BUKU ADMINISTRASI KELOMPOK

TANI

BUKU ADMINISTRASI MERUPAKAN HAL YANG SANGAT

PENTING PADA SUATU KELOMPOK TANI. MELALUI
PEMBUKUAN ADMINISTRASI YANG BAGUS MAKA
AKAN MENUNJANG JALANNYA ORGANISASI
KELOMPOK TANI, MENDORONG KELOMPOK MENJADI
TRANSPARAN DAN JELAS.

MAKSUD DARI TRANSPARAN ADALAH SEMUA PIHAK YANG TERKAIT DENGAN

KELOMPOK BAIK ITU DINAS MAUPUN ANGGOTA BESERTA MASYARAKAT PADA UMUMNYA
DAPAT MELIHAT KONDISI NYATA KELOMPOK DALAM PERKEMBANGANNYA MULAI
BERDIRI HINGGA SEKARANG. JELAS DIMAKSUDKAN BAHWA KELOMPOK BENAR-BENAR
MEMILIKI TUJUAN DAN PERENCANAAN SEHINGGA JELAS ARAH YANG AKAN DITUJU
YAITU MENSEJAHTERAKAN ANGGOTA.
PENGENALAN BUKU ADMINISTRASI KELOMPOK TANI

BUKU ADMINISTRASI KELOMPOK TANI Adalah : Seperangkat catatan

atau dokumen yang menyangkut semua kegiatan yang dilakukan oleh
Kelompok Tani,

BUKU ADMINISTRASI

BUKU ADMINISTRASI KEGIATAN (FISIK)

BUKU ADMINISTRASI KEUANGAN (NON

 BUKU ADMINISTRASI KEGIATAN
1. BUKU SUSUNAN PENGURUS KELOMPOK
TANI PERIODE TAHUN .............. S/D ...............
BERHENTI
NO NAMA TGL L/P PEKERJAAN ALAMAT JABATAN TGL DIANGKAT
TGL ALASAN TTD

Buku Pengurus (Buku Susunan Pengurus) Kelompok Tani

 Buku Keanggotaan Kelompok Tani Yang Berisi Identitas Anggota
Kelompok

TGL
No Nama La ur L/P PEKERJAA Alamat TGL TTD
hir/Um N AN
GGOTA
 3. Buku Rencana Kegiatan Kelompok

Buku Rencana Kegiatan kelompok adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang rencana kegiatan
yang akan dilaksanakan oleh kelompok, misalnya jenis kegiatan, lokasi, volume,
frekuensi, biaya dan jadwal kegiatan. Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi
kelompok untuk merencanakan kegiatan yang telah disepakati bersama-sama sehingga memudahkan
dalam pengaturan aktivitas yang akan dilakukan
 4. Buku Kegiatan Yang Berisi Catatan Kegiatan Kelompok

Buku kegiatan kelompok adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan
oleh kelompok, misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi
kegiatan kelompok, dan sebagainya.
 5. Buku Tamu

Buku tamu adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke dalam
kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui seberapa jauh perhatian maupun bimbingan yang pernah diberikan
oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan.
 6. Buku Notulen Rapat

Buku notulen rapat adalah berisi catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik
pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota. baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota. Catatan
pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang pernah dibicarakan.
 7. Buku Daftar Hadir

Buku daftar hadir adalah dokumen tertulis yang berisi kehadiran setiap petani yang menjadi anggota kelompok
dalam setiap kali kelompok mengadakan kegiatan. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota
yang menghadiri berbagai kegiatan kelompok.
 8. BUKU AGENDA SURAT MASUK DAN
KELUAR

Buku agenda surat masuk dan surat keluar adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang surat-surat yang
dibuat kelompok untuk para anggota maupun pihak luar serta surat-surat yang diterima kelompok dari pihak-pihak
luar yang pernah dikirim ke kelompok.
 9. BUKU EKSPEDISI

Buku ekspedisi adalah dokumen tertulis yang memuat tentang bukti pengiriman dokumen seperti surat maupun
dokumen/ barang lainnya yang dikirim kepada para anggota maupun kepada pihak-pihak luar.
10. Buku Produktivitas dan Hasil Produksi
HASIL PRODUKSI JUMLAH PRODUKTIVITAS

TGL/ HORTIL TANAMAN TERNAK HORTIL TANAMAN TERNAK

NO HORTILKU TANAMAN HORTILKU TANAMAN
BL PAD K UL PERKEBUNA (Ayam/ K UL PERKEBUNA (Ayam/
L TURA PANGAN PADI L TURA PANGAN
N/THN I TURA N LAINNYA Kambing/ TURA N LAINNYA Kambing/
(SAYUR) LAINNYA (SAYUR) LAINNYA
(BUAH) (JAHE DLL) Sapi) (BUAH) (JAHE DLL) Sapi)

Buku produktivitas dan hasil produksi adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala hasil tingkat
produktivitas panenan dan produksi usahatani seluruh komoditi yang diusahakan para petani yang dilaksanakan di
wilayah kelompok tersebut, misalnya produktivitas dan produksi usahatani padi
sawah, palawija, hortikultura maupun komoditi peternakan.
 11. Buku Luas Lahan Garapan

Buku luas lahan garapan dan usahatani anggota adalah dokumen tertulis yang berisi tentang luasan areal lahan
garapan anggota kelompok berupa lahan darat sawah, pekarangan, tegalan, kebun serta jenis-jenis usahatani yang
dijalankan para anggota (jenis-jenis usaha tani dapat juga dijabarkan secara detail bentuk usaha taninya seperti
petani sayur-sayuran, petani semangka, petani jeruk, petani karet, petani lada, dll).
 12. Buku Pemilikan Lahan dan Ternak

Buku ini berguna untuk mengetahui luasan areal pemilikan lahan dan jumlah ternak yang dimiliki oleh
anggota kelompok.
13. Buku Pemilikan Tanaman

Buku ini berguna untuk mengetahui jenis-jenis tanaman yang dimiliki anggota kelompok sehingga
mempermudah dalam pengaturan produksi dan distribusi.
 14. Buku Seksi Hijauan Makanan Ternak

Buku ini berguna untuk kalender musim tanam sehingga segala aktivitas pengolahan lahan dan
penanaman terjadwal sesuai dengan harapan, efektif dan efisien.
 15. BUKU KEPEMILIKAN SARANA DAN
PRASARANA

Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota yang memiliki alat-alat dan mesin pertanian sehingga
dapat direkapitulasi jumlah saana dan prasarana pertanian di kelompok tersebut.
 16. BUKU
KONSULTASI

Buku konsultasi adalah dokumen tertulis yang berisi tentang catatan hasil konsultasi yang berisi tentang masalah
dan pemecahan masalah dalam kelompok tani. Dalam setiap kunjungan atau ada instansi terkait yang datang,
buku ini selalu disiapkan untuk mencatat segala masalah dan melampirkan jawaban.
17. BUKU KUNJUNGAN PENGURUS
18. BUKU IDENTITAS ANGGOTA KELOMPOK

Buku ini bermanfaat untuk

kepentingan administrasi
anggota kelompok dan
dipergunakan sesuai dengan
permintaan kebutuhan
administrasi, sehingga segala
kebutuhan administrasi anggota
kelompok dapat terpenuhi
dengan cepat, maksimal, efektif
dan efisien.
 II. Administrasi Keuangan
Administrasi Keuangan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan
keuangan kelompok, selain buku-buku administrasi kegiatan kelompok.

1. BUKU KAS
Buku kas adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh
kelompok yang menyangkut keluar masuknya keuangan kelompok.
 2.Buku Iuran Anggota
Buku iuran anggota adalah dokumen tertulisyang mencatat tentang masuknya iuran
dalam bentuk uang tunai maupun natura kedalam kas kelompok. Besar kecilnya iuran ditentukan
berdasarkan keputusan musyawarah anggota kelompok.

Iuran anggota adalah penting artinya bagi kelangsungan organisasi Kelompok Tani karena dapat digunakan
untuk membiayai semua kegiatan kelompok.
3.Buku Tabungan Anggota
 PERANGKAT KELENGKAPAN ADMINSTRASI LAINNYA

Selain buku-buku dan dokumen penting lain yang harus dimiliki Kelompok Tani, Kelompok Tani yang kuat dan sudah maju
diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan administrasi lainnya, yakni berupa :

a. Sekretariat Kelompok Tani

b. Papan Nama (Plank) Kelompok Tani
c. Stempel Kelompok Tani
d. Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar
e. Arsip Dokumen Berita Acara Pembentukan Kelompok Tani
f. Arsip Dokumen Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kelompok Tani
g. Arsip Dokumen Berita Acara Benah Kelompok Tani
h. Rencana Kerja Kelompok atau Rencana Definitif Kelompok Tani (RDK)
i. Rencana Definitif Kebutuhan Kelompok Tani (RDKK)
j. Rencana Usaha Anggota (RUA)
k. Arsip Dokumen Biodata Anggota Kelompok Tani
l. Dokumen berupa papan data (Monografi) Kelompok Tani
m. Peta Wilayah Kelompok Tani
9. Buku Anggaran Dasar dan Anggaran
Rumah Tangga Kelompok
Contoh ANGGARAN DASAR, berisi antara lain :
 BAB dan PASAL
I. NAMA DAN TEMPAT KEDUDUKAN IX. PENGAWAS

II. LANDASAN, AZAS DAN TUJUAN X. SUMBER DANA

III.USAHA XI. SIMPANAN ANGGOTA

IV. KEANGGOTAAN XII.JANGKA WAKTU

V. HAK DAN KEWAJIBAN ANGGOTA XIII. SANKSI

VI. RAPAT ANGGOTA XIV.PERSELISIHAN
VII. KEDUDUKAN PENGURUS XV. PERUBAHAN ANGGARAN DASAR

VIII.HAK DAN KEWAJIBAN PENGURUS XVI. PENUTUP

Ditetapkan dalam : Rapat Pengurus
Pada tanggal :
Tempat :
Kecamatan :
Kabupaten : Parigi Moutong
Propinsi : Sulawesi Tengah
Atas nama seluruh anggota Kelompok Tani Barugayya

Pengurus
Ketua Sekretaris

................................. ..................................
. .
Susunan ANGGARAN RUMAH TANGGA terdiri
dari : BAB dan PASAL (dapat dilihat contoh)
 14. Buku Profil Kelompok

I. Pendahuluan

a. Latar Belakang 3. Potensi Produksi Pertanian (Tanaman Pangan, Peternakan)

b. Dokumen Pendirian

c. Kelas Kelompok
III. Potensi Jumlah Alsintan yang dilmiliki anggota
II. Potensi Sumber Daya Kelompok (Tabel)
1. Potensi Sumberdaya Wilayah
IV. Jenis Bantuan Yang Telah diterima
a. Luas Sawah Tadah Hujan
V. Penutup (Saran dan Masukan)
b. Luas Sawah Irigasi

c. Luas Sawah Semi Irigasi

d. Luas Lahan Lainnya

2. Potensi Sumberdaya Anggota

a. Daftar Nama Anggota (No, Nama, Jenis Kelamin, dan Umur)

b. Jumlah Kepala Keluarga/Anggota dan Anggota Keluarga

c. Jumlah Anggota berdasarkan Jenis Kegiatan Pertanian

d. Jumalah Anggota berdasarkan Pendidikan

BUKU BUKU TERSEBUT DI SIMPAN OLEH
SIAPA ?????
 Buku Tama disimpan oleh Ketua Kelompok
 Buku Kegiatan, Buku Keanggotaan, Buku Notulensi disimpan oleh
Sekretaris;
 Buku Iuran Kas (Kas Kecil dan Kas Besar) serta Buku Simpan Pinjam di
Simpan oleh Bendahara;
 Buku Inventaris disimpan oleh Bagian Inventarisasi atau Seksi
Perlengkapan dan Mesin Alsintan)
APA MANFAAT PENGISIAN BUKU
KELOMPOK ??????
 Sebagai bukti Fisik Kegiatan Kelompok
 Sebagai Atribut kelengkapan Kelompok;
 Sebagai Indikator/ukuran penilaian rapihnya administrasi Kelompok
 Sebagai Pengingat Kejadian Yang Telah Lampau;
 Sebagai Refernsi jika ingin ada perbaikan (evaluasi) dikemudian hari;
 Sebagai Bahan Indikator Penilai dalam KENAIKAN KEMANPUAN KELOMPOK/KELAS
dan Oleh TIM PENILAI LOMBA POKTAN.
 MARI KITA
ISI

BUKU ADMINISTRASI
KELOMPOK SECARA
RUTIN