TERTIB

ADMINISTRA
SI
TP PKK DESA
SE-
KECAMATAN
BUNTU PANE OLEH :
NY. RAMALAWATI RH
RAMBE
 DASAR PANDUAN
 BUKUHASIL RAPAT KERJA NASIONAL IX PKK
TAHUN 2021
A. Administrasi Umum
Macam-Macam Surat :
 Surat Keputusan
 Surat Kuasa
 Surat Keterangan
 Surat Biasa
 Surat Edaran
 Surat Pengumuman
 Surat Undangan
 Surat Pengantar
 Surat Tugas
 Piagam/Penghargaan
 Lembar Disposisi

 CONTOH LAMPIRAN LIHAT DI BUKU RAKERNAS IX

B. Nomor dan Kode Surat
 Surat organisasi diberi nomor urut dan kode surat. Kode surat
adalah tgl, No, Lampiran dan Perihal Surat.
 Khusus utk surat Keputusan, menggunakan Agenda tersendiri.
 Apabila isi surat bersifat umum maka digunakan kode “Skr”
 Apabila isinya menyangkut kegiatan Pokja, menggunakan
kode “Pokja”
 Penulisannya adalah sebagai berikut :
 No. Urut / Skr / PKK …..... (sesuai dengan jenjang TP
PKK/Bulan ke berapa/Tahun
Contoh : 01/Skr/PKK.Desa/I/2023
03/Pokja III/PKK.Desa/1/2023
C. Distribusi dan Penyimpanan
Surat
 Semua surat keluar yang sudah ditandatangani,
dicatat di buku Agenda Surat Masuk/Keluar
dan diberi Nomor serta distempel/cap.
 Semua arsip surat keluar/masuk harus disimpan
dgn baik dan rapi, dimasukkan ke dalam Kotak
Arsip yg sudah ditentukan menurut ketentuan di
kantor TP PKK.
D. CONTOH STEMPEL
( buku RAKERNAS hal. 44)
E. CONTOH BAGAN STRUKTUR
( buku RAKERNAS hal. 73)
F. BUKU ADMINISTRASI
CONTOH SAMPUL BUKU PKK
TAMPAK DEPAN
CONTOH SAMPUL BUKU PKK
TAMPAK BELAKANG
I. BUKU 6 (enam) : SEKRETARIS
1. Buku Daftar Anggota TP. PKK
( Buku RAKERNAS IX hal. 98-99)

Buku Daftar Anggota TP. PKK dan Kader

(Buku RAKERNAS IX hal. 100-101)

2. Buku Agenda Surat Masuk/ Keluar

(Buku RAKERNAS IX hal. 102-103)
3. Buku Notulen Rapat
4. Buku Inventaris (Buku RAKERNAS IX hal. 106-107)
4. Buku Keuangan(Buku RAKERNAS IX hal. 104-105)
5. Buku Kegiatan(Buku RAKERNAS IX hal. 108-109)

Tambahan :
a) Buku Tamu
b) Buku Kegiatan dalam photo ( album photo)
c) Kliping Koran
Cara Pengisian BUKU 6 (enam)
PKK antara lain :
 Buku Daftar Anggota TP. PKK Dan Daftar Anggota TP. PKK dan Kader,
diisi untuk mencatat daftar nama Anggota TP PKK dan Kader PKK
 Buku Agenda Surat Masuk dan Buku Agenda Surat Keluar yakni
Mencatat dan mengisi surat-surat yang masuk (diterima) dan surat-surat
yang keluar (dikirim)
 Buku Notulen Rapat diisi atau dicatat yaitu : Rapat perencanaan
pelaksanaan kegiatan
 Buku Inventaris, untuk mencatat daftar barang yang dimiliki oleh Kantor
TP PKK
 Buku Keuangan, untuk mencatat jumlah penerimaan dan jumlah
pengeluaran anggaran untuk kegiatan TP PKK.
 Buku Kegiatan diisi atau dicatat yaitu : Semua kegiatan yang sudah
dilaksanakan yang berhubungan dengan kegiatan TP. PKK yang diikuti.
II. BUKU BANTU POKJA
1) POKJA I
 Buku Kegiatan
 Notulen Rapat
 Buku Data Kegiatan (Buku RAKERNAS IX hal. 186-188)
 Buku Kegiatan dalam photo ( album photo)

Cara Pengisian buku bantu Pokja I :

 Buku Kegiatan diisi atau dicatat yaitu :
Semua kegiatan yang sudah dilaksanakan yang
berhubungan dengan program pokja I
 Buku Notulen Rapat diisi atau dicatat yaitu : Rapat perencanaan
pelaksanaan kegiatan Pokja I
 Buku data kegiatan diisi atau dicatat yaitu : Semua data dari kegiatan
pokja 1 yang diisi setiap bulan, ditanda tangani ketua Pokja
 2) POKJA II
Buku Kegiatan
Notulen Rapat
Buku Data Kegiatan…. (Buku RAKERNAS IX hal. 189-191)
Buku Ovop
Buku Perpustakaan
Buku Kegiatan dalam photo ( album photo)

Cara Pengisian buku bantu Pokja II :

 Buku Kegiatan diisi atau dicatat yaitu : Semua kegiatan yang sudah dilaksanakan yang
berhubungan dengan program pokja II
 Buku Notulen Rapat diisi atau dicatat yaitu : Rapat perencanaan pelaksanaan kegiatan
Pokja II. Contoh : rencana pelaksanaan kegiatan memasak dimsum
 Buku data kegiatan diisi atau dicatat yaitu : Semua data dari kegiatan pokja II yang diisi
setiap bulan, ditanda tangani ketua Pokja;
 Buku OVOP (One Village One Product) dicatat antar lain : Semua Produk Unggulan yang
ada di daerah masing-masing bisa berupa keterampilan maupun tumbuhan (buah-
buahan);
 Buku daftar perpustakaan dicatat antara lain : Nama judul buku, jenis buku, sumbernya
atau berasal dari mana buku tersebut.
 3) POKJA III
Buku Kegiatan
Notulen Rapat
Buku data kegiatan (Buku RAKERNAS IX hal. 192-194)
Buku Bantu Judul Resep
Buku Keuangan Toga
Buku Kegiatan dalam photo ( album photo)

Cara Pengisian buku bantu Pokja III :

Buku Kegiatan diisi atau dicatat yaitu : Semua kegiatan yang sudah dilaksanakan yang
berhubungan dengan program pokja III
Buku Notulen Rapat diisi atau dicatat yaitu : Rapat perencanaan pelaksanaan kegiatan Pokja III.
Buku data kegiatan diisi atau dicatat yaitu : Semua data dari kegiatan pokja III yang diisi setiap
bulan, ditanda tangani ketua Pokja;
Buku Resep masakan diisi atau dicatat yaitu : Resep masakan yang bergizi, berimbang aman dan
sehat, baik itu yang sudah dipraktekkan maupun yang belum dipraktekkan;
Buku keuangan Toga diisi atau dicatat yaitu :

a. Penjualan hasil Toga

b. Pembelian bibit Toga
c. Pembelian pupuk dan keperluan perawatan Toga.
 4) POKJA IV
 Buku Kegiatan
 Notulen Rapat
 Buku Data Kegiatan….. (Buku RAKERNAS IX hal. 195-197)
 Buku Manfaat TOGA
 Buku Kegiatan dalam photo ( album photo)

Cara Pengisian buku bantu Pokja IV :

 Buku Kegiatan diisi atau dicatat yaitu : Semua kegiatan yang sudah
dilaksanakan yang berhubungan dengan program pokja IV.
 Buku Notulen Rapat diisi atau dicatat yaitu : Rapat perencanaan pelaksanaan
kegiatan Pokja IV.
 Buku data kegiatan diisi atau dicatat yaitu: Semua data dari kegiatan pokja IV.
 Buku manfaat Toga diisi atau dicatat yaitu : Manfaat dari berbagai jenis Toga.

Contoh : Manfaat jahe antara lain mengatasi masalah

pencernaan, mengurangi mual, mengurangi rasa sakit dan
mencegah penyakit kulit.
 G. PAPAN DATA
Papan data dari banner/baliho jadi dapat diganti setiap tahun,
antara lain :

 Papan Bagan Mekanisme ( buku RAKERNAS hal. 69)

 Papan Struktur Pengurus ( buku RAKERNAS hal. 73)

(Lengkap Photo Pakaian PKK Nasional - buku RAKERNAS hal. 46-47, 86-88)
 Papan DATA UMUM ( buku RAKERNAS hal. 174)
 Papan Program Pokja 1,2,3,4
 Papan Data Pokja 1,2,3,4 ( buku RAKERNAS hal. 186-197)
 Papan Data Posyandu
 Papan Rencana Program Kerja (Dalam Bulanan)