BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Berbagai upaya telah dilaksanakan oleh pemerintah untuk meningkatkan

kesejahteraan masyarakat, dan sejak tahun 1976 institusi BKKBN setelah
melakukan kegiatan yang khususnya ditujukan untuk keluarga akseptor KB agar
mereka dapat memperoleh kehidupan yang lebih baik. Melalui program
Community Incetive Project (CIP) yang penggarapannya dilaksanakan melalui
pendekatan pembangunan desa secara keseluruhan, para keluarga akseptor
diberikan berbagai insentif atas prestasi masyarakat pedesaan dalam kesertaan
ber-KB. Kegiatan tidak sampai di situ saja dan pada tahun 1979, program ini
dikembangkan lebih luas melalui pendekatan kelompok, dengan anggota yang
mayoritas nya adalah ibu-ibu akseptor dengan kegiatan yang dikenal sebagai
UPPKA (Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga Akseptor). Pada tahun 1990
UPPKA diubah menjadi UPPKS (Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga
Sejahtera) untuk mencakup sasaran yang lebih luas yaitu dengan melibatkan
Pasangan Usia Subur (PUS) yang belum ber-KB, Keluarga Pra Sejahtera (KPS),
Keluarga Sejahtera I (KS I), dan Keluarga lain yang berminat menjadi anggota
Kelompok UPPKS. UPPKS diharapkan adanya meningkatkan pendapatan keluarga
yang kemudian akan memperbaiki kesejahteraan, baik dari keluarga beserta KB
yang bersangkutan maupun dari seluruh anggota kelompoknya. Dengan
peningkatan kesejahteraan tersebut, diharapkan kesertaan dan kesinambungan
ber-kb secara tidak langsung dapat ditingkatkan.

Perkembangan suatu kelompok sangat dipengaruhi oleh banyak faktor antara lain
faktor dalam kelompok itu sendiri yang lebih lazim disebut sebagai dinamika
kelompok yang dapat dipantau dan dikembangkan melalui pertemuan dan
sarasehan antara anggota kelompok tersebut. Untuk lebih memantapkan
kegiatan ekonomi produktif yang dilakukan oleh para anggota kelompok maka
perlu peningkatan pengetahuan dan keterampilan an-nafi anggota kelompok
dalam berbagai aspek dan yang paling mendasar di samping peningkatan
pengelolaan usahanya antara lain adalah pengelolaan administrasi dan keuangan
kelompok.

B. TUJUAN

Umum
Memberikan keseragaman petunjuk pelaksanaan kepada para pengelola dan
pelaksana dalam membina kelompok serta keterampilan bagi pengurus dalam
mengelola kelompok.
Khusus
Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan pengelola dalam :
 Berorganisasi
 Menumbuhkan dinamika kelompok
  Menggali dan memanfaatkan sumber daya dan potensi setempat guna
memajukan kelompok.
 Melihat kelompoknya secara utuh dan benar, termasuk kelemahan dan
potensinya.
 Menyeragamkan dalam cara melakukan kegiatan administrasi kelompok
termasuk administrasi keuangan.
 Merangsang kelompok agar dapat meningkatkan usaha dan membangun
ekonomi keluarga.
 Meningkatkan dan memantapkan kesertaan ber-KB para anggota
kelompok dan, dan mandiri dalam ber-KB.

C. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Pedoman Pengelolaan dan Pengembangan Kelompok UPKKS untuk

para pengelola dan pengurus Kelompok UPPKS dalam membina,
mengembangkan dan meningkatkan keterampilan dalam mengelola kegiatan
UPPKS di lini lapangan dengan sasaran dan jangkauan sebagai berikut :
1. Sasaran
Sasaran pedoman pengelolaan dan pengembangan kelompok UPPKS
terutama untuk para pengelola dan pembina kegiatan UPPKS serta
pengurus kelompok UPPKS di lapangan. Dengan pedoman ini diharapkan
dapat memberikan pemahaman bagaimana membentuk, mengelola,
mengembangkan dan membina Kelompok dan kegiatan UPPKS, sehingga
Kelompok UPPKS beserta kegiatannya dapat berkembang dan berjalan
dengan baik sesuai harapan.
2. Jangkauan
a. Jangkauan wilayah meliputi unit-unit kerja ditingkat propinsi,
kabupaten/kota, kecamatan maupun kelurahan/desa.
b. Jangkauan pengguna meliputi pemangku kepentingan dan
pendamping, pengelola dan SKPD-KB kabupaten/kota,
UPT/Koordinator KB di kecamatan dan PLKB/PKB di
kelurahan/desa.
c. Para pengurus Kelompok UPPKS.
D. PENGERTIAN

1. Organisasi adalah kumpulan dua orang atau lebih yang bekerja sama
untuk mencapai suatu tujuan.
2. Kelompok Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga Sejahtera (UPPKS)
adalah sekumpulan keluarga yang saling berinteraksi dan terdiri dari
berbagai tahapan keluarga sejahtera, mulai dari Keluarga Pra Sejahtera
sampai dengan Keluarga Sejahtera III Plus baik yang sudah menjadi
akseptor KB, PUS yang belum berKB, serta anggota masyarakat yang
berminat dalam rangka mewujudkan keluarga kecil bahagia sejahtera,
aktif melakukan berbagai kegiatan usaha bersama dalam bidang usaha
ekonomi produktif (UEP).
 3. Pengurus Kelompok terdiri dari ketua, sekretaris, dan bendahara, bila
diperlukan dapat dibantu dengan dibentuk seksi-seksi.
4. Anggota Kelompok UPPKS adalah anggota dari Keluarga Pra Sejahtera
dan Keluarga Sejahtera I, keluarga dengan tahapan kesejahteraan yang
lebih tinggi dan anggota masyarakat yang memiliki minat dalam
mengembangkan usaha kelompok dapat pula menjadi anggota. Anggota
Kelompok UPPKS mayoritas adalah ibu-ibu dan akseptor KB.
5. Keluarga Pra Sejahtera (KPS) adalah keluarga-keluarga yang belum dapat
memenuhi kebutuhan dasarnya secara minimal, seperti kebutuhan akan
ibadah, pangan, sandang, apan, kesehatan dan pendidikan.
6. Keluarga Sejahtera I adalah keluarga-keluarga yang telah dapat
memenuhi kebutuhan dasarnya secara minimal, tetapi belum dapat
memenuhi kebutuhan sosial psikologisnya, seperti kebutuhan akan
pendidikan, interaksi dalam keluarga, interaksi dengan lingkungan
tempat tinggal dan transportasi.
7. Administrasi adalah suatu rangkaian kegiatan surat menyurat,
pencatatan berbagai kegiatan Kelompok UPPKS berdasarkan
buku/formulir yang baku, dan pengarsipannya.
8. Pembukuan adalah suatu rangkaian kegiatan mencatat secara tertib dan
teratur semua hasil usaha atau transaksi yang telah dilakukan baik yang
menyangkut uang maupun barang guna menunjang kelancaran usaha
kelompok UPPKS.
9. Perangkuman dan pelaporan adalah kegiatan merangkum hasil usaha
kelompok, permasalahan yang dihadapi kelompok, dan hal lain-lain yang
berkaitan dengan kegiatan usaha yang kemudian dilaporkan sebagai
bahan bahasan dalam pertemuan rutin kelompok dalam rangka
pengembangan usaha.
10. Usaha adalah kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan
dengan melakukan pertukaran barang, jasa, atau uang yang saling
menguntungkan atau memberikan manfaat.
11. Pengelolaan Usaha adalah suatu proses kegiatan usaha yang terencana
dalam upaya untuk mengarahkan para pengelola bekerja dengan penuh
tanggung jawab dan disiplin, agar dapat memberikan kontribusi secara
optimal bagi pengembangan usaha dalam jangka panjang.
12. Produktivitas adalah ukuran besarnya hasil yang dicapai dari suatu
upaya/usaha yanh dilakukan.
13. Wirausaha adalah kegiatan yang memberikan nilai tambah dari barang
atau jasa melalui proses kreativitas yang melahirkan inovasi, dan atau
transformasi, sehingga barang atau jasa tersebut nyata manfaatnya, dan
dibutuhkan oleh masyarakat.

E. LANDASAN HUKUM

1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor : 32 tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004
 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
4437).
2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor : 52 Tahun 2009 tentang
Perkembangan Kependudukan dan Pembangunan Keluarga (Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 161 Tahun 2009,Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 5080)
3. Peraturan Pemerintah Nomor : 21 Tahun 1994 tentang Penyelenggaraan
Pembangunan Keluarga Sejahtera (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 1994 Nomor 30, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3559).
4. Peraturan Pemerintah Nomor :38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan
Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah
Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4737).
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 tentang
Organisasi dan Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2007 Nomor 89 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
4741).
6. Peraturan Presiden Nomor : 15 Tahun 2010 tentang Percepatan
Penanggulangan Kemiskinan.
7. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 103 Tahun 2001 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Struktur Organisasi dan Tata
Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah
beberapa kali diubah dan terakhir diubah dengan Keputusan Presiden
Republik Indonesia Nomor 64 Tahun 2005.
8. Peraturan Kepala BKKBN Nomor : 28/HK.010/B5/2007 tentang visi,misi
dan grand strategi BKKBN.
9. Peraturan Kepala BKKBN Nomor : 367/HK.010/B5/2008 tentang
Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi Program Keluarga
Berencana Nasional.
10. Peraturan Kepala BKKBN Nomor : 152/HK.010/B5/2009 tetang Pedoman
Pengembangan Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga Sejahtera
(UPPKS).
11. Peraturan Kepala BKKBN Nomor : 233/HK.010/F3/2010 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pengelola Program Aplikasi Database Kelompok UPPKS
Online Parameter Baru.
 BAB II
POKOK-POKOK PELAKSANAAN
Pokok-pokok pelaksanaan pedoman ini mencakup bagian-bagian sebagai berikut:
A. Pengelolaan Kelompok
B. Pengelolaan Administrasi dan Keuangan Kelompok
C. Pengelolaan Usaha Kelompok

A. PENGELOLAAN KELOMPOK
Pengelolaan Kelompok dimaksudkan sebagai cara kelompok itu diurus atau
dikelola pengelolaan ini harus dilakukan secara terbuka, artinya pengurus
kelompok selalu bersedia memberikan infoemasi atau keterangan yang
diminta oleh anggota dan dilakukan di dalam pertemuan anggota.

Selain itu, pengelolaan dan pemanfaatn sumber daya serta dana menganut
prinsip dari anggota, oleh anggota dan untuk anggota. Dari anggota artinya
segala sumber daya/potensi yang berupa tenaga manusia maupun
kekayaan/dana dan alam berasal dari anggota kelompok.

Oleh anggota artinya sebagai pendayagunaan sumber-sumber tersebut

dilakukan oleh kelompok sendiri yang berarti tidak hanya oleh pengurus saja.

Untuk anggota artinya setiap kegiatan yang dilakukan kelompok dimaksudkan

untuk memenuhi kebutuhan anggota dan setiap hasil yang diperoleh
dibagikan kepada anggota. Dalam pengelolaan kelompok sebelumnya harus
lebih dapat memaknai seluk beluk pembentukan kelompok.

Beberapa hal yang memaknai pengelolaan kelompok :

 Mengapa harus membentuk kelompok?

 Bagaimana cara melakukan pembentukan kelompok?
 Mengapa harus ada pengurus kelompok?
 Apa saja unsur pengurus kelompok serta tugas dan fungsinya masing-
masing unsur pengurus.

B. PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN KELOMPOK

Untuk menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan usaha kelompok

diperlukan berbagai dukungan berupa administrasi usaha kelompok yang
perlu dibuat secara rapi, tertib dan benar. Kelengkapan administrasi usaha
kelompok terdiri berbagai macam buku administrasi.

Buku-buku Administrasi terdiri dari :

 Buku Induk Anggota Kelompok UPPKS
 Buku Kegiatan Kelompok UPPKS
 Buku Kas Harian, Buku Simpanan dan Sumbangan, Pinjaman dan
Angsuran, Bukti Kas dan Buku Kas
  Buku Tamu
 Buku Ekspedisi

Untuk kelancaran dan ketertiban administrasi kegiatan perlu ada pembagian

tugas yang menangani berbagai macam buku administrasi tersebut diatas
dengan demikian semua ini dapat berjalan lancer dan tertib maka diperlukan
pengorganisasian yang baik dalam kelompok.

C. PENGELOLAAN USAHA KELOMPOK

Kewirausahaan mempunyai kaitan erat dengan usaha dan kegiatan UPPKS.

Sebab sikap dan perilaku kewirausahaan sangat menentukan keberhasilan
pengelola usaha Kelompok UPPKS dalam melakukan kegiatan ekonomi
produktif. Kegiatan ekonomi produktif ini bisa dijalankan perorangan atau
melalui kelompok. Bila dijalankan melalui kelompok,setiap anggota ikut ambil
bagian dan ikut bertanggung jawab atas semua kegiatan ekonomi produktif
yang dilakukan.

Anggota kelompok bisa menjalankan atau beberapa anggota bisa

menggabungkan usahanya sehingga membentuk kelompok usaha bersama
yang kecil atau disebut sub usaha kelompok. Dalam semua bentuk kegiatan
ekonomi produktif dari anggota kelompok UPPKS, baik perorangan atau
bersama, ikatan dalam kelompok dan tanggung jawab bersama tetap ada.

Ikatan dalam kelompok dapat dimanfaatkan untuk kegiatan ekonomi

produktif. Bukan hanya karena pinjaman dari sumber penyandang dana yang
disalurkan melalui kelompok, tetapi ada juga dalam hal pembelian bahan
baku atau pemasaran produk anggota kelompok. Kelompok juga bisa
memberi bimbingan teknis atau di bidang administrasi kepada anggota yang
mempunyai usaha.

Pemahaman konsep dan ciri dasar tentang kewirausahaan dapat memberi

sumbangan terhadap keberhasilan usaha. Sebab, mengelola dan
mengembangkan satu usaha pada prinsipnya adalah :
Selalu berusaha agar mencapai satu tingkat penghasilan yang melebihi
tenaga dan modal yang digunakan.
Pengelolaan usaha harus dikembangkan melalui langkah-langkah tertentu,
yang keberhasilannya tergantung pada beberapa faktor kunci.

Faktor-faktor kunci keberhasilan :

 Pengusaha/pebisnis harus mempunyai tekad untuk berhasil dalam

mengisi ciri sikap kewirausahaan.
  Pengelola harus mampu mengelola usahanya secara baik antara lain
meliputi :
a) Membuat perencanaan kegiatan usaha
b) Membagi tugas sesuai dengan kemampuan
c) Menjaga ketepatan perencanaan
d) Melakukan pengawasan
 Pengelola usaha harus bersedia membagi sebagian keuntungan
dengan orang yang ikut menentukan keberhasilannya.
 Pengelola usaha dalam mengelola usaha selalu harus menempuh
langkah-langkah dasar yang meliputi :
a) Menentukan jenis dan bentuk usaha
b) Mengadakan perhitungan usaha
c) Mempelajari kondisi pasar

Kesimpulannya pengelola usaha harus memperhatikan faktor-faktor kunci untuk

keberhasilan usaha.

Faktor-faktor kunci keberhasilan :

1. Sikap kewirausahaan si pengelola

2. Mutu pengelolaan
3. Sikap sosial si pengelola
4. Menempuh langkah-langkah dasar

Dengan demikian, apa yang diuraiakan di atas dapat dikatakan erat hubungannya dalam
keberhasilan membangun usaha baik bagi anggota/keluarga maupun kelompok, dalam
hal ini lebih difokuskan Kelompok UPPKS.

Membangun suatu usaha merupakan upaya yang harus dilakukan oleh siapapun yang
ingin meningkatkan kehidupan, apalagi bagi Keluarga Pra Sejahtera dan Keluarga
Sejahtera I harus dilakukan dengan dilandasi pengetahuan dan keterampilan tentang
bidang usaha yang akan dijalankan,mulai dari pemahaman pengetahuan tentang cara
berorganisasi, administrasi Kelompok dan Pengelolaan Usaha.

Disini BKKBN melalui kegiatan kelompok Usaha Peningkatan Pendapatan Usaha Keluarga
(UPPKS) membantu Keluarga Pra Sejahtera dan Keluarga Sejahtera I yang menjadi anggota
kelompok untuk mendapatkan bantuan modal kerja dan pendamping usaha dengan
bermitra serta pembinaan secara terus menerus hingga kelompok tersebut mandiri.

Oleh karena itu, agar pengelolaan usaha ekonomi produktif dari anggota kelompok UPPKS
dapat berjalan dengan baik, maka pengurus beserta anggota kelompok perlu memahami
cara berorganisasi dalam kelompok dan cara mengelola usaha kelompok, sebagaimana
tertulis dalam buku “Pedoman Pengelolaan dan Pengembangan Kelompok UPPKS.
 BAB III

MEKANISME PELAKSANAAN PENGELOLAAN DAN PENGEMBANGAN KELOMPOK UPPKS

Untuk dapat melaksanakan kegiatan pengelolaan dan pengembangan kelompok UPPKS

sasaran dengan baik, beberapa hal harus mendapat perhatian dan pemahaman dari
pengelola, pelaksana maupun pengurus kelompok UPPKS.

A. PERSIAPAN
1. Pengelolaan Kelompok

Kelompok UPPKS telah banyak tersebut di berbagai daerah, namun sebagian

besar masih belum terstruktur dengan baik. Pada tahap persiapan, yang
diperlukan adalah untuk mengidentifikasi kelompok mana yang akan dijadikan
sasaran yang akan diberikan pendampingan agar kelompok dapat dikelola dan
dikembangkan dengan baik. Selama beberapa tahun terakhir ini, Direktorat
Pemberdayaan Ekonomi Keluarga telah mengembangkan perangkat lunak untuk
menyiapkan suatu databasis Kelompok UPPKS, dan dari databasis ini dapat
diawali proses identifikasi kelompok sasaran yang kemudian ditetapkan dengan
memperhatikan juga masukan dari BKKBN Provinsi, SKPD-KB Kabupaten/Kota,
dan petugas lapangan di mana calon kelompok sasaran berada.

2. Pengelolaan Administrasi dan Keuangan

Setelah Kelompok UPPKS sasaran ditetapkan, maka tahap persiapan berikutnya

adalah menyediakan SDM yang handal dalam pengelolaan administrasi dan
keuangan karena terbatasnya tenaga yang siap pakai, maka perlu
dipertimbangkan diselenggarakannya pelatihan bagi tenaga pendamping agar
mereka memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai untuk membantu
kelompok.

3. Pengelolaan Usaha Kelompok

Usaha kelompok merupakan kegiatan ekonomi produktif yang harus memberikan

keuntungan yang akan meningkatkan pendapatan keluarga anggota kelompok.
Para tenaga pendamping yang bukan pegusaha akan mengalami kesulitan bila
diminta untuk turut membantu kelompok dalam mempertahankan dan
mengembangkan usaha. Hanya para entrepreneur yang berhasil yang dapat
memberikan kiat-kiat berdasarkan teori yang seringkali tidak dapat diterapkan di
dunia nyata. Dengan demikian, pada tahap perispan pengelolaan usaha
kelompok, para pendamping hendaknya dapat membuat jejaring dengan para
pengusaha yang berhasil, agar mereka dapat membantu menularkan pengalaman
dan memberikan kiat-kiat demi keberhasilan usaha kelompok.

Persiapan-persiapan yang diuraikan di atas menuntut kesiapan mental, integritas, dan

intelegensi para SDM baik sebagai pengelola maupun pengurus kelompok itu sendiri.
Tanpa persiapan yang baik, semua rencana kegiatan dan pelaksanaan akhirnya akan
mengalami kendala-kendala sebagai penghambat berkembangnyakelompok-kelompok
yang dibentuk maupun yang sudah ada kalau tidak disebutkan yang ekstrim bahwa
kelompok tersebut akhirnya akan menemukan jalan buntu.

B. PELAKSANAAN

1. MEKANISME PENGELOLAAN KELOMPOK

a. Pembentukan Kelompok
1) Mengapa harus membentuk kelompok?
Kelompok perlu dibentuk, karena kelompok merupakan “sarana”
untuk mempermudah melakukan kegiatan usaha ekonomi produktif,
disamping itu juga akan mempermudah berbagai pihak untuk
melakukan pembinaan terhadap usaha ataupun pengembangan
tenaga kerja terampil dan inovatif sehingga usaha yang dikembangkan
berdaya asing.
2) Bagaimana cara melakukan pembentukan kelompok?
Seorang inisiator (pemrakarsa) yang memiliki pengetahuan, keinginan
atau modal dasar lainnya dan memiliki apresiasi terhadap kegiatan
UPPKS, sebaiknya melakukan hal-hal sebagai berikut :
a) Memprakarsa untuk melakukan pertemuan di kalangan anggota
masyarakat dan lakukanlah penjelasan awal tentang kegiatan
UPPKS.
b) Dalam penyelenggaraan kegiatan tersebut diatas dapat dilakukan
dengan bantuan Petugas PLKB/PKB ataupun Kader KB yang berada
di tempat tersebut.
c) Menggali potensi kemampuan anggota kelompok berkenaan
dengan kegiatan usaha ekonomi produktif. Potensi kemampuan
anggota ini dapat berupa kemampuan penguasaan sumber input
produksi, proses produksi, hasil produksi ataupun sisi pemasaran.
d) Sebagai langkah awal dapat melakukan kesepakatan dalam
memilih bentuk dan jenis usaha yang paling dikuasai baik dari segi
produksi maupun pemasaran.
e) Sejak awal dalam menentukan pilihan bentuk usaha jika dan hanya
jika anggota kelompok ataupun kelompok mampu melakukan
pemasaran produk yang dihasilkan.
f) Pangsa pasar ataupun pemasaran local/setempat adalah pilihan
yang terbaik.
g) Berpijak dari kesepakatan anggota kelompok barulah membentuk
Kelompok UPPKS dan memilih pengurus intinya.
h) Bila diperlukan informasi tata cara untuk mendapatkan ijin
penyelenggaraan usaha, dapat diperoleh dengan menghubungi
kepala desa atau ketua PKK setempat.

3) Mengapa harus ada pengurus kelompok?

Pengurus kelompok harus dibentuk, karena para pengurus kelompok
inilah elemen dinamisator kelompok. Hanya dengan kelompok yang
 dinamis, penuh prakarsa, berdedikasi dan kaya gagasan, suatu pilihan
kegiatan ekonomi produktif akan mempunyai harapan untuk maju dan
berkembang.

4) Apa saja unsur pengurus kelompok?

Pengurus inti kelompok terdiri dari ketua, sekretaris, dan bendahara,
bila diperlukan dapat dibantu dengan dibentuk seksi-seksi.

5) Apa tugas dan fungsi ketua?

a. Memimpin dan bertanggung jawab secara keseluruhan atas
keberhasilan Kelompok UPPKS.
b. Menyusun rencana kegiatan bersama anggota dan pengurus.
c. Membagi tugas pengurus dan anggota.
d. Mengendalikan kegiatan administrasi kelompok.
e. Mendorong dan memberi contoh kepada anggota untuk selalu
memenuhi peraturan kelompok.
f. Menghubungi mitra usaha.
g. Menghubungi petugas untuk pembinaan anggota kelompok.

6) Apa tugas dan fungsi sekretaris?

a) Menyelenggarakan segala kegiatan surat menyurat.
b) Menerima surat masuk dan menyampaikan kepada ketua
kelompok.
c) Menyiapkan jawaban surat dan mengirimkannya setelah disetujui.
d) Menyiapkan surat edaran, undangan, pertemuan dan sebagainya.
e) Menyiapkan acara pertemuan sesuai jadwal.
f) Menyampaikan hal-hal yang dipermasalahkan kepada ketua
kelompok.
g) Mengisi dan mengirimkan laporan.
h) Menyimpan arsip-arsip dan dokumen penting.
i) Mencatat dan merangkum hasil rapa dan menginformasikannya
kepada anggota kelompok.

7) Apa tugas dan fungsi bendahara?

a) Menyediakan pelayanan keuangan

b) Mencatat keluar masuknya uang
c) Menyetorkan uang tunai ke bank
d) Membuat bukti pengeluaran dan pemasukan uang
e) Mencatat kekayaan kelompok
f) Membuat laporan keuangan
g) Memberikan pelayanan simpan pinjam untuk anggota
h) Menagih pengembalian pinjaman pada waktunya
 8) Mengapa harus dibentuk seksi-seksi?

Seksi-seksi dibentuk dengan tujuan agar segala kegiatan usaha

ekonomi produktif kelompok dapat berjalan lancar dan mencapai
sasaran seperti yang diharapkan.

Dengan adanya seksi-seksi tersebut diharapkan terjadi pembagian

tugas dan tanggung jawab secara khusus dalam kelompok sehingga
pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.

9) Apakah selalu harus dibentuk seksi-seksi?

Seksi-seksi dibentuk sesuai dengan kebutuhan kelompok dalam

mencapai tujuannya serta mempertimbangkan potensi kemampuan
anggota kelompok yang akan ditempatkan pada posisi seksi-seksi
tersebut.

10) Contoh seksi serta tugas dan fungsinya?

a) Contoh seksi usaha :

Bertanggung jawab dalam mengembangkan usaha mulai dari
penilaian kelayakan usaha dan perencanaan sampai dengan
pelaksanaan usaha.
b) Contoh seksi produksi :
Bertanggung jawab dalam mengolah bahan baku menjadi barang
jadi yang siap untuk dipasarkan.
c) Contoh seksi pemasaran :
Bertanggung jawab dalam memasarkan hasil produksi.
d) Contoh seksi kemitraan :
Bertanggung jawab dalam mencari pihak yang dapat membantu
kelancaran usaha.

b. Membangun usaha kelompok UPPKS

Salah satu upaya untuk meningkatkan taraf kehidupan ekonomi keluarga

dengan membangun usaha. Gagasan ini sangat tepat kiranya untuk
Kelompok UPPKS yang beranggotakan peserta KB dari Keluarga Pra
Sejahtera dan Keluarga Sejahtera I.

Membangun usaha yang “langgeng” tentulah harus dibekali dengan

perangkat berupa pengetahuan dan keterampilan yang memadai untuk
menekuni suatu bidang usaha.

Ikhtiar berkelompok dan berorganisasi bagi usaha skala mikro adalah

strategi jitu dalam mengungkit daya saing usaha, sehingga pemahaman
mengenai cara berorganisasi menjadi mutlak diperlukan, selain
 pengetahuan menganai penataan administrasi dan pengelolaan usaha
kelompok yang berkaitan satu sama lain.

Dalam satuan kelompok usaha mikro inilah BKKBN bergerak dengan

melakukan upaya perkuatan-perkuatan. Kegiatan ini dinamakan Usaha
Peningkatan Pendapatan Keluarga Sejahtera (UPPKS). Bentuk kegiatannya
antara lain adalah memfasilitasi akses modal kerja, menyelenggarakan
pelatihan keterampilan,dan melakukan pendampingan usaha serta
pembinaan yang mengarahkan kelompok untuk menjadi kelompok usaha
mandiri.

Pengelolaan usaha ekonomi produktif dari anggota Kelompok UPPKS

diharapkan akan menjadi jauh lebih baik, jika para pengurus beserta
anggotanya memahami cara berorganisasi, cara menata administrasi
dengan benar dan baik dan tata cara mengelola usaha kelompok paling
tidak seperti yang tertuang dalam buku “Pedoman Pengelolaan dan
Pengembangan Kelompok UPPKS”.

c. Cara berorganisasi dalam kelompok

1) Apakah organisasi itu?

Organisasi (Yunani : opovov, organon-alat)adalah suatu kelompok
orang yang memiliki tujuan yang sama. Selanjutnya dalam mencapai
tujuan yang sama tersebut dibentuklah pembagian tugas, pembagian
hak dan wewenangnya. (www.wikipedia.com)
2) Apakah kelompok itu?
Kelompok atau kelompok sosial adalah kumpulan orang yang memiliki
kesadaran bersama akan keanggotaan dan saling berinteraksi.
Kelompok diciptakan oleh anggota masyarakat. Kelompok juga dapat
mempengaruhi perilaku para anggotanya.(www.wikipedia.com)
3) Apakah kelompok UPPKS itu?
Keompok UPPKS adalah suatu organisasi yang anggotanya adalah
keluarga. Kelompok ini bekerja sama dalam kegiatan usaha ekonomi
produktif denga tujuan untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi
anggotanya.
4) Siapakah anggota kelompok UPPKS itu?
Anggota kelompok UPPKS mayoritas adalah kaum perempuan, peserta
KB dari Keluarga Pra Sejahtera dan Keluarga Sejahtera I. Anggota
lainnya dapat pula dari kalangan keluarga yang memiliki tahapan
kesejahteraan yang lebih baik dan anggota masyarakat lainnya yang
memiliki minat dalam pengembangan usaha kelompok.

2. MEKANISME PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

Pengelolaan administrasi dan keuangan yang baik akan menunjang kelancaran

pelaksanaan kegiatan usaha kelompok. Kelengkapan administrasi dan buku
 catatan aliran keluar masuk keuangan kelompok akan turut menentukan
keberhasilan dan kesinambungan usaha suatu kelompok. Kelengkapan
administrasi minimal yang diperlukan adalah seperti yang diuraikan di bawah
ini :

JENIS BUKU DAN KEGUNAANNYA

Idealnya jenis-jenis buku yang digunakan untuk administrasi Kelompok UPPKS

terdiri dari :
ADMINISTRASI KELOMPOK
Buku Induk Anggota Untuk mencatat data anggota Kelompok
UPPKS
Buku Kegiatan Untuk mencatat semua kegiatan yang
dilakukan oleh kelompok/anggota.
Buku Tamu Untuk mencatat tamu-tamu yang dating,
yang berkaitan dengan kegiatan
Kelompok UPPKS
Buku Ekspedisi Untuk mencatat tentang keluar
masuknya surat-surat yang berkaitan
dengan kegiatan Kelompok UPPKS

PEMBUKUAN SIMPAN PINJAM

Buku Kas Harian
Buku Simpanan dari Sumbangan
Buku Pinjaman dan Angsuran
Bukti Kas dan Buku Kas
Untuk mencatat kegiatan harian tentang
keluar/masuknya uang kelompok
Untuk mencatat simpanan dan
sumbangan anggota kelompok termasuk
simpanan pokok, simpanan wajib dan
simpanan sukarela
Untuk mencatat pinjaman dan angsuran
dari setiap anggota kelompok
Sebagai bukti dan untuk mencatat
pengeluaran dan penerimaan uang dari
dan untuk kelompok

PEMBUKUAN USAHA PERORANGAN/KELOMPOK

Buku Kas Harian Untuk mencatat kegiatan harian tentang
keluar/masuknya uang usaha perorangan
atau usaha kelompok
Buku Inventaris Untuk mencatat semua jenis barang
sarana dan prasarana atau peralatan yang
dimiliki
Buku Pembelian Untuk mencatat semua pengeluaran uang
yang digunakan untuk belanja
barang/bahan baku sesuai dengan jenis
usahanya
 Buku Penjualan Untuk mencatat semua pemasukan uang
yang diperoleh dari hasil penjualan barang
dari usaha yang dilakukan
Buku Hasil Produksi Untuk mencatat semua jenis barang/jasa
yang dihasilkan/diproduksi

Jenis-jenis buku dan pencatatan/pembukuan yang harus disediakan oleh

Kelompok UPPKS dapat disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan Kelompok UPPKS
yang bersangkutan.

Pada Tahap I
Kelompok UPPKS minimal membuat dan mengerjakan Buku Kas Harian dan Buku
Inventaris.

Pada Tahap II
Kelompok UPPKS membuat Buku Kas Harian, Buku Inventaris, Buku Penjualan dan Buku
Pembelian.

Pada Tahap III

Kelompok UPPKS membuat Buku Kas Harian, Buku Inventaris, Buku Penjualan, Buku
Pembelian dan Buku Hasil Produksi.

CARA PENGISIAN
Pada sampul setiap buku kelompok dicantumkan nama dan alamat lengkap Kelompok
UPPKS, misalnya :

Nama Kelompok : Mekar Wangi

Dukuh/RW : RW 11
Desa/Kelurahan : Babakan
Kecamatan : Labuhan
Kabupaten : Bungo Tebo
Provinsi : Jambi
 ADMINISTRASI KELOMPOK
Buku Induk Anggota

Data dari setiap anggota. Diisi dengan :

Nomor Anggota : Nomor pendaftaran menjadi anggota
Misal: 01, untuk nomor anggota yang terdaftar pertama
Nama : Misal : Ny. Suharti
Tanggal/Lahir/Umur : Misal : 2 Juni 1955
Pekerjaan : Misal : Ibu Rumah Tangga
Pendidikan : Misal : SMP Tahun Kedua
Alamat : Misal : Jln. Swadaya No. 26 RT.04/RW.01, Desa A
Tgl. Menjadi Anggota : Misal : 17 juli 1996
Jenis Usaha : Misal : Membuat Kerupuk Udang
Nama Suami/Istri : Misal : Parmin
Jumlah Anak : Misal : 2 Orang
Metode KB yang digunakan : Misal : Kondom, sejak April 1996, Pil sejak Juli 1996
Pernyataan bersedia menjadi
anggota : Pernyataan dari anggota kelompok dengan menuliskan nama,
tanda tangan.
Pernyataan berhenti sebagi anggota : Sejak berhenti : Diisi dengan tgl, bulan dan tahun mulai berhenti
Alasan : Isi alasan mengapa berhenti

Buku Kegiatan

Buku kegiatan Kelompok dibuat berupa table dengan judul table sebagai berikut :

Tanggal : Tanggal kegiatan kelompok yang dilakukan,

Misal : Tanggal 5 Januari 2009
Kegiatan : Jenis kegiatan yang dilakukan
: Misal : Rapat pengurus kelompok
Dipimpin Oleh : Petugas/organisasi pembina kegiatan yang memimpin kegiatan
: Misal : Ketua
Jumlah Peserta : Jumlah peserta yang hadir
: Misal : 3 orang (Ketua, Sekretaris, Bendahara)
Penjelasan : Uraian hasil yang bersangkutan
: Misal : Membahas rencana kelompok

Buku tamu
Buku tamu dibuat berupa table dengan judul table sebagai berikut :

Nomor : Nomor Urut

Hari/tanggal : Hari/tanggal tamu tersebut datang
Nama : Nama tamu yang datang
Asal Instansi : Asal Instansi dari tamu aynag bersangkutan
Keperluan : Maksud dan tujuan tamu
Kesan/Pesan : Kesan dan pesan dari tamu
Tanda Tangan : Tanda tangan dari tamu
Buku Ekspedisi

Buku Ekspedisi digunakan sebagai catatan dan tanda bukti pengiriman surat/barang,
dibuat berupa table dengan judul table sebagai berikut :

Tanggal : Tanggal surat atau surat pengantar

Nomor : Nomor surat atau surat pengantar
Penerima : Nama, jabatan, dan instansi penerima
Keterangan : Untuk barang : Jenis dan jumlah yang dikirim
: Untuk surat : Pokok surat
Tanggal terima : Tanggal terima surat atau barang

PEMBUKUAN SIMPAN PINJAM

Buku Kas Harian

Buku Kas Harian dibuat bulanan. Lembar pertama diberi judul bulan/tahun buku,
kemudian dibuat table dengan judul table sebagai berikut :

Tanggal setiap bukti pengeluaran/penerimaan uang kas

Tanggal : harian
Misal : Tanggal 5-1-2009 dan seterusnya sampai dengan
penutupan
buku
Nomor Bukti Kas : Nomor urut bukti pengeluaran/pemasukan uang kas
Misal : 01/K (uang keluar), 02/M (uang masuk)
Uraian : Uraian penggunaan uang keluar/penerimaan uang
Misal : Konsumsi rapat pengurus
Pemasukan : Jumlah uang yang masuk
Misal: Rp.100.000,-
Pengeluaran : Jumlah uang yang keluar
Misal : Rp.75.000,-
Selisih antara pemasukan dan pengeluaran. Saldo kas
Saldo Kas : dihitung dan
dicatat setiap terjadi transaksi sehingga keadaan kas
setiap harinya
dapat diketahui tanpa harus menunggu penutupan buku.
Setiap kali akan berganti halaman dan setiap bulan
Jumlah : dilakukan
penjumlahan dari seluruh pemasukan dan pengeluaran
serta saldo
kas akhir. Saldo kas akhir merupakan saldo awal pada
lembar/bulan
yang baru. Setiap penutupan buku kas harian harus
diberi tanggal
dan ditanda tangani oleh bendahara dan ketua
kelompok.
Buku Simpanan dan Sumbangan Kelompok

Buku Simpanan dan Sumbangan Kelompok terdiri dari : Daftar Simpanan Pokok, Daftar
Simpanan Wajib, Daftar Simpanan Sukarela, dan Daftar Sumbangan.

Daftar Simpanan Pokok : Merupakan rekapitulasi pembayaran simpanan pokok oleh

anggota, baik s ecara tunai maupun mengangsur, dibuat berupa dengan judul table
sebagai berikut :

Nomor : Nomor Urut

Nama : Nama anggota yang membayar simpanan pokok
Angsuran (I s/d IV)
Tanggal : Tanggal pembayaran angsuran simpanan pokok
Rp : Jumlah uang pembayaran yang diterima
Paraf : Paraf bendahara yang bersangkutan
Lunas
Tanggal : Tanggal pelunasan pembayaran yang terakhir
Jumlah keseluruhan uang simpanan pokok yang
Rp : diterima
Paraf : Paraf bendahara yang bersangkutan

Daftar Simpanan Wajib, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nama : Nama anggota kelompok yang bersangkutan

Nomor Anggota : Nomor anggota kelompok yang bersangkutan
Tanggal : Tanggal penerimaan/pengeluaran simpanan wajib
Uraian : Penjelasan penerimaan/pengeluaran :
Saldo posisi keuangan
(+)penerimaan
(-)pengeluaran
Jumlah : Besarnya jumlah uang yang diterima/dikeluarkan
Tanda Tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang bersangkutan

Catatan : Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib selama masih menjadi anggota tidak bisa
diambil.
Daftar Simpanan Sukarela, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nama : Nama anggota kelompok yang bersangkutan

Nomor Anggota : Nomor anggota kelompok yang bersangkutan
Tanggal : Tanggal penerimaan/pengeluaran simpanan wajib
Uraian : Penjelasan penerimaan/pengeluaran :
Saldo posisi keuangan
(+)penerimaan
(-)pengeluaran
Jumlah : Besarnya jumlah uang yang diterima/dikeluarkan
Tanda Tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang bersangkutan
Daftar Sumbangan, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor urut

Tanggal : Tanggal penerimaan sumbangan
Jumlah : Jumlah uang sumbangan yang diterima
Nama anggota yang memberikan
Dari : sumbangan
Tanda Tangan : Tanda tangan pengurus dan anggota yang menyumbang
Keterangan : Catatan singkat tentang penerimaan sumbangan tersebut

Buku Pinjaman dan Angsuran Kelompok

Buku Pinjaman dan Angsuran Kelompok dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai
berikut :

Nama : Nama anggota kelompok yang bersangkutan

Nomor Anggota : Nomor anggota kelompok yang bersangkutan
Tanggal : Tanggal pengeluaran/penerimaan pinjaman/angsuran
Besar Pinjaman : Jumlah pinjaman yang diberikan pada anggota
Angsuran : Besarnya jumlah angsuran yang disetorkan anggota
Sisa Pinjaman : Sisa pinjaman setelah dikurangi angsuran
Jasa : Besarnya uang yang dibayar oleh anggota sebagai jasa
Denda : Besarnya uang yang dibayar oleh anggota sebagai denda
Tanda Tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang meminjam

Status keuangan setiap anggota yang melakukan transaksi dengan kelompok dicatat pada
masing-masing kolom yang telah disediakan. Bila kolom pertama untuk satu anggota
habis terpakai, maka dipindahkan/dilanjutkan pada kolom lain dengan mencantumkan
kembali nama serta nomor anggotanya.

Bukti Kas dan Buku Kas :

Bukti Kas
Bukti Kas merupakan tanda bukti penerimaan atau pengeluaran uang sebelum dibukukan
ke Buku Kas Harian atau buku-buku lainnya. Bukti Kas Masuk dan keluar sebaiknya
dibedakan warnanya, atau diberi tanda yang jelas, berupa formulir yang mencantumkan
nama/alamat kelompok, dan juraian yang menyebutkan nomor urut bukti kas, uraian kas,
uraian uang masuk/keluar, dan besarnya uang.

Buku Kas, terdiri dari :

Buku Kas Keluar, untuk membukukan semua uang keluar. Dibuat berupa tabel dengan
judul tabel sebagai berikut :
 Nomor : Nomor urut pengeluaran
Nama Kelompok : Nama kelompok UPPKS yang bersangkutan
Alamat : Alamat kelompok UPPKS yang bersangkutan
Tanggal : Tanggal pengeluaran uang
Uraian : Uraian tentang penggunaan/pengeluaran uang
Jumlah : Besar uang yang dikeluarkan

Buku Kas Masuk, untuk membukukan semua uang masuk, dibuat berupa tabel dengan
judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor urut pengeluaran

Nama Kelompok : Nama kelompok UPPKS yang bersangkutan
Alamat : Alamat kelompok UPPKS yang bersangkutan
Tanggal : Tanggal pengeluaran uang
Uraian : Uraian tentang pemasukan
Jumlah : Besar uang yang dikeluarkan

Pencatatan pada Buku Kas Keluar/Masuk harus dilakukan dengan disiplin tepat waktu dan
dikerjakan oleh bendahara. Sebelum dilaporkan dalam pertemuan rutin, setiap akhir
bulan buku harus diperiksa dan ditandatangani oleh Ketua Kelompok sebagai tanda telah
diketahui dan disetujui anggotanya.

BUKU ANGGOTA KELOMPOK

Pada sampul Buku Anggota Kelompok dicantumkan :
- Nama, nomor anggota, dan alamat anggota yang bersangkutan
- Nama dan alamat kelompok seperti pada buku-buku lainnya

Buku Anggota Kelompok berisi :

Lembar Simpanan Pokok yang mencantumkan : Besarnya Simpanan Pokok yang

ditetapkan kelompok, dan untuk berapa kali angsuran. Selanjutnya dibuat tabel dengan
judul tabel sebagai berikut :

Angsuran (I s/d IV)

Tanggal : Tanggal pembayaran angsuran simpanan pokok
Rp : Jumlah uang pembayaran yang diterima
Paraf : Paraf bendahara dan anggota yang bersangkutan
Lunas
Tanggal : Tanggal pelunasan pembayaran yang terakhir
Rp : Jumlah keseluruhan uang simpanan pokok yang diterima
Paraf : Paraf bendahara dan anggota yang bersangkutan

Lembar ini disahkan oleh Ketua Kelompok dengan mencantumkan tanggal pengesahan,
tanda tangan dan nama jelas.

Lembar Simpanan Wajib dan Sukarela dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai
berikut :
 Tanggal : Tanggal penerimaan/pengeluaran simpanan
Simpanan Wajib : Jumlah simpanan wajib yang dibayarkan oleh anggota
(+)berarti penyetoran
(-)berarti penarikan oleh anggota
Misal:(+)Rp.5.000,-
Simpanan Sukarela : Besarnya uang yang disimpan/diambil oleh anggota yang
bersangkutan
Jumlah : Jumlah simpanan wajib dan sukarela (+/-) sesudah
penyetoran/pengambilan
Tanda Tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang bersangkutan
sebagai pengesahan penerimaan/pengambilan simpanan.
Keterangan : Kolom yang dapat diisi dengan catatan sekaitan dengan
penyetoran/pengambilan simpanan anggota.
Dipindahkan : Petunjuk untuk dipindahkan ke halaman berikut bila
telah penuh, dengan dijumlah lebih dahulu.

Lembar Sumbangan dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebgai berikut :

Tanggal : Tanggal pemberian sumbangan dari anggota kepada

kelompok
Rp : Besar jumlah sumbangan yang diberikan
Misal:Rp.5000,-
Tanda Tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang bersangkutan

Lembar Pinjaman dan Angsuran, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor Urut

Tanggal : Tanggal penerimaan pinjaman maupun pembayaran
Rp : angsuran
Besar Pinjaman : Jumlah pinjaman yang diterima
Tanda Tangan : Misal:Rp.50000 (tgl 17-11-2009)
Angsuran : Besarnya uang angsuran yang dibayar
Misal:Angsuran I Rp.5000 (tgl 16-12-2009)
Sisa Pinjaman : Keadaan pinjaman setelah pembayaran uang angsuran
Misalnya: Setelah angsuran I sisanya adalah Rp.45000
Jasa : Besarnya uang jasa yang diterima dari anggota setiap
pengangsuran
Denda : Denda yang dikenakan karena menunggak
Tanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota sebagai pengesahan
penerimaan pembayaran

PEMBUKAAN KEGIATAN USAHA PERORANGAN/USAHA KELOMPOK

Buku Kas Harian Usaha Perorangan/Kelompok, pembuatan dan cara pengisiannya sama
seperti dalam Buku Kas Harian Kegiatan Simpan Pinjam
Buku Inventaris, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor Urut

Tanggal : Tanggal penerimaan barang tersebut
Jenis Barang : Nama jenis barang yang dimiliki oleh tiap unit usaha
Besar Pinjaman : perorangan/kelompok
Jumlah Barang : Jumlah dari tiap jenis barang inventaris yang dimiliki
Satuan : Harga satuan barang
Jumlah : Nilai keseluruhan barang
Sumber : Darimana barang itu berasal, diberi (oleh siapa) atau
membeli sendiri

Buku Pembelian, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor Urut

Tanggal : Tanggal pembelian barang tersebut
Jenis Barang : Nama jenis barang yang dibeli
Jumlah Barang : Jumlah barang yang dibeli
Satuan : Harga satuan barang
Jumlah : Nilai keseluruhan barang
Sumber : Darimana barang itu berasal, diberi (oleh siapa) atau
membeli sendiri

Buku Penjualan, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut :

Nomor : Nomor Urut

Tanggal : Tanggal penjualan barang/hasil produk
Jenis Barang : Nama jenis barang yang dijual
Jumlah Barang : Jumlah barang yang dijual
Satuan : Harga satuan barang
Jumlah : Nilai keseluruhan barang

Buku Hasil Produksi, terdiri dari dan diisi dengan :

Nomor : Nomor Urut

Tanggal : Tanggal suatu barang/hasil yang diproduksi
Hasil Produksi : Nama dari suatu barang/hasil yang diproduksi
Jumlah : Jumlah dari barang/hasil yang diproduksi

3. MEKANISME PENGELOLAAN USAHA KELOMPOK

Untuk dapat melaksanakan kegiatan pengelolaan dan pengembangan Kelompok UPPKS

sasaran dengan baik dan dapat meningkatkan usaha kelompok, selain pemahaman oleh
pengelola, pelaksana maupun pengurus kelompok tentang kegiatan UPPKS dan
pengelolaan administrasi dan keuangan yang baik, kemampuan kelompok dan anggota
dalam mengelola usaha juga merupakan kunci keberhasilan dalam pengelolaan dan
pengembangan kelompok. Kemampuan kelompok dan anggota dalam mengelola usaha
yang mencakup antara lain :

a. Pemahaman Yang Dibutuhkan Kelompok UPPKS Dalam Menggelola Usaha :

1. Keluarga Anggota Kelompok Menjadi Keluarga Produktif
a) Meningkatkan semangat dan melakukan upaya sebagai berikut :
 Meningkatkan motivasi berwirausaha
 Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan berusaha melalui
pelatihan/magang
 Mengarahkan keluarganya untuk mengikuti pendidikan
 Menekuni pekerjaan yang sedang dilakukan
 Melaksanakan tugas dan fungsinya sebagai anggota masyarakat
 Menjalin hubungan dengan sesame anggota masyarakat di
sekitarnya
 Menggali potensi diri dan minat untuk berusaha
b) Memanfaatkan waktu untuk kegiatan produktif
2. Meningkatkan kewirusahaan dalam jangka panjang dengan tetap
memperhatikan kepentingan bersama.
3. Pemahaman tentang jenis-jenis usaha :
a) Usaha eceran yaitu usaha yang melakukan dengan menjual barang secara
eceran. Barang yang dijual dapat berupa pakaian, makanan, sembako,
dsb.
b) Usaha pertanian yaitu usaha yang dilakukan dengan memanfaatkan
sumber daya alam misalnya dengan budidaya tanaman atau hewan,
seperti peternakan ungags/hewan, pertanian, perikanan.
c) Usaha industri yaitu usaha membuat suatu barang seperti tenunan,
tempe, tahu, dan perabot rumah tangga sederhana.
d) Usaha pelayanan/jasa adalah kegiatan yang memberikan waktu dan
keterampilan yang dimiliki kepada pihak lain seperti bengkel, rias
pengantin, dsb.

b. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENGELOLA USAHA

Untuk mengelola usaha yang baik harus ditempuh beberapa tahap :

1. Menentukan jenis usaha

Dalam memilih jenis usaha harus diperhatikan :

a) Sumber Daya Manusia
b) Sumber Daya Modal
c) Pasokan bahan baku
d) Kebutuhan dan daya beli masyarakat
e) Proses produksi
f) Peralatan yang digunakan
g) Parasarana (komunikasi,transportasi,pasar)
2. Bentuk usaha

Usaha yang dikembangkan anggota kelompok bisa berbentuk :

a) Usaha Perorangan
b) Usaha Kelompok, misalnya dalam bentuk koperasi seperti KUD atau
Koperasi Desa

Usaha perorangan dapat digabungkan menjadi usaha kelompok.

3. Kemampuan Berwirausaha

a) Pandai memilih jenis usaha

b) Pandai mencari peluang usaha
c) Pandai membuat produksi yang bermutu
d) Pandai melakukan dan memilih mitra usaha
e) Pandai mengelola organisasi dan manajemen
f) Pandai mengelola keuangan dengan tertib

4. Mengembangkan Modal Usaha

Mengembangkan modal usaha kelompok berarti menyisihkan sebagian

keuntungan usaha untuk menambah modal, agar mampu meningkatkan
tingkat usaha kelompok.
Pengembangan modal usaha ini harus dilakukan berdasarkan keputusan yang
disepakati oleh seluruh anggota kelompok.
a) Sumber modal dapat berasal dari :
 Iuran simpanan pokok/wajib, sukarela, sumbangan, jasa (dapat
dipergunakan sebagai modal usaha anggota).
 Tabungan/simpanan, merupakan penyisihan sebagian
kebutuhan anggota maupun kelompok (menjadi sumber modal
yang dapat dipergunakan sebagai modal usaha).
 Pinjaman yang dapat diperoleh dari berbagai institusi (datangi
institusi yang bersangkutan untuk mendapatkan informasi
mengenai prosedur yang harus ditempuh) :

- Bank
- BUMN
- Swasta
- Sumber-sumber lain
 Sisa hasil usaha
b) Anggota Kelompok yang bisa mendapatkan pinjaman harus :
 Memiliki dan masih aktif melakukan kegiatan suatu usaha.
 Mampu mengembalikan pinjaman
c. PEMASARAN DAN PENGEMBANGAN PRODUK

Tujuan utama pemasaran bukan hanya untuk menjual barang atau jasa, tetapi
juga untuk mendapatkan laba. Pemasaran bertitik tolak dari adanya kebutuhan
dan kemampuan calon pembeli atau konsumen.

Pemasaran merupakan unsur yang sangat penting dari suatu usaha kelompok dan
menentukan kelangsungan kegiatan usaha ekonomi produktif.

Pemasaran mempunyai unsur yang saling berkaitan dan berpengaruh satu sama
lain :

1) Kebutuhan calon pembeli/penentu jenis produk

Barang yang akan dipasarkan hendaknya sesuai dengan keinginan dan selera
pembeli, dengan melihat peluang pasar yang ada dalam jangka panjang.
Peluang pasar tersebut sangat menentukan jenis produk dari usaha yang akan
dibentuk, karenanya harus dipelajari apa yang dibutuhkan oleh masyarakat
setempat dan kemungkinannya bila dipasarkan ke daerah lain.

2) Penetapan harga

Penetapan harga jual harus dilakukan dengan memperhitungkan aspek biaya

ditambah besar keuntungan yang diinginkan, dengan melihat harga produk
sejenis di pasar, agar dapat bersaing. Bila memungkinkan dilakukan promosi
pada masa awal pemasaran produk misalnya dengan memasang harga yang
lebih murah untuk merebut pangsa pasar.

3) Upaya memperkenalkan produk

Dalam rangka menarik calon pembeli terhadap produk yang dijual khususnya
untuk produk atau usaha baru perlu dilakukan promosi. Pada tahap awal
dapat dilakukan misalnya dengan cara konsinyasi dan mengikuti berbagai
pemeran atau bazar, kunjungan ke rumah. Upaya ini harus didukung dengan
produk yang baik dengan merek,label dan kemasan yang menarik. Kemasan
harus juga berfungsi untuk mempertahankan mutu produk.

4) Kesinambungan pasokan

Bila usaha kelompok berkembang dengan pesat, maka untuk menjaga

kesinambungan pasokan (supply), maka kelompok UPPKS harus mencari
sumber-sumber pendanaan lain tambahan dalam bentuk pinjaman atau
bantuan modal bersifat kemitraan. Hal ini penting karena kekurangan
pasokan akan mengacaukan harga pasar apalagi sampai terjadi putusnya
pasokan yang akan sangat mengecewakan pelanggan, dan mengancam
kelangsungan usaha.
 5) Memelihara pelanggan

Kelangsungan dan keberhasilan usaha sangat bergantung kepada seberapa

besar produk dan pelayanan yang diberikan dapat memuaskan pelanggan.
Agar pelanggan tidak berpaling ke produk lain, maka kepercayaan pelanggan
harus dijaga/dipelihara dengan cara sebagai berikut :
 Tidak mengurangi kualitas produk dan pelayanan, bahkan harus
ditingkatkan
 Harga harus tetap konpetitif, dengan terus memantau
perkembangan pasaratau produk sejenis
 Bina hubungan bisnis secara kekeluargaan jika perlu dengan
melakukan kunjungan ke pelanggan tanpa tujuan bisnis

SIKAP PERILAKU WIRAUSAHA SUKSES

Untuk berhasil dalam usaha, keluarga yang menjadi angota kelompok

harus memiliki sikap kewirausahaan :
1. Sikap percaya diri
2. Berani mengambil resiko
3. Ulet dan tidak mudah menyerah
4. Mudah berkomunikasi dan menyadari perlunya kerjasama
5. Membina kepercayaan
6. Bersedia menginvestasikan kembali laba
7. Sikap menghargai waktu
8. Berusaha selalu belajar
9. Mempunyai sikap kreatif, inovatif, dan inisiatif
10. Mengenal kemampuan diri
11. Mempunyai sikap kepemimpinan
12. Tanggap terhadap kritik dan saran
13. Berani mengambil keputusan

BAB IV
PEMBINAAN

Pembinaan diberikan kepada seluruh pemgurus dan anggota kelompok UPPKS untuk
meningkatkan kemampuan anggota sesuai dengan usahanya, dan mendorong minat
usaha bagi kemajuan usaha kelompoknya.

A. MATERI PEMBINAAN

1. Pembinaan organisasi
 Pengurus kelompok UPPKS memberikan dorongan kepada anggota kelompok agar
mereka :
 Mempunyai “rasa memiliki” terhadap kelompoknya
 Mengikuti kegiatan kelompok secara aktif
 Mematuhi kesepakatan yang berlaku dalam kelompok

2. Pembinaan pemodalan
Anggota diberi bimbingan agar :
 Menggunakan modal pinjaman untuk kegiatan usaha
 Mematuhi aturan pinjam meminjam
 Rajin berhemat dan menabung untuk memupuk modal dan
mengembangkan usaha

3. Pembinaan usaha ekonomi produktif

Anggota dibimbing agar :
 Rajin berusaha
 Memilih jenis usaha sesuai dengan keterampilan/kemampuan dan sumber
bahan baku yang ada
 Memilih jenis usaha dengan memperhatikan kebutuhan pembeli
 Selalu berusaha untuk meningkatkan mutu hasil usahanya

4. Pembinaan administrasi dan pembukuan

Anggota dibimbing untuk dapat mengerjakan pembukuan kegiatan usahanya.

5. Pembinaan pemasaran
Anggota kelompok dibimbing agar rajin mencari, memanfaatkan dan bila
memungkinkan menciptakan peluang pasar.

6. Pembinaan kesertaan ber-KB

 Pasangan Usia Subur (PUS) anggota kelompok UPPKS terutama dari
Keluarga Pra Sejahtera dan Keluarga Sejahtera I yang belum ber-KB dibina
agar menjadi peserta KB dengan menggunakan sakah satu jenis alat/obat
kontasepsi
 Setelah menjadi peserta KB, anggota kelompok UPPKS dibimbing lebih
lanjut agar beralih menggunakan alat atau metode kontrasepsi jangka
panjang (MKJP) dan menjadi peserta KB Lestari
 Anggota Kelompok UPPKS yang kesejahterannya meningkat diharapkan
dapat menjadi peserta KB mandiri
 Di samping itu para anggota kelompok UPPKS agar dibina menjadi
motivator KB bagi keluarga di sekitar wilayahnya

B. CARA PEMBINAAN

1. Kunjungan dari rumah ke rumah

2. Rapat pertemuan anggota
 3. Kunjungan ke kelompok lain untuk tukar menukar pengalaman dan saling
membantu memasarkan produk

C. PEMBINA KELOMPOK

Petugas/Pendamping yang turut membina kelompok adalah :

 Petugas Lapangan KB
 Kader Institusi Masyarakat Pedesaan/Perkotaan (IMP)
 Petugas sector lain yang mempunyai keahlian sesuai dengan yang
diperlukan anggota kelompok
 Tenaga dari lembaga profesi/LKM/LSOM/Swasta yang mempunyai
keahlian tertentu
 Keluarga yang mempunyai kepedulian terhadap usaha kelompok
 Petugas BKKBN/SKPD-KB Kabupaten/Kota

UKURAN KEBERHASILAN KELOMPOK UPPKS

1. Meningkatkan kesertaan dan kemandirian ber-KB pada anggota

kelompok UPPKS terutama Keluarga Pra Sejahtera dan Keluarga Sejahtera
I
2. Meningkatkan jumlah anggota Keluarga Pra Sejatera dan Keluarga
Sejahtera I yang tergabung dalam kegiatan Kelompok UPPKS
3. Meningkatnya jumlah kegiatan dan beragamnya jenis usaha kelompok
4. Meningkatnya kualitas produksi usaha kelompok UPPKS
5. Meningkatnya tahapan kesejahteraan anggota kelompok UPPKS
6. Meningkatnya dinamika anggota Kelompok UPPKS
 BAB V

PEMANTAUAN DAN EVALUASI

A. PEMANTAUAN

Pemantauan pelaksanaan kegiatan UPPKS oleh para pengelola dapat dilaksanakan

secara langsung maupun tidak langsung. Pemantauan langsung akan terlaksana
dengan mengadakan temu muka dengan para pengurus maupun dengan para
anggota. Temu muka terlaksana antara lain dalam pertemuan pembinaan rutin
misalnya pertemuan mingguan atau bulanan bersama anggota dan para pengurus
kelompok. Kunjungan rumah juga akan memberikan kontribusi yang konkrit dan
harmonis. Pemantauan tidak langsung merupakan kegiatan atau upaya yang
dilakukan secara berkala dengan mempelajari laporan yang dibuat dengan format
laporan yang telah disepakati bersama antara stakeholder, para pengelola dan
pelaku kegiatan. Semua rangkuman informasi akan sangat berguna sebagai amsukan
untuk perbaikan dan penyempurnaan perencanaan dan pelakasanaan kegiatan lebih
lanjut.

Kegiatan pemantauan ini dapat dilakukan oleh pengelola dan atau pengurus
kelompok secara berjenjang, para mitra kerja BKKBN, petugas KB di lapangan
maupun para pemangku kepentingan. Pelaksanaan pemantauan dapat dilaksanakan
secara sendiri-sendiri atauu secara terpadu. Pemantauan menuntut komunikasi atau
hubungan yang cepat dan tepat, yang merupakan prasyarat dalam pelaksanaan
tugas-tugas pemantauan.

Pemantaun dilaksanakan dalam berbagai tahpan pelaksanaan kegiatan seperti tahap

persiapan, pelaksanaan, dan perkembangan serta hasil yang telah dicapai. Proses
pengembangan senantiasa dipantau, faktor internal dan eksternal dilihat apakah
telah dilakukan dengan baik, sumber-sumber yang dapat diakses dan dimobilisasi,
serta apakh dana digunakan secara efektif, ekonomis dan efisien, dengan
memperhatikan juga hal-hal lain yang berhungan baik secara langsung maupun tidak
langsung dengan kegiatan program pemberdayaan ekonomi tersebut.

Pencatatan atau perekaman hasil pemantauan, baik berupa pengumpulan data,

pengolah data, analisa data serta penyajiannya ataupun yang berupa laporan
merupakan bahan yang sangat berguna bagi kegiatan berikutnya.

B. EVALUASI

Evaluasi merupakan kegiatan penilaian terhadap segala aspek pelaksanaan program

tersebut agar dapat diketahui secara jelas apakah sasaran-sasaran yang dituju sudah
dapat tercapai. Kegiatan ini dilakukan secara terus-menerus, tanpa harus menunggu
selesainya hasil akhir. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan bahwa apabila evaluasi
hanya dilakukan pada akhir kegiatan, maka kekurangan-kekurangan maupun
kesalahan-kesalahan pada proses pelaksanaan kegiatan akan semakin berat untuk
diperbaiki. Oleh karena itu, melalui evaluasi rutin atau berkala, maka kekurangan-
kekurangan kecil selama pelaksanaan kegiatan akan mudah dipecahkan dan tidak
akan mengganggu kelancaran tahapan kegiatan berikutnya.

Melalui kegiatan evaluasi ini akan diketahui :

1. Sejauh mana kegiatan yang dilaksanakan dapat berhasil baik
2. Sejauh mana kegiatan anggota-anggota dalam menjalankan usaha ekonomi
produktif
3. Apakah pembagian tugas antara pengurus dan anggota sudah berjalan
sebagaimana mestinya
4. Apakah pertemuan rutin berjalan dengan lancar
5. Siapa saja dan darimana pembinaan kegiatan tersebut diperoleh
6. Apakah kendala atau kekurangan sebelumnya yang terjadi dalam proses
kegiatan sudah dapat dikendalikan
7. Adakah usaha kesejahteraan sosial lainnya yang dapat dikembangkan
8. Apakah ada dampak yang positif dari pelaksanaan kegiatan tersebut untuk para
anggota maupun pengurus
9. Apakah program KB sudah merupakan salah satu prioritas pelaksanaan program
di kelompok tersebut
10. Dan masih banyak perkembangan dinamika kelompok yang dapat dipantau
maupun dievaluasi

Dari hasil pemantauan maupun evaluasi akan diperoleh informasi dan pengalaman
yang merupakan pelajaran untuk menentukan indicator-indikator keberhasilan
berikutnya.

Secara bertahap system pemantauan dan evaluasi program akan terus

dikembangkan dengan menggunakan indicator kinerja sesuai dengan tujuan
program yang telah ditetapkan.

Pencatatan atau perekaman hasil pemantauan dan evaluasi baik berupa tulisan,
dokumentasi, gambar, produk hasil kegiatan ataupun bentuk lainnya akan
merupakan bahan yang sangat berguna dalam penyusunan laporan (reporting).
 BAB VI
PENUTUP

“Pedoman Pengelolaan dan Pengembangan Kelompok UPPKS” merupakan acuan bagi

pengelola maupun pengurus Kelompok UPPKS dalam melaksanakan kegiatan ekonomi
produktif yang dilakukan melalui Kelompok Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga
Sejahtera (UPPKS), Buku ini akan lebih bermanfaat apabila pengelola, maupun pengurus
Kelompok UPPKS dapat melaksanakan petunjuk yang diberikan sesuai dengan kondisi
wilayah kerjanya. Selain merupakan pelengkap dari pelatihan yang telah maupun yang
akan diselenggarakan, buku pedoman ini diharapkan dapat pula membantu menambah
wawasan dan memberikan kontribusi yang optimum bagi para pengelola maupun
pengurus kelompok dalam melaksanakan dan merancang kegiatan yang lebih baik dan
sesuai untuk kelompok-kelompok di lini lapangan.