PENERAPAN R2 - RAPI

Dudung Duhara
Senior Consultant at Kaizenindo Consulting
 SASARAN S2 – SUSUN - RAPI

Kondisi A Kondisi B
Sasaran Penerapan SUSUN - RAPI :
Menciptakan Tempat Kerja memiliki tertata dan teridentifikasi
 Kunci dari TEMPAT KERJA
YANG TERTATA & TERIDENTIFIKASI
adalah :
VISUALISASI untuk barang / dokumen / alat kerja / lemari dan lain sebagainya memenuhi
3M:
1. Mudah ditemukan
2.Mudah diambil dan dikembalikan
3.Mudah dikontrol jumlahnya
SUSUN BERARTI ...

Barang dan lokasi Ada aturan

Tempat dan status kerja memiliki penyimpanan dan
Barang jelas nama atau kode mekanisme
yang distandarkan pemastiannya
TINDAKAN SUSUN - RAPI

1. Memberi tanda 2. Memberi tanda /

3. Memberi tanda /
letak barang / label dokumen atau
jalur jalan
dokumen barang

4. Memberi tanda / 5. Memberi tanda / 6. Memberi tanda /

label tempat label daftar barang / label maksimum dan
sampah dokumen minimum barang
PENGELOLAAN SUSUN - RAPI

Sering: harian /
• simpan sedekat mungkin
mingguan

Kadang2: 2 minggu /
• simpan di sekitar tempat Kerja
bulanan

Jarang: semester /
• Barang tidak penting
tahunan
TINDAKAN SUSUN PADA DOKUMEN
- Menetapkan Status Dokumen –

• Tetap kan Arsip/ Dokumen

menjadi :
– Vital = Abadi
– Penting = 5 – 25 tahun
– Berguna = 2 – 10 tahun
– Tidak Berguna = < 1 tahun
JADWAL RETENSI
Contoh
Umur Arsip
Golongan Arsip Arsip Abadi/Dimusnahkan
Aktif Inaktif
VITAL 1. Akte pendirian perusahaan - - Abadi
2. Daftar Saham - - Abadi
3. Akte Tanah - - Abadi
4. Surat Keputusan - - Abadi
5. Dan seterusnya
PENTING 1. Pertanggung-jawaban keuangan 5 thn 25 thn Dimusnahkan
2. Cek bekas 5 thn 25 thn Dimusnahkan
Sesuai Sesuai
3. Surat perjanjian Dimusnahkan
Keperluan Keperluan
4. Dan seterusnya
BERGUNA 1. Laporan tahunan 2 thn 10 thn Dimusnahkan
2. Neraca 2 thn 10 thn Dimusnahkan
3. Dan seterusnya
TIDAK BERGUNA 1. Undangan 1 bln - Dimusnahkan
2. Pengumuman 1 bln - Dimusnahkan
3. Dan Seterusnya
ALUR PENYIMPANAN DOKUMEN

Dokumen
• Diarsipkan

Kantong Arsip / Map Gantung

Penyimpanan Siap Akses • Mengkategorikan

Penyimpanan
dokumen tahun ini

Penyimpanan
dokumen tahun lalu

• Memindahkan (kantong arsip)

Penyimpanan
dokumen yang
berumur dua tahun
di kardus
Penyimpanan Terpencil
KARDUS UNTUK “PENYIMPANAN TERPENCIL”
CONTOH KARDUS UNTUK “PENYIMPANAN TERPENCIL”
CONTOH KARDUS UNTUK “PENYIMPANAN TERPENCIL”

Standard Warna Divisi

Accounting : MERAH TUA

Administration : MERAH MUDA

Tech. Support : HIJAU TUA

Production : ORANGE

Engineering : BIRU LANGIT

Warehouse : UNGU

Laboratory : HIJAU MUDA

Port : COKLAT TUA

Plant 1 : COKLAT MUDA

Plant 2 : KREM/KUNING MUDA

 CONTOH LABEL FILE
Logo Petusahaan -> PT XXXX <- Nama Perusahaan, Arial Bold 14

JAKARTA <- Nama Lokasi Perusahaan, Arial Bold 20

• Tanda pada dokumen, untuk

memudahkan pencarian,
LAPORAN pengambilan dan
<- Judul File Maksimum 3 baris, Arial Bold 24
PROYEK pengembalian.
BANPU • Memudahkan kontrol jenis
dokumen yang harus di simpan

JAN 2003
S/D <- Periode Tempat Simpan, Arial Bold 16

DES 2003
PIC: Septian Dwi Cahyo <- Penanggung jawab File, Arial Bold 10
<- Lode Lokasi Simpan File, Arial Bold 24
B.03.07-2/2 Kode Lemari.Lokasi Baris.Lokasi Kolom/Running Number-Jumlah File (Nomer/Total)
Lemari B Baris ke 3 Kolom urutan ke 7 File ke 2 dari total 2 buah
<- Periode Review, Warna Dasar, Lihat Referensi Standard Warna Periode Review
Stiker Review -> 4/7 9/1 2/7 Jumlah Kotak, Lihat Lama Simpan File dibagi Periode Review
Tanggal Review
Contoh: Lama simpan file aktif 3 tahun, periode review 6 bulanan = 3 tahun (36 bulan / 6 bulan = 6 kotak)
Lihat Referensi Standard
<- Kode Divisi, Arial Bold 18
Warna Stiker Review P&Q Warna Dasar, Lihat Referensi Standard Warna Divisi
PENERAPAN RAPI LABEL FILE (Contoh)
 CONTOH STANDARD WARNA

Standard Warna Periode Review

Standard Warna Divisi
1 Bulanan Hijau

Accounting : MERAH TUA 3 Bulanan Oranye

Administration : MERAH MUDA 6 Bulanan Biru

Tech. Support : HIJAU TUA
1 Tahunan Coklat
Production : ORANGE

Engineering : BIRU LANGIT

Standard Warna Stiker Review
Warehouse : UNGU

Laboratory : HIJAU MUDA

Abadi Merah

Port : COKLAT TUA Sudah di Review Putih

Plant 1 : COKLAT MUDA Dimusnahkan Hitam

Plant 2 : KREM/KUNING MUDA
Dipindahkan ke Gudang File Merah Muda
CONTOH : PENERAPAN SUSUN PADA FILE
PENERAPAN RAPI PADA FILE, RAK, DAN MEJA KERJA

Sasaran :
mencipatkan standar penyimpanan dokumen yang rapi, tertata dengan
sistem

VISUAL
PENERAPAN RAPI PADA FILE, RAK, DAN MEJA KERJA

SASARAN :
VISUALISASI LACI KERJA
VISUALISASI DOKUMEN
VISUALISASI MEJA KERJA
CONTOH : PENERAPAN SUSUN LEMARI FILE
CONTOH : PENERAPAN SUSUN DI LACI
 PENERAPAN RAPI PADA RUANG

Sasaran :
mencipatkan standar jalan, penempatan meja, kursi, lemari, peralatan kerja,
tempat sampah, dispenser, dll yang rapi, tertata dengan sistem

VISUAL
PENERAPAN RAPI PADA RUANG

SASARAN :
1. VISUALISASI TEMPAT KERJA
2. VISUALISASI TEMPAT BARANG
3. VISUALISASI AREA UMUM
CONTOH : PENERAPAN RAPI DI RUANG
CONTOH : PENERAPAN RAPI LUAR RUANG
CONTOH : PENERAPAN RAPI BARANG

Dengan penerapan RAPI :

Setiap barang mudah ditemukan, mudah diambil, dan
mudah dikembalikan pada tempatnya
CONTOH : PENERAPAN RAPI BARANG

Dengan penerapan RAPI :

Jumlah barang dibutuhkan dan disimpan, menjadi
terkendali : tidak berlebih, dan tersedia saat dibutuhkan
CONTOH : PENERAPAN RAPI BARANG

Dengan penerapan RAPI :

Lokasi kerja menjadi tertata, dan lebih cepat melayani
pelanggan
CONTOH : PENERAPAN RAPI BARANG

Dengan penerapan RAPI :

Barang yang kadaluarsa, lebih terkendali.
CONTOH : PENERAPAN RAPI

Before After
29
CONTOH : PENERAPAN RAPI

30
PENEAPAN RAPI DI KANTOR