ADMINISTRASI UPPKS

zakiattamamipro
AHMAD ZAKI, S.Th.I
Penyuluh KB
 MEKANISME PENGELOLAAN
ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

Pengelolaan administrasi dan keuangan

yang baik akan menunjang kelancaran
pelaksanaan kegiatan usaha kelompok.
Kelengkapan administrasi dan buku
catatan aliran keluar masuk keuangan
kelompok akan turut menentukan
keberhasilan dan kesinambungan usaha

zakiattamamipro
suatu kelompok.
 JENIS BUKU DAN KEGUNAANNYA

ADMINISTRASI KELOMPOK

Buku Induk Anggota Untuk mencatat data anggota kelompok

UPPKS

Buku Kegiatan Untuk mencatat semua kegiatan yang

dilakukan oleh kelompok/anggota

Buku Tamu Untuk mencatat tamu-tamu yang datang,

yang berkaitan dengan kegiatan
kelomppok UPPKS

Buku Ekspedisi Untuk mencatat tentang keluar masuknya

zakiattamamipro
surat-surat, yang berkaitan dengan
kegiatan kelompok UPPKS
 PEMBUKUAN SIMPAN PINJAM

Buku Kas Harian Untuk mencatat kegiatan harian

tentang keluar/masuknya uang
kelompok.
Buku Simpanan dan Untuk mencatat simpanan dan
Sumbangan sumbangan anggota kelompok
termasuk simpanan pokok,
simpanan wajib dan simpanan
sukarela.
Buku Pinjaman dan Untuk mencatat pinjaman dan
Angsuran angsuran dari setiap anggota
kelompok.
Bukti Kas dan Buku Kas Sebagai bukti dan untuk mencatat

zakiattamamipro
pengeluaran dan penerimaan uang
dari dan untuk kelompok.
PEMBUKUAN USAHA PERORANGAN/KELOMPOK
Buku Kas Harian Untuk mencatat kegiatan harian tentang
keluar masuknya uang usaha perorangan
atau usaha kelompok.

Buku Inventaris Untuk mencatat semua jenis barabg, sarana

dan atau peralatan yang dimiliki.

Buku Pembelian Untuk mencatatsemua pengeluaran uang

yang digunakan untuk belanja barang/bahan
baku sesuai dengan jenis usahanya

Buku Penjualan Untuk mencatat semua pemasukan uang

yang diperoleh dari hasil penjualan barang
dari usaha yang dilakukan.

zakiattamamipro
Buku Hasil Produksi Untuk mencatat semua jenis barang/jasa yang
dihasilkan/diproduksi.
Jenis-jenis buku dan pencatatan/pembukuan yang harus
disediakan oleh kelompok UPPKS dapat disesuaikan
dengan kondisi dan kemampuan
• Pada Tahap I
Kelompok UPPKS minimal membuat dan mengerjakan
Buku Kas Harian dan Buku Inventaris.

• Pada Tahap II
Kelompok UPPKS membuat Buku Kas Harian, Buku
Inventaris, buku Penjualan dan Buku Pembelian.

• Pada Tahap III

zakiattamamipro
Kelompok UPPKS membuat Buku Kas Harian, Buku
Inventaris, Buku Penjualan, Buku Pembelian dan Buku
Hasil Produksi.
 CARA PENGISIAN

Pada sampul setiap buku kelompok dicantumkan

nama dan alamat lengkap kelompok UPPKS misalnya :

Nama Kelompok : LESTARI

Kampung KB : Lestari
Kelurahan : Gunung Panjang
Kecamatan : Tanjung Redeb
Kabupaten/Kota : Berau
Provinsi : Kaltim

zakiattamamipro
ADMINISTRASI KELOMPOK

Buku Induk Anggota

• Data dari setiap anggota, diisi dengan :
Nomor Anggota
Nomor pendaftaran menjadi anggota misal: 01,
untuk nomor anggota terdaftar pertama
Nama : Misal : ny.Suharti
Tanggal Lahir/Umur : Misal : 2 Juni 1955
Pekerjaan : Misal: Ibu Rumah Tangga
Pendidikan : Misal: SMP tahun kedua

zakiattamamipro
Alamat : Misal: Jln Swadaya No. 26
RT.04/RW.1, Desa A
Tgl.Menjadi Anggota : Misal: 17 Juli 1996
Jenis Usaha : Nama jenis usaha yang dilakukan.
Misal: Membuat Krupuk Udang.
Nama Suami/Isteri : Misal: Parmin
Jumlah anak : Jumlah anak hidup yang dimiliki. Misal: 2 or
Metode KB yg digunaka : Misal: Kondom, sejak April 1996, Pil sejak
Juli 1996, Suntik sejak Desember 1998

Pernyataan bersedia menjadi :

Pernyataan dari anggota kelompok dengan menuliskan nama, tanda
tangan/cap jempol.
Pasfoto ukuran 2,5 x 3 cm di pojok kanan.

Pernyataan berhenti sebagai anggota :

Sejak berhenti : Diisi dengan tanggal, bulan dan tahun mulai

zakiattamamipro
berhenti. Alasan : Isi alasan mengapa berhenti.
Alamat baru: Alamat baru bila anggota kelompok tersebut
pindah ,tempat tinggalnya.
 Buku Kegiatan
Buku kegiatan kelompok dibuat berupa tabel dengan judul tabel
sebagai berikut :

Tanggal : Tanggal kegiatan kelompok yang dilakukan

misal : Tanggal 5-11-2018
Kegiatan : Jenis kegiatan yang dilakukan
misal : Rapat Pengurus Kelomppok
Dipimpin oleh : Petugas / organisasi pembina kegiatan yang
memimpin kegiatan. Misal: Ketua
Jumlah Peserta : Jumlah peserta yang hadir pada kegiatan tersebut.
Misal : 3 orang ( Ketua, Sekretaris dan Bendahara )
Penjelasan : Uraian hasil kegiatan yang bersangkutan.

zakiattamamipro
Misal : - membahas rencana kelompok tahun 2019
- membahas penerimaan anggota baru
 Buku Tamu

Buku tamu dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai

berikut :

Nomor : Nomor Urut.

Hari.tanggal : Hari.tanggal tamu tersebut datang.
Nama : Nama tamu yang datang/berkunjung.
Asal Instansi : Asal Instansi dari tamu yang bersangkutan.
Keperluan : Maksud dan tujuan yang datang.
Kesan/Pesan : Kesan/pesan dari tamu terhadap kelompok.
Tanda tangan : Tanda tangan dari tamu yang bersangkutan.

zakiattamamipro
 Buku Ekspedisi

Buku ekspedsi digunakan sebagai catatan dan tanda bukti

pengiriman surat/barang, dibuat berupa tabel dengan judul
tabel sebagai berikut :

Tanggal : Tanggal surat atau surat pengantar

Nomor : Nomor surat atau surat pengantar
Penerima : Nama, jabatan, dan instansi penerima
Keterangan : Untuk barang: jenis dan jumlah yang dikirim
Untuk surat: Pokok surat ( bili perlu )
Tanggal terima : Tanggal terima surat atau barang
Nama/paraf penerima : Nama jelas dan paraf penerima

zakiattamamipro
 PEMBUKUAN SIMPAN PINJAM
Buku Kas Harian
Buku Kas Harian dibuat bulanan. Lembar pertama diberi judul bulan/tahun buku,
kemudian dibuat tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Tanggal : Tanggal setiap bukti pengeluaran/penerimaan uang kas harian.

Misal : Tanggal 5-1-2009, dan seterusnya sampai dengan penutupan buku
Nomor Bukti Kas : Nomor urut bukti pengeluaran/penerimaan uang kas.
Misal : 01/K (uang keluar), 02/M (uang masuk)
Uraian : Uraian penggunaan uang keluar/penerimaan uang.
Misal : Konsumsi Rapat Pengurus. Angsuran dari Ny.Ani
Pemasukan : Jumlah uang yang masuk/diterima.
Misal : Rp.100.000,-
Pengeluaran : Jumlah uang yang dikeluarkan.
Misal : Rp. 75.000,-
Saldo Kas : Selisih antara pemasukan dan pengeluaran.
Saldo kas dihitung dan dicatat setiap terjadi transaksi, sehingga keadaan
kas setiap harinya dapat diketahu tanpa harus menunggu penutupan buku.

zakiattamamipro
Jumlah : Setiap kali akan berganti halaman dan setiap bulan dilakukan penjumlahan
dari seluruh pemasukan dan pengeluaran serta saldo kas akhir.
Saldo kas akhir merupakan saldo awal pada lembar/bulan yang baru.
Setiap penutupan buku kas harian harus diberi tanggal dan ditanda tangan oleh
bendahara dan ketua kelompok.
 Buku Simpanan dan Sumbangan
Kelompok
Buku Simpanan dan Sumbangan Kelompok terdiri dari:
Daftar Simpanan Pokok, Daftar Simpanan Wajib, Daftar Simpanan Sukarela, dan
Daftar Sumbangan.
Daftar Simpanan Pokok Meruipakan rekapitulasi pembayaran simpanan pokok oleh
anggota, baik secara tunai maupun mengangsur, dibuat berupa tabel dengan judul
tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor urut.

Nama : Nama anggota yang membayar angsuran simpanan pokok.
Angsuran ( I s/d IV )
Tanggal : Tanggal pembayaran angsuran simpanan poko
Rp : Adalah jumlah uang pembayaran yang diterima.
Paraf : Paraf bendahara dan anggota yang bersangkutan.

zakiattamamipro
Lunas
Tanggal : Tanggal pelunasan pembayaran yang terakhir
Rp : Adalah jumlah keseluruhan uang simpanan pokok yang diterima.
Paraf : Paraf bendahara dan anggota yang bersangkutan.
Daftar Simpanan Wajib, dibuat berupa tabel dengan judul tabel
sebagai berikut :

Nama : Nama anggota kelompok yang bersangkutan.

Nomor Anggota : Nomor anggota kelompok yang bersangkutan.
Tanggal : Tanggal penerimaan/pengeluaran simpanan wajib.
Uraian : Penjelasan penerimaan/pengeluaran :
Saldo posisi keuangan
(+) penerimaan.
(-) pengeluaran.
Jumlah : Besarnya jumlah uang yang diterima/dikeluarkan
Tanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang bersangkutan.

zakiattamamipro
 Daftar Simpanan Sukarela, dibuat berupa tabel dengan
judul tabel sebagai berikut :

Nama : Nama anggota kelompok yang bersangkutan.

Nomor Anggota : Nomor anggota kelompok yang bersangkutan.
Tanggal : Tanggal penerimaan/pengeluaran simpanan sukarela.
Uraian : Penjelasan penerimaan/pengeluaran :
Saldo posisi keuangan
(+) penerimaan.
(-) pengeluaran.
Jumlah : Besarnya jumlah uang yang diterima/dikeluarkan
Tanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang bersangkutan.

zakiattamamipro
 Daftar Sumbangan, dibuat berupa tabel dengan judul
tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor Urut.

Tanggal : Tanggal penerimaan sumbangan.
Jumlah : Jumlah uang sumbangan yang diterima.
Dari : Nama anggota yang memberikan sumbangan.
Tanda tangan : Tanda tangan pengurus dan anggota yang menyumbang.
Keterangan : Catatan singkat tentang penerimaan sumbangan tersebut.

zakiattamamipro
 Buku Pinjaman dan Angsuran Kelompok.

Buku Pinjaman dan Angsuran Kelompok Dibuat berupa tabel dengan judul
tabel sebagai berikut :
Nama : Nama anggota kelompok yang bersangkutan.
Nomor Anggota : Nomor anggota kelompok yang bersangkutan.
Tanggal : Tanggal pengeluaran/penerimaan pinjaman/angsuran.
Besar Pinjaman : Jumlah pinjaman yang diberikan pada anggota.
Angsuran : Besarnya jumlah angsuran yang disetorkan anggota.
Sisa pinjaman : Sisa pinjaman setelah dikurangi angsuran.
Jasa : Besarnya uang yang dibayar oleh anggota sebagai jasa.
Denda : Besarnya uang yang dibayar oleh anggota sebagai denda.

zakiattamamipro
Tanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang
meminjam/mengangsur
 Bukti Kas dan Buku Kas

Bukti Kas
Bukti Kas merupakan tanda bukti penerimaan atau pengeluaran uang sebelum
dibukukan ke Buku Kas Harian atau buku-buku lainnya. Bukti kas masuk dan
keluar sebaiknya dibedakan warnanya,atau diberi tanda yang jelas, berupa
formulir yang mencantumkan nama/alamat kelompok, dan uraian yang
menyebutkan nomor urut bukti kas, uraian uang masuk/keluar, dan besarnya
uang.
Buku Kas, terdiri dari :
Buku Kas Keluar, untuk membukukan semua uang keluar, dibuat berupa tabel
dengan judul tabel sebagai berikut :
Nomor : Nomor urut pengeluaran
Nama Kelompok : Nama kelompok UPPKS yang bersangkutan
Alamat : Alamat kelompok UPPKS yang bersangkutan
Tanggal : Tanggal pengeluaran uang
Uraian : Uraian tentang penggunaan/pengeluaran uang

zakiattamamipro
Misal : Pinjaman modal
Jumlah : Besar uang yang dikeluarkan
Buku Kas Masuk, untuk membukukan semua uang masuk, dibuat
berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor urut penerimaan.

Nama Kelompok : Nama kelompok UPPKS yang bersangkutan.
Alamat : Alamat kelompok UPPKS yang bersangkutan.
Tanggal : Tanggal penerimaan uang.
Uraian : Uraian tentang pemasukan.
Misal : Setoran pinjaman Ny. Suharti
Sumbangan sukarela Ny. Suharti
Jumlah : Besar uang yang dikeluarkan.

zakiattamamipro
Pencatatan pada Buku Kas Keluar/Masuk harus dengan disiplin tepat waktu
dan dikerjakan oleh bendahara.
BUKU ANGGOTA KELOMPOK

Pada sampul Buku Anggota Kelompok dicantumkan :

• Nama, nomor anggota, dan alamat anggota yang bersangkutan.
• Nama dan alamat kelompok seperti pada buku-buku lainnya.

Buku Anggota Kelompok berisi :

Lembar Simpanan Pokok yang mencantumkan : Besarnya Simpanan Pokok yang

ditetapkan kelompok, dan untuk berapa kali angsuran. Selanjutnya dibuat tabel
dengan judul tabel sebagai berikut :
Angsuran ( I s/d IV )
Tanggal : Tanggal pembayaran angsuran simpanan pokok
Rp : Adalah jumlah uang pembayaran yang diterima.
Paraf : Paraf bendahara dan anggota yang bersangkutan.
Lunas
Tanggal : Tanggal pelunasan pembayaran yang terakhir

zakiattamamipro
Rp : Adalah jumlah keseluruhan uang Simpanan Pokok yang diterima.
Paraf : Paraf Bendahara dan anggota yang bersangkutan.
Lembar Simpanan Wajib dan Sukarela dibuat berupa tabel dengan judul
tabel sebagai berikut :

Tanggal : Tanggal penerimaan/pengeluaran simpanan.

Simpanan Wajib : Jumlah simpanan wajib yang dibayarkan oleh anggota:
(+) berarti penyetoran
(-) berartipenarikan oleh anggota.
Misal : (+) Rp. 5.000,-
Simpanan Sukarela : Besarnya uang yang disimpan/diambil oleh anggota yang
bersangkutan :
(+) berarti penyetoran anggota.
(-) berarti pengambilan oleh anggota.
Setiap ada penyetoran dan pengambilan selalu
dijumlah/dikurangkan.
Jumlah : Jumlah simpanan wajib dan sukarela ( +/- ), sesudah
penyetoran/pengambilan.
Tanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang bersangkutan sebagai
pengesahan penerimaan/pengambilan simpanan.

zakiattamamipro
Keterangan : Kolom yang dapat diisi dengan catatan sekaitan dengan
penyetoran/pengambilan simpanan anggota.
Dipindahkan : Petunjuk untuk dipindahkan ke halaman berikut bila telah penuh,
dengan dijumlah lebih dahulu.
Lembar Sumbangan dibuat berupa tabel dengan judul
tabel sebagai berikut :

Tanggal : Tanggal pemberian sumbangan dari anggota kepada

kelompok.
Rp. : Besar jumlah sumbangan yang diberikan.
Misal : Rp. 5.000,-
Tanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota sebagai pengesahan
penerimaan sumbangan dari anggota.

zakiattamamipro
Lembar Pinjaman dan Angsuran, dibuat berupa tabel dengan judul tabel
sebagai berikut :

Nomor : Nomor urut

Tanggal : Tanggal penerimaan pnjaman maupun pembayaran
angsuran.
Besar pinjaman : Jumlah pinjaman yang diterima.
Misal : Rp. 50.000,- (tanggal 17-11-2009)
Angsuran : Besarnya uangangsuran yang dibayar
Misal : Angsuran I Rp. 5.000,- (tgl 16-12-2009)
Sisa Pinjaman : Keadaan pinjaman setelah pembayaran uang angsuran.
Misal : Setelah angsuran I sisanya adalah Rp.45.000,-
Jasa : Besarnya uang jasa yang diterima dari anggota setiap
pengangsuran. Misal : Rp. 2.700,- (6% dari sisa pinjaman
sebesar Rp. 45.000,-).
Denda : Denda yang dikenakan karena menunggak.
Tanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota sebagai pengesahan
penerimaan pembayaran.
 PEMBUKUAN KEGIATAN USAHA
PERORANGAN/USAHA KELOMPOK
Buku Kas Harian Usaha Perorangan/Kelompok, pembuatan dan
cara pengisiannya sama seperti dalam Buku Kas Harian
Kegiatan Simpan Pinjam.

Buku Inventaris, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor Urut

Tanggal : Tanggal penerimaan barang tersebut.
Jenis barang : Nama jenis barang yang dimiliki oleh tiap unit usaha
perorangan/kelompok.
Jumlah barang : Jumlah dari tiap jenis barang inventaris yang dimiliki.
Nilai (Rp)
Satuan : Harga satuan barang. Misal : 1 mesin jahit 1.200.000,-

zakiattamamipro
Jumlah : Nilai keseluruhan jenis barang yang dimiliki.
Misal : Mesin jahit yang dimiliki 2 buah = 2.400.000,-
Sumber : Dari mana barang itu berasal, diberi (oleh siapa) atau
membeli sendiri.
Buku Pembelian, dibuat berupa tabel dengan judul
tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor urut.

Tanggal : Tanggal pembelian barang tersebut.
Jenis Barang : Nama jenis barang yang dibeli. Misal : Benang
Jumlah Barang : Jumlah barang yang dibeli, Misal : 5 Kotak
Harga (Rp)
Satuan : Harga satuan barang.
Jumlah : Harga keseluruhan barang yang dibeli
Sumber : Dari mana barang itu berasal, diberi (oleh siapa) atau

zakiattamamipro
membeli sendiri.
Buku Penjualan, dibuat berupa tabel dengan
judul tabel sebagai berikut:

Nomor : Nomor urut.

Tanggal : Tanggal penjualan barang/hasil produksi tersebut.
Jenis Barang : Nama jenis barang yang dijual.
Jumlah Barang : Jumlah barang/hasil produksi yang dijual.
Harga (Rp)
Satuan : Harga satuan barang/hasil produksi yang dijual.
Jumlah : Harga keseluruhan barang yang dijual.

zakiattamamipro
 Buku Hasil Produksi, terdiri dari dan diisi dengan :

Nomor : nomor Urut

Tanggal : Tanggal suatu barang/hasil yang diproduksi.
Hasil produksi : Nama dari suatu barang/hasil produksi.
Jumlah : Jumlah dari barang/hasil yang diproduksi.

zakiattamamipro