daftar Hadir Pertemuan
 Nota Pembelian Benih / Saprodi
 Buku Kas
 Contoh – Contoh
administrasi SL-PTT
 BUKU ADMINISTRASI
KELOMPOK TANI
YG PERLU DISIAPKAN
1. Buku Tamu
2. Buku Kas
3. Bukti Pengeluaran uang(Kwitansi/nota)
4. Daftar hadir Pertemuan Kelompok & notulen
5. Daftar Hadir SL (8 kali) & Laporan
6. BA Penerimaan Benih & no seri label
7. BA Penerimaan Saprodi LL
8. Label benih
9. Dokumentasi
10.Laporan (per unit)
11.Jadwal SL – PTT