ISO Series

Document Controller
Training
Definisi Informasi Terdokumentasi
A. ISO Series (3.3.2) : Informasi yang diperlukan
untuk dikontrol dan dikelola oleh sebuah
organisasi (3.1.4) dan media yang menjadi
terkandung.

Catatan 1 untuk masukan :

informasi terdokumentasi bisa dalam format dan
media, dan dari sumber manapun

Catatan 2 untuk masukan :

terdokumentasinya informasi dapat merujuk pada:
- Sistem manajemen, termasuk proses terkait
- Informasi dibuat agar organisasi untuk
beroperasi (bisa disebut dokumentasi)
- Bukti dari hasil yang dicapai (dapat disebut
sebagai catatan)
HIRARKI DOKUMENTASI
1. Memastikan versi terbaru yang
tersosialisasi dan digunakan
2. Ketersediaannya selalu ada
3. Standarisasi proses dan cara kerja
4. Memfasilitasi peningkatan
berkelanjutan dan mengecek
apabila ada perubahan
BEST PRACTICE : PDCA Document Control
STEP 1
- Dokumen yang dibuat harus :
a. JELAS,
b. RINGKAS
c. MUDAH DIMENGERTI &
DIGUNAKAN
- Memberikan nama/coding yang
unik pada dokumen,
pastikan ada nomor revisi, jumlah
halaman dan siapa yang
mengesahkan
BEST PRACTICE : PDCA Document Control
STEP 2
- Memiliki JUMLAH yang sesuai
kebutuhan untuk setiap dokumen/
catatan
HINDARI :
Terlalu BANYAK, dimana ada
beberapa SOP/WI/IKA/formulir
untuk 1 aktivitas yang sama
Terlalu SEDIKIT , seharusnya
dokumentasi digunakan untuk
memastikan KONSISTENSI
IMPLEMENTASI di SISTEM
BEST PRACTICE : PDCA Document Control
STEP 3
- Buatkan tata cara pengendalian
dokumen dan catatan
- Buatkan terminology/pengertian
dari prosedur, catatan, dokumen
terkendali/tidak terkendali, dll
PENTINGNYA CATATAN :
• continuous monitoring
• identify failure
• as reference
• management tools
- Ruang Lingkup dari Kontrol
Dokumen dan Catatan
BEST PRACTICE : PDCA Document Control

STEP 4
- Tentukan DIMANA dan
BAGAIMANA Dokumen + Catatan
disimpan
PASTIKAN :
• Tentukan PICnya (Doc. Control)
• Bedakan Soft dan Hardcopy, Internal
/External Docs.
• Tentukan Cara Distribusinya
• Tentukan Retensi Dokumen dan
Catatan
• Diagram Siklus Dokumen
BEST PRACTICE : PDCA Document Control
DOCUMENT CONTROLLER
Tugas
1. Memastikan masterlist dan
dokumen/format yang digunakan
versi terbaru
2. Memastikan dokumentasi sesuai
dengan prosedur/tata cara yang
sudah ditetapkan
3. Melakukan distribusi dokumen
4. Mengumpulkan dokumen yang
sudah tidak digunakan
MASALAH UMUM DOKUMENTASI

- Tidak bisa membedakan prosedur

dengan WI/IKA
- Terminilogi/definisi belum dibuat
- Waktu revisi memerlukan waktu
yang cukup lama untuk persetujuan,
distribusi, penggunaan dokumen
yang lama
- Tidak ada catatan/history perubahan
dokumen
- Tidak konsisten dalam hal kontrol
penggunaan external dokumen yg m
enjadi acuan di internal organisasi.
- Terlalu banyak dokumen yang harus
didistribusi/komunikasikan, KEEP it
simple!
Informasi Terdokumentasi
(Klausul 7.5)

7.5.1 General
Dalam menerapkan sistem manajemen,
Organisasi diharuskan :
a. Merumuskan informasi ter -
dokumentasi yang ada di ISO
standard, jika ada kata SHALL =
informasi terdokumentasi yang
wajib
b. Disesuaikan kebutuhan organisasi
secara efektif
Informasi Terdokumentasi
(Klausul 7.5)

7.5.2 Membuat dan Memperbarui

Saat membuat dan memperbarui
dokumen, harus memperhatikan :
a. Identifikasi dan deskripsi (judul,
tanggal, pembuat, nomor referensi)
b. Format (Bahasa, versi,dll) dan
media (kertas, elektronik)
c. Pemeriksa dan Approver

Best practice : siklus dokumen

BEST PRACTICE : Siklus Dokumen dan
Informasi Terdokumentasi

Maintain &
Persetujuan
• Ruang lingkup •Matrix Distribusi Retain •Penarikan
• Dilakukan •Sosialisasi kepada Dokumen
•Matrix Approval bagian terkait •Maintain : •Cara disposal
Konsensus •HOW : manual vs Kebijakan, manual,
• History dokumen digital SOP, WI, dll
•Retain : Informasi
Terdokumentasi
Pembuatan Distribusi Disposal
Informasi Terdokumentasi
(Klausul 7.5)

7.5.3.1 Dokumentasi yang dibuat HARUS:

a. Tersedia dan siap digunakan
b. Dilindungi (kerahasiaannya, mudah
digunakan atau hilang integritas)

7.5.3.2 Pengendalian Dokumen :

a. Distribusi, akses dan penggunaan
b. Tempat penyimpanan
c. Pengendalian perubahan
d. Retensi dan Disposal
 Dokumen Wajib ISO 9001 : 2015

1. Ruang Lingkup SMM (klausal

4.3)
2. Kebijakan Mutu (klausul 5.2)
3. Tujuan dan Sasaran Mutu
(klausul 6.2)
4. Kriteria untuk seleksi dan eva
luasi dari penyedia/vendor/
supplier (klausul 8.4.1)
 Catatan ISO 9001 : 2015
✓ Pengukuran dan Kalibrasi Alat (klausul 7.1.5.1)
✓ Catatan untuk pelatihan, keahlian dan kualifikasi (klausal 7.2)
✓ Spesifikasi/standnard produk/jasa (klausul 8.2.3.2)
✓ Catatan mengenai keluaran desain dan pengembangan (klausul 8.3.2)
✓ Catatan mengenai masukan desain dan pengembangan(klausul 8.3.3)
✓ Catatan mengenai kontrol untuk desain dan pengembangan (klausul 8.
3.4)
✓ Catatan mengenai keluaran untuk desain dan pengembangan(klausul
8.3.5)

✓ Catatan perubahan desain dan pengembangan (klausul 8.3.6)

✓ Karakteristik produk dan jasa yang akan dihasilkan (klausul 8.5.1)
✓ Catatan mengenai properti pelanggan (klausul 8.5.3)
✓ Catatan perubahan produk/jasa (klausul 8.5.6)
✓ Catatan Ketidaksesuaian Produk/Jasa yang Dihasilkan (klausul 8.6)
✓ Catatan Ketidaksesuaian (klausul 8.7.2)
✓ Hasil Pemantauan dan Pengukuran Alat (klausul 9.1.1)
✓ Program Audit Internal(klausul 9.2)
✓ Hasil Audit Internal (klausul 9.2)
✓ Hasil Tinjauan Manajemen(klausul 9.3)
✓ Hasil Tindakan Perbaikan(klausul 10.1)
 Dokumen Wajib ISO 45001 : 2018

1. Ruang lingkup sistem manajemen K3 (kla

usul 4.3)
2. Kebijakan mengenai K3 (klausul 5.2)
3. Perencanaan untuk identifikasi bahaya d
an resiko (klausul 6.1.1)
4. Metode dan kriteria untuk melakukan pen
ilaian terhadap resiko dan bahaya K3 (kla
usul 6.1.2.2)
5. Tujuan dan perencanaan untuk pencapai
an sistem K3 (klausul 6.2.2)
6. Simulasi kesiapsiagaan dan tanggap dar
urat (klausul 8.2)OH&S objectives and pl
ans for achieving them (clause 6.2.2)
 Dokumen Wajib ISO 14001 : 2015

1. Ruang lingkup sistem manajemen K3 (klau

sul 4.3)
2. Kebijakan mengenai K3 (klausul 5.2)
3. Perencanaan untuk identifikasi bahaya dan
resiko (klausul 6.1.1)
4. Kriteria untuk melakukan evaluasi dari dam
pak lingkungan yang signifikan (klausul 6.1.
2)
5. Aspek lingkungan yang berhubungan deng
an dampak lingkungan (klausul 6.1.2)
6. Sasaran SML dan bagaimana mencapainy
a (klausul 6.2)
7. Kontrol operasional (klausul 8.1)
8. Kesiapsiagaan dan Tanggap Darurat (klaus
ul 8.2)
 Dokumen Wajib ISO 14001 : 2015

1. Ruang lingkup sistem manajemen K3 (klau

sul 4.3)
2. Kebijakan mengenai K3 (klausul 5.2)
3. Perencanaan untuk identifikasi bahaya dan
resiko (klausul 6.1.1)
4. Kriteria untuk melakukan evaluasi dari dam
pak lingkungan yang signifikan (klausul 6.1.
2)
5. Aspek lingkungan yang berhubungan deng
an dampak lingkungan (klausul 6.1.2)
6. Sasaran SML dan bagaimana mencapainy
a (klausul 6.2)
7. Kontrol operasional (klausul 8.1)
8. Kesiapsiagaan dan Tanggap Darurat (klaus
ul 8.2)
Thank you