Company Profile

PT. BINO MITRA SEJATI

Perusahaan distribusi PT Batara Indah
Head Office : Jl. Olympic Raya Blok A 8 – 9,
Kawasan Industri Sentul, Sentul - Bogor
Berdiri pada tahun 1986
Akronim : bino (Batara Indah Office Products)
Distribution Network

23 Cabang dan Distributor

 Market Segmentation
OFFICE SCHOOL HOME
Filing Filing Filing
BINO Product
 Keungulan plastic
berbahan Polypropylene
(PP)

• Ramah lingkungan dapat di daur ulang.

• Tidak lengket terhadap tinta printer/foto copy, sangat
aman untuk menyimpan document/ berkas dalam plastic
Pocket/ Display Book
Pentingnya menata arsip sehubungan banyak kasus
ditemukan karena arsip tidak tertata dengan baik
menjadi masalah di kemudian hari.

Dokumen Sulit dicari – waktu terbuang

Dokumen Rusak Dokumen Hilang
UU No 43 Tahun 2009 Ttg Kearsipan

“untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif

dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas,
klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip” (Pasal 40 ayat 4)

Instrumen dasar pengelolaan kearsipan :

1. Tata Naskah Dinas
2. Kode Klasifikasi Arsip
3. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
4. Klasifikasi Keamanan Akses Informasi.
Implementasi di Standard Operational Procedure (SOP).
 Jenis Arsip
Arsip Dinamis

Aktif In-aktif
Arsip yang arsip yang frekuensi Arsip yang arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau penggunaannya telah menurun.
terus menerus.

Vital
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila
rusak atau hilang.

Arsip Statis
Arsip memiliki nilai guna kesejarahan dan dipermanenkan
Pengelompokkan arsip surat
berdasarkan:
- Surat Masuk
- Surat Keluar

dan disusun Klasifikasi Arsip

(pengelompokan berkas) berdasarkan
kegiatan, sehingga arsip-arsip tersebut
memiliki kronologi dari awal kegiatan
hingga akhir.
Jadwal Retensi Arsip (JRA), umur
arsip

Arsip perlu dijadwalkan:

- kapan harus dipindahkan
- kapan harus dimusnahkan
- kapan diarsipkan secara
permanen.
Berdasarkan Nilai Guna, arsip digolongkan :
1. Arsip Vital : Arsip ini abadi dan tidak dapat diganti kembali. Arsip
bagi kehidupan bisnis.
Contoh: Surat Akte Pendirian Perusahaan.

2. Arsip Penting : Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti
dengan biaya yang tinggi dan lama.
Contoh: Arsip bukti keuangan

3. Arsip Berguna : Arsip yang berguna sementara dan dapat diganti

dengan biaya yang rendah.
Contoh: surat pesanan.

4. Arsip Tidak Berguna :

Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah digunakan sementara.
Contoh: arsip undangan rapat
 JADWAL RETENSI ARSIP
Golongan Arsip Umur Arsip Abadi/
Arsip Dimusnahkan
Aktif In Aktif
VITAL 1. Akte Pendirian - - Abadi
Perusahaan
2. Dafar Saham - - Abadi
3. Akte Tanah - - Abadi

PENTING 1. Laporan Keuangan 5 tahun 10 tahun Dimusnahkan

2. Cek 5 tahun 10 tahun Dimusnahkan
3. Surat Perjanjian 5 tahun 10 tahun Dimusnahkan

Sesuai Sesuai
keperluan keperluan

BERGUN 1. Laporan Tahunan 2 tahun 5 tahun Dimusnahkan

A 2. Neraca 2 tahun 5 tahun Dimusnahkan

TIDAK 1. Undangan 1 bulan - Dimusnahkan

BERGUN 2. Pengumuman 1 bulan - Dimusnahkan
A
 BERITA ACARA
PEMUSNAHAN SURAT GOLONGAN TIDAK PENTING
UNIT ………………INSTANSI……………………………..

Pada hari ini tanggal …….bulan……. Yang bertanda tangan di bawah ini,
berdasarkan surat persetujuan dari………nomor………telah
memusnahkan berkas-berkas yang tergolong tidak penting seperti
tercantum dalam daftar lampiran berita acara ini dengan:

Penghancuran:
Pembakaran
Peleburan secara chemis

Berita acara ini dibuat sesungguhnya:

Saksi-saksi:
1. ……………………………….
2. ……………………………….

Panitia Penyusutan berkas-berkas surat:

1. Ketua : ……………………………….. (………………….)
2. Sekretaris : ……………………………….. (………………….)
3 . Anggota : ……………………………….. (………………….)
4 . Anggota : ……………………………….. (………………….)
Dokumentasi Pemusnahan Arsip

Dengan di bakar Dengan Mesin

Penghancur Kertas
Pengarsipan yang baik (praktisi)

Klasifikasi/
dikelompokan

Sistematis/tersusun

Alat arsip yang tepat

Tujuan: kemudahan pencarian kembali

(Cepat, Efektif dan Efisien)
lihat video clip
 Pemilihan Alat Arsip Yang Tepat
Sesuai Jenis Dokumen

Dokumen:
1. Invoice / nota penjualan
2. Makalah Seminar
3. Surat Perjanjian/MOU
4. Surat Berharga (ijazah, surat Tanah, dll)
Klasifikasi Peralatan Arsip

Ukuran Kertas

A2

A1

A4
A3
A6
A5
A6
 Berkas Terurai
(untuk document yg tidak di
lubangi)
1.Hang Map/Suspension File
SUSPENSION FILING TRAY

PRONG PAPER FASTENER

TROLLE
Y
2. Pocket
 3. Display Book
Keungulan Bahan PolyPropylene (PP)

Hasil Cetak/Print tidak menempel di plastik

4. Expanding File
Fungsi alat menyimpan Dokumen
Penting/surat berharga
Dokumen Aman dan
Mudah Dicari
5. Document File
Fungsi menyimpan dokumen
penting/surat berharga khusus/ specific
7. Box File / Magazine File
Penyimpanan • Majalah
• Display Book
• Expanding File
 Berkas Terjilid
(untuk document yg boleh di
lubangi)
1. Ordner (Indonesia)
Lever Arch File – LAF
(Internasional)
Lever Arch File (LAF)
• Rado

Bantex Merk Lain

 Lever Arch File (LAF)
• Mekanik
KAPASITAS  LEBAR PUNGGUNG

LAF Bantex Hemat 15 mm

Dibanding Merek Lain
Lever Arch File (LAF)
• Finger Ring
Finger Ring Mempermudah
pengambilan
Lever Arch File (LAF)
• Strong Line

StrongLine
sebagai
pelindung
bagian
bawah
LAF
Lever Arch File (LAF)
• Fungsi warna untuk klasifikasi
2. Ring Binder & Insert Ring
Binder

Ring Binder Insert Ring Binder

Insert Ring Binder

Cover Binder
bisa di print/
di ganti sesuai
kebutuhan
Ring Binder
Jumlah Ring
2 Ring 3 Ring 4 Ring
Ring Binder
Tipe Mekanik

Kapasitas
20 mm|25 mm|40 mm|52 mm|65 mm
Ring Binder
KEUNGGULAN 3 & 4 RING
3. Post/Pipe Binder
Post/Pipe Binder Insert Post/Pipe Binder
Post/Pipe Binder
Alat Pendukung
Perforator 2 Lubang

Perforator 3 & 4 Lubang Reinforcement Ring

5. Data Binder
6. Computer File
Menyimpan dokumen continuous form lebih
banyak
STATIONERY
Adhesive Index Tab
5 Basic clrs 4 Fluorescent clrs
Stapler & Staple Remover
Tack All Form Up